Adobe Sign til SharePoint Online – brugervejledning

Oversigt

Adobe Sign-integrationen til Microsoft SharePoint er en integreret løsning til at oprette, sende, tracke og administrere elektroniske signaturer.

Denne dokumentation er udviklet til Microsoft Online-forekomsten af SharePoint (generelt benævnt "SharePoint" i denne vejledning) og har til formål at hjælpe slutbrugeren med at bruge tilføjelsesprogrammet. Installationsvejledningen findes her.

Denne løsning er udviklet som et tilføjelsesprogram til SharePoint og indeholder:

  • Send en aftale fra et hvilket som helst SharePoint-dokumentbibliotek eller -liste til underskrivelse
  • Mulighed for at sende dokumenter til en enkelt modtager eller en gruppe af modtagere fra et dokumentbibliotek eller brugerdefinerede SharePoint-lister
  • Tilknyt data fra SharePoint-lister samt fra et dokumentbibliotek til dokumenter ved at flette tilknytninger, når dokumenter sendes til underskrivelse
  • Tilknyt data fra formularfelter i en underskrevet aftale til tekstkolonner i både SharePoint-lister og et dokumentbibliotek via datatilknytning, når dokumentet er blevet underskrevet, og dets status enten er automatisk eller manuelt opdateret via siden Aftalestatus
  • Arkivering af alle underskrevne aftaler i SharePoint
  • Mulighed for at tilføje siden Administrer i Adobe Sign som en SharePoint-webdel, der kan bruges af SharePoint-brugere til at tracke og opdatere aftaler


Understøttede browsere

  • Edge – nuværende version
  • Chrome – nuværende version
  • Firefox – nuværende version
  • Safari – nuværende version
Bemærk:

Private/Incognito-browsersessioner understøttes ikke.


Edge-browsere

For at SharePoint-tilføjelsesprogrammer kan virke, kræves der nogen konfiguration af Pålidelige websteder i Microsoft Edge. Internet Explorer 11 og ældre er ikke understøttet.

Microsoft Edge-brugere skal desuden eksplicit redigere deres indstillinger for Pålidelige websteder, så de inkluderer følgende webadresser:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com
  • https://*.adobesigncdn.com
  • https://*.adobesign.com

 

Sådan redigeres Pålidelige websteder:

1. Åbn Edge

► Tryk på Windows + S

2. Skriv Internetindstillinger i søgefeltet

Edge – internetindstillinger

3. Menuen Internetindstillinger åbnes. Vælg fanen Sikkerhed.

4. Klik på ikonet Pålidelige websteder.

5. Klik på knappen Websteder.

6. Skriv en af webadresserne ovenfor, og klik på Tilføj.

7. Gentag for hver webadresse ovenfor

8. Luk menuen Internetindstillinger, når du er færdig


Adgang til Adobe Sign-funktioner

Adobe Sign er et tilføjelsesprogram, der installeres af din SharePoint-administrator. Som bruger kan du se Adobe Sign-fanen øverst på dit SharePoint-websted.

Hvis du klikker på Adobe Sign-fanen, vises et bånd med alle tilgængelige Adobe Sign-funktioner.

Ikonerne på båndet er utilgængelige, indtil du klikker i et dokument eller en listewebdel eller vælger et dokument.  Når du klikker i webdelen, bliver båndets ikoner aktive.

Bemærk:

I den moderne grænseflade erstattes båndet med en menulinje. Alle de samme funktioner er tilgængelige på menulinjen:

Båndet/menuen består af fem ikoner:

  • Send til underskrivelse
  • Aftalestatus
  • Biblioteksskabelon
  • Administrer aftaler
  • Indstillinger

De første fire er handlinger, du muligvis bruger ofte til at oprette og sende aftaler.

Det sidste ikon, Indstillinger, er der, hvor du kan definere din personlige aftaleskabelon. Når den er defineret, vil du sandsynligvis ikke komme tilbage til siden, medmindre du vil redigere skabelonen. Så lad os starte der.


Definer dine personlige indstillinger

Dine personlige indstillinger giver dig mulighed for at definere et standardaftalenavn og en standardbesked for alle de aftaler, du sender fra SharePoint, ved hjælp af Adobe Sign-appen.

