Gebruiksscenario's voor elektronisch ondertekenen workflow

Het maken van elektronisch ondertekenen workflows met Adobe Sign voor Zapier stelt je in staat om je handtekeningprocessen eenvoudig en flexibel te stroomlijnen. Je kunt geautomatiseerde workflows bouwen voor diverse scenario's, zoals interne goedkeuringen, contractovereenkomsten en meerstapsgoedkeuringen, terwijl je veilige en juridisch bindende handtekeningen waarborgt.

Om elke workflow in te stellen, moet je:

1. Selecteer een actiegebeurtenis: Kies de gewenste actiegebeurtenis uit de lijst.
2. Verbinden met Acrobat Sign: Koppel de workflow aan het Acrobat Sign account dat je wilt gebruiken.
3. Configureer de workflow: Vul de vereiste velden in om de Action workflow in te stellen.
4. Test de workflow: Je kunt optioneel de workflow testen door een testrun uit te voeren om ervoor te zorgen dat alles correct werkt.

Dit proces zorgt ervoor dat je workflows correct zijn geconfigureerd en klaar zijn voor gebruik.

Het configureren van een workflow voor het maken van een document vanuit een overeenkomst vereist bijvoorbeeld dat je de volgende velden invult: Agreement ID en Document ID

Ondersteunde elektronisch ondertekenen workflows

Je kunt eenvoudig geautomatiseerde workflows voor elektronische handtekeningen maken in Acrobat Sign voor Zapier voor elk van de volgende gebruiksscenario's:

Automatisering op basis van triggers

Acrobat Sign biedt verschillende native triggers, zoals wanneer een overeenkomst wordt gemaakt, verzonden voor handtekening, voltooid, geannuleerd of bijgewerkt. Deze triggers kunnen je helpen intelligente workflows te bouwen die direct reageren op belangrijke mijlpalen in het proces van elektronische handtekeningen.Deze gebeurtenisgestuurde automatiseringen helpen tijdige follow-ups en verbeterde operationele efficiëntie te waarborgen zonder handmatige tussenkomst.

Wanneer een overeenkomst is voltooid in Adobe Acrobat Sign, kan een Zap automatisch de ondertekende PDF uploaden naar een specifieke Google Drive-map en een Google-werkblad bijwerken met de status en ondertekenings-URL.

Automatiseer het maken van overeenkomsten

Je kunt de overeenkomsten maken op basis van elk van de volgende triggers en ondertekenaars op de hoogte stellen. De workflows voor het maken van overeenkomsten in Acrobat Sign stellen je in staat om authenticatiemethoden te selecteren, gebruikers toe te voegen en hun rollen te definiëren. Je kunt ondertekenaars op de hoogte stellen door ondertekenings-URL's te versturen via WhatsApp, SMS of Slack.

Acties:

• Overeenkomst maken vanuit bibliotheeksjabloon en verzenden voor ondertekening
• Overeenkomst maken vanuit geüpload document en verzenden voor ondertekening

Documenten beheren

Je kunt je documentbeheerproces vereenvoudigen met de volgende geautomatiseerde workflows in Adobe Acrobat Sign voor Zapier:

• PDF's van ondertekende overeenkomsten maken: Automatiseer de conversie van voltooide overeenkomsten naar PDF's om eenvoudige opslag en toekomstige referentie te garanderen. Zodra een overeenkomst is ondertekend, kan het systeem automatisch een hoogwaardige PDF van het document genereren, dit veilig opslaan en gemakkelijk toegankelijk maken.

• Document-ID ophalen: Je kunt elk document uploaden om de unieke document-ID op te halen. Dit biedt een snelle referentie voor het volgen, organiseren en ophalen van documenten binnen de database. 

• Status van overeenkomst controleren: Je kunt de document-ID of URL voor elektronisch ondertekenen opgeven en direct controleren of een overeenkomst nog in behandeling, ondertekend of voltooid is. Het helpt je om te allen tijde op de hoogte te blijven van de voortgang van een overeenkomst zonder dat je contact hoeft op te nemen met andere partijen.

• Ondertekenings-URL van een overeenkomst vinden: Je kunt snel de ondertekenings-URL van een specifieke overeenkomst vinden en deze indien nodig opnieuw naar de ondertekenaar sturen. Acrobat Sign genereert en bewaart een URL bij het maken van een document, zodat je gemakkelijk toegang hebt voor naadloos opnieuw delen en follow-ups.

Acties:

• Een PDF van ondertekende overeenkomst maken
• Document uploaden om document-ID op te halen
• Overeenkomststatus zoeken
• Ondertekenings-URL vinden

Controletrails van overeenkomsten importeren en synchroniseren

Nadat de ondertekeningsceremonie is voltooid, kun je de controletrail van de ondertekende overeenkomst downloaden en uploaden naar een gewenste locatie, zoals Google Drive of OneDrive.

Actie:

• Een PDF van de controletrail van de overeenkomst maken

Formuliervelden importeren en toewijzen

Je kunt een lijst met formuliervelden downloaden van ondertekende overeenkomsten en deze gebruiken om gegevens toe te wijzen aan andere bronnen. Als een overeenkomst bijvoorbeeld een tekstveld 'Voornaam' bevat, voert de ondertekenaar zijn voornaam in en ondertekent het document.Zodra het ondertekeningsproces is voltooid, kan de aanvrager de formulierveldgegevens downloaden en kan de voornaam worden opgeslagen in een Excel-kolom of een andere databron.

Handeling:

• Formulierveldgegevens van overeenkomst zoeken in JSON-indeling

Documenten ophalen

Je kunt lijsten ophalen van alle overeenkomsten en hun document-ID's.

Acties:

• Een lijst van alle overeenkomsten zoeken
• Een lijst van alle document-ID's van overeenkomst zoeken