Adobe Acrobat Sign voor NetSuite: Installatie- en aanpassingshandleiding (v4.0.7)

Navigeer in NetSuite naar de lijstpagina Adobe Sign Config.

Selecteer op de lijstpagina Adobe Sign Config Weergeven voor het record OAuth gebruiken om toegang te krijgen tot Adobe Sign API's.

Selecteer op de pagina Adobe Acrobat Sign Config Inloggen met Adobe Acrobat Sign.

Wanneer de Adobe Acrobat Sign inlogpagina wordt weergegeven, voer je je aanmeldingsgegevens in.

Selecteer op de pagina Toegang bevestigen (voor OAuth) die wordt weergegeven Toegang toestaan.

Wanneer de toestemming is voltooid, wordt u doorgestuurd naar de pagina Adobe Acrobat Sign Config in NetSuite zoals hieronder weergegeven:

Navigeer naar Aanpassing > Lijsten, records en bestanden > Recordtypen, en zoek vervolgens Adobe Acrobat
Sign Agreement. (Je kunt ook Globaal zoeken gebruiken).

Klik op de search koppeling aan de rechterkant.

Onder Status, selecteer Ter ondertekening verzonden en selecteer vervolgens Verzenden.

Noteer het aantal records om je update-tijd in te schatten.

Navigeer naar Aanpassing > SuiteBundler > Zoeken en installeren > Lijst.

Zoek je huidige bundel zoals hieronder weergegeven.

Selecteer in de vervolgkeuzelijst Actie de optie bijwerken.

Klik op de pagina Voorvertoning bundel-update op Bundel bijwerken zonder de standaardwaarden op de pagina te wijzigen.

Opmerking: Je krijgt mogelijk de volgende waarschuwing bij het bijwerken van de bundel. Als je je NetSuite-records voor elektronische handtekeningen niet hebt aangepast, kun je doorgaan.Als je het niet zeker weet, raden we aan om de bundel op een Sandbox-account te installeren om te testen voordat je de bundel bijwerkt in een productieaccount.

Tijdens het installeren van de update wordt de status van de bundel weergegeven als In behandeling.

Klik op Vernieuwen om een bijgewerkte status weer te geven.

Nadat de bundelupdate is voltooid, wordt Adobe Acrobat Sign voor NetSuite weergegeven op de pagina Geïnstalleerde bundels.

Ga naar Instellingen > Bedrijf > Algemene voorkeuren.

Scrol naar beneden op de pagina en selecteer het subtabblad Aangepaste voorkeuren.

Schakel je Acrobat Sign-voorkeuren in en configureer ze naar behoefte:

