Vouw het Adobe Acrobat Sign-menu uit en selecteer Verzenden voor ondertekening.
Laatst bijgewerkt op
14 mrt. 2023
Overzicht
Het Adobe Acrobat Sign voor ServiceNow: Handboek biedt instructies voor het maken, verzenden, bekijken, ondertekenen en beheren van overeenkomsten.Zie voor oplossingen:
Selecteer op de pagina Verzenden voor ondertekening seen Acrobat Sign-sjabloon of voeg een bestand toe.
Je kunt een overeenkomst met meerdere documenten maken op een van de volgende twee manieren:
- Maak een sjabloon met meerdere documenten en selecteer deze in het veld 'Sjablonen'.
- Upload meerdere bestanden. Adobe combineert meerdere documenten tot één PDF-document voor ondertekening.
Selecteer op de volgende pagina een of meer ondertekenaars, bewerk het onderwerp indien nodig en selecteer vervolgens Verzenden.
Er wordt een bevestigingsbericht weergegeven waarin je de overeenkomst kunt bekijken.
Notitie
Overeenkomsten die zijn gemaakt door een recordproducent worden direct verzonden naar Acrobat Sign.De applicatie ondersteunt het verzenden van overeenkomsten niet in de status 'Concept'.
Alleen gebruikers met de rol Afzender (x_adosy_as.adobe_sign_sender) kunnen de optie Ondertekenen met Adobe Acrobat in de gebruikersinterface zien.Gebruikers met de rol afzender, aanvrager of ondertekenaar kunnen de overeenkomsten zien in de gerelateerde lijst 'Adobe Acrobat Sign'.
Selecteer in het Incident-formulier Ondertekenen met Adobe Acrobat.
Selecteer in het gedeelte dat verschijnt een sjabloon of upload je eigen bestand en selecteer vervolgens Volgende.
Wanneer dat wordt gevraagd, controleer je de velden in het document en selecteer je vervolgens Volgende.
In het voorbeeld bestaat er een Samenvoegregel voor het sjabloon Local Pet Policy op de Incident-record die het volgende toewijst:
- ‘TodaysDate’ van ‘opened_at’
- ‘EmployeeName’ van ‘caller_id’
In het dialoogvenster dat verschijnt:
- Ondertekenaars toevoegen.Je kunt ServiceNow-gebruikers selecteren of e-mailadressen invoeren.
- Voer een Onderwerp in.De waarde van het onderwerp wordt vooraf ingevuld met Nieuwe overeenkomst, die kan worden bewerkt.
- Om een wachtwoord in te stellen voor toegang tot de overeenkomst, selecteer je Wachtwoordbeveiliging.
- Selecteer optioneel E-mails verzenden vanuit Adobe.
- Om een overeenkomst in concept-status maken, Indienen als concept.Het uploadt de overeenkomst naar Adobe Acrobat Sign maar vereist dat de gebruiker Details controleren (beschikbaar vanuit de overeenkomstrecord) zodat deze voor ondertekening kan worden verzonden.
- Selecteer Indienen.
Bij het bevestigingsbericht dat verschijnt:
- Selecteer Overeenkomst bekijken in ServiceNow om een eindgebruikersweergave van de overeenkomst te zien.
- Selecteer het X-pictogram om op het incidentformulier te blijven. Laad het formulier opnieuw of ververs de Adobe Acrobat Sign-gerelateerde lijst om het formulier bij te werken met de details van de overeenkomst.
Op de overeenkomstpagina kun je Overeenkomst annuleren selecteren om de overeenkomst te annuleren.
De optie Overeenkomst annuleren is alleen beschikbaar voor de afzenders of gebruikers met de Manager-rol (x_adosy_as.adobe_sign_manager).
Notitie
Wanneer de ondertekenaars de overeenkomst controleren en ondertekenen, worden de waarden TodaysDate en EmployeeName op het document vooraf ingevuld volgens de Merge rule die werd genoteerd bij het controleren van de ingevulde velden (hierboven).
Zodra alle ondertekenaars de overeenkomst ondertekenen, toont de gerelateerde lijst op het incident-formulier de bijgewerkte status.
Voor overeenkomsten die je maakt met de status Concept (door het selectievakje Submit as Draft aan te vinken), kun je de overeenkomstdetails controleren en naar wens wijzigen voordat je deze verstuurt.
Verzenders controleren de overeenkomst vanuit de Adobe Acrobat Sign webinterface en eventuele wijzigingen aan de overeenkomst vóór indiening worden gesynchroniseerd met ServiceNow. Beheerders kunnen de volgorde van ondertekenaars wijzigen in de Adobe Acrobat Sign web-gebruikersinterface en de wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd met ServiceNow.
