Overzicht
U kunt een webformulier dat u wilt laten ondertekenen, op uw website insluiten (of als webkoppeling verzenden), zodat meerdere mensen gemakkelijk toegang hebben tot uw formulier of document en een overeenkomst kunnen maken.
Het webformulier kan worden geconfigureerd voor een of meer deelnemers, meerdere ondertekenaars en meerdere CC-ontvangers. De ondertekeningsworkflow voor een webformulier gaat als volgt:
- Zodra de eerste deelnemer zijn of haar handtekening/actie heeft voltooid en geverifieerd, wordt een overeenkomst gemaakt
- Als het webformulier meerdere deelnemers toestaat, moeten alle deelnemers hun actie op de overeenkomst voltooien in de volgorde waarin ze worden vermeld.
- Nadat de deelnemers hun acties hebben voltooid, worden de medeondertekenaars op de hoogte gebracht in de volgorde waarin ze worden vermeld.
- Zodra de overeenkomst is voltooid, worden alle partijen (inclusief partijen in CC) daarvan op de hoogte gebracht.
Webformulieren zijn beschikbaar voor licentielidmaatschappen voor teams en ondernemingen.
Configuratiebereik:
Bedrijfsaccounts kunnen toegang tot webformulieren en de bijbehorende opties op account- en groepsniveau mogelijk maken.
Teamaccounts kunnen standaard webformulieren maken, maar kunnen de afzonderlijke opties niet configureren. De opties zijn als volgt geconfigureerd:
- CC's toestaan: Ingeschakeld
- Voorvertoning PDF toestaan: Uitgeschakeld
- E-mailadres vereisen: Ingeschakeld
- Vereisen dat ondertekenaar zijn of haar e-mailadres verifieert: ingeschakeld
- Aanvullende deelnemers toestaan:
- Ingeschakeld voor VIP-, VIPMP- en ETLA-accounts onder USD 100.000
- Uitgeschakeld voor alle andere ETLA-accounts
- Toestaan dat ontvangers hun voortgang opslaan: Uitgeschakeld
Configuratie
Voor webformulieren gelden verschillende algemene instellingen die alle overeenkomsten in een specifieke groep dekken. Het praktische gebruik van een webformulier is echter vaak anders dan een overeenkomst die rechtstreeks naar een bekende ontvanger wordt verzonden, en de bijbehorende instellingen van verificatie- en e-mailopties kunnen in conflict zijn.
Klanten die Gebruikers in meerdere groepen hebben ingeschakeld, vinden het misschien handig om een nieuwe groep te maken met aangepaste instellingen voor de webformulierervaring (bijv. interne webformulieren die minder strenge verificatie vereisen).
De besturingselementen voor deze functie kunnen worden geëvalueerd via Algemene instellingen > Webformulieren
Wat betreft besturingselementen die webformulieren rechtstreeks beïnvloeden, zijn er verschillende configuratieopties:
Als u deze optie selecteert, wordt de optie Webformulier publiceren weergegeven op de pagina Start, zodat gebruikers desgewenst formulieren kunnen maken.
CC-ontvangers kunnen worden toegevoegd aan het webformulier wanneer dit is ingeschakeld. Als dat niet het geval is, wordt de optie voor CC-ontvangers verwijderd uit het ontwerpproces.
Indien dit is ingeschakeld, wordt de koppeling PDF downloaden weergegeven in het webformulier Opties, waardoor de ontvanger het lege webformulier als PDF kan downloaden.
Webformulieren vereisen dat elke deelnemer zijn/haar e-mailadres verstrekt, zodat de handtekeningactie expliciet kan worden toegewezen en gevalideerd.
De instelling Een e-mailadres vereisen in het handtekeningblok bepaalt wanneer de e-mail wordt verzameld, in de velden van het webformulier zelf of in een overlay na het ondertekeningsproces.
Indien dit is ingeschakeld, is een veld E-mailadres vereist voor elke ondertekenaar. Dit kan een afzonderlijk geplaatst E-mail-veld zijn of het ingebouwde e-mailveld met een Handtekeningblok.