• Voer EchoSign API-sleutel in voor uw account—Voeg geen waarde toe in dit veld en bewerk deze niet.
• Contactpersoon van bovenliggend record als ondertekenaar gebruiken—Indien ingeschakeld, wordt de contactpersoon van het bovenliggende record standaard ingesteld als de eerste ondertekenaar wanneer overeenkomsten worden gemaakt.De verzender kan de standaard ondertekenaar verwijderen of bewerken of extra ondertekenaars toevoegen aan de overeenkomst voordat deze wordt verzonden.
• Trans. gebruiken. Contactpersoon als ondertekenaar indien aanwezig— Dit is alleen geldig als de voorkeur Contactpersoon van bovenliggend record als ondertekenaar gebruiken ook is ingeschakeld.Indien ingeschakeld, wordt bij het genereren van een overeenkomst vanuit een transactierecord zoals een offerte de primaire transactiecontactpersoon standaard ingesteld als de eerste ondertekenaar.Zie Transactierecords voor meer informatie. Als er geen primair transactiecontact is, of bij het verzenden vanuit een NetSuite-objectrecord, zoals een klantrecord of partnerrecord, is de standaardontvanger het primaire contact voor de klant-e-mail.De afzender kan de standaardondertekenaar verwijderen of bewerken, of extra ondertekenaars toevoegen aan de overeenkomst voordat deze wordt verzonden.
• Markeren van ontvangers als goedkeurders toestaan—Indien ingeschakeld, kunnen afzenders ontvangers markeren als goedkeurders.Ontvangers die zijn gemarkeerd als goedkeurders kunnen overeenkomsten controleren en goedkeuren, maar zijn niet verplicht om ze te ondertekenen. Goedkeurders moeten mogelijk gegevens invoeren in velden tijdens het goedkeuringsproces.
• Voorkeursovereenkomst map-id—Gebruikt om de map op te geven waar de definitief ondertekende overeenkomsten worden opgeslagen. Als je geen waarde instelt voor dit veld, worden definitief ondertekende overeenkomsten standaard opgeslagen in dezelfde map als het oorspronkelijke documentbestand. De map-ID moet een getal zijn.
• Transactie-PDF automatisch bijvoegen—Indien ingeschakeld, worden transactie-PDF's automatisch bijgevoegd bij overeenkomsten wanneer nieuwe overeenkomsten worden gemaakt vanuit transactierecords.
• Ondertekende PDF toevoegen als (bijlage of koppeling)—Als Lijst is geselecteerd in de vervolgkeuzelijst, wordt de ondertekende PDF automatisch toegevoegd als koppeling naar het bestand. Als bijlage is geselecteerd in de vervolgkeuzelijst, wordt de ondertekende PDF opgeslagen in NetSuite als bijlage bij het overeenkomstrecord.
• Controle-PDF bijvoegen bij overeenkomst—Indien ingeschakeld, worden controle-PDF's automatisch bijgevoegd bij overeenkomstrecords nadat de overeenkomsten zijn ondertekend.
• Identiteitsverificatiemethode toepassen op— Hiermee kun je de identiteitsverificatiemethoden toepassen op bepaalde ontvangers.De opties zijn Alle ondertekenaars, Alleen externe ondertekenaars, of Alleen interne ondertekenaars.
• Ingeschakelde identiteitsverificatiemethoden kunnen worden geselecteerd bij het maken van een overeenkomst. Als hier meer dan één identiteitsverificatiemethode is ingeschakeld, wordt een Identiteit ondertekenaar verifiëren optie weergegeven op de Adobe Acrobat Sign overeenkomst pagina.

► Wachtwoord vereist voor ondertekenen inschakelen—Vereist dat ondertekenaars een eenmalig wachtwoord invoeren dat je opgeeft.

► Kennisgebaseerde authenticatie inschakelen—Vereist dat ondertekenaars hun naam, adres en optioneel de laatste vier cijfers van hun BSN opgeven en vervolgens een lijst met vragen beantwoorden die de door hen verstrekte informatie verifiëren.Alleen beschikbaar in de Verenigde Staten.

► Webidentiteitsauthenticatie inschakelen—Vereist dat ondertekenaars hun identiteit verifiëren door in te loggen op een van de volgende sites: Facebook, Google, LinkedIn, Microsoft Live, Twitter of Yahoo!.

• Gebruiker automatisch inrichten in Adobe Acrobat Sign—Indien ingeschakeld, worden gebruikers die overeenkomsten verzenden in NetSuite automatisch ingericht met een Adobe Acrobat Sign-gebruikersaccount.

Om je voorkeuren op te slaan, selecteer je Opslaan bovenaan of onderaan de pagina.

Ga naar Setup > Company > Enable Features.

Selecteer het subtabblad SuiteCloud .

Schakel de volgende opties in:

• Schakel in de sectie SuiteBuilder de optie Custom Records in.
• Schakel in de sectie SuiteScript de opties Client SuiteScript en Server SuiteScript in en ga akkoord met de servicevoorwaarden voor beide.

Klik op Opslaan.

Je opties moeten zijn ingesteld zoals in de onderstaande afbeelding:

Ga naar Customization > Scripting > Scripts.

De lijstpagina Scripts wordt weergegeven.

Zoek op de lijstpagina Scripts het script dat je moet implementeren en selecteer View.

• Selecteer het script Adobe Acrobat Sign Estimate Button om de knop Verzenden voor ondertekening toe te voegen.
• Selecteer het script Adobe Acrobat Sign Agreement Loader om het tabblad Agreements toe te voegen.

Selecteer Deploy Script op de pagina Script .

