Paginaoverzicht verzenden

Bekijk de elementen van de pagina Verzenden en bekijk alle functies die in de interface worden weergegeven tijdens het opstellen van een overeenkomst.

Overzicht

De pagina Verzenden biedt een procedurele ervaring waarbij de gebruiker stap voor stap door het compositieproces wordt geleid. De geconfigureerde overeenkomst die in dit artikel wordt beschreven, is de meest uitgevoerde workflow en bevat één ontvanger en één document.

De optionele functies worden kort beschreven zoals ze worden weergegeven, met koppelingen naar speciale pagina's waarin deze functies diepgaand worden beschreven.

Een overeenkomst samenstellen

Stap één

Het samenstellen van een nieuwe overeenkomst begint met het selecteren van het tabblad Verzenden in de bovenste navigatiebalk en het kiezen van een bestand dat de contentbasis van de overeenkomst vormt.

Op deze pagina vindt u twee interactieve elementen die een overlay produceren:

A. De groepskiezer - Deze vervolgkeuzelijst is ingeschakeld voor accounts die Gebruikers in meerdere groepen hebben ingeschakeld. Anders wordt de vervolgkeuzelijst grijs weergegeven en is deze niet toegankelijk.
Met de groepskiezer kan een gebruiker de groep selecteren waaruit de overeenkomst wordt verzonden. Alleen groepen waarvan de gebruiker lid is, worden ingevuld in de vervolgkeuzelijst.
Als u de groep wijzigt, wordt het overeenkomstproces vernieuwd en worden alle configuraties verwijderd. Het is daarom beter eerst de groep te selecteren. De optie om de groep te wijzigen blijft actief tijdens het configuratieproces van de overeenkomst.

B. De koppeling Bestanden kiezen - Dit is slechts een koppeling om de overlay van de bestandskiezer te openen. U kunt geen bestanden naar dit veld slepen. Selecteer de koppeling.

C. De overlay van de bestandskiezer - Met de bestandskiezer kan de gebruiker bestanden selecteren op zijn of haar computer of uit de bibliotheeksjablonen onder de bevoegdheid van de geselecteerde groep.
Als u een bestand op het lokale systeem selecteert, gaat het proces onmiddellijk door naar de volgende stap.
Met sjablonen kunt u een filter gebruiken voor recente sjablonen of om de volledige sjabloonbibliotheek te bekijken. Als u sjablonen gebruikt, kunt u meerdere sjablonen selecteren.

Stap twee:

Nadat u de bestanden hebt geselecteerd, wordt de pagina automatisch vernieuwd om de configureerbare elementen weer te geven met de geselecteerde geïmporteerde bestanden.

Er zijn drie Overeenkomstdetails en vier Overeenkomstinstellingen die u kunt manipuleren.

Overeenkomstdetails - Deze elementen omvatten de bestanden die in de overeenkomst worden gebruikt en de informatie die wordt gebruikt voor het configureren van de e-mail die naar de ontvangers wordt verzonden.

D. Meer bestanden kiezen - Met deze koppeling kan de gebruiker meer bestanden aan de overeenkomst toevoegen. Het uiteindelijke document is een gecombineerde PDF van alle bestanden die zijn samengevoegd in de volgorde waarin ze in het bestandsveld worden weergegeven. U kunt bestanden met één klik slepen om ze opnieuw te rangschikken.

E. Naam overeenkomst - Het veld Naam overeenkomst neemt standaard de naam over van het eerste geüploade bestand. Het veld kan worden bewerkt met elke waarde die de afzender nodig heeft.
De overeenkomstnaam wordt ingevoegd in de onderwerpregel van het e-mailbericht dat aan klanten wordt bezorgd en is een van de prominente waarden die worden weergegeven op de pagina Beheren.

F. Bericht - De waarde Bericht wordt ingevoegd in de hoofdtekst van de e-mail die aan de ontvangers wordt bezorgd.

Overeenkomstinstellingen - Deze instellingen zijn optionele elementen die het ondertekeningsproces ondersteunen.

G. Termijn voor voltooiing - De weergegeven datum geeft aan wanneer de overeenkomst automatisch wordt geannuleerd. Deze waarde kan worden uitgeschakeld, zodat de overeenkomst nooit automatisch wordt geannuleerd, ingeschakeld als standaardwaarde, handmatig geconfigureerd tijdens het samenstellen van de overeenkomst en gewijzigd nadat de overeenkomst is verzonden op de pagina Beheren.

H. Herinneringsfrequentie - De herinneringsfrequentie kan worden onderdrukt waardoor nooit een overeenkomst wordt verzonden, geconfigureerd met een standaardherhaling op groepsniveau, handmatig geconfigureerd tijdens het samenstellen van de overeenkomst, en verwijderd of uitgebreid op de pagina Beheren nadat de overeenkomst is verzonden.

I. Wachtwoord - Dit wachtwoord wordt toegepast op de uiteindelijke ondertekende PDF. U kunt het wachtwoord zo configureren dat het vereist is tijdens de samenstelling van de overeenkomst of dat het uit de opties op groepsniveau wordt verwijderd. Houd er rekening mee dat dit wachtwoord niet wordt opgeslagen in het Acrobat Sign-systeem. Gebruikers moeten via hun interne proces de kennis van het wachtwoord behouden.

