Overzicht
Veel overeenkomsten (zoals belastingdocumenten, kadaster, volmachten, overdracht van activa, enzovoort) vereisen dat de ontvanger zijn of haar overeenkomst ondertekent in aanwezigheid van een getuige. De getuige kan vrijwel elke partij zijn die fysiek aanwezig is om de toepassing van de handtekening van de ondertekenaar te observeren.
Acrobat Sign biedt een selecteerbare rol in het configuratieproces waarbij een ondertekenaar-ontvanger wordt ingevoegd met een bijbehorende getuige-ontvanger die de ondertekenaar moet definiëren.
- Voordat de ondertekenaar de overeenkomst kan controleren, moet hij of zij de naam en het e-mailadres van de getuige opgeven.
- Nadat de ondertekenaar zijn of haar ondertekeningsproces heeft voltooid, ontvangt de getuige een e-mail met een verzoek om zijn of haar verklaring te bevestigen aan de getuigen van het ondertekeningsproces. De getuige wordt gevraagd zijn of haar naam en e-mailadres te controleren voordat hij of zij interactie met de overeenkomst kan hebben.
- Er kunnen extra velden aan de getuige worden toegewezen om alle informatie vast te leggen die uw nalevingsvereisten vereisen.
Beschikbaarheid:
De rol Ondertekenen met getuige is alleen beschikbaar voor licentielidmaatschappen van ondernemingen.
Configuratiebereik:
De rol van getuige kan worden ingeschakeld op account- en groepsniveau.
Een getuige is iets anders dan een live notaris.
Een getuige kan elke persoon zijn die aan deze voorwaarden voldoet:
- meerderjarig
- bij zijn/haar volle verstand
- een onafhankelijke, niet-bevooroordeelde persoon die geen partij is bij de overeenkomst
- fysiek aanwezig op het moment dat de ondertekenaar zijn of haar handtekening op de overeenkomst plaatst
Getuigen mogen niet worden betaald voor het bijwonen van het ondertekeningsproces.
Een live notaris is doorgaans een soort getuige die wordt gevraagd door een bestuursorgaan (zoals de staat). Het notarisatieproces is doorgaans veel formeler omdat de identiteit van de ondertekenaar wordt gedocumenteerd en er doorgaans een verwerkingsvergoeding wordt gevraagd.
Via Acrobat Sign zijn ook e-notarisservices beschikbaar.
Informeer bij uw juridische afdeling of een getuige of een notaris is vereist voor uw nalevingseisen is.
Hoe afzenders een e-getuige toevoegen aan een overeenkomst
Zodra de rol is ingeschakeld, kunnen afzenders de rol Ondertekenen met getuige vinden in de selectie Rol op de pagina Samenstellen .
Wanneer een ondertekenaar de rol Ondertekenen met getuige selecteert, wordt een extra record toegevoegd onder de record van de ontvanger om aan te geven dat een getuige vereist is en dat de ondertekenaar de gegevens van de getuige zal verstrekken.
Vanwege de aard van het proces van getuigen en de wijze waarop de getuigen worden geïndexeerd, worden alleen sequentiële ondertekeningsflows ondersteund.
De optie Ondertekenen met getuige is momenteel niet beschikbaar in de nieuwe ervaring Handtekening aanvragen.
Telefonische verificatie is beschikbaar voor gebruiksgevallen waarin een tweestaps-OTP (Eenmalig wachtwoord) voor de getuige wordt vereist (b.v., HMLR-handelingen).
Telefonische verificatie wordt geconfigureerd door de afzender bij het samenstellen van de overeenkomst, maar de afzender wordt niet gevraagd het telefoonnummer van de getuige op te geven. De ondertekenaar geeft het telefoonnummer van de getuige op wanneer hij of zij deze identificeert.
De getuige moet een mobiele telefoon gebruiken om zich te verifiëren en er wordt een tekstbericht afgeleverd (de optie voor bellen wordt onderdrukt).
Als er een vaste lijn wordt gebruikt, wordt een fout weergegeven om de getuige te laten weten dat deze een mobiele telefoon moet gebruiken.
De controle of de telefoon een mobiel apparaat is, is in ontwikkeling en zal naar verwachting beschikbaar zijn in de versie van maart 2024.