Doe het volgende op de pagina Script Deployment :

• Selecteer het type record in de lijst Applies To .
• Voer optioneel een scriptimplementatie-ID in.(Zie het onderwerp Creating a Custom Script Deployment ID in het NetSuite Help Center voor meer informatie.)Als je geen ID invoert, wordt er een gegenereerd.
• Vink het selectievakje Deployed aan.

• Stel Status in op Vrijgegeven.
  • Je hoeft geen Event Type of Log Level op te geven.
• Selecteer in de vervolgkeuzelijst Execute As Role de optie Execute as Admin.
• Selecteer met het subtabblad Doelgroep actief (dit is standaard actief) de specifieke rollen of gebruikers aan wie je toegang wilt verlenen. Als je toegang wilt verlenen aan alle rollen en gebruikers, schakel je de betreffende opties Alles selecteren in.
• Klik op Opslaan. Wanneer de bevestiging van de wijziging wordt weergegeven, klik je op Terug.

Selecteer bovenaan de pagina Scriptimplementatie de optie Lijst.

Je gaat terug naar de Scripts-lijstpagina.

Herhaal stappen 2 en 3 hierboven voor het andere script.

Ga naar Customization > Lists, Records, & Files > Records Types.

Klik op de pagina Record Types op Adobe Acrobat Sign Agreement om deze te selecteren.

Selecteer op de pagina Custom Record Type de optie Use Permission List in de vervolgkeuzelijst Access Type .

Selecteer het Toestemmingen subtabblad.

Er wordt een lijst met rollen en machtigingen weergegeven.

Stel machtigingen als volgt in voor de aanvullende aangepaste rollen die zijn toegevoegd aan het recordtype 'Adobe Acrobat Sign Agreement':

1. Selecteer de rol uit de Rol lijst.
2. Stel Niveau in op Volledig.
3. Stel Standaardformulier in op Aangepast Adobe Acrobat Sign-overeenkomstformulier.
4. Selecteer het selectievakje Formulier beperken .
5. Om de wijzigingen voor de rolrij op te slaan, selecteer je Toevoegen.
6. Herhaal stappen 1 tot en met 5 hierboven voor alle aanvullende aangepaste rollen.
7. Wanneer machtigingen voor alle rollen zijn ingesteld, selecteer je Opslaan op de pagina Aangepast recordtype. De pagina Klantrecordtype wordt opnieuw weergegeven.

Herhaal stappen 1 – 3 hierboven om het toegangstype voor alle andere Adobe Acrobat Sign-recordtypen in te stellen.

Geen toestemming vereist. Dit geldt voor de volgende recordtypes:

• Adobe Acrobat Sign Config
• Adobe Acrobat Sign-document
• Adobe Acrobat Sign Event
• Adobe Acrobat Sign Language
• Adobe Acrobat Sign Script Errors
• Adobe Acrobat Sign Signed Agreement
• Adobe Acrobat Sign Signer

Navigeer naar Aanpassing > Scripting > Scripts.

De lijstpagina Scripts wordt weergegeven.

• Gebruik indien nodig de filters om de Adobe Acrobat Sign-scripts te vinden.

Zoek op de pagina Scripts het script Adobe Acrobat Sign Estimate Button (beheert button Send for Signature) en klik vervolgens op Weergeven.

Op de pagina Script:

1. Selecteer het subtabblad Implementaties.
2. Selecteer onder 'Van toepassing op' de koppeling voor de entiteit die je wilt wijzigen [Offerte in dit voorbeeld].
3. Selecteer op de pagina Scriptimplementatie de optie Bewerken.
4. Selecteer met het actieve subtabblad Doelgroep de specifieke rollen of gebruikers aan wie je toegang wilt verlenen. 
5. Schakel de betreffende opties Alles selecteren in om toegang te verlenen aan alle rollen en gebruikers.
6. Selecteer Opslaan.

Navigeer naar Aanpassing > Scripting > Scripts

Zoek op de pagina Scripts het script Adobe Acrobat Sign Agreement Loader en selecteer Weergeven.

