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Guida di Adobe Acrobat Sign

Novità

  1. Note sulla pre-release
  2. Note sulla versione
  3. Notifiche importanti

Introduzione

  1. Guida introduttiva per gli amministratori
  2. Guida introduttiva per gli utenti
  3. Per gli sviluppatori
  4. Libreria tutorial video
  5. Domande frequenti

Amministrazione

  1. Panoramica su Admin Console
  2. Gestione degli utenti
    1. Aggiunta di utenti
      1. Aggiungere un utente
      2. Aggiungere più utenti alla volta
      3. Aggiungere utenti dalla directory
      4. Aggiungere utenti da Microsoft Azure Active Directory
    2. Creare utenti con funzioni specifiche
      1. Account tecnici: basati su API
      2. Account di servizio: gestiti manualmente
    3. Verificare la presenza di utenti con errori di provisioning
    4. Modificare il nome/l’indirizzo e-mail
    5. Modificare l’iscrizione a un gruppo di un utente
    6. Modificare l’iscrizione a un gruppo di un utente tramite l’interfaccia del gruppo
    7. Promuovere un utente a un ruolo di amministratore
    8. Tipi di identità utente e SSO
    9. Cambiare l’identità utente
    10. Autenticare gli utenti con Microsoft Azure
    11. Autenticare gli utenti con la Federazione Google
    12. Profili di prodotti
    13. Esperienza di accesso
  3. Impostazioni account/gruppo
    1. Panoramica delle impostazioni
    2. Impostazioni generali
      1. Livello e ID account
      2. Nuova esperienza del destinatario
      3. Flussi di lavoro per firma autonoma
      4. Invia in modalità collettiva
      5. Moduli web
      6. Flussi di lavoro di invio personalizzati
      7. Flussi di lavoro Power Automate
      8. Documenti libreria
      9. Raccogliere i dati modulo con gli accordi
      10. Visibilità limitata dei documenti
      11. Allegare una copia PDF dell’accordo firmato 
      12. Includere un collegamento nell’e-mail
      13. Includere un’immagine nell’e-mail
      14. Denominazione dei file allegati alle e-mail
      15. Allegare report di audit ai documenti
      16. Unire più documenti in uno solo
      17. Scarica documenti singoli
      18. Caricare un documento firmato
      19. Delega per utenti nel mio account
      20. Consentire la delega ai destinatari esterni
      21. Autorizzazione a firmare
      22. Autorizzazione a inviare
      23. Autorizzazione all’aggiunta di sigilli elettronici
      24. Impostare un fuso orario predefinito
      25. Impostare un formato data predefinito
      26. Utenti in più gruppi
        1. Aggiornare per utilizzare la funzione Utenti in più gruppi
      27. Autorizzazioni amministratore gruppo
      28. Sostituzione del destinatario
      29. Report di audit
        1. Panoramica
        2. Consentire l’accesso non autenticato alla pagina di verifica delle transazioni
        3. Includere promemoria
        4. Includere eventi di visualizzazione
        5. Includere numero di pagine/allegati dell’accordo
      30. Piè di pagina transazione
      31. Messaggi e assistenza nel prodotto
      32. PDF accessibili
      33. Nuova esperienza di creazione
      34. Cliente nel settore sanitario
    3. Configurazione dell’account
      1. Aggiungere un logo
      2. Personalizzare nome host/URL dell’azienda    
      3. Aggiungere il nome dell’azienda
      4. Reindirizzamento URL post-accordo
    4. Preferenze firma
      1. Firme formattate correttamente
      2. Consentire ai destinatari di firmare
      3. I firmatari possono cambiare il nome
      4. Consentire ai destinatari di usare la propria firma salvata
      5. Personalizzare le Condizioni d'uso e l’Informativa cliente
      6. Guida per i destinatari ai campi del modulo
      7. Riavvia il flusso di lavoro dell’accordo
      8. Rifiuto di firmare
      9. Consentire flussi di lavoro con timbri
      10. Chiedere ai firmatari di fornire il proprio Titolo o Azienda
      11. Consentire ai firmatari di stampare e apporre una firma manuale
      12. Mostrare i messaggi durante la firma elettronica
      13. Chiedere ai firmatari di creare la firma con un dispositivo mobile
      14. Richiedere indirizzo IP dei destinatari
      15. Escludere il nome dell’azienda e il titolo dai timbri di partecipazione
    5. Firme digitali
      1. Panoramica
      2. Scaricare e firmare con Acrobat
      3. Firmare con le firme cloud
      4. Includere metadati per provider dell’identità
      5. Provider per la firma cloud con restrizioni
    6. Sigilli elettronici
    7. Identità digitale
      1. Gateway di identità digitale
