审阅 PDF

当您收到 PDF 审阅的电子邮件邀请时,邀请中通常将 PDF 作为附件或者提供了指向 PDF 的 URL。或者,一些邀请包括表单数据格式 (FDF) 附件。打开后,FDF 文件会配置您的审阅设置并在 Acrobat 中打开 PDF。

处于审阅状态下的 PDF 具有多种特殊功能,包括注释工具和带有说明的文档消息栏。使用注释工具可将注释添加到 PDF,然后提交这些注释。可以将注释发布到他人能够看到的注释服务器上,也可以将注释作为电子邮件附件发送给审阅发起人。

注意:

有可能会收到不包含特殊功能的 PDF。如果出现这种情况,请在“注释”窗格中,使用“批注”和“图画标记”面板中的工具添加注释。然后保存 PDF 并将其发送回去。(请参阅批注”和“图画标记”工具概览。)

若要稍后审阅 PDF,请从“追踪器”中将其重新打开。这样操作可确保将您的注释添加到被追踪的 PDF 副本中,并且发起人会收到您的注释。如果现在您不发送或者发布您的注释,在关闭前保存 PDF 来避免丢失您的注释。直到发起人收到您的注释,它们仅出现在您的本地 PDF 副本并且对其他审阅人不可见。要观看有关审阅的基础知识的视频,请访问 www.adobe.com/go/lrvid_014_acrx_cn

如果使用 Acrobat 9 或更低版本或者 Reader 9 或更低版本来审阅 PDF,将无法使用某些功能。

加入审阅

  1. 在您的电子邮件应用程序中,通过单击 URL 或双击附件(PDF 或 FDF)可打开 PDF。
  2. 如果被提示,请执行以下一个或多个操作:
    • 使用您的 Adobe 身份证和口令登录到 Acrobat.com。
    • 单击“共享的审阅”对话框中的“连接”。
    • 在“欢迎参与共享审阅”窗口中单击“确定”。此窗口显示审阅截止日期、参与人、每个审阅人是否做了任何注释和注释服务器位置。
    • 请键入您的名字、电子邮件地址、公司名称和头衔。
  3. 保存文件到您可以轻松找到的位置,例如桌面。
  4. 使用“注释”窗格中的工具在 PDF 中添加注释。要删除注释,请选择该注释,然后按 Delete 键。(您只能删除自己添加的注释。)

  5. 请执行以下适合的操作:
    • 如果您获得通知,有来自其他审阅人的新注释,请单击该消息。新注释出现在 PDF 中。
    • 要查找是否有来自其他审阅人的新注释,请单击“检查新注释”按钮 
  6. 通过在文档消息栏中单击“发布注释”或“发送注释给审阅发起人”,可提交注释。

    当您发送注释时,一个包含您注释的 PDF 作为电子邮件附件发送给审阅发起人。当您发布注释时,您的注释被保存在注释服务器中。

文档消息栏中的选项

文档消息栏中的选项取决于发起人如何设置审阅以及您是否可以访问注释服务器。

有关不同类型的审阅的信息,请参阅关于受管理的 PDF 审阅

检查新注释

提示 Acrobat 在注释服务器和本地硬盘同步注释。如果您不单击该按钮,当文档处于打开状态时,Acrobat 会每隔 10 分钟检查一次是否有新注释;当文档处于关闭状态时,则每隔 1 小时检查一次。

合并注释

复制打开的 PDF 中的注释到您的副本。本选项仅当在基于电子邮件的审阅中您从审阅人处收到 PDF 时可用。

发布注释

仅在共享审阅中可用。上载您的新注释到注释服务器。如果审阅结束,则此按钮停用。

保存归档副本

在结束审阅后,仅在共享审阅中可用。将带有审阅注释的文档副本保存到您的硬盘驱动器。

发送注释

创建发送给审阅发起人并包含以注释的 PDF 作为附件的电子邮件。此选项对在基于电子邮件的审阅中的审阅人总是可用。如果审阅人已选择脱机工作或者如果尝试连接到注释服务器失败,则共享审阅中会显示这些情况。