Ga als volgt te werk op de pagina Script :

1. Selecteer het subtabblad Implementaties
2. Klik onder 'Van toepassing op' op de koppeling voor de entiteit waarvoor je de toegang wilt wijzigen.
3. Selecteer Bewerken op de pagina Script-implementatie .
4. Selecteer met het subtabblad Doelgroep actief (dit is standaard actief), de specifieke rollen of gebruikers waaraan je toegang wilt toekennen. 
5. Schakel de respectievelijke opties Alles selecteren in om toegang te verlenen aan alle rollen en gebruikers.
6. Selecteer Opslaan.

Selecteer of maak een klantrecord waarvan je een overeenkomst wilt verzenden, of je kunt een ander NetSuite-recordtype selecteren waarbij het tabblad Overeenkomsten is ingeschakeld.

Selecteer Nieuwe overeenkomst.

Selecteer Bewerken op de pagina Adobe Acrobat Sign-overeenkomst .

Specificeer als volgt de opties voor je overeenkomst:

• Naam van overeenkomst—Voer een naam voor de overeenkomst in.
• Bericht—Voer een aangepast bericht in voor de ontvanger.
• Handtekeningtype—Selecteer het type handtekening dat wordt geaccepteerd voor het document. De opties zijn elektronische handtekening en fax-handtekening.
• Ik moet deze overeenkomst ook ondertekenen—Schakel deze optie in om aan te geven dat de afzender de overeenkomst ook moet ondertekenen.
• Handtekeningvolgorde—Als de optie Ik moet deze overeenkomst ook ondertekenen is ingeschakeld, selecteer de volgorde waarin de afzender en ontvangers moeten ondertekenen.De opties zijn 'Ik onderteken, dan ondertekenen ontvangers', 'Ontvangers ondertekenen, dan onderteken ik' en 'Geen'.
• Voorvertoning document of Positioneer handtekeningen (of formuliervelden)—Schakel deze optie in om afzenders toe te staan de overeenkomst te bekijken en om hen toe te staan velden toe te voegen (slepen-en-neerzetten handtekening-, initiaalvelden en andere formuliervelden) aan de overeenkomst voordat deze naar ontvangers wordt verzonden.
• Identiteit ondertekenaar verifiëren—Schakel deze optie in en selecteer vervolgens een van de volgende identiteitsverificatieopties:
  • Wachtwoord vereist om te ondertekenen: Ondertekenaars moeten een eenmalig wachtwoord invoeren dat u opgeeft.
  • Authenticatie op basis van kennis: Vereist dat ondertekenaars hun naam, adres en optioneel de laatste vier cijfers van hun BSN opgeven en vervolgens een lijst met vragen beantwoorden die de verstrekte informatie verifiëren.Alleen beschikbaar in de Verenigde Staten.
  • Web-identiteitsauthenticatie: Vereist dat ondertekenaars hun identiteit verifiëren door zich aan te melden bij een van de volgende sites: Facebook, Google, LinkedIn, Twitter, Yahoo! of Microsoft Live.
• Wachtwoord vereist om PDF te bekijken—Schakel deze optie in zodat een ontvanger een wachtwoord moet invoeren voordat een PDF van de overeenkomst of de ondertekende overeenkomst wordt geopend.Het PDF-bestand dat naar iedereen wordt verzonden, wordt versleuteld en dit wachtwoord is vereist om het te openen. Verlies je wachtwoord niet, want het kan niet worden hersteld. Als je het wachtwoord kwijt bent, moet je die transactie verwijderen en opnieuw beginnen.
• Wachtwoord/Wachtwoord bevestigen—Als de optie Wachtwoord vereist om PDF te bekijken is ingeschakeld, voer dan het wachtwoord in dat moet worden gebruikt om de overeenkomst te bekijken.
• Ontvangers herinneren om te ondertekenen—Geef aan of en hoe vaak herinneringen naar ontvangers worden verzonden. De opties zijn Nooit, Dagelijks of Wekelijks.
• Taal—Geef aan hoe de ondertekeningspagina en e-mailmeldingen aan de ontvangers worden getoond.
• Ondertekening hosten voor de eerste ondertekenaar—Schakel deze optie in om de afzender toe te staan persoonlijk ondertekenen te hosten voor de eerste ondertekenaar.