      2. Criterio di verifica identità
    8. Impostazioni report
      1. Nuova esperienza per i report
      2. Impostazioni per report Classic
    9. Impostazioni di protezione
      1. Impostazioni Single Sign-on
      2. Impostazioni Ricordami
      3. Criterio password di accesso
      4. Forza password di accesso
      5. Durata sessione Web
      6. Tipo cifratura PDF
      7. API
      8. Accesso a informazioni su utenti e gruppi
      9. Intervalli IP consentiti
      10. Condivisione account
      11. Permessi di condivisione account
      12. Controlli di condivisione accordi
      13. Verifica identità firmatario
      14. Password per firma accordo
      15. Forza password del documento
      16. Blocca firmatari tramite geolocalizzazione
      17. Autenticazione tramite telefono
      18. Autenticazione basata su conoscenza (KBA)
      19. Consentire estrazione pagina
      20. Scadenza del link del documento
      21. Caricare un certificato client per webhook/richiamata
      22. Marca temporale
    10. Impostazioni di invio
      1. Mostrare la pagina Invia dopo l’accesso
      2. Richiedere il nome del destinatario all’invio
      3. Bloccare i valori dei nomi per gli utenti noti
      4. Ruoli destinatario consentiti
      5. Consentire e-Witnesses
      6. Gruppi di destinatari
      7. Cc
      8. Accesso dei destinatari agli accordi
      9. Campi obbligatori
      10. Creazione di documenti allegati
      11. Appiattisci i campi
      12. Modificare gli accordi
      13. Nome dell’accordo
      14. Lingue
      15. Messaggi privati
      16. Tipi di firma consentiti
      17. Promemoria
      18. Protezione con password di documenti firmati
      19. Invia notifica di invio accordo tramite
      20. Opzioni di identificazione firmatari
        1. Panoramica
        2. Password per firma
        3. Password monouso tramite e-mail
        4. Autenticazione Acrobat Sign
        5. Autenticazione tramite telefono
        6. Firma digitale basata su cloud
        7. Autenticazione basata su conoscenza
        8. Documento di identità
        9. Report identità firmatario
      21. Protezione contenuti
      22. Abilitare transazioni Notarize
      23. Scadenza documento
      24. Mostrare l’anteprima, posizionare le firme e aggiungere campi
      25. Ordine di firma
      26. Liquid Mode
      27. Controlli per flusso di lavoro personalizzato
      28. Opzioni di caricamento per la pagina di firma elettronica
      29. Reindirizzamento URL di conferma post-firma
    11. Modelli messaggio
    12. Impostazioni Bio-Pharma
      1. Panoramica
      2. Richiedere l’autenticazione dell’identità
      3. Motivi di firma
    13. Integrazione flusso di lavoro
    14. Impostazioni autenticazione
    15. Integrazione per pagamenti
    16. Messaggi per firmatari
    17. Impostazioni SAML
      1. Configurazione SAML
      2. Installare Microsoft Active Directory Federation Service
      3. Installare Okta
      4. Installare OneLogin
      5. Installare Oracle Identity Federation
    18. Governance dei dati
    19. Impostazioni marca temporale
    20. Archivio esterno
    21. Lingue account
    22. Impostazioni e-mail
      1. Immagini di intestazione/piè di pagina e-mail
      2. Consentire piè di pagina e-mail per singoli utenti
      3. Personalizzare l’e-mail Richiesta di firma
      4. Personalizzare i campi A e Cc
      5. Abilitare le notifiche senza collegamento
      6. Personalizzare i modelli e-mail
    23. Migrazione da echosign.com ad adobesign.com
    24. Configurare le opzioni per i destinatari
  4. Linee guida per i requisiti normativi
    1. Accessibilità
      1. Conformità alle norme di accessibilità
      2. Creare moduli accessibili con Acrobat desktop
      3. Creare moduli AcroForm accessibili
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. Panoramica sul GDPR
      2. Redigere un utente
      3. Redigere gli accordi di un utente    
    4. 21 CFR parte 11 ed EudraLex Annex 11
      1. Pacchetto di convalida 21 CRF parte 11
      2. Manuale 21 CFR ed EudraLex Annex 11
      3. Analisi delle responsabilità condivise
    5. Clientela del settore sanitario
    6. Supporto IVES
    7. Accordi di “archiviazione”
    8. Considerazioni UE/Regno Unito
      1. Operazioni transfrontaliere UE/Regno Unito e eIDAS
      2. Requisiti HMLR per atti firmati elettronicamente
      3. L’impatto della Brexit sulle leggi relative alla firma elettronica nel Regno Unito
  5. Download di accordi in modalità collettiva
  6. Richiedere il proprio dominio 
  7. Collegamenti Segnala abuso

