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Guía de Adobe Acrobat Sign

Novedades

  1. Notas previas a la versión
  2. Notas de la versión
  3. Notificaciones importantes

Introducción

  1. Guía de inicio rápido para administradores
  2. Guía de inicio rápido para usuarios
  3. Para desarrolladores
  4. Biblioteca de tutoriales de vídeo
  5. Preguntas frecuentes

Administrar

  1. Información general sobre Admin Console
  2. Administración de usuarios
    1. Agregación de usuarios
      1. Agregar un usuario
      2. Añadir usuarios en bloque
      3. Añadir usuarios desde el directorio
      4. Añadir usuarios desde MS Azure Active Directory
    2. Crear usuarios centrados en funciones
      1. Cuentas técnicas - basadas en API
      2. Cuentas de servicio - Manejadas manualmente
    3. Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
    4. Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
    5. Editar los miembros del grupo de un usuario
    6. Editar los miembros del grupo de un usuario a través de la interfaz de grupo
    7. Promover un usuario a una función de administrador
    8. Tipos de identidad de usuario y SSO
    9. Cambiar identidad de usuario
    10. Autenticar usuarios con MS Azure
    11. Autenticar usuarios con la federación de Google
    12. Perfiles de productos
    13. Experiencia de inicio de sesión 
  3. Configuración de cuenta/grupo
    1. Descripción general de configuración
    2. Configuración global
      1. Nivel de cuenta e ID
      2. Nueva experiencia de destinatario
      3. Flujos de trabajo de firma automática
      4. Enviar en bloque
      5. Formulario web
      6. Flujos de trabajo de envío personalizado
      7. Flujos de trabajo de Power Automate
      8. Documentos de la biblioteca
      9. Recopilar los datos de formularios con acuerdos
      10. Visibilidad limitada de los documentos
      11. Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado
      12. Incluir un vínculo en el correo electrónico
      13. Incluir una imagen en el correo electrónico
      14. Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
      15. Adjuntar informe de auditoría a documentos
      16. Combinar varios documentos en uno solo
      17. Descargar documentos individuales
      18. Carga de un documento firmado
      19. Delegación para usuarios de mi cuenta
      20. Permitir delegar a destinatarios externos
      21. Autoridad para firmar
      22. Autoridad para enviar
      23. Potestad para añadir sellos electrónicos
      24. Establecer la zona horaria predeterminada
      25. Establecer un formato de fecha predeterminado
      26. Usuarios en varios grupos (UMG)
        1. Actualizar para usar UMG
      27. Permisos de administrador de grupos
      28. Reemplazar destinatario
      29. Informe de auditoría
        1. Información general
        2. Permitir acceso no autenticado en la página de verificación de la transacción
        3. Incluir recordatorios
        4. Incluir eventos de vista
        5. Incluir recuento de páginas del acuerdo/archivos adjuntos
      30. Pie de página de la transacción
      31. Mensajería en el producto y guías
      32. PDF accesibles
      33. Nueva experiencia de creación
      34. Cliente sanitario
    3. Configuración de cuenta
      1. Añadir logotipo
      2. Personalizar el nombre de host/URL de la empresa    
      3. Agregar el nombre de empresa
      4. Redirección de URL posterior al acuerdo
    4. Preferencias de firma
      1. Firmas con el formato correcto
      2. Permitir a los destinatarios firmar mediante
      3. Los firmantes pueden cambiar su nombre
      4. Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada
      5. Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
      6. Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
      7. Reiniciar flujo de trabajo del acuerdo
      8. Rechazo de la firma
      9. Permitir flujos de trabajo de Stamps
      10. Solicitar a los firmantes que proporcionen su Título o Empresa
      11. Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
      12. Mostrar mensajes al firmar electrónicamente
      13. Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
      14. Solicitar la dirección IP de los firmantes
      15. Excluir el nombre y cargo de la empresa de los sellos de participación
    5. Firmas digitales
      1. Información general
      2. Descargar y firmar con Acrobat
      3. Firmar con firmas en la nube
      4. Incluir metadatos para proveedores de identidad
      5. Proveedores de firma en la nube restringidos
    6. Sellos electrónicos
    7. Identidad digital
      1. Puerta de enlace de identidad digital
      2. Política de comprobación de identidad
    8. Configuración de informes
      1. Nueva experiencia de informes
      2. Configuración de informes clásica