Tweestaps-OTP-getuigenverificatie is optioneel in de interface van de afzender, maar kan vereist zijn voor uw zakelijk gebruik. Neem contact op met uw juridische team om inzicht te krijgen in uw nalevingsverplichting.
Er kunnen ook Privéberichten worden toegevoegd voor de getuige:
Aangepaste verzendworkflows ontwerpen
Gebruikers die aangepaste verzendworkflows ontwerpen, kunnen de optie Ondertekenaar met getuige vinden wanneer ze een nieuwe ontvanger selecteren in het flowdiagram van de ontvanger.
Als u de rol Ondertekenaar met getuige instelt, worden de ondertekenaarobjecten voor zowel ondertekenaar (ontvanger) als getuige (getuige-ontvanger) geïnstalleerd.
De configuratie van getuigen in de Workflow Designer is naar verwachting aanwezig in de release van maart 2024. De huidige versie van Insider Access ondersteunt deze functionaliteit nog niet.
Zorg ervoor dat de verplichte velden voor de getuige op de overeenkomst worden geplaatst
Velden moeten worden opgenomen in het document waarvoor de handtekening van de getuige vereist is. Als er voor de getuige geen handtekeningenveld is geplaatst, wordt er automatisch een handtekeningenveld aan het einde van het document geplaatst.
In sommige gebruiksscenario's is mogelijk aanvullende informatie van getuigen vereist om een geldige getuigenis te voltooien. Werk samen met uw juridische team om te bepalen welke informatie nodig is. Voeg de velden toe om deze informatie vast te leggen, wijs deze toe aan de getuige en markeer de velden naar wens.
De regels voor Beperkte documentzichtbaarheid zijn van toepassing op getuigen, net als elke andere deelnemer. Alleen de bestanden die velden voor de getuige bevatten, kunnen worden weergegeven.
In-app authoring: velden toewijzen aan de getuige
De in-app authoringomgeving in de toepassing identificeert de getuigen in de volgorde van de ondertekeningsflow en voorziet ze van kleurgecodeerde identificaties in de lijst met ontvangers.
Tekstlabels
Getuigen zijn ontvangers met betrekking tot de indexering van deelnemers. Als u twee ontvangers hebt die elk een getuige vereisen, dan:
- De eerste ondertekenaar is _es:signer1
- De getuige die aan de eerste ondertekenaar is gekoppeld, is _es:signer2
- De tweede ondertekenaar is _es:signer3
- De getuige die is gekoppeld aan de tweede ondertekenaar is _es:signer4
De toewijzing van de tekstlabel-ID's is consistent met de ondertekeningsflow van de overeenkomst. De indexering op de samenstellingspagina houdt echter geen rekening met de getuigen in de interface. (Getuigen worden gepresenteerd als een aanvullend record van de geïdentificeerde ontvanger.)
Neem de tijd om uw formulieren te ontwerpen en te testen om er zeker van te zijn dat de ondertekeningsflow correct wordt verwerkt en dat deelnemers toegang krijgen tot de juiste velden.
De ervaring van de ondertekenende ontvanger
De ervaring van de ondertekenaar begint met een e-mailmelding dat er een overeenkomst is verzonden en dat voor de overeenkomst een getuige vereist is.
Nadat de knop Controleren en ondertekenen is geselecteerd en de gebruiksvoorwaarden zijn geaccepteerd, moet de ondertekenaar de informatie voor de getuige verstrekken. Toegang tot de overeenkomst wordt pas verleend nadat de getuigeninformatie is verzameld.
De gevraagde informatie is die van de getuige:
- Volledige naam
- E-mailadres
- Optioneel: Mobiel telefoonnummer (als verificatie met twee factoren voor de getuige is geconfigureerd)
- Vaste telefoonnummers veroorzaken een foutmelding voor de getuige.
Als het ondertekeningsproces wordt beëindigd voordat het proces is voltooid en de handtekening opnieuw moet worden gestart, gaat de getuige-informatie verloren en moet deze opnieuw worden ingevoerd.
Houd er rekening mee dat het veld E-mailadres bevestigen geen geplakte waarde accepteert. U moet het e-mailadres handmatig invoeren.
De ervaring van de getuige
Nadat de ondertekenaar de ondertekening heeft voltooid, wordt een e-mail verzonden naar het e-mailadres van de getuige.