Bemærk:

Til højre for siden Personlige indstillinger finder du sektionen Lær og support, der indeholder direkte links til emner i brugervejledningen samt links til bredere Adobe Sign-indhold.

Personlige indstillinger

I feltet Aftalenavn (maks. 255 tegn) kan du give aftalen et beskrivende navn.  Denne streng udfyldes i emnefeltet i modtagernes mail (fremhævet med gult nedenfor), men også som navneværdien på siden Administrer. Hvis du vælger et entydigt og meningsfuldt navn, er det nemmere for dine modtagere at identificere din mail, og det kan forbedre din mulighed for at søge efter aftalen om nødvendigt.

Aftalebeskeden er et almindeligt tekstfelt, hvor du kan skrive relevante instruktioner eller kommentarer (fremhævet med grønt nedenfor). Beskeden vises i mailen Gennemgå og underskriv, der sendes til alle modtagere, og bør ikke bruges som de personlige noter, du kan vedhæfte for hver modtager.

Underskrivers mail


Dokumentskabeloner til brugerdefinerede lister

Lige under felterne med standardaftalenavn og standardbesked er der to indstillinger, der styrer, hvordan dokumenter vedhæftet, når der sendes en aftale fra en liste.

Standardadfærden er at tillade afsendere at vælge et dokument i SharePoint.

Brugeren har to indstillinger til at ændre standardfunktionen:

► For brugerdefinerede lister: Brug en dokumentskabelon uden for SharePoint – denne indstilling gør, at brugeren springer muligheden for at vedhæfte et dokumenter i SharePoint over. I stedet præsenteres brugeren for de muligheder for vedhæftning, der er konfigureret i Adobe Sign-systemet.  Det kan være en eller flere af følgende:

o Vedhæft fra lokalt system

Vedhæft fra Adobe Sign-skabelonbibliotek

► For brugerdefinerede lister: Brug altid den dertil tiltænkte dokumentskabelon – denne indstilling gør, at SharePoint husker den fil, du vedhæfter, og vedhæfter automatisk filen i den næste aftale, som du opretter ud fra en liste, så brugeren slipper for selv at vælge filen.  Velegnet til når du bruger det samme dokument flere gange.


Afsendelse af en aftale

Start af aftalen

Adobe Sign handler om at sende aftaler og indhente signaturer, og i SharePoint-miljøet er der fire metoder til at igangsætte processen:

  • Afsendelse fra båndet eller menuen
  • Afsendelse via højreklik
  • Afsendelse fra lister via båndet eller menuen
  • Afsendelse fra lister via højreklik

Alle fire muligheder åbner konfigurationssiden, hvor du kan definere modtagere og signaturrækkefølgen, hvis en eller flere signaturer er nødvendige.

Bemærk:

Dokumenter, der sendes fra SharePoint, kan ikke overskride 10 MB. 

Hvis du vil sende et dokument på over 10 MB, kan du uploade dokumentet til dit Adobe Sign-bibliotek (uden for SharePoint-integrationen) og vedhæfte det derfra.

Afsendelse fra båndet/menuen

Afsendelse fra båndet er nyttigt, hvis du skal vedhæfte flere SharePoint-dokumenter:

1. Vælg dokumentet/dokumenterne, der skal sendes, ved at markere afkrydsningsfeltet til venstre for dokumentnavnet.

2. Klik på fanen i båndet øverst på siden

3. Klik på ikonet Send til underskrivelse

○ Alle de valgte dokumenter vedhæftes automatisk

Moderne grænseflade

Klassisk grænseflade

Send via højreklik

Afsendelse med højreklik gør, at du hurtigt kan sende dokumenter på en liste af dokumenter, men vedhæfter kun den ene fil i aftalen:

1. Højreklik på det dokument, du vil sende til underskrivelse

2. Vælg Avanceret i pop op-menuen

3. Vælg Send til underskrivelse i undermenuen

Moderne grænseflade

 

Den klassiske menustruktur er lidt anderledes:

1. Højreklik på den ønskede listepost

2. Vælg Avanceret i menuen og derefter Send til underskrivelse via undermenuen

Klassisk grænseflade

Afsendelse fra lister

Afsendelse fra en liste kan udføres via båndet eller genvejsmenuen med højreklik


Send fra lister via båndet eller menuen

1. Klik på den ønskede listepost

2. Klik på Adobe Sign på båndet eller menuen

3. Vælg Send til underskrivelse på rullelisten

Moderne grænseflade

Klassisk grænseflade

Send fra lister via genvejsmenuen med højreklik

1. Højreklik på den ønskede listepost

2. Vælg Send til underskrivelse i menuen

Moderne grænseflade

 

Den klassiske menustruktur er lidt anderledes:

1. Højreklik på den ønskede listepost

2. Vælg Avanceret i menuen og derefter Send til underskrivelse via undermenuen

Klassisk grænseflade

 

Siden opdateres til visningen med filvalg:

Vælg Filer i Sharepoint

 

3. Vælg en fil

4. Klik på Vedhæft

 

Hvis du har aktiveret For brugerdefinerede lister: Brug en dokumentskabelon uden for SharePoint, vil du tilsidesætte SharePoint-vinduet for filvedhæftning og gå direkte til siden Aftale, hvor du kan konfigurere.  I så fald skal du bruge Filsektion for at føje dokumenterne til underskrivelse.

 

Der er to vigtige funktioner at huske på:

► Hvis du har valgt For brugerdefinerede lister: Brug altid den dertil tiltænkte dokumentskabelon, vedhæftes den fil, der senest blev brugt til denne liste, automatisk.

o Hvis du vil vedhæfte en anden fil, skal du deaktivere For brugerdefinerede lister: Brug altid den dertil tiltænkte dokumentskabelon.

► Den returnerede underskrevne kopi (og muligvis revisionssporet) i PDF-format vedhæftes listeelementet som en vedhæftet fil i stedet for at sendes til en ny mappe.

o Hvis en mappe med dokumentlager er blevet defineret af SharePoint-administratoren, leveres PDF'en i stedet til den mappe.


Konfigurer aftalen

Når en ny aftale er åben, vil du se konfigurationssiden, som kan ses i fire opgavespecifikke sektioner:

A. Modtagere – de personer, der interagerer med aftalen

B. Besked – navnet og den globale besked for aftalen

C. Indstillinger – valgfrie indstillinger relateret til aftalen

D. Filer – de faktiske dokumenter/filer, som du skal have underskrevet/godkendt

o Bemærk, at det dokument, du brugte til at starte afsendelsesprocessen, automatisk vedhæftes aftalen.


Modtagersektion

Hver modtager oprettes med fem elementer:

A. Underskrivelsesindeks – dette antal indikerer den relative position af modtageren i signaturcyklussen, når et sekventielt workflow er valgt.

B. Rolle – definerer, hvordan modtageren kan interagere med dokumentet. Roller aktiveres af kontoadministratoren, så du vil muligvis ikke se alle indstillingerne:

○ Underskrivere (standard) – modtagere, der forventes at sætte mindst én signatur

○ Godkendere – modtagere, der gennemgår og godkender dokumenter, men ikke behøver at underskrive rent juridisk

○ Acceptorer – acceptorer fungerer mekanisk på samme måde som godkendere. Den primære forskel er, at revisionsrapporten identificerer dem, som at de accepterer aftalen og ikke godkender dokumentet.

○ Certificerede modtagere – certificerede modtagere kan ikke tildeles nogen (nul) formularfelter. Som del af deres "signaturproces" bliver de bedt om enten at delegere, afvise eller kvittere for aftalen.

○ Formularudfyldere – er specielt beregnet til kunder, der har brug for at udfylde formularindhold under signaturprocessen, men som ikke har systemer, de kan bruge til programmeringsmæssigt at oprette brugerdefinerede dokumenter eller skubbe feltindhold fra en database til formularen.

○ Delegatorer – delegatorrollen er beregnet til workflows, hvor der kræves, at en person foretager den endelige vurdering af, hvem den rigtige næste person vil være til at underskrive eller godkende dokumentet. Der er en delegatorrolle for hver af de andre roller.