    9. Configuración de seguridad
      1. Configuración de inicio de sesión único
      2. Configuración de recordar usuario
      3. Política de contraseña para inicio de sesión
      4. Seguridad de la contraseña del inicio de sesión
      5. Duración de la sesión web
      6. Tipo de encriptación del PDF
      7. API
      8. Acceso a la información de usuarios y grupos
      9. Rangos de IP permitidos
      10. Uso compartido de cuenta
      11. Permisos de cuenta compartida
      12. Controles de uso compartido de acuerdos
      13. Verificación de la identidad del firmante
      14. Contraseña de firma de acuerdo
      15. Seguridad de la contraseña del documento
      16. Bloqueo de firmantes por geolocalización
      17. Autenticación telefónica
      18. Autenticación basada en conocimientos (KBA)
      19. Permitir la extracción de página
      20. Expiración del vínculo a documentos
      21. Cargar un certificado de cliente para webhooks/devoluciones de llamada
      22. Marca de hora
    10. Configuración de envío
      1. Mostrar página Enviar después de iniciar sesión
      2. Requerir el nombre del destinatario al enviar
      3. Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
      4. Funciones de destinatarios permitidos
      5. Permitir testigos electrónicos
      6. Grupos de destinatarios
      7. CCs
      8. Acceso del destinatario al acuerdo
      9. Campos obligatorios
      10. Adjuntar documentos
      11. Integración de campos
      12. Modificar acuerdos
      13. Nombre del acuerdo
      14. Idiomas
      15. Mensajes privados
      16. Tipos de firma permitidos
      17. Recordatorios
      18. Protección con contraseña de documentos firmados
      19. Enviar notificación de acuerdo a través de
      20. Opciones de identificación del firmante
        1. Información general
        2. Contraseña de firma
        3. Contraseña de un solo uso por correo electrónico
        4. Autenticación de Acrobat Sign
        5. Autenticación telefónica
        6. Firma digital basada en la nube
        7. Autenticación basada en conocimientos
        8. ID gubernamental
        9. Informes de identidad del firmante
      21. Protección de contenidos
      22. Habilitar transacciones de Notarize
      23. Caducidad del documento
      24. Vista previa, colocar firmas y añadir campos
      25. Orden de las firmas
      26. Liquid Mode
      27. Controles de flujo de trabajo personalizado
      28. Opciones de carga para la página de firma electrónica
      29. Redirección de la URL de confirmación tras la firma
    11. Plantillas de mensajes
    12. Configuración biofarmacéutica
      1. Información general
      2. Obligatoriedad de la autenticación de la identidad
      3. Motivos de firma
    13. Integración del flujo de trabajo
    14. Configuración de notarización
    15. Integración de pagos
    16. Mensajería de los firmantes
    17. Configuración de SAML
      1. Configuración de SAML
      2. Instalar el Servicio de federación de Microsoft Active Directory
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar federación de identidades de Oracle
    18. Gobernanza de datos
    19. Configuración de marca de tiempo
    20. Archivo externo
    21. Idiomas de la cuenta
    22. Configuración de correo electrónico
      1. Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
      2. Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
      3. Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
      4. Personalizar los campos “Para” y “CC”
      5. Habilitar notificaciones sin enlaces
      6. Personalice plantillas de correo electrónico
    23. Migración de echosign.com a adobesign.com
    24. Configuración de las opciones para los destinatarios
  4. Orientación para los requisitos reglamentarios
    1. Accesibilidad
      1. Cumplimiento de accesibilidad
      2. Crear formularios accesibles con Acrobat para escritorio
      3. Crear AcroForms accesibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Información general sobre el RGPD
      2. Redactar a un usuario
      3. Redactar los acuerdos de un usuario    
    4. Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
      1. Paquete de validación del Título 21 del CFR, Parte 11
      2. Manual del Título 21 del CFR y EudraLex Anexo 11
      3. Análisis de las responsabilidades compartidas
    5. Clientes del sector sanitario
    6. Compatibilidad con IVES
    7. Acuerdos de "protección"
    8. Consideraciones de la UE y el Reino Unido
      1. Transacciones transfronterizas de la UE y el Reino Unido e IDAS
      2. Requisitos de HMLR para los títulos firmados electrónicamente
      3. El impacto del Brexit en las leyes de firma electrónica en el Reino Unido
  5. Descargar acuerdos en bloque
  6. Reivindicar un dominio 
  7. Vínculos de notificación de abuso