De getuige ontvangt een e-mail waarin het verzoek om een attest van de overeenkomst wordt geïdentificeerd en de ondertekenaar wordt geïdentificeerd die hen heeft benoemd.
Nadat de getuige de knop Beoordelen en ondertekenen heeft geselecteerd en de gebruiksvoorwaarden heeft geaccepteerd, wordt hem of haar gevraagd zijn/haar gegevens te verifiëren voordat hij of zij toegang krijgt tot interactie met de overeenkomst.
Zodra er toegang tot de overeenkomst is verleend, kan de getuige alle vereiste velden invullen en zijn of haar handtekening toepassen.
Tijdens het ondertekeningsproces mag de getuige de door de aanwijzer opgegeven naamwaarde niet wijzigen.
De getuige heeft op geen enkel moment de mogelijkheid om de overeenkomst te downloaden, noch heeft deze daar toegang toe na voltooiing van het getuigenproces. Er wordt geen e-mailbijlage verzonden en als de getuige een Acrobat Sign-account heeft, wordt de overeenkomst niet weergegeven op hun pagina Beheren.
Getuigenvelden moeten worden opgenomen in het document waarin de handtekening vereist is. Als er voor de getuige geen handtekeningenveld is geplaatst, wordt er automatisch een handtekeningenveld aan het einde van het document geplaatst.
Als het beroep en adres van de getuige niet worden verzameld in de pop-up voor getuigenverificatie, moet u deze toevoegen als verplichte velden die aan de getuige worden toegewezen. Als dit niet gebeurt, kan dit ertoe leiden dat de regels voor het volgen van de overeenkomst niet worden nageleefd.
De regels voor Beperkte documentzichtbaarheid zijn van toepassing op getuigen, net als elke andere deelnemer. Alleen de bestanden die velden voor de getuige bevatten, kunnen worden weergegeven.
In-app authoring: velden toewijzen aan de getuige
De in-app authoringomgeving in de toepassing identificeert de getuigen in de volgorde van de ondertekeningsflow en voorziet ze van kleurgecodeerde identificaties in de lijst met ontvangers.
Tekstlabels
Getuigen zijn ontvangers met betrekking tot de indexering van deelnemers. Als u twee ontvangers hebt die elk een getuige vereisen, dan:
- De eerste ondertekenaar is _es:signer1
- De getuige die aan de eerste ondertekenaar is gekoppeld, is _es:signer2
- De tweede ondertekenaar is _es:signer3
- De getuige die is gekoppeld aan de tweede ondertekenaar is _es:signer4
De toewijzing van de tekstlabel-ID's is consistent met de ondertekeningsflow van de overeenkomst. De indexering op de samenstellingspagina houdt echter geen rekening met de getuigen in de interface. (Getuigen worden gepresenteerd als een ondergeschikt record van de geïdentificeerde ontvanger.)
Neem de tijd om uw formulieren te ontwerpen en te testen om er zeker van te zijn dat de ondertekeningsflow correct wordt verwerkt en dat deelnemers toegang krijgen tot de juiste velden.
Configuratie
De besturingselementen voor deze functie kunnen worden geëvalueerd via Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Toegestane ontvangersrollen
Schakel het selectievakje Afzenders toestaan ontvangers te markeren als ondertekenaars met getuige in.
De rol is ingeschakeld, en er is toegang tot de rol, of niet. Er zijn geen andere besturingselementen.
Wanneer het besturingselement is ingeschakeld, wordt de rol Ondertekenen met getuige weergegeven in de lijst met rollen die beschikbaar zijn voor de afzender op de pagina Samenstellen en in de aangepaste verzendworkflowdesigner:
Status op de pagina Beheren
Een overeenkomst op de pagina Beheren weerspiegelt de status van Verzonden voor getuige wanneer de handtekeningcyclus wacht totdat een getuige zijn/haar taak heeft voltooid.
Voor ontvangers die geen getuigen zijn, blijft de status staan die past bij hun rol in de overeenkomst (Verzonden ter ondertekening, Verzonden ter goedkeuring, enzovoort).
De lijst Activiteiten geeft dezelfde gebeurtenissen uit het controlerapport verkort weer. De getuigenactiviteiten zijn duidelijk geïdentificeerd, maar het evenement van de ondertekenaar omvat geen eis voor een getuige.
Je werk stroomlijnen met Acrobat Sign
Beheer en onderteken documenten snel en eenvoudig online.
