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Configurare le notifiche CC come parte di un record destinatario

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Panoramica

Gli account Enterprise hanno la possibilità di configurare singoli destinatari dell’accordo per includere una o più parti in Cc che riceveranno le notifiche sugli accordi in contemporanea ai destinatari.

L’invio in Cc associato ai destinatari può essere utile in varie situazioni, ad esempio:

  • Se una parte interna deve rivedere l’accordo come partecipante passivo.
  • Se un destinatario desidera avvalersi di un assistente e avvisarlo quando l’accordo richiede la sua attenzione.
  • Se un passaggio specifico nel processo di firma richiede una maggiore attenzione.
Suggerimento:

La parte in Cc non deve necessariamente avere lo stesso dominio del destinatario, per consentire un ambito di notifica più ampio in merito all’avanzamento dell’accordo.

Disponibilità:

La funzione per includere notifiche in Cc quando un destinatario viene informato è disponibile solo per i piani di licenza Acrobat Sign Solutions in ambienti commerciali.

Ambito di configurazione:

La funzione può essere attivata a livello di account e di gruppo.

Configurazione

Per rivedere e modificare i controlli della funzione:

  1. Accedi come amministratore dell’account e passa a Impostazioni account > Impostazioni di invio > Cc:
Impostazioni di invio nel menu di amministrazione con i controlli Cc evidenziati.

Quando questa funzione è abilitata, il record del destinatario (nella pagina Invia) include un’opzione Cc nella sezione Impostazioni destinatario configurabile del record del destinatario.

  • Se il campo Cc non è configurato, il valore viene visualizzato come Nessuno.
  • Se viene aggiunto un valore e-mail della parte in Cc per il destinatario, viene visualizzato l’indirizzo e-mail della parte in Cc.
  • Se per il destinatario sono configurati più valori e-mail, il valore Cc presenta un valore numerico che descrive il numero di parti in Cc configurate.
Pagina “Invia” in cui è evidenziato il valore “Cc” per un destinatario non configurato, un destinatario con una parte in Cc e un destinatario con due parti in Cc.

Quando la funzione non è abilitata, la sezione Impostazioni destinatario non presenta alcuna opzione Cc.

Nota:

L’aggiunta di parti in Cc al record di un destinatario non sostituisce la funzione del campo Cc globale. È possibile configurare entrambi questi campi.
Questi campi Cc si differenziano per il momento in viene notificata la parte in Cc.

  • Con il campo Cc Globale, le parti in Cc vegono notificate solo quando l’accordo viene completato.
  • La parte in Cc allineata al destinatario riceve una notifica quando il destinatario riceve una notifica durante il ciclo di firma.
    • La parte in Cc allineata al destinatario è associata al record di un singolo destinatario. Se una persona è configurata per interagire con l’accordo più volte (utilizzando più record di destinatario), ogni record del destinatario per tale persona deve essere configurato (o meno, in base alle esigenze). Acrobat Sign non presuppone che, se lo stesso indirizzo e-mail viene utilizzato in più record di destinatari, le stesse regole di notifica in Cc debbano essere applicate a tutti i record.

Come utilizzare questa funzione

I mittenti possono configurare la parte in Cc come proprietà del record del destinatario.

Pagina “Invia” in cui è mostrato il pannello di configurazione per la parte in Cc.

Nota:

Se la parte in Cc dovrà rivedere il contenuto dell’accordo, deve disporre di un account Acrobat Sign attivo.

Quando il ciclo di firma dell’accordo passa a un nuovo destinatario, tutte le parti in Cc relative al nuovo destinatario ricevono una notifica in contemporanea con il destinatario.

La parte in Cc riceve un’e-mail in cui la si informa che è stata inclusa in un accordo come parte in Cc. Viene fornito un collegamento che consente alla parte in Cc di visualizzare l’accordo dal proprio account Acrobat Sign. Le parti in Cc possono accedere all’accordo in modalità di sola lettura. Se la parte in Cc non ha un account Acrobat Sign, non può visualizzare l’accordo.

E-mail di esempio per una parte in Cc, in cui si evidenziano i collegamenti per visualizzare l’accordo.

Altre impostazioni da considerare

Modificare o delegare il destinatario

Al momento, dopo l’invio dell’accordo non è possibile modificare la parte in Cc associata a un destinatario. Quando si modifica il destinatario dalla pagina Gestisci o si delega l’autorizzazione per la firma tramite un’azione di delega del destinatario, non è possibile modificare la parte in Cc associata al destinatario.

Pagina Gestisci con l’elenco dei destinatari espanso e la funzione Cc evidenziata.

Visibilità limitata dei documenti

Visibilità limitata dei documenti (LDV, Limited Document Visibility) funziona come previsto.

L’opzione LDV è progettata per esporre solo i file di un accordo che contengono almeno un campo con cui il destinatario può interagire.

Poiché la parte in Cc non è il destinatario e i campi non possono essere assegnati a una parte in Cc, non saranno disponibili pagine da visualizzare per la parte in Cc. Viene generato un errore che indica questa condizione.

Messaggio di errore LDV che indica che non sono presenti pagine visibili per la parte in Cc.

L’eccezione è quando le impostazioni LDV consentono alle parti in Cc nell’account del mittente di visualizzare tutti i file. Se il mittente ha una parte in Cc con un account Acrobat Sign attivo, tale parte in Cc potrà visualizzare i file dell’accordo.

Report di audit e registro Attività

Se i Report di audit sono configurati per mostrare la visualizzazione delle e-mail dell’accordo, gli eventi di visualizzazione vengono registrati per la parte in Cc sia nel Report di audit che nel registro Attività, anche se le è stato negato l’accesso alla visualizzazione dell’accordo.

Report di audit e registro attività che evidenziano le notifiche delle parti in Cc.

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