Om concepten te controleren en te versturen:
Navigeer naar Adobe Acrobat Sign > Operational > Agreements en selecteer vervolgens de conceptovereenkomst die je wilt controleren en versturen.
Selecteer Details controleren op de pagina Overeenkomst.
Het stuurt je door naar de Adobe Acrobat Sign web-gebruikersinterface.
Opmerking: De knop Review Details is alleen beschikbaar voor gebruikers met de Admin role (x_adosy_as.adobe_sign_admin).
Voer indien gevraagd de aanmeldingsgegevens in om in te loggen op je Adobe Acrobat Sign account.
Op de pagina Verzenddetails die wordt geopend, wijzig je de details naar wens:
- Om de volgorde van ondertekenaars te wijzigen, sleep je de ontvangers naar boven of beneden.
- Werk het overeenkomstbericht bij indien gewenst.
- Schakel de overeenkomstopties in of uit.
- Als u klaar bent, selecteert u Verzenden.
Het wijzigt de volgorde van de ontvangers en verstuurt de bijgewerkte overeenkomst naar hen.Er wordt een bevestigingsbericht weergegeven, zoals hieronder te zien is.
Zodra je het bevestigingsbericht ziet, navigeer je terug naar de overeenkomst in ServiceNow.
De status van de overeenkomst is nu bijgewerkt naar 'Out for Signature' en de deelnemers zijn opnieuw gerangschikt en de staat is nu 'Out for Signature'.
Het kan zijn dat je de gerelateerde lijst moet verversen om de wijzigingen te bekijken.
Je kunt elektronische zegels gebruiken om een digitale handtekening toe te voegen aan een overeenkomst die specifiek is voor je organisatie of afdeling.
Zodra je elektronische zegels hebt ingesteld in je Adobe Acrobat Sign account, kun je ze toevoegen aan ServiceNow en toepassen op je overeenkomsten.
Gebruikers met de Admin-rol (x_adosy_as.adobe_sign_admin) kunnen documentsjablonen maken en beheren.
Om een elektronische zegel te maken:
- Navigeer naar Adobe Acrobat Sign > Beheer > Elektronische zegels en klik op Nieuw.
- Geef de zegel een naam en kopieer/plak het zegel-id in het veld Id.
- Selecteer Indienen.
Om een elektronische zegel te gebruiken:
- Voeg een zegel toe aan een documentsjabloon in het veld Elektronische zegel.
- Gebruik de methode addElectronicSeal() in de Scripting API.
Notitie
Documenten moeten een veld voor digitale handtekening bevatten om het zegelproces te laten werken.Als alternatief kun je handmatig velden voor digitale handtekening toevoegen in de Acrobat Sign samenstellingsinterface door de optie Verzenden als concept te gebruiken tijdens het maken, gevolgd door de actie Details controleren bij overeenkomst.
Om toegang te krijgen tot de documenten die wachten op jouw handtekening, navigeer naar Self-Service > Adobe Acrobat Sign en selecteer vervolgens Voor handtekening.
Dubbelklik op het record dat je wilt ondertekenen uit de lijst om het te openen en selecteer vervolgens Controleren en ondertekenen.
Vul de velden in zoals vereist en selecteer vervolgens het handtekeningveld.
Voer je naam in en selecteer vervolgens Toepassen.
Ga akkoord met de gebruiksvoorwaarden en klantverklaring als daarom wordt gevraagd en selecteer vervolgens Klik om te ondertekenen.
Zodra de handtekeningen zijn geplaatst, zie je een bevestigingsbericht zoals hieronder weergegeven.Je wordt doorgestuurd naar de overeenkomst, waar:
- De status is Voltooid.
- De status is Ondertekend.
- Het veld Ondertekend document wordt gevuld met de naam van het ondertekende document.
- De lijst met ingesloten deelnemers wordt bijgewerkt.
- Het document zelf wordt als bijlage toegevoegd.
Mogelijk moet u rechtsklikken en het formulier opnieuw laden om de wijzigingen in de velden en de bijlage te zien.
Om de ondertekende overeenkomsten te bekijken, ga naar Selfservice > Adobe Acrobat Sign > Mijn ondertekende documenten.
De lijst toont overeenkomsten die je hebt verzonden of ontvangen, en de status is Voltooid.
Je kunt een overeenkomst annuleren die is ingediend voor ondertekening (in de status 'Ingediend').Alleen de gebruiker die de overeenkomst heeft gemaakt of gebruikers met de rol Manager [x_adosy_as.adobe_sign_manager] kunnen de overeenkomst annuleren.
Om een overeenkomst te annuleren, open je het overeenkomstrecord en selecteer je vervolgens Overeenkomst annuleren.
Je werk stroomlijnen met Acrobat Sign
Beheer en onderteken documenten snel en eenvoudig online.