Inviare, firmare e gestire gli accordi

  1. Opzioni destinatari
    1. Annullare un promemoria tramite e-mail
    2. Opzioni disponibili nella pagina di firma elettronica
      1. Panoramica della pagina di firma elettronica
      2. Aprire per leggere l’accordo senza campi
      3. Rifiutare di firmare un accordo
      4. Delegare autorizzazioni di firma
      5. Riavviare l’accordo
      6. Scaricare un file PDF dell’accordo
      7. Visualizzare la cronologia dell’accordo
      8. Visualizzare i messaggi dell’accordo
      9. Convertire una firma elettronica in una manuale
      10. Convertire una firma da manuale a elettronica
      11. Aggiungere i campi modulo
      12. Cancellare i dati dai campi modulo
      13. Navigazione e ingrandimento della pagina Firma elettronica
      14. Cambiare la lingua utilizzata nelle informazioni e negli strumenti per gli accordi
      15. Rivedere le note legali
      16. Regolare le preferenze dei cookie Acrobat Sign
  2. Inviare gli accordi  
    1. Panoramica sulla pagina Invia
    2. Inviare un accordo solo a se stessi
    3. Inviare un accordo agli altri
    4. Firme manuali
    5. Ordine di firma del destinatario
    6. Invia in modalità collettiva
      1. Panoramica della funzione Invia in modalità collettiva
      2. Invio in modalità collettiva: configurare un modello principale
      3. Invio in modalità collettiva: configurare un file CSV
      4. Annullare una transazione per l’invio in modalità collettiva
      5. Aggiungere promemoria all’invio in modalità collettiva
      6. Reporting per Invia in modalità collettiva
  3. Authoring dei campi nei documenti
    1. Ambiente di authoring in-app
      1. Rilevamento automatico dei campi
      2. Trascinare i campi utilizzando l’ambiente di authoring
      3. Assegnare i campi modulo ai destinatari
      4. Ruolo di precompilazione
      5. Applicare campi con un modello per campi riutilizzabili
      6. Trasferire i campi in un nuovo modello libreria
      7. Ambiente di authoring aggiornato durante l’invio degli accordi
    2. Creare moduli e tag di testo
    3. Creare moduli con Acrobat (AcroForms)
      1. Creazione di AcroForm
      2. Creazione di file PDF accessibili
    4. Campi
      1. Tipi di campi
        1. Tipi di campi comuni
        2. Immagini in linea
        3. Immagini del timbro
      2. Aspetto del contenuto dei campi
      3. Convalide dei campi
      4. Valori dei campi nascosti
      5. Impostazione delle condizioni Mostra/Nascondi
      6. Campi calcolati
    5. Domande frequenti sull’authoring
  4. Firmare gli accordi
    1. Firmare gli accordi ricevuti
    2. Compila e firma
    3. Firma autonoma
  5. Gestire gli accordi
    1. Panoramica della pagina Gestisci
    2. Delegare gli accordi
    3. Sostituire i destinatari
    4. Limitare la visibilità del documento
    5. Annullare un accordo
    6. Creare nuovi promemoria
    7. Revisione dei promemoria
    8. Annullare un promemoria
    9. Accedere ai flussi Power Automate
    10. Altre azioni...
      1. Come funziona la ricerca
      2. Visualizzare un accordo
      3. Creare un modello da un accordo
      4. Nascondere/Mostrare gli accordi nella visualizzazione
      5. Caricare un accordo firmato
      6. Modificare i file e i campi di un accordo inviato
      7. Modificare il metodo di autenticazione di un destinatario
      8. Aggiungere o modificare una data di scadenza
      9. Aggiungere una nota a un accordo
      10. Condividere un singolo accordo
      11. Annullare la condivisione di un accordo
      12. Scaricare un singolo accordo
      13. Scaricare i singoli file di un accordo
      14. Scaricare il report di audit di un accordo
      15. Scaricare il contenuto dei campi di un accordo
  6. Report di audit
  7. Rapporti ed esportazioni di dati
    1. Panoramica
    2. Concedere agli utenti l’accesso al reporting
    3. Grafici del report
      1. Creare un nuovo report
      2. Report degli accordi
      3. Report sulle transazioni
      4. Impostazioni report di attività
      5. Modificare un report
    4. Esportazioni di dati
      1. Creare una nuova esportazione di dati
      2. Esportazione di dati da moduli web
      3. Modificare un’esportazione di dati
      4. Aggiornare il contenuto dell’esportazione di dati
      5. Scaricare l’esportazione di dati
    5. Rinominare un report o un’esportazione
    6. Duplicare un report o un’esportazione
    7. Pianificare un report o un’esportazione
    8. Eliminare un report o un’esportazione
    9. Verificare l’utilizzo delle transazioni

