Voldoen aan de HMLR-vereisten voor elektronisch ondertekende akten

• Alle partijen stemmen in met het gebruik van elektronische handtekeningen en een elektronisch handtekeningenplatform (platform) met betrekking tot de akte.
• Alle partijen hebben vastgoedtransactiespecialisten die voor hen optreden (met enkele beperkte uitzonderingen).
• Een vastgoedtransactiespecialist is verantwoordelijk voor het opzetten en controleren van het ondertekeningsproces via het platform.

Het ondertekenings- en dateringsproces zoals uiteengezet in sectie 13 van Practice Guide 8 is als volgt:

De notaris die de aanvraag bij HMLR indient, doet dit elektronisch – meestal via het HMLR-portaal – en voegt bij de aanvraag een PDF van de voltooide akte toe.Wanneer de aanvraag echter betrekking heeft op eerste registratie, kan een uitdraai van de PDF, gecertificeerd als een waarheidsgetrouwe kopie van de voltooide akte, worden ingediend.

De notaris die de aanvraag indient (inclusief een aanvraag voor eerste registratie) verstrekt het volgende certificaat: "Ik certificeer dat, naar mijn beste weten en geloof, de vereisten zoals uiteengezet in praktijkgids 8 voor de uitvoering van akten met elektronische handtekeningen zijn vervuld."

Elke notaris met een Acrobat Sign account kan dit proces initiëren voor alle partijen.De ondertekenende partij en getuige hoeven geen eigen Acrobat Sign account te hebben.

De Acrobat Sign-beheerder voor de notaris kan instellingen in Acrobat Sign wijzigen om workflows in te schakelen die voldoen aan stappen 1-6 in de sectie Overzicht van de HMLR-workflow hierboven.Deze instellingen worden hieronder gepresenteerd in de sectie over Je Acrobat Sign-account configureren.

De sectie over De akte voorbereiden voor ondertekening biedt belangrijke richtlijnen over:

• de akte voorbereiden voor ondertekening voordat het ondertekeningsproces wordt geïnitieerd;
• het opnemen van de voorgeschreven uitvoerings- en attestatieclauses in de akte; en
• vertrouwelijkheid beschermen door gebruik te maken van een unieke functie in Acrobat Sign genaamd "Beperkte Zichtbaarheid van document"

Acrobat Sign stelt een accountbeheerder in staat om Instellingen te wijzigen om ervoor te zorgen dat de workflow voldoet aan de vereisten van sectie 13.3 van Praktijkgids 8.Voordat u akten verzendt voor elektronische uitvoering met Adobe Acrobat Sign, raden we u aan de volgende wijzigingen aan te brengen:

• Expliciete toestemming vereisen voor ondertekening met Acrobat Sign.Accountbeheerders kunnen Instellingen voor gebruiksvoorwaarden en consumenteninformatie configureren om expliciete toestemming (via een selectievakje) te vereisen voor het gebruik van Acrobat Sign.Dit kan worden vereist vóór het bekijken van de akte of vóór het ondertekenen van de akte.
  • Navigeer naar de sectie Groep in het beheermenu
  • Klik op de groep die geconfigureerd moet worden (waarbij de beschikbare acties bovenaan de lijst zichtbaar worden)
  • Klik op Groepsinstellingen
    

• Selecteer het tabblad Handtekeningvoorkeuren
• Vink de optie aan om accountinstellingen voor deze pagina tijdelijk op te heffen
  
• Scroll naar beneden naar de sectie Gebruiksvoorwaarden en klik op de koppeling voor Ondertekenaars
  
• Selecteer een andere optie dan de standaard om expliciete toestemming in te schakelen
• Sla de wijzigingen op

• Limited Document Visibility inschakelen: Limited Document Visibility (LDV) stelt de transporteur in staat de vertrouwelijkheid te beschermen door ervoor te zorgen dat de getuige alleen de uitvoerings- of handtekeningpagina kan bekijken (niet de gehele akte) en alleen een kopie van de controletrail met betrekking tot het handtekeningproces kan ontvangen; de getuige ontvangt geen kopie van de ondertekende akte zelf. Accountbeheerders kunnen de LDV-instellingen als volgt inschakelen:
  • Navigeer naar de sectie Groep van het beheermenu
  • Klik op de groep die geconfigureerd moet worden (hierdoor worden de beschikbare acties bovenaan de lijst zichtbaar)
  • Klik op de actie Groepsinstellingen
    
  • Klik op de optie Groepsinstellingen in het menu van de groep
  • Vink de optie aan om accountinstellingen voor deze pagina tijdelijk op te heffen
    