Het systeem plaatst automatisch een veld voor een Handtekeningblok onder aan de laatste pagina voor elke ontvanger die geen veld voor de E-mail op het document heeft.
Als de instelling is uitgeschakeld, hoeft er voor het webformulier geen e-mailveld aanwezig te zijn binnen de grenzen van het formulier. Na het vastleggen van de handtekening wordt de ontvanger gevraagd om een e-mailadres op te geven via een overlay-interface.
In alle gevallen moet voor elke deelnemer een e-mailadres worden opgegeven.
Wanneer Ondertekenaar verplichten om e-mailadres te verifiëren ingeschakeld is, moet de ontvanger zijn/haar handtekening verifiëren voordat de handtekening van de deelnemer is voltooid.
De deelnemer wordt geïnformeerd over de eis om zijn/haar handtekening te verifiëren via een e-mail met een koppeling:
Het controlerapport geeft duidelijk aan dat de e-mail is geverifieerd:
Wanneer Ondertekenaar verplichten om e-mailadres te verifiëren is uitgeschakeld, hoeft de deelnemer zijn/haar e-mailadres niet te verifiëren om het ondertekeningsproces te voltooien. De overeenkomst gaat uit van een voltooide status of gaat naar de volgende deelnemer.
Het controlerapport voor niet-geverifieerde e-mailadressen geeft aan dat er is afgezien van verificatie:
Niet-geverifieerde handtekeningen kunnen worden afgewezen.
Als u de e-mailverificatie voor de deelnemer uitschakelt en u een wettelijk bindende handtekening nodig hebt, zorg er dan voor dat u een vorm van verificatie gebruikt die een unieke persoon identificeert (bijv. KBA).
Als de eerste ondertekenaar extra deelnemers bevat, moet de e-mailverificatie worden voltooid voordat de tweede deelnemer op de hoogte wordt gesteld (ongeacht deze instelling).
Wanneer Extra deelnemers toestaan is ingeschakeld, geeft de webformulierinterface de koppeling Deelnemer toevoegen weer die één extra deelnemersrecord per klik invoegt (maximaal 25 extra deelnemers).
Als Extra deelnemers toestaan is uitgeschakeld, staat de interface het toevoegen van extra deelnemers niet toe en staan webformulieren slechts één externe ondertekenaar toe.
Als deze optie is ingeschakeld, wordt de ontvanger gevraagd het e-mailadres te valideren wanneer het formulier wordt geopend.
De ondertekenaar moet het e-mailadres opgeven, waardoor een gepersonaliseerd webformulier wordt gemaakt. In realtime wordt een e-mail met een koppeling naar de gepersonaliseerde kopie naar de ondertekenaar gestuurd.
Zodra de e-mailkoppeling wordt gebruikt, wordt het e-mailadres gevalideerd, wordt het webformulier omgezet in een overeenkomst en wordt het formulier geopend zodat de ondertekenaar het kan controleren en ondertekenen.
Het inschakelen van deze optie heeft verschillende voordelen:
- Door te vereisen dat het e-mailadres wordt gevalideerd voordat de overeenkomst wordt opgesteld, worden spambots en kwaadwillende partijen die anoniem proberen meer e-mails naar het webformulier te sturen, gefilterd.
- Als uw webformulieren lang of complex zijn, wordt de voortgang van de ondertekenaar automatisch opgeslagen op hun versie van de overeenkomst terwijl de ondertekenaar inhoud invoert.
- Herinneringen kunnen worden geconfigureerd nadat de e-mail is geverifieerd om ondertekenaars die zijn afgeleid te helpen herinneren.
Met Ontvangers toestaan hun voortgang op te slaan en later door te gaan wordt een optie voor ontvangers weergegeven om het webformulier met alle invoervelden op te slaan alsof het een overeenkomst is die naar hen is verzonden door de maker van het webformulier. De ontvanger kan de voortgang expliciet opslaan via het menu Opties. Bovendien vraagt het webformulier de gebruiker automatisch om zijn/haar voortgang op te slaan als hij/zij probeert weg te navigeren van het formulier.
