Bepaal of Adobe Acrobat Sign het auditrapport toevoegt aan overeenkomst-pdf's die worden geleverd via de definitieve voltooiings-e-mail en aan pdf's die worden gedownload vanaf de pagina beheren.
Acrobat Sign kan het auditrapport toevoegen aan de overeenkomst-pdf die wordt geleverd in de definitieve e-mail 'Ondertekend en opgeslagen' en aan overeenkomst-pdf's die worden gedownload vanaf de pagina beheren.Dit combineert het ondertekende document en het auditspoor in één bestand, wat de administratie vereenvoudigt maar ook de distributie van auditdetails kan uitbreiden, vooral wanneer bijlagen per e-mail worden verzonden.
Voordat u begint
- Je moet een accountbeheerder of groepsbeheerder zijn om deze instelling te configureren.
- Bevestig hoe je organisatie ondertekende overeenkomsten per e-mail distribueert voordat je auditrapport-bijlagen inschakelt.
- Controleer je datagovernancebeleid om te bepalen of audit-metadata moet worden gedeeld met externe ontvangers.
Configuratie
De instelling Auditrapporten aan documenten koppelen is van toepassing op alle overeenkomsten die worden verzonden via Acrobat Sign.
Beschikbaarheid:
- Acrobat Sign Solutions: ondersteund
- Acrobat Sign voor Government: ondersteund
- Acrobat Standard en Acrobat Pro: niet ondersteund
Configuratiebereik:
Auditrapporten koppelen kan worden geconfigureerd op account- en groepsniveau.
- Instellingen op groepsniveau heffen instellingen op accountniveau tijdelijk op.
Standaardwaarde:
- Auditrapport koppelen aan de e-mail Ondertekend en opgeslagen: Alle.
- Huidig auditrapport aan documenten koppelen wanneer gedownload vanaf de pagina beheren: Uitgeschakeld.
Krijg toegang tot deze functie door te navigeren naar het configuratiemenu van de beheerder naar Algemene instellingen > Auditrapport aan documenten koppelen
Besturingselementen
- Het auditrapport koppelen aan de e-mail Ondertekend en opgeslagen
- Nooit: Niemand ontvangt het auditrapport bij de definitieve e-mailbijlage.
- Alleen voor afzender: Alleen de afzender ontvangt het auditrapport bij de definitieve e-mailbijlage.
- Alle (standaard): Alle ontvangers van de definitieve e-mailbijlage ontvangen het auditrapport.
Impact: Deze controle kan aanzienlijk uitbreiden wat per e-mail wordt geleverd bij voltooiing, omdat ontvangers de e-mail en bijlage kunnen doorsturen.
- Het huidige auditrapport koppelen aan documenten wanneer gedownload vanaf de pagina beheren
- Ingeschakeld: Downloads vanaf de pagina beheren bevatten één pdf, met het auditrapport toegevoegd aan het einde.
- Uitgeschakeld (standaard): Downloads vanaf de pagina beheren bevatten alleen de overeenkomst-content.Gebruikers moeten het auditrapport apart downloaden.
Gebruik
- De e-mailcontrole is van toepassing op de definitieve voltooiings-e-mail ('Ondertekend en opgeslagen').
- De downloadcontrole is alleen van toepassing wanneer een gebruiker een overeenkomst downloadt vanaf de pagina beheren.
- Wanneer een van beide besturingselementen is ingeschakeld, voegt Acrobat Sign het auditrapport toe aan het einde van de pdf die wordt geleverd (gedownload of als bijlage bij een e-mail).
- Als een overeenkomst nog in behandeling is, voegt Acrobat Sign het tussentijdse auditrapport toe zoals het bestaat op het moment van downloaden.
Best practices
- Beperk de distributie van auditrapporten via e-mail, tenzij ontvangers het volledige auditspoor nodig hebben.
- Gebruik het downloadbesturingselement van de Beheren pagina om interne administratie te ondersteunen zonder automatisch de e-maildistributie te verbreden.
- Bevestig dat het extern delen van auditrapporten aansluit bij het datagovernancebeleid van je organisatie.
Handige weetjes
- Het e-mailbesturingselement is alleen van toepassing als een ondertekende overeenkomst-pdf is bijgevoegd bij de definitieve voltooiings-e-mail.
- Ontvangers kunnen e-mailbijlagen doorsturen, waardoor de distributie van auditrapporten zich kan uitbreiden tot buiten de oorspronkelijke deelnemers.
Je werk stroomlijnen met Acrobat Sign
Beheer en onderteken documenten snel en eenvoudig online.