Funzionalità e flussi di lavoro avanzati per gli accordi

  1. Moduli web
    1. Creare un modulo web
    2. Modificare un modulo web
    3. Abilitare/Disabilitare un modulo web
    4. Nascondere/Mostrare un modulo Web
    5. Trovare l’URL o il codice script
    6. Precompilare i campi dei moduli web con i parametri URL
    7. Salvare un modulo Web da completare in un secondo momento
    8. Ridimensionare un modulo web
  2. Modelli riutilizzabili (Modelli libreria) 
    1. Moduli per la Pubblica amministrazione degli Stati Uniti nella libreria Acrobat Sign
    2. Creare un modello libreria
    3. Modificare il nome di un modello libreria
    4. Modificare il tipo di un modello libreria
    5. Modificare il livello di autorizzazione di un modello libreria
    6. Copiare, modificare e salvare un modello condiviso
    7. Scaricare i dati dei campi aggregati per un modello libreria
  3. Trasferire la proprietà dei moduli web e dei modelli libreria
  4. Flussi di lavoro Power Automate
    1. Panoramica dell’integrazione Power Automate e diritti inclusi
    2. Abilitare l’integrazione di Power Automate
    3. Azioni nel contesto sulla pagina Gestisci
    4. Tracciare l’utilizzo di Power Automate
    5. Creare un nuovo flusso (esempi)
    6. Trigger utilizzati per i flussi
    7. Importazione di flussi dall’esterno di Acrobat Sign
    8. Gestire i flussi
    9. Modificare i flussi
    10. Condividere i flussi
    11. Disabilitare o abilitare i flussi
    12. Eliminare i flussi
    13. Modelli utili
      1. Solo per l’amministratore
        1. Salvare tutti i documenti completati in SharePoint
        2. Salvare tutti i documenti completati in OneDrive for Business
        3. Salvare tutti i documenti completati in Google Drive
        4. Salvare tutti i documenti completati in DropBox
        5. Salvare tutti i documenti completati in Box
      2. Archiviazione dell’accordo
        1. Salvare i documenti completati in SharePoint
        2. Salvare i documenti completati in One Drive for Business
        3. Salvare i documenti completati in Google Drive
        4. Salvare i documenti completati in Dropbox
        5. Salvare i documenti completati in Box
      3. Archiviazione del modulo web dell’accordo
        1. Salvare i documenti dei moduli web completati nella libreria di SharePoint
        2. Salvare i documenti dei moduli web completati in OneDrive for Business
        3. Salvare i documenti completati in Google Drive
        4. Salvare i documenti dei moduli web completati in Box
      4. Estrazione dati dall’accordo
        1. Estrarre i dati del campo modulo dal documento firmato e aggiornare un foglio Excel
      5. Notifiche per l’accordo
        1. Inviare notifiche e-mail personalizzate con i contenuti dell’accordo e l’accordo firmato
        2. Ricevere le notifiche di Adobe Acrobat Sign in un canale Teams
        3. Ricevere le notifiche di Adobe Acrobat Sign in Slack
        4. Ricevere le notifiche di Adobe Acrobat Sign in Webex
      6. Generazione degli accordi
        1. Generare un documento da modulo Power App e modello Word e inviarlo per la firma
        2. Generare un accordo da un modello Word in OneDrive e ottenere la firma
        3. Generare un accordo per la riga Excel selezionata, inviarlo per revisione e firma
  5. Flussi di lavoro di invio personalizzati
    1. Panoramica del flusso di lavoro di invio personalizzato
    2. Creazione di un nuovo flusso di lavoro di invio
    3. Modificare un flusso di lavoro di invio
    4. Attivare o disattivare un flusso di lavoro di invio
    5. Inviare un accordo con un flusso di lavoro di invio
  6. Condividere utenti e accordi
    1. Condividere un utente
    2. Condividere gli accordi

