关于受管理的 PDF 审阅

在受管理的审阅中,您可以使用向导来设置您的审阅、指定文档位置和邀请参与人。您不必导入注释、为 Reader 用户启用注释或手动追踪审阅人响应。

注意:

您必须安装 Acrobat Pro 才可在受管理审阅中为 Reader 用户启用注释。您无法使用 Acrobat Standard 为 Reader 用户启用注释。

Acrobat 包括两种管理审阅的类型:共享的和基于电子邮件的审阅。每种类型的审阅都有一个向导,可帮助您分发具有特殊工具和说明的 PDF 给审阅人。

追踪器会追踪所有受管理的审阅。使用追踪器可以访问 PDF 文件以及有关审阅及其参与人的相关信息。审阅发起人可以使用追踪器更改审阅截止日期、添加审阅人和结束审阅。追踪器可以为参与人提供以下信息:新注释可用时间、截止日期更改时间、审阅人添加时间,甚至还提供 Acrobat 关闭时间。它还可以提供有关服务器错误状态的信息。

注意:

无法为 PDF 包进行受管理审阅。

共享的审阅

共享的审阅是审阅的最协作的格式,因为参与人可以阅读和回复其他参与人的注释。参与人的注释存储在内部服务器的存储库中。Acrobat 以规则间隔同步注释以下载所有最新更改。添加新注释时会通知审阅人,然后审阅人可以查看和回复其他审阅人的注释。

共享的 PDF 审阅
在共享的审阅中,收件人可以轻松地加入审阅、共享他们的注释、追踪他们的审阅和获取常规更新。

注意:

对于共享的审阅,审阅人必须安装 Acrobat 8 或更高版本,或者 Reader 8 或更高版本,才能查看其他审阅人的注释。使用 Acrobat 早期版本的审阅人必须通过电子邮件发送注释。

基于电子邮件的审阅

基于电子邮件的审阅适用于审阅人没有访问公用服务器的权限或者无需协作方式审阅文档时的情况。

在基于电子邮件的审阅中,发起人将 PDF 作为电子邮件附件发送给审阅人。审阅人通过文档消息栏中的“发送注释”按钮添加注释和返回文档。当接收这些注释时,发起人可以合并它们到 PDF 副本中。

基于电子邮件的审阅的主要限制是在审阅过程中参与人不能查看其他人的注释。仅当发起人接收注释后才能查看注释。

注意:

参与基于电子邮件审阅的人员必须安装 Acrobat 6.0 或更高版本,或者 Reader 7.0 或更高版本。

基于电子邮件的 PDF 审阅
通过电子邮件审阅时,参与者会将他们的注释发送给发起人,并由发起人将注释合并到 PDF 的主副本中。

选择审阅和表单的分发选项

Acrobat 在“发送以供共享审阅”和“分发表单”向导中提供了多个分发选项。选择一个选项时,请考虑分发文件的安全性需求、您的收件人下载文件可以使用的服务器或网站以及您希望接收注释或表单数据的方式。

内部服务器

如果您的收件人在防火墙后工作并且都有访问通用服务器的权限,您可以使用自己的内部服务器位置。服务器可以是网络文件夹、Microsoft SharePoint 工作区(仅限 Microsoft)或网络服务器文件夹。您可以将链接包含到分发的 PDF 或在电子邮件信息中以附件发送它。对于审阅,Acrobat 将发布的注释上载到服务器。对于表单,Acrobat 在响应返回时将其存储在硬盘驱动器上。

注意:

网络服务器文件夹不可用于表单分发。

当您指定自己的服务器时,向导提示您使用服务器位置和您选择的分发选项保存配置文件。您下一次分发 PDF 时,已保存的配置文件在向导中可用做一个选项。

电子邮件

“分发表单”向导具有以电子邮件附件发送表单的选项。您可以使用自己的电子邮件客户端或电子邮件发送表单。也可以使用向导创建电子邮件,其中附加表单文件。等到收件人填写并提交表单后,响应就会返回到您的邮箱。每个响应都被复制为一个 PDF 包响应文件,之后您可以对 PDF 包响应文件进行组织并将其导出为电子表格。

使用“发送以供共享审阅”向导,您可以通过电子邮件发送 PDF 的链接或将 PDF 附加到电子邮件中。

为 Reader 用户启用注释功能 (Acrobat Pro)

启用 PDF 中的注释权限后,Reader 8 或更高版本的用户可以参与 PDF 的审阅。在 Reader 中打开带注释权限的 PDF 时,会显示在其它情况下不可用的文档消息栏和注释工具。

发起一个受管理审阅时,会自动启用注释权限。如果不使用受管理审阅(例如,直接通过电子邮件发送 PDF),则仍然可以启用注释权限。

  • 打开 PDF,然后选择“文件”>“另存为其它”>“Reader 扩展的 PDF”>“在 Adobe Reader 中启用注释”。

注意:

如果您在已数字签名的文档中启用了 Reader 注释权限,签名将失效。

选择用于审阅的电子邮件应用程序

在通过电子邮件审阅和发送注释时,需要电子邮件应用程序和邮件服务器连接,或者需要电子邮件帐户。Acrobat 支持大多数电子邮件应用程序。如果您安装了多个电子邮件应用程序,可以指定 Acrobat 发送 PDF 时启动哪个应用程序。执行以下任一操作:

  • (Windows) 双击“控制面板”中的“Internet 选项”。在“Internet 属性”对话框中,选择“程序”标签,然后选择首选的电子邮件应用程序。重新启动 Acrobat 以激活更改。

  • (Windows) 在您的电子邮件应用程序中更改 MAPI 设置。Acrobat 和 Reader 通过“消息处理应用程序编程接口”(MAPI) 来与您的电子邮件应用程序进行通信。大部分电子邮件应用程序和 MAPI 设置一起控制通讯。有关配置电子邮件应用程序的详细信息,请参阅电子邮件应用程序的“帮助”。

  • (Mac OS) 在“邮件”中,选择“邮件”>“首选项”,选择“一般”,然后从“默认电子邮件阅读器”菜单中选择首选的电子邮件应用程序。重新启动 Acrobat 以激活更改。如果您的应用程序不在列表中,请从菜单选择“选择”,然后浏览查找应用程序的位置。如果您选择的应用程序不在“默认电子邮件阅读程序”菜单列表中,则 Acrobat 不一定支持该程序。

指定服务器

如果您使用您自己的服务器位置发布 PDF,您可以指定一个网络文件夹、一个运行 Microsoft SharePoint 服务的 Windows 服务器或一个网络服务器文件夹。参与人必须具有您指定的服务器的读取和写入权限。询问您的网络管理员来提供适合的储存注释的服务器位置。设置服务器不需要其它软件。

注意:

网络服务器文件夹不可用于表单分发。

如果全部收件人在同一个局域网内,则网络文件夹和 SharePoint 服务器是注释服务器的最佳选择。网络文件夹通常是最便宜和最可靠的。要在 SharePoint 服务器上发起审阅,发起人必须使用 Windows;但参与人可以使用 Windows 或 Mac OS。

WebDAV 服务器(使用 WebDAV 协议的网络服务器)仅当您的审阅人位于防火墙或局域网之外时使用最佳。

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