状态

显示注释服务器连接状态的图标。图标显示为上一次尝试成功图标 、上一次尝试失败图标 ,或正在尝试连接图标 。如果单击该图标,将显示包含更多选项的菜单:“追踪审阅”用于打开追踪器;“另存为归档副本”用于保存不再连接到审阅的 PDF 副本;“脱机工作”允许您在脱机模式下工作,在该模式下您可以添加注释但无法发布,除非切换回联机模式。要切换到联机模式,请单击“重新连接至服务器”。

检查最新发布的注释

参与共享审阅时,Acrobat 会将您本地硬盘驱动器上已发布的注释与服务器上的注释同步。Acrobat 会通知您何时可以使用新注释。因为同步在 PDF 关闭后继续,您将继续收到通知。

通知区的消息会在下列情况下提醒您:新审阅人加入审阅、有更新(多次审阅)、截止日期更改以及同步尝试失败。当新的广播订阅添加到“追踪器”中时,也会通知您。您可以更改消息和注释同步的频率,还可以手动触发同步过程。

要查看共享视图的新注释,则您必须可访问 Acrobat.com 或能连接到注释服务器所在的网络。如果不能连接,请在“追踪器”中检查服务器状态以确定问题的原因。

  1. 在文档消息栏中单击“检查新注释”按钮

通过电子邮件发送注释

如果脱机或在防火墙外审阅 PDF,或者与注释服务器的连接断开,则可以通过电子邮件发送注释。

  1. 选择“文件”>“发送文件”。

  2. 在“发送电子邮件”对话框中,选择“默认电子邮件应用程序”或“使用电子邮件”,然后从“选择”菜单中选择您的电子邮件客户端。

  3. 单击“继续”,然后按照屏幕上的说明进行操作。

    注意:

    如果 PDF 超过 5-MB 的文件大小限制,Acrobat 会提示您通过表单数据格式 (FDF) 文件发送注释。发起人可以导入这种较小的文件。要调整文件大小限制,请打开“首选项”对话框并选择“审阅”。然后在“以 FDF 格式发送注释,若文件大小超过 [#] MB”中输入新值。

从其他审阅人处发布注释

当您参与审阅时,可以从其他审阅人接收注释。例如,如果某位审阅人无法访问注释服务器,该审阅人可以发送您的注释。再如,假定您请求反馈的对象最初不在邀请参与审阅之列,则那些审阅人可以将他们注释的审阅 PDF 副本返回给您。通过取得注释的所有权,您可以同审阅中的每个人分享它们。

  1. 打开包含注释的 PDF。

  2. 执行以下任一操作:
    • 当系统询问您是否发布来自该审阅人的注释时,单击“确定”。已发布的注释将显示在 PDF 中。您的姓名将显示在标题栏中,作者姓名将显示在注释的正文中,前缀文本为“代表”。

    注意:

    要隐藏“代表”文本,请在“首选项”对话框的“审阅”下,取消选中“当用户在共享审阅中取得注释的所有权时,在注释中显示‘代表’文本”。

    • 当系统询问是否要合并注释时单击“确定”,或在文档信息栏中单击“合并注释”,然后单击“发送注释”。根据需要为其他审阅人添加电子邮件地址,然后单击“发送”。
    • 在 Acrobat 或 Reader 中,打开 PDF 副本,然后选择“注释”>“注释列表”>“选项”>“导入数据文件”。选择包含审阅人注释的文件。根据需要为其他审阅人添加电子邮件地址,然后单击“发送”。

只会发布或发送新的注释或编辑过的注释。

重新参加审阅

使用“追踪器”在正在进行的审阅中重新打开 PDF。追踪器将仅显示已保存的 PDF。如果 PDF 第一次打开时未保存,请在电子邮件应用程序中将其重新打开。

  1. 执行以下任一操作:
    • 在 Acrobat 中,选择“注释”>“审阅”>“追踪审阅”。
    • 在 Reader 中,选择“视图”>“追踪器”。
  2. 在“追踪器”中,双击 PDF。

  3. 添加新注释或编辑现有的注释。要删除注释,请选择该注释,然后按 Delete 键。(您仅可以删除您做的注释。)

    下次同步注释时,Acrobat 会将已删除的注释从联机 PDF 中删除。如果您删除的是较早发送的电子邮件中的注释,则将不会在发起人的文档中删除这些注释。

  4. 在文档消息栏中单击“发布注释”。

    只会发布或发送新的注释或编辑过的注释。

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