Integrazione con altri prodotti

  1. Panoramica delle integrazioni di Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign per Salesforce
  3. Acrobat Sign per Microsoft
    1. Acrobat Sign per Microsoft 365
    2. Acrobat Sign per Outlook
    3. Acrobat Sign per Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign per Teams
    5. Acrobat Sign per Microsoft PowerApps e Power Automate
    6. Connettore Acrobat Sign per Microsoft Search
    7. Acrobat Sign per Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign per Microsoft SharePoint
  4. Altre integrazioni
    1. Acrobat Sign per ServiceNow
    2. Acrobat Sign per HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign per SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign per Workday
    5. Acrobat Sign per NetSuite
    6. Acrobat Sign per VeevaVault
    7. Acrobat Sign per Coupa BSM Suite
  5. Integrazioni gestite dai partner
  6. Come ottenere una chiave di integrazione

Acrobat Sign per sviluppatori

  1. API REST 
    1. Documentazione sui metodi
    2. SDK/Guida per gli sviluppatori
    3. Domande frequenti sulle API
  2. Webhook
    1. Panoramica del webhook
    2. Configurare un nuovo webhook
    3. Visualizzare o modificare un webhook
    4. Disattivare o riattivare un webhook
    5. Eliminare un webhook
    6. Certificati SSL bidirezionali
    7. Webhook nell’API

Supporto e risoluzione dei problemi

  1. Risorse di Assistenza clienti
  2. Risorse per Enterprise Customer Success

Panoramica

Grazie alle impostazioni di Visibilità limitata dei documenti, un accordo può contenere più file che siano visibili ai destinatari in modo selettivo, in base alle impostazioni abilitate e alla configurazione dell’accordo.

Ecco alcuni esempi di utilizzo:

  • Accordi commerciali che richiedono supervisione o approvazione interna prima di poter essere inviati alla clientela.
  • Documentazione per nuove assunzioni, da consegnare dopo l’accettazione della lettera di offerta.
  • Documenti HR che richiedono un’elaborazione interna al di fuori dell’ambito del firmatario iniziale.

Ecco un breve video che mostra un utilizzo di alto livello:

Disponibilità:

La Visibilità limitata dei documenti è disponibile solo per il piano di licenza Enterprise.

Ambito di configurazione:

La funzione può essere abilitata a livello di account e di gruppo.

Visibilità limitata dei documenti comprende vari termini particolari:

Utente e ID utente

  • Utente è un termine generico per chiunque acceda a Adobe Acrobat Sign tramite accesso diretto, autenticazione federata o integrazione. Un utente può autenticarsi in Acrobat Sign con più indirizzi e-mail, pertanto un utente può avere più ID utente.
  • ID utente è un oggetto autenticato specifico in Adobe Acrobat Sign. L’ID effettivo è un codice assegnato dal sistema che garantisce l’identificazione di un singolo oggetto (utente) univoco. Gli ID utente vengono spesso equiparati all’indirizzo e-mail in quanto entrambi sono valori univoci nel sistema. Tuttavia un utente può modificare il proprio indirizzo e-mail, ma non l’ID utente.  Tutte le risorse sono logicamente associate all’ID utente che le ha create.