C. Mailadresse – hvem er modtageren? Dette bør være en personlig mailadresse

○ Tilføj mig – afsenderen kan indsætte sig selv i signaturcyklussen ved at klikke på linket Tilføj mig øverst i sektionen Modtagere

○ Tilføj modtagergruppe – nogle gange kan en modtager i signaturcyklussen være én af flere personer. Hvis du f.eks. har brug for, at én fra det juridiske team godkender, men at det kan være en af fem personer. Modtagergrupper gør det muligt for afsenderen at angive fem mulige underskrivere, men kun kræve, at én af dem sætter sin signatur. Se modtager 3 i billedet ovenfor.

D. Bekræftelsesproces – hvordan skal modtageren godkendes?

○ Mail (standard) – godkendelse baseres på adgang til mailboksen

○ Adgangskode – en afsender genererede en alfanumerisk adgangskode, der bør kommunikeres til modtageren uden for båndet

○ Social – godkend via et socialt medie som Facebook eller LinkedIn

○ KBA (kun USA) – Knowledge Based Authentication (vidensbaseret godkendelse) kræver, at modtageren angiver sit CPR-nummer, og genererer derefter flere ikke-trivielle spørgsmål baseret på offentlige databaser

○ Telefon – kræver, at afsenderen angiver modtagerens telefonnummer, så der kan sendes en sms, når der er brug for vedkommendes signatur

E. Privat besked (valgfrit) – afsenderen kan inkludere individuelle instruktioner til hver modtager, der vises, når modtageren får vist aftalen. Denne indstilling skal aktiveres af kontoadministratoren i Adobe Signs grænseflade.

 

Linket Vis CC lige under modtagerlisten viser et felt, hvor du kan angive CC-mailadresser, som skal kunne se aftalen, uden at de kan interagere med den.

Bemærk:

Hvis du vil ændre rækkefølgen af modtagerne, kan du ændre den ved at klikke og trække modtagerne som ønsket, hvorefter indekstallene justeres tilsvarende.

Lige oven over modtagerlisten er der en knap, der beder dig om at vælge basisforløbet for signaturrækkefølgen:

○ Når Fuldfør i rækkefølge er aktiveret (som vist ovenfor), indekseres modtagere, og der registreres en sekventiel underskrivelsesproces fra ét underskrivelsestrin til et andet.

○ Når Fuldfør i enhver rækkefølge er aktiveret, nummereres modtagere ikke, og parallel underskrivelse er mulig.


Beskedsektion

Beskedsektionen har to felter, som i høj grad kan gøre ting bedre, og hvis du har konfigureret din personlige skabelon, udfyldes disse felter automatisk med de værdier, du har defineret.

Feltet Aftalenavn gør det muligt at angive enhver streng, der identificerer aftalen. 

Aftalebeskeden er et almindeligt tekstfelt, hvor du kan skrive relevante instruktioner eller kommentarer.

Bemærk:

Disse værdier kan redigeres, indtil aftalen sendes.


Indstillingssektion

I indstillingssektionen kar du bedre kontrol over dokumentet, efter det er sendt:

► Adgangskodebeskyttelse – kræv, at modtagere skal angive en adgangskode for at åbne og se den underskrevne PDF-fil.  Denne adgangskode defineres af afsenderen og kommunikeres uden for båndet. Adobe Sign registrerer ikke denne adgangskode, så husk selv på den!

► Deadline for fuldførelse – klik på feltet Dato for fuldførelse for at få vist en kalender. Vælg den dato, hvor aftalen udløber og ikke længere kan fuldføres. Dokumentudløb skal aktiveres af kontoadministratoren, før denne funktion er tilgængelig.

► Indstil påmindelse – angiv frekvensen (daglig eller ugentlig) af påmindelser, der sendes, indtil aftalen fuldføres. Kun de aktuelle modtagere får besked

► Signaturtyper – denne indstilling definerer den forventede signaturproces:

Elektroniskdenne indstilling vil forsøge at indsamle en elektronisk signatur for alle underskrivere af aftalen.

Håndskreven – når du har brug for en fysisk underskrift, bedes underskriverne udskrive dokument, underskrive det fysisk og derefter uploade det tilbage til Adobe Sign-systemet. Bemærk, at der sendes instruktioner til underskriveren ved åbning af aftalen. Workflowet for den håndskrevne underskrift skal være aktiveret af kontoadministratoren, før denne signaturtype kan anvendes.

► Modtagers sprog – vælg det sprog, der skal bruges i mails til modtagere og ved underskrivelsen.

o Denne indstilling definerer også de synlige beskedskabeloner, hvis din konto er konfigureret til at bruge dem.


