AVG-voorschriften naleven

Wat is de AVG?

De AVG is de nieuwe privacywet van de Europese Unie waarmee de vereisten voor gegevensbescherming op één lijn worden gebracht en aangepast aan de moderne wereld. Hoewel er vele nieuwe of verbeterde vereisten gelden, zijn de onderliggende basisprincipes hetzelfde gebleven. De nieuwe regels bevatten een brede definitie van persoonlijke gegevens en hebben een breed bereik waarin alle bedrijven zijn opgenomen die gegevens van personen in de EU verzamelen. In het kader van deze voorschriften hebben individuele gebruikers het recht om te weten welke persoonsgegeven zijn verzameld en om die gegevens op verzoek te laten verwijderen, indien van toepassing.

In dit artikel verwijst de term 'gebruiker' naar een medewerker van een bedrijf dat overeenkomsten verzendt ter ondertekening. De term 'ondertekenaar' verwijst naar een individu dat een overeenkomst ontvangt en vervolgens ondertekent of afwijst. Een privacybeheerder is een Acrobat Sign-accountbeheerder met unieke functieopties voor het verwijderen van persoonlijke gegevens uit de service op verzoek van de afzender of ondertekenaar.

De uniciteit van een gebruiker is gebaseerd op het e-mailadres waarmee deze persoon wordt geïdentificeerd. Als iemand meerdere e-mailadressen heeft, kunnen er meerdere, afzonderlijke gebruikers-ID's in het systeem zijn opgenomen. Alle AVG-functieopties in Acrobat Sign gebruiken e-mailadressen om persoonlijke gegevens te zoeken en te beheren. Er is geen verband tussen unieke e-mailadressen, en een beheerder kan alleen gegevens opzoeken op basis van het opgegeven e-mailadres.

Functies die ondersteuning bieden voor de AVG

Acrobat Sign bevat functies waarmee klanten kunnen voldoen aan de AVG-regelgeving. Ga naar www.adobe.com/nl/privacy voor meer informatie over de manieren waarop uw privacy wordt gewaarborgd door Adobe.

Conform de strikte privacyregels van de AVG zijn personen voortaan gemachtigd om hun persoonlijke gegevens te bekijken, corrigeren en te verwijderen.

• Toegang – De meeste persoonlijke informatie over een gebruiker of ondertekenaar kan rechtstreeks door die persoon worden geraadpleegd via de Acrobat Sign-gebruikersinterface. Applicatiespecifieke logboeken en audittrailinformatie zijn mogelijk niet rechtstreeks beschikbaar via de gebruikersinterface.
• Correctie - Alle persoonsgegevens die over gebruikers of ondertekenaars zijn verzameld, zijn beschikbaar via de gebruikersinterface.  Als er wijzigingen nodig zijn, kan de gebruiker of de ondertekenaar deze rechtstreeks aanbrengen zonder contact op te hoeven nemen met Adobe of de beheerder.
• Verwijderen - Er zijn verschillende acties beschikbaar, afhankelijk van de rol in de ondertekeningsprocedure.  Een gebruiker die overeenkomsten verzendt, moet de aanvraag indienen bij het bedrijf waar hij of zij in dienst is.  Adobe kan niet deelnemen aan deze interactie en heeft geen controle over de gegevens die de werkgever tijdens het uitvoeren van zakelijke activiteiten heeft verzameld.  Tijdens het ondertekeningsproces wordt minimale informatie over een ondertekenaar verzameld.  Dit zijn de naam, het e-mailadres, het IP-adres en (optioneel) het telefoonnummer en de OTP-code.  Deze informatie wordt samen met de overeenkomst opgeslagen en beheerd door het bedrijf dat de overeenkomst heeft verzonden.  Als een ondertekenaar informatie nodig heeft over de persoonlijke gegevens die met de overeenkomst zijn verzameld, moeten hij of zij contact opnemen met de afzender van de overeenkomst.  Als een gegevensverwerker kan Adobe aan de ondertekenaar geen informatie verstrekken over de overeenkomst of over het bedrijf dat de overeenkomst heeft verzonden. Aangezien de enige opgeslagen informatie over de ondertekenaar in de overeenkomst staat, worden met het verwijderen van de overeenkomst tevens de persoonsgegevens van de ondertekenaar verwijderd.  Als de afzender instemt met het verwijderen van de informatie van de ondertekenaar, kan de afzender via het privacymenu zoeken naar de overeenkomsten waaraan de ondertekenaar heeft deelgenomen en deze verwijderen.