Parti interne ed esterne

  • Per “parti interne” si intendono gli ID utente che appartengono allo stesso account Acrobat Sign dell’ID utente che agisce da mittente.
    • È importante considerare che gli utenti di una stessa azienda possono appartenere ad account Acrobat Sign diversi. Acrobat Sign non si basa sul dominio e-mail o sul nome dell’azienda. L’unica relazione pertinente è determinata dall’appartenenza degli ID utente a un determinato ID account.
  • Per “parti esterne” si intendono tutti gli ID utente che non appartengono all’account dell’ID utente del mittente.
    • Se l’indirizzo e-mail del partecipante non è incluso nell’elenco degli utenti dell’account, allora per definizione si tratta di un ID utente esterno.

Visibilità dei documenti

È possibile abilitare le regole di Visibilità limitata dei documenti a livello di account e di gruppo.

Le regole di Visibilità limitata dei documenti espongono solo il contenuto dei file che sono stati assegnati in maniera esplicita a un determinato destinatario.

Per associare i contenuti dei file a un destinatario, si aggiunge almeno un campo assegnato a tale destinatario.

  • La visibilità limitata dei documenti è basata su file, non a livello di pagina. Se un file contiene 40 pagine e al destinatario è assegnato un campo presente su una sola pagina, il destinatario può comunque visualizzare tutte e 40 le pagine del file.
  • Se il file non contiene alcun campo assegnato al destinatario, l’intero file viene escluso dalla visualizzazione del destinatario.
  • Se sono presenti quattro file e il destinatario deve visualizzarli tutti e quattro, in ciascun file deve essere presente almeno un campo su una pagina assegnato a tale destinatario.
  • Se è necessario controllare la visibilità a livello di pagina, si dovrà suddividere il file in più file distinti, uno per ciascuna pagina.
Esempio di Visibilità limitata dei documenti

Nell’esempio a destra, un accordo contiene due firmatari e due documenti.

Il firmatario 1 vede entrambi i documenti, perché gli è stato assegnato un campo in entrambi i documenti (Campo 1 e Campo 2).

Il firmatario 2 vede solo il documento 2 perché non gli è stato assegnato alcun campo nel documento 1. 

  • Il documento 2 è visibile perché il campo 3 è assegnato al firmatario 2.
Nota:

Le regole di Visibilità limitata dei documenti prevedono due prerequisiti:

  • Devono esserci almeno due destinatari.
    • I destinatari sono tutti gli utenti che sono stati aggiunti al processo di firma o approvazione.
    • Le parti in Cc non sono considerate destinatari.    
  • All’accordo devono essere stati aggiunti almeno due file.
    • Per file si intende qualsiasi allegato usato per creare l’accordo (.doc, .xls, .pdf, .PNG, ecc.).

Se uno dei requisiti precedenti non è soddisfatto, le regole di Visibilità limitata dei documenti vengono sospese per tale accordo.

Configurazione

I controlli di questa funzione possono essere determinati passando a Impostazioni globali > Visibilità limitata dei documenti

Scheda Impostazioni globali che evidenzia i controlli di Visibilità limitata dei documenti.

L’opzione I firmatari vedranno solo i file contenenti campi per firma, iniziali o inserimento dati assegnati loro è l’impostazione principale che abilita l’esperienza Visibilità limitata dei documenti e il relativo set di controlli subordinati. Se questo controllo è disabilitato, la visibilità limitata dei documenti è disabilitata nell’esperienza del destinatario.

Tutti i destinatari e le parti in Cc potranno vedere sempre tutti i file.

Visibilità limitata dei documenti disattivata

Partecipante

Durante il processo di firma

Quando un accordo viene completato

Mittente

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario interno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario esterno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Cc interno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Cc esterno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario esterno per archiviazione

N/A

Tutti i documenti

Dopo aver attivato il controllo Visibilità limitata dei documenti, sono disponibili tre configurazioni aggiuntive per controllare la visibilità a seconda dell’esperienza preferita:

Quando è attivata solo l’opzione I firmatari vedranno solo i file contenenti campi per firma, iniziali o inserimento dati assegnati loro:

  • Il mittente può sempre visualizzare tutti i contenuti dei file.
  • I destinatari possono visualizzare solo i file in cui sono stati esplicitamente inclusi durante la firma e dopo il completamento dell’accordo.
  • Le parti in Cc non possono vedere i contenuti dei file.
Visibilità limitata dei documenti attivata