J. Taal - Deze waarde bepaalt welke lokalisatie wordt toegepast op de e-mailsjabloon die aan de ontvanger wordt geleverd. Merk op dat alleen de sjablooninhoud die door het Acrobat Sign-systeem wordt geleverd, gelokaliseerd is. De waarde Naam overeenkomst, Bericht en de content van de bijgevoegde bestanden worden niet vertaald. De standaardwaarde kan op groepsniveau worden geconfigureerd en worden aangepast wanneer u een nieuwe overeenkomst samenstelt.

Als de overeenkomst is geconfigureerd, selecteert u de knop Ontvangers toevoegen om het proces te versnellen.

Stap drie:

Als u de knop Ontvangers toevoegen selecteert, wordt de pagina vernieuwd zodat deze het ontvangergedeelte bevat.

Elke rij identificeert één ontvanger in het ondertekeningsproces en elke ontvanger wordt geconfigureerd als een unieke entiteit voor de specifieke actie. Het maakt niet uit of hetzelfde e-mailadres meerdere keren wordt gebruikt. De configuratie voor de ontvanger kan anders zijn en die configuratie wordt toegepast tijdens die stap van de ondertekeningscyclus.
Als er bijvoorbeeld vijf ontvangers zijn geconfigureerd en de eerste, derde en vijfde ontvanger hetzelfde e-mailadres gebruiken, kan elk van deze ontvangers worden geconfigureerd met verschillende rollen en verificatiemethoden. Deze worden afgedwongen wanneer de overeenkomst de eerste, derde en vijfde stap van de ondertekeningscyclus ingaat.

Er zijn drie verschillende functies in de sectie voor de ontvanger:

De flow van de ondertekeningscyclus:

K. Handtekeningvolgorde ontvangers - Als dit selectievakje is ingeschakeld, moeten de ontvangers zich in volgorde aanmelden. Elke ontvanger wordt alleen op de hoogte gesteld wanneer het zijn of haar beurt is om toegang te krijgen tot de overeenkomst. De overeenkomst wordt voltooid wanneer de laatste ontvanger zijn of haar handeling heeft voltooid.
Als het selectievakje is uitgeschakeld, wordt een parallelle handtekeningencyclus gebruikt. Alle ontvangers worden tegelijkertijd op de hoogte gesteld en de overeenkomst wordt voltooid zodra alle ontvangers hun actie hebben voltooid.

De configuratie van de ontvanger:

L. Ondertekeningsindex - Dit nummer is alleen zichtbaar als een opeenvolgende handtekeningencyclus is geselecteerd. Het nummer geeft de volgorde aan waarin de ontvangers toegang krijgen tot de overeenkomst. Ontvangers kunnen opnieuw worden gerangschikt door de pijlen omhoog of omlaag naast het indexnummer te selecteren.

M. Rol - De rol van een ontvanger heeft enige invloed op wat een ontvanger met de overeenkomst kan doen, maar heeft vooral invloed op de manier waarop aanmelden in het systeem weergeeft wat de ontvanger moest doen (ondertekenaar, goedkeurder, formulierinvuller, enz.). Rollen kunnen niet worden gewijzigd nadat de overeenkomst is verzonden.

N. E-mailadres - Het e-mailadres is het sleutelgedeelte voor het leveren van de overeenkomst aan de ontvanger. Een persoonlijk adresboek bewaart de e-mailadressen van eerder verzonden overeenkomsten, en een lijst met overeenkomende e-mailopties wordt ingevuld zodra de afzender in het veld begint te typen. U kunt het verkeerde e-mailadres invoeren door de ontvanger te wijzigen op de pagina Beheren.

O. Verificatiemethode - Een standaardwaarde voor de verificatiemethode voor ontvangers wordt geïmporteerd uit de groepsinstellingen en kan tijdens de compositie worden bewerkt als de groepsinstellingen dat toestaan. Alleen verificatiemethoden die voor de groep zijn ingeschakeld, worden ingevuld in de vervolgkeuzelijst. Verificatiemethoden kunnen worden bewerkt op de pagina Beheren.

P. Privébericht - Alleen zichtbaar als Privéberichten zijn ingeschakeld. Er wordt een privébericht aan de hoofdtekst van de e-mail voor die afzonderlijke ontvanger toegevoegd. Optioneel is dit bericht beschikbaar in de omgeving voor elektronisch ondertekenen.

Q. Ontvangersrecord verwijderen - Als u het verwijderpictogram selecteert, wordt de ontvangersrecord verwijderd en worden de overige ontvangers samengevouwen, waarbij de volgorde van de ondertekeningsindex wordt gewijzigd.

Deelnemers toegevoegd die niet zijn betrokken bij de ondertekeningscyclus:

R. CC toevoegen - Als u de koppeling  CC toevoegen selecteert, wordt een invoerveld geopend waarin u tot elf e-mailadressen kunt toevoegen die op de hoogte worden gesteld zodra de overeenkomst is voltooid.

Als u het plusteken selecteert, wordt zo nodig een andere ontvanger toegevoegd.

Zodra alle ontvangers zijn toegevoegd en geconfigureerd, heeft de afzender de mogelijkheid om de overeenkomst onmiddellijk te verzenden of een voorbeeld van de overeenkomst te bekijken in de authoringomgeving. In de authoringomgeving van de applicatie kunt u velden plaatsen met een klik-en-plaatsmethode. Over het algemeen wordt aanbevolen ten minste één handtekeningveld te plaatsen voor elk van de ontvangers met de rol ondertekenaar.