De Acrobat Sign-toolset biedt drie functies:

• Logboeken op gebruikersniveau - Het logboek bevat de gebeurtenissen (inclusief persoonlijke gegevens) die zijn geactiveerd in de Acrobat Sign-omgeving
• Overeenkomst verwijderen - Privacybeheerders zijn bevoegd om elke overeenkomst die door een gebruiker in diens account is gemaakt, te bekijken en te verwijderen.
• Gebruiker verwijderen - Privacybeheerders kunnen elke gebruiker uit hun account verwijderen.

Overeenkomst verwijderen

Alleen van toepassing op overeenkomsten die door gebruikers zijn verzonden onder de autoriteit van de privacybeheerder.

Wanneer een ondertekenaar een verzoek indient om zijn/haar gegevens te verwijderen uit het Acrobat Sign-systeem, kan de privacybeheerder van het account zoeken op basis van het e-mailadres van de gebruiker en alle overeenkomsten retourneren waarin het e-mailadres voorkomt en die zijn gemaakt binnen het bedrijf van de beheerder.

Als de privacybeheerder bepaalt dat de overeenkomst niet meer nodig is, kan deze de overeenkomst volledig en onherroepelijk van de service verwijderen.

Ontvangers die contact opnemen met Acrobat Sign om een overeenkomst te laten verwijderen, worden doorgestuurd naar het tabblad Beheren en gevraagd contact op te nemen met het bedrijf dat de transactie oorspronkelijk heeft gemaakt.

Acrobat Sign zal, als gegevensverwerker voor de klant, nooit op verzoek van een ontvanger een overeenkomst verwijderen.

Acrobat Standard en Acrobat Pro accounts hebben aanvullende tekst die hen informeert over een herstelmethode die alleen beschikbaar is via de Acrobat-interface:

Adobe Acrobat Sign gebruikt een wachtperiode die de permanente verwijdering van een overeenkomst uit je account vertraagt. In de meeste gevallen is deze periode 14 dagen, maar je beheerder kan deze hebben verkort. Verwijderde overeenkomsten zijn tijdens de wachtperiode van 14 dagen te bekijken op de beheerpagina. De overeenkomst kan tijdens de wachtperiode worden hersteld naar een niet-verwijderde status door 'Herstellen' te kiezen. Deze actie maakt de overeenkomst weer beschikbaar voor de service en gebruikers. Na afloop van de wachtperiode wordt de overeenkomst permanent verwijderd en is deze niet meer te herstellen.

Een verwijderde overeenkomst of sjabloon herstellen:

1. Ga naar de pagina Documents .

2. Selecteer in de lijst met filters aan de linkerkant Deleted.

3. Selecteer de overeenkomst of sjabloon die u wilt herstellen.

4. Selecteer onder Actions in het rechterdeelvenster Restore.

De overeenkomst wordt hersteld in de lijst met overeenkomsten en er verschijnt een succesbericht.

Verwijdering van gebruiker

Alleen van toepassing op gebruikers en onder de autoriteit van de privacybeheerder

Als een medewerker vraagt om het verwijderen van zijn of haar informatie uit uw systemen, kunt u met deze tool alle informatie over de gebruiker van de Acrobat Sign-servers verwijderen. 

Gebruikers moeten dit verzoek rechtstreeks indienen bij de privacybeheerder. Alleen de privacybeheerder is geautoriseerd om gebruikers te verwijderen.

Acrobat Sign-ondersteuning kan geen gebruikers van een account verwijderen en zal desgevraagd de gebruiker verwijzen naar hun accountbeheerder.

Hoe kunnen gebruikers verzoeken om verwijdering van hun gegevens uit Acrobat Sign?

Bij het verwijderen van persoonlijke informatie uit het Acrobat Sign-systeem moeten de assets van gebruikers correct worden afgehandeld.  Dit proces is afhankelijk van het type gebruiker of account. Deze typen kunnen in drie categorieën worden gegroepeerd:

Adobe Privacy Center

Stuur aanvragen voor acties die niet kunnen worden uitgevoerd met behulp van de tools in de gebruikersinterface, of vragen over compatibiliteit met de AVG, naar het de Adobe Privacy Center.

Het ondersteuningsteam en de Success-medewerkers hebben geen toegang tot tools waarmee inhoud van de servers kan worden verwijderd.