Na het opslaan van de overeenkomst wordt een e-mail aan de ontvanger bezorgd en worden er instructies weergegeven voor de ondertekenaar om het invullen van het formulier via de e-mailkoppeling te hervatten:
Secundaire controles maken het mogelijk de ervaring van de ontvanger aan te passen indien het gebruiksscenario dit toestaat:
- Ondertekenaar opnieuw verifiëren uitschakelen bij toegang tot het webformulier via een e-mailkoppeling - Als deze optie is ingeschakeld, hoeft de ontvanger zich niet te verifiëren bij toegang tot de opgeslagen overeenkomst via de e-mailkoppeling. Overweeg deze optie in te schakelen als uw proces niet vereist dat elke toegang tot het formulier wordt geverifieerd.
- De naam van de overeenkomst bewerken toestaan - Als deze optie is ingeschakeld, kan de ontvanger de naam van de overeenkomst bewerken (zoals weergegeven op de pagina Beheren) en latere verwijzingen (rapportage, controlerapporten, enz.). Het wordt over het algemeen aanbevolen om de ontvanger niet toe te staan de naam van de overeenkomst vrij te bewerken, tenzij er een dwingende zakelijke noodzaak is om dit te doen.
Meer informatie over de optie voor het opslaan van webformulieren vindt u hier >
Gerelateerde instellingen
Wanneer Identiteitsverificatie van ondertekenaar is ingeschakeld voor webformulieren, moet elke interne ondertekenaar (zoals gedefinieerd door het e-mailadres) in uw Adobe Acrobat Sign-account zich verifiëren bij Acrobat Sign voordat deze een handtekening toepast op een webformulier dat is gemaakt in hetzelfde Acrobat Sign-account als dat van de gebruiker. De gebruiker wordt gecontroleerd wanneer deze het e-mailadres bevestigt of het document opent nadat dit is opgeslagen.
Het proces voor Identiteitsverificatie van ondertekenaars wordt toegepast naast elke verificatiemethode die is geconfigureerd voor het webformulier.
De functie Identiteitsverificatie afdwingen definieert de triggergebeurtenissen die een ontvanger vragen zich opnieuw te verifiëren bij interactie met een overeenkomst. Meestal betreft dit naleving en om elke verificatie te registreren voor het controlerapport.
Wanneer regels voor Identiteitsverificatie afdwingen zijn ingeschakeld, worden deze toegepast op de webformulieren die in dezelfde groep zijn gemaakt. Zo kunnen webformulieren worden afgestemd op compatibiliteit van handtekeningen voor overeenkomsten in de groep.
Als dit niveau voor het registreren van het controlerapport ongewenst is, kan een nieuwe groep worden verplicht om de webformulieren op te slaan.
Deze instelling is gelijk aan de bovenstaande instelling (Vereisen dat ondertekenaars hun e-mailadres verifiëren), maar wordt geplaatst op de pagina Voorkeuren voor handtekening voor accounttypen zonder toegang tot het tabblad Algemene instellingen in het bijhorende beheerdersmenu.
U schakelt deze optie als volgt in:
- Ga naar Accountinstellingen > Voorkeuren voor handtekening > E-mailverificatie voor webformulieren.
- Selecteer het selectievakje E-mailadres van ondertekenaar verifiëren.
- Sla de paginaconfiguratie opslaan.
Wanneer Ondertekenaar verplichten om e-mailadres te verifiëren ingeschakeld is, moet de ontvanger zijn/haar handtekening verifiëren voordat de handtekening van de deelnemer als voltooid kan worden beschouwd.
De deelnemer wordt geïnformeerd over de eis om zijn/haar handtekening te verifiëren via een e-mail met een koppeling:
Het controlerapport geeft duidelijk aan dat de e-mail is geverifieerd:
Wanneer Ondertekenaar verplichten om e-mailadres te verifiëren is uitgeschakeld, hoeft de deelnemer zijn/haar e-mailadres niet te verifiëren om de ondertekening te voltooien. De overeenkomst gaat uit van een voltooide status of gaat naar de volgende deelnemer.
Het controlerapport voor niet-geverifieerde e-mailadressen geeft aan dat er is afgezien van verificatie:
Niet-geverifieerde handtekeningen kunnen worden afgewezen.