  • Scroll naar beneden naar de sectie Beperkte documentzichtbaarheid
    
  • Inschakelen:
    • Ondertekenaars zien alleen bestanden met handtekening-, initialen- of data-invoervelden die aan hen zijn toegewezen
    • Ondertekenaars en CC's in mijn account kunnen alle bestanden bekijken
  • Opslaan de wijzigingen
    

• Een berichtsjabloon maken (optioneel): Je kunt een berichtsjabloon maken om transporteurs tijd te besparen bij het verzenden van een document ter ondertekening. Het sjabloon kan de hoofdtekst van de e-mail automatisch vullen met een standaardbericht en onderwerpregel.
  • Navigeer naar de sectie Groep van het beheermenu
  • Klik op de groep die geconfigureerd moet worden (hierdoor worden de beschikbare acties bovenaan de lijst zichtbaar)
  • Klik op de actie Groepsinstellingen
    
  • Klik op de optie Berichtsjablonen in het menu van de groep
  • Klik op + om een nieuw bericht te maken en volg de instructies om een nieuw sjabloon te maken

De definitieve versie van de akte moet door de notaris worden geüpload naar Acrobat Sign zodat de partijen kunnen ondertekenen conform de voorgeschreven stappen zoals uiteengezet in sectie 13 van Praktijkgids 8.

Sectie 13 voorziet erin dat de ondertekenaar ondertekent in de fysieke aanwezigheid van een getuige die de handtekening bevestigt.De tijd en datum van elke handtekening wordt vastgelegd in de digitale audittrail van Acrobat Sign.Wanneer het ondertekeningsproces is afgerond, moet de notaris de akte in het Acrobat Sign-platform dateren met de datum waarop deze van kracht wordt.Het dateren van de akte vormt de levering van het document als akte door de partijen.

Er zijn drie belangrijke overwegingen voor een notaris die het ondertekeningsproces controleert:

• Om gebruik te maken van de LDV-instellingen moeten de definitieve versie van de akte en de uitvoeringspagina worden voorbereid als aparte bestanden en samen worden geüpload naar Acrobat Sign.Acrobat Sign combineert automatisch meerdere bestanden tot één document tijdens het ondertekeningsproces.De LDV-instellingen stellen notarissen in staat om verschillende delen van het document te presenteren aan de ondertekenaars en getuigen tijdens het ondertekeningsproces.
• Sectie 2.2 van Praktijkgids 8 schrijft de vorm van uitvoerings- en bevestigingsclausules voor bij de handmatige uitvoering van akten door particulieren.Deze clausules moeten ook worden overgenomen wanneer de akte elektronisch wordt uitgevoerd.Om zekerheid te bieden dat de getuige fysiek aanwezig was toen de ondertekenaar ondertekende, moet de notaris direct onder de getuigendetails in de akte zelf de volgende verklaring van de getuige opnemen: 'Ik was fysiek aanwezig als getuige toen de ondertekenaar zijn handtekening op deze akte zette'.
• Sectie 13 van Praktijkgids 8 verplicht de notaris ook te verklaren dat aan de HLMR-vereisten naar behoren is voldaan.Het certificaat van de notaris wordt samen met de aanvraag bij HMLR ingediend voor registratie van de akte.In sectie 16 van Praktijkgids 8 heeft HMLR aangegeven dat het volgende certificaat 'geschikt' zou zijn:

'Ik certificeer dat, naar mijn beste weten en overtuiging, is voldaan aan de vereisten zoals uiteengezet in praktijkgids 8 voor de uitvoering van akten met behulp van elektronische handtekeningen.'

Door het hieronder geschetste ondertekeningsproces te volgen - en in vertrouwen op het digitale controlepad van Acrobat Sign - kan een notaris er vertrouwen in hebben om zijn certificaat aan HMLR te verstrekken.

Het ondertekeningsproces orkestreren

De ondertekeningsceremonie kan plaatsvinden met alle partijen in hetzelfde kantoor of met de ondertekenaar en getuige op een externe locatie.De onderstaande sectie over het Controlerapport beschrijft hoe Acrobat Sign kan valideren dat de getuige fysiek aanwezig was toen de ondertekenaar de akte ondertekende.

Wanneer de ondertekenaar en getuige zich op een externe locatie bevinden (d.w.z.niet op dezelfde locatie als de notaris), is Acrobat Sign geconfigureerd om de notaris de zekerheid te geven die zij nodig hebben dat het ondertekeningsproces voldoet aan de vereisten van Praktijkgids 8.

Open de e-mail
De eerste ondertekenaar ontvangt een e-mail in hun inbox.