Partecipante

Durante la firma

Accordo completato

Mittente

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario interno

Documenti assegnati

Documenti assegnati

Destinatario esterno

Documenti assegnati

Documenti assegnati

Cc interno

Nessuno

Nessuno

Cc esterno

Nessuno

Nessuno

Destinatario esterno per archiviazione

N/A

Tutti i documenti

Quando è attivata l’opzione I firmatari e le parti in Cc nel mio account potranno vedere tutti i file:

  • Tutti gli ID utente interni (rispetto al mittente) possono visualizzare tutti i contenuti dei file.
  • I destinatari esterni possono visualizzare solo i contenuti dei file in cui sono stati esplicitamente inclusi durante la firma e dopo il completamento dell’accordo.
  • Le parti esterne in Cc non possono vedere alcun contenuto dei file.
Visibilità limitata dei documenti consente agli agenti interni di visualizzare tutti i file

Partecipante

Durante la firma

Accordo completato

Mittente

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario interno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario esterno

Documenti assegnati

Documenti assegnati

Cc interno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Cc esterno

Nessuno

Nessuno

Destinatario esterno per archiviazione

N/A

Tutti i documenti

Quando l’opzione Quando riceveranno il contratto firmato, i firmatari e i CC visualizzeranno tutti i file è attivata:

  • I destinatari potranno vedere solo i contenuti dei file a cui sono stati assegnati, durante il processo di firma.
  • Le parti in Cc non possono vedere i contenuti dei file durante il processo di firma.

Una volta completato l’accordo, tutti i destinatari e le parti in Cc possono vedere tutti i contenuti dei file.

Una volta completati, Visibilità limitata dei documenti espone tutti i file.

Partecipante

Durante la firma

Accordo completato

Mittente

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario interno

Documenti assegnati

Tutti i documenti

Destinatario esterno

Documenti assegnati

Tutti i documenti

Cc interno

Nessuno

Tutti i documenti

Cc esterno

Nessuno

Tutti i documenti

Destinatario esterno per archiviazione

N/A

Tutti i documenti

Con questa configurazione, sono attivate le regole di Visibilità limitata dei documenti e tutti gli ID utente interni (rispetto al mittente) possono vedere tutti i contenuti dei file durante il ciclo di firma.

Una volta completato l’accordo, tutti gli utenti possono vedere tutti i contenuti dei file.

Visibilità limitata dei documenti consente agli agenti interni di visualizzare tutti i file

Partecipante

Durante la firma

Accordo completato

Mittente

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario interno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario esterno

Documenti assegnati

Tutti i documenti

Cc interno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Cc esterno

Nessuno

Tutti i documenti

Destinatario esterno per archiviazione

N/A

Tutti i documenti

Se prevedi di accettare firme manuali, dovresti attivare questa opzione. Tuttavia tieni presente che le regole di Visibilità limitata dei documenti non sono applicabili ai casi con firma a mano.

Per tutti gli accordi che richiedono la firma manuale, le regole di Visibilità limitata dei documenti vengono sospese.

Visibilità limitata dei documenti per la firma manuale

Partecipante

Durante la firma

Accordo completato

Mittente

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario interno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario esterno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Cc interno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Cc esterno

Tutti i documenti

Tutti i documenti

Destinatario esterno per archiviazione

N/A

Tutti i documenti

Utilizzo di Visibilità limitata dei documenti con API REST v6

Il mittente può utilizzare le API REST v6 per concedere esplicitamente la visibilità ai documenti.

Poiché le chiamate API prevalgono sulle impostazioni a livello di account e di gruppo, le chiamate API REST v6 ignorano tutte le impostazioni di visibilità dei documenti definite nell’interfaccia utente.

L’unico comportamento che viene mantenuto è quello per cui il mittente deve specificare un’etichetta di documento se specifica un campo modulo per un determinato destinatario. 

L’endpoint API REST v6 POST /agreements ha tre parametri con cui è possibile controllare i comportamenti di visibilità dei documenti.

AgreementInfo

Nome parametro

Tipo

Obbligatorio

Descrizione

documentVisibilityEnabled

Booleano

No

Parametro di visibilità documento opzionale per l’accordo. Per abilitare la visibilità del documento, questo parametro deve essere specificato e impostato su true.


ParticipantSetInfo

Nome parametro

Tipo

Obbligatorio

Descrizione

visiblePages

Stringa[]

No

Elenco FileInfo.label che deve essere reso visibile ai partecipanti di questo set di partecipanti.