Als u de e-mailverificatie voor de deelnemer uitschakelt en u een wettelijk bindende handtekening nodig hebt, zorg er dan voor dat u een vorm van verificatie gebruikt die een unieke persoon identificeert (bijv. KBA).
Veelgestelde vragen en bekende problemen
Alleen wanneer het webformulier de status Concept heeft.
Nadat een webformulier is gemaakt, kan de naam niet meer worden gewijzigd.
De maker van het webformulier ontvangt altijd de voltooide overeenkomst (tenzij er sprake is van instellingen waarmee het bericht wordt onderdrukt).
Als een andere partij een bericht moet ontvangen wanneer de webformulierovereenkomst wordt ondertekend, kunt u deze partij automatisch opnemen door ze te vermelden in het CC-veld.
Nadat het webformulier is gepubliceerd, kunnen de medeondertekenaars alleen worden bewerkt op de pagina Beheren.
Alleen de e-mailadressen kunnen worden bewerkt. Het aantal medeondertekenaars mag niet worden gewijzigd.
Als de maker van het webformulier is toegevoegd aan de medeondertekenaars van het webformulier, mag die gebruiker niet worden bewerkt
Ja.
Nadat een webformulier is gemaakt, kunt u de CC-ontvangers bewerken op de pagina Beheren.
Ja.
Sjablonen in de Acrobat Sign-bibliotheek kunnen worden gebruikt als basis voor een webformulier door ze toe te voegen met de koppeling Bestanden toevoegen.
Digitale handtekening velden worden momenteel niet ondersteund in webformulieren.
Als u probeert een webformulier met een digitale handtekening op te slaan, wordt een foutbericht weergegeven waarin niet-ondersteunde veldtypen worden geïdentificeerd.
Ja.
Instructies voor het uitschakelen van het e-mailverificatieproces vindt u in de sectie Configuratie.
Het uitschakelen van e-mailverificatie betekent niet dat de ondertekenaar geen e-mailadres hoeft te verstrekken.
Als u de verificatie van het bij de handtekening behorende e-mailadres uitschakelt en een wettelijk bindende handtekening nodig hebt, moet u een verificatietype gebruiken waarmee een unieke persoon wordt geïdentificeerd (bijvoorbeeld via KBA, wachtwoord, telefoon).
Ja.
De URL naar een webformulier is niet anders dan een gewone URL.
Als u de URL als een hyperlink toevoegt aan een webformulier, wordt een overeenkomst die door het webformulier is gegenereerd niet logisch gekoppeld aan de bronovereenkomst.
Gegevens die op een webformulier worden verzameld, bevinden zich in de transactie-ID van de overeenkomst. De gegevens worden nergens anders in het Acrobat Sign-systeem ingevuld en als de overeenkomst volledig is verwijderd, worden de gegevens ook verwijderd.
Rapportage op de webformulieren haalt content uit de overeenkomst(en) om het rapport in te vullen, maar slaat de gegevens niet op nieuwe locaties op.
Webformulieren die op een e-mailverificatie wachten (door op het e-mailbericht Mijn e-mailadres bevestigen of op de koppeling Reviewen en ondertekenen te klikken), worden niet weergegeven op de pagina Beheren. Dit geldt zowel voor de lijst met lopende overeenkomsten als voor het samenvattend verslag:
Webformulieren die zijn opgeslagen, maar waarbij de koppeling Reviewen en ondertekenen niet is geopend, kunnen worden gezien door de formuliergegevens voor het webformulier te exporteren.
Als de optie Vereisen dat ondertekenaar zijn of haar e-mailadres verifieert is uitgeschakeld, wordt elke poging tot ondertekening geaccepteerd en wordt de overeenkomst weergegeven op de pagina Beheren.
In het gedeelte Activiteit van de bovenliggende webformuliersjabloon worden de belangrijkste gebeurtenissen vastgelegd, zoals het maken, inschakelen/uitschakelen en het vervangen van deelnemers
Je werk stroomlijnen met Acrobat Sign
Beheer en onderteken documenten snel en eenvoudig online.