Filsektion

Hvis din SharePoint-konto er indstillet til at tillade eksterne dokumenter, er det i filsektionen, hvor du skal vedhæfte dokumenter til transaktionen. Hvis du startede processen med et SharePoint-dokument, bør filen allerede være vedhæftet.

Adobe Sign kombinerer alle dokumenter til én enkelt PDF for hele signaturprocessen. Derefter oprettes PDF'en i den rækkefølge, som dokumenterne er vist i. Dokumenter kan omarrangeres ved at trække dem til en ny placering på listen.

Filer kan vedhæftes enten fra Adobe Sign-biblioteket eller uploades lokalt ved at søge efter filen eller bruge træk og slip.

De tilladte filtyper er: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML


Vis og tilføj signaturfelter

Lige under fillisten finder du afkrydsningsfeltet Vis og tilføj signaturfelter.  Her kan du åbne de dokumenter, du uploader, og placere formularfelter i dokumentet. 

Hvis du ikke bruger særlige skabeloner, bør du i det mindste placere signaturfelterne. Der er desuden mange andre felter, du kan bruge til at oprette komplekse formularer.

Bemærk:

Hvis der ikke er placeret nogen signaturfelter, føjer Adobe Sign automatisk en side til aftalen samt en signaturblok på siden, som hver underskriver kan bruge.


Tracking af dine aftaler

Bemærk:
  • Hvis aftalen er fuldført (underskrevet eller godkendt), bliver aftalen til et link, der viser det fuldførte dokument.
  • Hvis aftalen er i en afsluttende fase (underskrevet, annulleret/afvist, udløbet), er opdateringshandlingen deaktiveret.
  • Hvis ikke aftalen er i en afsluttende fase, er sletningsikonet deaktiveret.


Aftalestatus

Når en aftale er sendt, er det nemt at se den status på siden Aftalestatus via ikonet Aftalestatus på Adobe Sign-båndet.

 

Du kan nemt søge efter alle sendte aftaler ved hjælp af et/en SharePoint-dokument/-liste efter:

1. Find og vælg det dokument-/listeelement, du vil søge efter

○ Der kan vælges flere dokumenter

2. Klik på Aftalestatus (enten på båndet eller i genvejsmenuen med højreklik)

Aftalestatusliste

Hvis du ikke vælger specifikke dokument- eller listeelementer at søge efter, returnerer SharePoint alle aftale fra alle dokumenter/elementer i det bibliotek eller på den liste, der blev startet af brugeren.

Hvis brugeren klikker på ikonet Aftalestatus på båndet via startsiden, returnerer SharePoint alle dokumenter, der blev startet af den bruger, i hele webstedssamlingen.

Bemærk:

Siden Aftalestatus har en grænse på 5000 poster, der kan returneres til siden. Hvis dine søgeresultater overstiger 5000 poster, skal du bruge indstillingen Administrer aftaler.


Filtrering

Du kan filtrere aftaler i din visning ved at bruge søgefeltet øverst til højre på siden.  Dette søgefelt søger efter strenge i felterne og viser alle matches:


Opdatering af aftalestatus

Kolonnen helt til højre i tabellen Aftalestatus er en opdateringsfunktion, der aktivt opdaterer aftalestatussen i Adobe Sign.  

Bemærk:

SharePoint opdaterer automatisk alle aftaler med jævnlige mellemrum. Med opdateringsfunktionen kan du opdatere en individuel aftale uden for cyklussen.


Sletning af aftaleposten

Ikonet helt til højre for siden Aftalestatus er ikonet Slet.  Denne handling sletter aftaleposten i SharePoint, men annullerer eller sletter ikke aftalen i Adobe Sign.  Handlingen bør bruges med forsigtighed, da den ikke kan fortrydes.