CcInfo

Nome parametro

Tipo

Obbligatorio

Descrizione

visiblePages

Stringa[]

No

Elenco FileInfo.label che deve essere reso visibile ai partecipanti di questo Cc.


Codice di stato HTTP

Codice di stato HTTP

Motivo

Descrizione

400

INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL

Una o più etichette di pagine visibili nel set di partecipanti non sono valide.

400

INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL

Una o più etichette di pagine visibili in Cc non sono valide.

403

DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED

L’opzione di visibilità dei documenti è impostata su false e pertanto non è possibile specificare l’indice di informazioni sul file per qualsiasi set di partecipanti o Cc.

L’endpoint API REST v6 GET /agreements/{agreementId} può essere utilizzato per recuperare la relazione tra partecipanti e documenti.

AgreementInfo

Nome parametro

Tipo

Descrizione

documentVisibilityEnabled

Booleano

Se è true, la visibilità dei documenti è stata attivata per questo accordo.


ParticipantSetInfo

Nome parametro

Oggetto REST

Descrizione

visiblePages

Stringa[]

Elenco FileInfo.label che deve essere reso visibile ai partecipanti di questo set di partecipanti.


CcInfo

Nome parametro

Oggetto REST

Descrizione

visiblePages

Stringa[]

Elenco FileInfo.label che deve essere reso visibile ai partecipanti di questo Cc.

Se GET /agreements/{agreementId} restituisce lo stato ANNULLATO, potrebbe essere dovuto a uno o più valori di parametro di visibilità documento non validi.

Utilizza GET /agreements/{agreementId}/events per recuperare il motivo dell’errore.

Messaggio di errore

Condizione

fileInfoIndex <FileInfo index> è mancante in uno dei set di participantSets che contengono <participant email>

<label> deve essere specificato come visiblePages per il partecipante <participant email>

Questo errore viene registrato con il valore Event.type AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM e Event.comment.

Aspetti da considerare

La funzione Visibilità limitata dei documenti e i certificati di firma digitale non sono compatibili.

Se è attivata la Visibilità limitata dei documenti, l’oggetto firma digitale viene rimosso dall’ambiente di creazione in-app.

Se un accordo con un campo per firma digitale viene inviato con le regole di Visibilità limitata dei documenti attivate, viene generato un errore:

Il campo di firma digitale <field name> non è supportato a causa di visibilità limitata dei documenti.

Se l’ID utente è in grado di visualizzare il file che contiene il campo dell’allegato, può anche visualizzare il contenuto dell’allegato.

La sostituzione di un destinatario funziona normalmente, con una singola eccezione:

  • Il mittente dell’accordo non può sostituire se stesso se è incluso tra i destinatari con un ruolo senza firma e l’opzione I firmatari e le parti in Cc nel mio account potranno vedere tutti i file è disattivata.

Quando è attivata l’opzione I firmatari e le parti in Cc nel mio account potranno vedere tutti i file:

  • I destinatari interni possono delegare solo a un altro utente interno.
  • I destinatari esterni non possono delegare a un utente interno.
    • Se si tenta comunque di delegare a un utente non supportato, viene generato l’errore: “L’amministratore dell’account non consente la delega a questo utente.”

I file e i campi possono essere modificati (mediante la funzione Modifica accordo) purché l’accordo non sia stato visualizzato da un partecipante.

La funzione Visibilità limitata dei documenti non tiene conto dei ruoli. 

Se un destinatario non deve firmare, per tale destinatario deve essere presente su ciascun file almeno un campo a cui può accedere.

Se un destinatario non dispone di file visibili (perché non è stato inserito alcun campo), viene generato un errore: 

Il partecipante <email> (<participant role>) non dispone di alcun documento visibile.

Invia in modalità collettiva funziona come gli altri accordi.

Quando un accordo viene inviato, deve essere presente almeno un campo firma obbligatorio (non facoltativo né condizionale) per ogni destinatario con un ruolo di firma.

Se uno o più firmatari non dispongono di un campo di firma obbligatorio, alla fine dell’accordo viene aggiunta una pagina contenente un blocco di firma per ogni firmatario (e tutti i firmatari possono visualizzare l’ultima pagina).

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