• De ondertekenaar klikt op de Controleren en ondertekenen knop

• Als de notaris telefoonauthenticatie heeft geselecteerd tijdens de voorbereiding van de akte, initieert het klikken op de Controleren en ondertekenenknop het eenmalige wachtwoordauthenticatieproces
• De ondertekenaar klikt op Code verzenden

Acrobat Sign stuurt een zespositie OTP naar het telefoonnummer dat door de notaris is opgegeven tijdens het voorbereidingsproces van de akte.

• De ondertekenaar voert de code in en klikt op OK

• De ondertekenaar vult alle toegewezen velden in het document in en zet vervolgens hun elektronische handtekening met een van de opties die Adobe Acrobat Sign biedt:
  
  • Hun naam typen
    
  • Tekenen op het touchscreen van het apparaat dat ze vasthouden
  • Een handtekeningafbeelding uploaden
    
• Na het ondertekenen klikken ze op de knop Toepassen

• Als een expliciet toestemmingsbeleid is toegepast, wordt de ondertekenaar gevraagd de gebruiksvoorwaarden te accepteren die door de notaris kunnen worden aangepast.

• De ondertekenaar wordt doorgestuurd naar een nieuwe webpagina die hen laat weten dat hun handtekening is toegepast en aangeeft wie er vervolgens zal ondertekenen.

• Een ondertekenaar, die de getuige zal aanwijzen, ontvangt vervolgens een tweede e-mail waarin ze worden uitgenodigd om een handtekeningveld aan de getuige te delegeren
  
  • Ze klikken op de knop Controleren en delegeren voor handtekening om het delegatieproces te starten

• De delegerende ondertekenaar verstrekt vervolgens:
  • Een e-mail voor de getuige
    
  • Een telefoonnummer voor de getuige
  • Een optioneel bericht voor de getuige
• Wanneer de delegatie is geconfigureerd, klik je op Delegeren
  

• De getuige ontvangt een e-mail van Acrobat Sign op het e-mailadres dat door de ondertekenaar is opgegeven, waarin hij wordt uitgenodigd om de akte te controleren en ondertekenen.

• De getuige wordt gevraagd zich te identificeren met een zescijferige OTP die naar het door de ondertekenaar ingevoerde nummer wordt gestuurd

• De akte opent direct op de uitvoeringspagina en de rest van de akte is niet zichtbaar voor de getuige.

• Ten slotte wordt de akte doorgestuurd naar de notaris die de datum toevoegt in het aan hen toegewezen veld met de datum waarop deze van kracht wordt.
• Wanneer alle partijen het ondertekeningsproces hebben voltooid, ontvangen zij een e-mail waarin zij worden uitgenodigd een kopie van de definitieve elektronisch ondertekende akte en het bijbehorende digitale controlespoor te downloaden.
• De getuige daarentegen heeft alleen het recht de uitvoeringspagina en het controlespoor behorend bij de uitvoeringspagina te downloaden.

Het controlerapport is een volledig overzicht van elke gebeurtenis met betrekking tot het ondertekeningsproces. Het bevat belangrijk bewijs voor notarissen betreffende onder meer de identiteit van ondertekenaars en getuigen, het tijdstip van uitvoering, e-mailadressen en IP-adressen.

Het toont:

• Naar wie het document (akte) is gemaild en op welk tijdstip het is gemaild.
• Wie het document heeft bekeken en wanneer.
• Het feit dat de modus 'Beperkte zichtbaarheid' was ingeschakeld.
• Het feit dat de ondertekenaar (en eventuele getuigen) toegang kreeg tot het document na authenticatie via mobiele telefoon (Let op dat het telefoonnummer gedeeltelijk is verborgen voor GDPR-naleving)
• Het feit dat de ondertekenaar instemde met de gebruiksvoorwaarden.
• Het tijdstip en IP-adres dat werd gebruikt bij het ondertekenen van het document.
• Het e-mailadres van de getuige en het gebruik van authenticatie via mobiele telefoon.
• Het tijdstip waarop het definitieve document (akte) per e-mail naar de betreffende partijen werd verzonden.

Makelaars dienen er rekening mee te houden dat een IP-adres niet altijd kan worden beschouwd als definitief bewijs dat personen zich op hetzelfde moment van ondertekening op dezelfde locatie bevonden als bijvoorbeeld de ondertekenaar een mobiele verbinding gebruikt en de getuige een Wi-Fi-netwerk.

Het kan daarom raadzaam zijn om het ondertekeningsproces op één apparaat te organiseren of te vereisen dat alle apparaten zijn verbonden met hetzelfde Wi-Fi-netwerk en dat er geen VPN-functionaliteit wordt gebruikt.