Asignar los campos de formulario a los destinatarios

Cuando agregue campos al acuerdo, es importante asignar cada campo a un destinatario. La asignación del campo determina qué destinatario puede usar ese campo, excluyendo a todos los demás.

Los campos marcados como "Obligatorio" deben tener cierto contenido agregado antes de que el destinatario pueda completar su parte del acuerdo.

Los campos que no son necesarios y que el destinatario deja vacíos, se bloquean igualmente para que otros destinatarios no puedan acceder a ellos, ya que están específicamente asignados a otra parte de la transacción.

Es posible asignar un campo a "cualquiera", lo cual hace que el campo quede a disposición de cada destinatario, hasta que alguien escriba algo en él.  Una vez que un campo tenga su contenido y que el destinatario complete su parte del proceso, el contenido del campo se bloqueará para evitar que otros destinatarios puedan modificarlo.

Además, es posible asignar un campo establecido como "Rellenar previamente", lo que significa que los campos estarán a disposición del remitente del acuerdo cuando este se envíe. Estos campos solo están disponibles durante la fase para rellenarlos previamente y los destinatarios no podrán usarlos.

Para definir el campo de un destinatario en concreto cuando esté creando el documento, debe establecer el valor Asignado a del campo.

Una forma fácil de hacerlo es seleccionar el destinatario de la sección DESTINATARIOS que está en la parte derecha de la ventana, antes de configurar los campos.

Cualquier campo que se coloque después de esto establecerá el valor Asignado a para indicar el destinatario seleccionado.

Hay dos indicadores visuales que le ayudarán a comprender el campo "propiedad":

• Al seleccionar un destinatario, todos los campos asignados a ese destinatario se resaltan con un tono amarillento más brillante, mientras que los campos que no están asignados al destinatario seleccionado se mostrarán en gris.
• Cada destinatario de la lista DESTINATARIOS tiene un bloque de color diferente que aparece junto al nombre que corresponde a una etiqueta de color en la esquina superior derecha de cada campo.

Coloque todos los campos de un destinatario y, a continuación, seleccione el siguiente destinatario que tendrá que introducir contenido o firmar, y configure sus campos.  Realice esta operación para cada destinatario del acuerdo.

Una vez que un campo se encuentra en el documento, puede personalizar el valor Asignado a mediante el menú de propiedades de campo.

Haga doble clic en el campo para abrir el menú de propiedades (si hace clic con el botón derecho en un campo seleccionado, se abrirá un pequeño menú con la opción Edición).

Con el menú de propiedades abierto, busque la opción Asignado a que se encuentra en la parte superior, justo debajo del nombre del campo.

Todos los destinatarios se incluyen en una lista del menú desplegable.

Al crear o editar una plantilla de biblioteca, se aplican las mismas opciones.

La única diferencia es que, en lugar de un destinatario "con nombre", verá un marcador de posición genérico: Participante 1, Participante 2 y así sucesivamente.

• El Participante 1 es el primer destinatario que obtendrá acceso, el Participante 2 es el segundo que obtendrá acceso, etc.
• Los campos Completado previamente son exclusivos del remitente cuando este envía el acuerdo.
• Los campos Cualquiera serán accesibles para todos los destinatarios hasta que se añada contenido en ellos. En ese momento se bloquearán.

Puede agregar participantes adicionales si hace clic en la opción Agregar nuevo participante que se encuentra en la parte superior de la lista de destinatarios.