Underskrevne dokumenter

Afhængigt af hvordan din SharePoint-administrator har konfigureret lageret med underskrevne aftaler, skubbes underskrevne aftaler (og muligvis revisionsspor) tilbage til enten:

► En global mappe – alle fuldførte dokumenter findes i denne mappe, hvis dette er konfigureret

► En ny mappe med "Underskrevne aftaler" findes i kildebiblioteket – hvis der ikke er identificeret en global mappe, oprettes der en ny mappe kaldet "Underskrevne aftaler" i dokumentbiblioteket, hvorfra aftalen blev oprettet/sendt. Alle fuldførte aftaler, der sendes fra samme bibliotek, får returneret de fuldførte PDF'er til den samme mappe med underskrevne aftaler

► Vedhæftes listeelementet – hvis du sendte en aftale fra et listeelement, findes aftalerne på denne liste


Administration af aftaler

Ikonet Administrer aftaler åbner en anderledes og mere funktionsrig visning af de aftaler, der er relateret til din bruger.  Siden Aftalestatus viser en overskuelig oversigt over alle aftaler med mulighed for at opdatere deres status. Visningen Administrer aftaler giver derimod en dybere indsigt i aftaler samt flere muligheder for at redigere aftalers egenskaber.


Opbygningen af siden Administrer

Siden Administrer har mange integrerede funktioner, der er værd at udforske. For enkelhedens skyld kan de opdeles i tre funktionsområder:

A. Indhold og filtre

B. Aftaleliste

C. Aftaleværktøjer

Siden Administrer – udfoldet

Indholdsfiltre

Siden Administrer har fire indholds-/filterindstillinger:

Dine aftaler er standarddatasættet for indholdet på din Administrer-side: 

  • Når Dine aftaler er valgt, har sideindholdet kun de aftaler, du er eksplicit involveret i (som afsender, underskriver, cc-part eller gennem en eksplicit aftaledeling)
  • Konti, der konfigurerer indholdsdeling mellem brugere, ser en rullepil ved siden af Dine aftaler, hvilket åbner en menu med alle de brugere og grupper, der er blevet delt til brugerens konto.  
    • Ved at vælge en bruger eller gruppe udfyldes din Administrer-side med det datasæt, som brugeren eller gruppen er eksplicit involveret i

Kun ét bruger-/gruppedatasæt kan indlæses i Administrer-siden på et givent tidspunkt.

Administrer-sidens indholdsfiltre

Langs det venstre spor finder du en liste over aftalestatusser samt tre skabelontyper. 

Alt indholdet på din konto kan sorteres i én af disse kategorier:

  • I gang – aftaler, du er forbundet til, bevæger sig stadig gennem signaturcyklussen
  • Venter på dig – aftaler, der venter på din handling
  • Fuldført – aftaler, der har fuldført signaturcyklussen
  • Annulleret – aftaler, der blev forladt. Forladte aftaler kommer fra fire kilder:
    • Afsenderen annullerer aftalen
    • Modtageren afviser sin handling
    • Modtageren mislykkes med sin godkendelse
    • Systemet formår ikke at behandle aftalen af en eller anden årsag
  • Udløbet – aftaler, der ikke fuldføres før deres udløbstimer
  • Kladde – aftaler, der er delvist konfigurerede – ikke er blevet sendt endnu

Skabelontyperne er:

  • Skabeloner – disse er skabelonerne i dokumentbiblioteket
  • Webformularer – webformularer er onlineformularer, der kan sendes som URL-links eller integreres i websider. Når underskrivere tilgår formularen, genereres der en underordnet aftale for at registrere kun deres signatur på deres egen unikke aftale. (f.eks. en registreringsformular på en webside)
  • Mega Sign – Mega Sign-skabeloner lader afsenderen parre et dokument med en liste over modtagere. Hver modtager får sin egen unikke kopi af aftalen, som de (og kun de) skal underskrive. (f.eks. træning i årsomkostninger)
Bemærk:

Når der udføres en søgning, vises der en ny indstilling øverst på kolonnen Status: Alt

Ved at vælge Alt vises alt indhold på én tabel, og aftalens Status ignoreres.

Administrer-sidens statusfiltre

Brug tekst og/eller en tidsramme for at reducere datasættet på Administrer-siden. 