Opmerking: KBA, Adobe Sign en telefoonauthenticatie vereisen dat je cookies van derden inschakelt in je browser.

• Dagen tot deadline ondertekening—Voer een geheel getal in om de ondertekeningsdeadline voor de overeenkomst aan te geven (datum van vandaag + aantal dagen).
• Hoofdrecord—Selecteer optioneel een hoofdrecord om het te koppelen aan de overeenkomst.

Selecteer het tabblad Documents.

Voeg op het subtabblad Documents een bestaand document uit de bestandskast toe met behulp van de vervolgkeuzelijst Adobe Acrobat Sign Document en klik op Koppelen.

Of upload een nieuw document door te klikken op de knop Nieuw Adobe Acrobat Sign Document om toegang te krijgen tot de pagina Adobe Acrobat Sign Document (zie hieronder) waar je de naam van een document in je NetSuite-bestandskast kunt typen, bestanden uit je transactierecord kunt selecteren (indien van toepassing) of een nieuw document kunt bijvoegen.

Je kunt meerdere documenten toevoegen aan een overeenkomst.

Klik op het subtabblad Ontvangers en voer de volgende gegevens in:

• Specificeer de ontvanger door te selecteren uit de contactlijst of door een e-mailadres te typen.
• Wijs een van de volgende rollen toe aan elke ontvanger:
  • Ondertekenaars moeten de overeenkomst ondertekenen.
  • Goedkeurders moeten goedkeuren, maar de overeenkomst niet ondertekenen, en kunnen desgewenst gegevens toevoegen aan een overeenkomst.
  • Ontvangers in cc worden op de hoogte gebracht van updates van de overeenkomst en wanneer de overeenkomst is ondertekend en voltooid.CC-ontvangers zijn geen partij bij het ondertekenings- of goedkeuringsproces.

Zie Aangepaste voorkeuren instellen voor meer informatie.

• Als de aangepaste voorkeur Gebruik contact van hoofdrecord als ondertekenaar alleen is ingeschakeld of samen met de voorkeur Gebruik trans. Contact als ondertekenaar voorkeur: de eerste ontvanger is standaard ingesteld, maar kan worden gewijzigd.
• Selecteer Toevoegen na het invoeren van elke ontvanger.

Selecteer Opslaan om de overeenkomst op te slaan.

Ga naar Customization > Scripting > Scripts.

Zoek op de pagina Scripts het Adobe Acrobat Sign Bundle Installation script en klik op Bewerken.

Klik op de pagina Script en selecteer het subtabblad Uitvoeringslogboek.

Klik op Vernieuwen.

Het uitvoeringslogboek wordt bijgewerkt om de status weer te geven. De kolom Details toont de voortgang van de updates van je overeenkomsten.

Controleer het uitvoeringslogboek van de implementatie voor het Adobe Acrobat Sign External Update script om te zien of je oproepen ontvangt van Adobe Acrobat Sign als volgt:

1. Navigeer naar Aanpassing > Scripting > Scriptimplementaties.
2. Zoek op de pagina Scriptimplementaties het Adobe Acrobat Sign External Update script en klik op Bewerken.
3. Klik op de pagina Scriptimplementatie om het subtabblad Uitvoeringslogboek te selecteren.
   • Je zou een Bijgewerkte overeenkomstrecord vermelding moeten zien voor elke overeenkomst-ID.

Controleer het uitvoeringslogboek van de implementatie voor het Adobe Acrobat Sign Update Agreements script om te zien of er fouten zijn als volgt:

1. Navigeer naar Aanpassing > Scripting > Scriptimplementaties.
2. Zoek op de pagina Scriptimplementaties het Adobe Acrobat Sign Update Agreements script met de status 'Gepland' en klik op Bewerken.
3. Klik op de pagina Scriptimplementatie om het subtabblad Uitvoeringslogboek te selecteren
4. Selecteer onder Type de optie Fout om de resultaten te filteren.

Controleer ten slotte het uitvoeringslogboek voor het Adobe Acrobat Sign Manager script op fouten door de instructies in stap 2 hierboven te volgen.