Søgning med tekst filtrerer aftaler, der ikke matcher den streng, du søger efter, i de fleste metadatafelter. Felter, der inkluderes i søgeparametrene, omfatter:

  • Deltagernavn
  • Mailadresse
  • Deltagertitel
  • Deltagerfirma
  • Aftalenavn
  • Aftalenoter
  • Aftalemeddelelse
  • Modtagers personlige meddelelse

Filterikonet åbner indstillingen for at filtrere datasættet ved at vælge et datainterval:

  • Alle datoer
  • Seneste 24 timer
  • Seneste 7 dage
  • Seneste 30 dage
  • Seneste 12 måneder
  • Brugerdefineret datointerval
Bemærk:

Når et filter vælges, vises der et tag ved siden af filterikonet. Du kan klikke på et filter for at fjerne det, efter datasættet er returneret.

Administrer-sidens søgefiltre

En hurtig note om, hvordan tekstsøgning virker:

Hvis du søgte efter strengen: "En enkel fisk"

  • Anførselstegnene angiver ikke en bogstavelig strengværdi
  • Adobe Sign-søgning tokeniserer strengen med mellemrum som afgrænsere. Eksempelstrengen er opdelt i tre tokens: En, enkel og fisk
  • Skelnen mellem store og små bogstaver fjernes fra tokensene
  • Søgning prøver derefter at finde et fuldtekst-match for en token i nogen af de forespørgselsmulige felter
  • Det returnerede datasæt sorteres efter dato for seneste ændring med den seneste øverst

En ekstra indstilling for at søge efter skjult indhold er tilgængelig ved at klikke på filterikonet.

  • Når Søg efter skjult indhold er valgt, inkluderes kun det skjulte indhold i det returnerede datasæt
Administrer-sidens skjult-filtre

Aftaleliste

Aftalelisten viser de individuelle aftaler, der passer til det indhold, du har valgt og reduceret af de filtre, der er aktive.

Hver aftale viser:

Modtager – den aktuelle modtager (hvis aftalen er i gang) eller den første modtager (når aftalen er fuldført, annulleret eller udløbet).

  • Modtagerens Navn vises, når det kendes. Modtagerens mail vises, når navnet ikke kendes

Afsender – aftalens afsender.

Titel – aftalens navn.

Status – aftalens aktuelle status i dens signaturcyklus. (Nedenstående eksempel anvender indstillingen Alt, så der vises flere statusser)

Redigeret – datoen for aftalens seneste redigering.

Administrer-side – aftaleliste

Standardsorteringsrækkefølgen for indhold er datoen for Senest redigere af aftalerne.

Men enhver kolonneoverskrift kan klikkes for at sortere datasættet efter den værdi.

Aftaleværktøjer

Aftaleværktøjerne vises ved at klikke én gang på en aftale eller skabelon:

Administrer-side – aftaleværktøjer

Det højre spor åbnes for at vise værktøjerne til at tilgå eller manipulere aftalen (eller biblioteksdokument/webformular/mega sign):

Vis og underskriv – kun tilgængelig for aftaler, der Venter på dig

Åbn aftale/skabelon/webformular/Mega Sign – åbner objektet for en fuld visning af dokumentet.

  • Aftaler viser aftalens aktuelle status, hvorend den er i signaturcyklussen.
  • Skabeloner viser de grunddokumenter, der bruges til at bygge skabelonen    

Brug skabelon – kun skabeloner (biblioteksdokumenter).  Denne indstilling starter en ny aftale med skabelonen allerede vedhæftet

Hent kode – kun webformularer. Denne indstilling åbner en side, hvor brugeren kan kopiere HTML- eller scriptkoden for webformularen

Rediger skabelon/webformular – lader brugeren redigere skabelonen

Påmindelse – lader brugeren indstille en påmindelse for den aktuelle modtager

Annuller – annullerer aftalen

Download PDF – downloader en PDF-kopi af aftalen i dens aktuelle tilstand.

  • Overordnede skabeloner vil downloade en PDF-kopi af de originale dokumenter, der blev brugt til at lave skabelonen

Download revisionsrapport – downloader revisionsrapporten for aftalen

Download formularfeltdata – downloader en csv-fil af feltindholdet for en fuldført aftale

  • Overordnede skabelonobjekter downloader en csv med feltniveauindhold for alle underordnede aftaler, der er blevet fuldført

Rediger aftale – lader brugeren redigere dokumenterne på en aftale og/eller felterne, der er placeret på dokumentet.

  • Denne indstilling er kun tilgængelig, indtil den første modtager udfører sin handling.

Slet – kun skabeloner (biblioteksskabeloner). Sletter skabelonen fra systemet. Denne handling kan ikke fortrydes

Skjul aftale/webformular/Mega Sign – skjuler objektet for brugerens visning.  Denne handling fjerner kun objektet fra visning – ingen anden handling udføres.

Del – lader brugeren dele objektet eksplicit med en anden bruger.  Denne handling kan ikke fortrydes

Noter – lader brugeren skrive personlige noter på objektet

Downloade individuelle filer – lader brugeren downloade de individuelle filer, da flere filer blev brugt til at bygge aftalen/skabelonen

Vis aktivitetsrapport – kun Mega Sign. Denne indstilling producerer en oversigt over Mega Sign-statussen, hvorved listen over modtagere opdeles i kategorier, der matcher aftalens signaturstatus

Erstat aktuel modtager – kun tilgængelig for aftaler, som brugeren har sendt. Lader brugeren erstatte den aktuelle modtager for en aftale

Aktivitet – en løbende lister over hændelser, der er sket med aftalen. Ved at starte med en oprettelseshændelse, der logger hver modtagers aktiviteter, og lukke med en fuldført/annulleret/udløbet status


Hurtige links til almindelige opgaver

Nedenfor vises de mest almindelige opgaver, du muligvis har brug for, efterfulgt af en undersøgelse på højt niveau på selve administrationssiden og vigtige funktioner.


Biblioteksskabeloner (dokument)

Med ikonet for biblioteksskabeloner på Adobe Sign-båndet kan du sende et SharePoint-dokument til Adobe Sign-oprettelsesmiljøet, hvor du kan placere formularfelter og derefter gemme den feltaktiverede formular i dit Adobe Sign-bibliotek.

Bemærk:

Det originale dokument i SharePoint ændres ikke.  Den nye dokumentskabelon findes kun på Adobe Sign-siden og skal vedhæftes via valgmuligheden Dokumentbibliotek i aftalens filsektion.

Sådan opretter du en dokumentskabelon:

1. Klik på det dokument, du vil bygge ind i en skabelon

2. Klik på ikonet Biblioteksskabelon på båndet (eller højreklik, og vælg fra menuen)

○ Adobe Sign-oprettelsesmiljøet åbnes og viser dig det fulde dokument

3. Placer de nødvendige felter på dokumentet

○ Hvis du opretter en skabelon, der kræver input/signaturer fra to personer, skal du placere alle felterne for den første modtager.  Skift derefter feltet Modtagere til Deltager 2, og placer så felterne for den anden underskriver/godkender.

Bemærk! Når du opretter en skabelon via oprettelsesmiljøet, kan du opbygge dokumentet for op til 99 modtagere. For at indsætte Deltager 3+ skal du klikke på Tilføj ny deltager øverst på deltagerlisten.

4. Når skabelonen er fuldført, skal du klikke på knappen Gem nederst til højre.

○ Dette gemmer skabelonen i Adobe Sign-biblioteket.  


Adobe Sign-tilføjelsesprogrammet har to automatiseringsfunktioner, som din SharePoint-administrator kan konfigurere. Hvis funktionen nedenfor er værdifuld for din proces, skal du kontakte din SharePoint-administrator for at diskutere, hvordan de bedst kan bruges.


Dokumentlager til underskrevne aftaler på hele webstedet

Administratorer kan konfigurere én central mappe, hvor alle underskrevne aftaler (og relaterede revisionsspor) kan gemmes. Dette omfatter dokumenter fra både biblioteker og lister.

Hvis der ikke er defineret en central mappe til underskrevne dokumenter, returneres alle underskrevne aftaler til det dokumentbibliotek, hvorfra de blev sendt. 

Der oprettes en ny mappe i biblioteket kaldet "Underskrevne aftaler".

For aftaler, der er sendt fra lister, vedhæftes underskrevne aftale-PDF'er (og evt. revisionssporene) til listeelementet.


Fletning af feltskabeloner

Adobe Sign støtter idéen om at oprette dokumenter med felter, der kan udfyldes af SharePoint-lister. 

Desuden kan der oprettes skabeloner, der opdaterer indholdet i lister fra det feltindhold, der blev registreret på en underskrevet aftale.

Adobe-logo

Log ind på din konto