Enviar, firmar y administrar acuerdos

  1. Opciones de destinatario
    1. Cancelar un recordatorio por correo electrónico
    2. Opciones de la página de firma electrónica
      1. Información general de la página de firma electrónica
      2. Abrir para leer el acuerdo sin campos
      3. Rechazar la firma de un acuerdo
      4. Delegar autorización de firma
      5. Reiniciar el acuerdo
      6. Descargar un PDF del acuerdo
      7. Ver el historial del acuerdo
      8. Ver los mensajes del acuerdo
      9. Conversión de una firma electrónica a una escrita
      10. Conversión de una firma escrita a una electrónica 
      11. Navegar por los campos de formulario
      12. Borrar los datos de los campos de formulario
      13. Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
      14. Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
      15. Revisar los avisos legales
      16. Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
  2. Enviar acuerdos  
    1. Información general de la página Enviar
    2. Envía un acuerdo solo a ti
    3. Enviar un acuerdo a otros usuarios
    4. Firmas escritas
    5. Orden de firma de los destinatarios
    6. Enviar en bloque
      1. Descripción general de la función Enviar en bloque
      2. Enviar en lote: configurar una plantilla principal
      3. Enviar en lote: configurar con el archivo CSV
      4. Cancelación de una transacción Enviar en lote
      5. Añadir recordatorios a Enviar en lote
      6. Creación de informes para Enviar en lote
  3. Creación de campos en documentos
    1. Entorno de creación en la aplicación
      1. Detección automática de campos
      2. Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
      3. Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
      4. La función Rellenar previamente
      5. Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
      6. Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
      7. Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
    2. Creación de formularios y etiquetas de texto
    3. Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
      1. Creación de AcroForm
      2. Crear documentos PDF accesibles
    4. Campos
      1. Tipos de campo
        1. Tipos de campo comunes
        2. Imágenes en línea
        3. Imágenes de sello
      2. Aspecto del contenido del campo
      3. Validaciones de campo
      4. Valores de campos enmascarados
      5. Configuración de condiciones de mostrar/ocultar
      6. Campos calculados 
    5. Preguntas frecuentes sobre creación
  4. Firmar acuerdos
    1. Firmar los acuerdos que te envíen
    2. Rellenar y firmar
    3. Firma automática
  5. Gestionar acuerdos
    1. Información general de la página Administrar
    2. Acuerdos delegados
    3. Reemplazar destinatarios
    4. Limitar la visibilidad del documento 
    5. Cancelar un acuerdo 
    6. Crear nuevos recordatorios
    7. Revisar recordatorios
    8. Cancelación de un recordatorio
    9. Acceder a flujos de Power Automate
    10. Más acciones…
      1. Cómo funciona la búsqueda
      2. Ver un acuerdo
      3. Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
      4. Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
      5. Cargar un documento firmado
      6. Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
      7. Editar el método de autenticación de un destinatario
      8. Añadir o modificar una fecha de caducidad
      9. Añadir una nota al acuerdo
      10. Uso compartido de un acuerdo individual
      11. Anular uso compartido de un acuerdo
      12. Descargar un acuerdo individual
      13. Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
      14. Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
      15. Descargar el contenido del campo de un acuerdo
  6. Informe de auditoría
  7. Exportaciones de creación de informes y datos
    1. Información general
    2. Conceder a los usuarios acceso a la creación de informes
    3. Gráficos de informes
      1. Crear un informe nuevo
      2. Informes del acuerdo
      3. Informes de transacciones
      4. Informe de actividad de la configuración
      5. Editar un informe
    4. Exportaciones de datos 
      1. Para crear una nueva exportación de datos
      2. Exportación de datos de formularios web
      3. Edición de una exportación de datos
      4. Actualizar el contenido de exportación de datos
      5. Descargar la exportación de datos
    5. Cambio de nombre de un gráfico/exportación
    6. Duplicar un informe/exportación
    7. Programar un informe/exportación
    8. Eliminar un informe/exportación
    9. Comprobar uso de transacciones

Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados

  1. Formularios web 
    1. Crear un formulario web
    2. Editar un formulario web
    3. Deshabilitación/habilitación de un formulario web
    4. Ocultación/descubrimiento de un formulario web
    5. Buscar la dirección URL o el código de script 
    6. Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
    7. Guardar un formulario web para completarlo más tarde
    8. Cambiar el tamaño de un formulario web
  2. Plantillas reutilizables (plantillas de la biblioteca) 
    1. Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
    2. Crear una plantilla de biblioteca
    3. Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
    4. Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
    5. Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
    6. Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
    7. Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
  3. Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
  4. Flujos de trabajo de Power Automate 
    1. Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
    2. Habilitar la integración de Power Automate
    3. Acciones en contexto de la página Administrar
    4. Seguimiento del uso de Power Automate
    5. Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
    6. Desencadenadores utilizados para flujos
    7. Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
    8. Administrar flujos
    9. Editar flujos
    10. Compartir flujos
    11. Deshabilitar o habilitar flujos
    12. Eliminar flujos
    13. Plantillas útiles
      1. Solo administrador
        1. Guardar todos los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar todos los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar todos los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar todos los documentos completados en Box
      2. Archivo de acuerdos
        1. Guarde los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar los documentos completados en Box
      3. Archivo de acuerdos del formulario web
        1. Guardar documentos de formulario web completados en la biblioteca de SharePoint
        2. Guardar documentos de formularios web completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar los documentos de formularios web completados en Box
      4. Extracción de datos del acuerdo
        1. Extraer datos de campos de formulario del documento firmado y actualizar la hoja de Excel
      5. Notificaciones del acuerdo
        1. Enviar notificaciones por correo electrónico personalizadas con el contenido del acuerdo y el acuerdo firmado
        2. Obtener notificaciones de Adobe Acrobat Sign en un canal de Teams
        3. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Slack
        4. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Webex
      6. Generación de acuerdos
        1. Generar el documento a partir del formulario de Power App y la plantilla de Word; enviar para firmar
        2. Generar un acuerdo a partir de una plantilla de Word en OneDrive y obtener la firma
        3. Generar un acuerdo para la fila de Excel seleccionada, enviar para revisión y firmar
  5. Flujos de trabajo de envío personalizado
    1. Información general del flujo de trabajo de envío personalizado
    2. Creación de un nuevo flujo de trabajo de envío
    3. Edición de un flujo de trabajo de envío
    4. Activar o desactivar un flujo de trabajo de envío
    5. Enviar un acuerdo con un flujo de trabajo de envío
  6. Compartir usuarios y acuerdos
    1. Compartir un usuario
    2. Compartir acuerdos

Integrar con otros productos

  1.  Introducción a las integraciones de Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Otras integraciones
    1. Acrobat Sign para ServiceNow
    2. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign para Workday
    5. Acrobat Sign para NetSuite
    6. Acrobat Sign para VeevaVault
    7. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
  5. Integraciones gestionadas por socios
  6. Cómo se crea una clave de integración

Acrobat Sign Desarrolladores

  1. API REST 
    1. Documentación de métodos
    2. Guía de desarrollo/SDK
    3. Preguntas frecuentes sobre API    
  2. Webhooks 
    1. Introducción a Webhook
    2. Configurar un webhook nuevo
    3. Ver o editar un webhook
    4. Desactivar o reactivar un webhook
    5. Eliminar un webhook
    6. Certificados SSL bidireccionales
    7. Webhooks en la API

Soporte y solución de problemas

  1. Recursos de asistencia al cliente 
  2. Recursos de éxito de los clientes de empresa 

La función Uso compartido de cuentas está disponible para los planes de servicios empresariales, de negocios y de empresas pequeñas.

Información general del uso compartido de contenido del usuario

La naturaleza predeterminada de Adobe Acrobat Sign es asegurar el contenido del usuario respecto a todos los demás que no se hayan invitado expresamente a ver o interactuar con dicho contenido.

Los acuerdos incluyen a todos los destinatarios implícitamente.  Los documentos de la biblioteca de comparten de forma explícita en las propiedades de la plantilla.

Sin embargo, hay funciones en la mayoría de las organizaciones que requieren supervisiones o transacciones que no involucran directamente al observador o grupos de agentes que deben tener información general de todas las transacciones dentro de su grupo.

El uso compartido de contenido del usuario permite que un usuario o un grupo comparta su contenido con cualquier otro usuario o grupo.

Hay dos tipos de uso compartido de contenido del usuario disponibles:

  • Básico – El usuario solo puede ver
  • Avanzado – El grupo y el usuario pueden ver y tienen la opción de modificar y enviar
    • Cuando el Usuario A comparte su contenido con el Usuario X:
      • El Usuario X puede ver todo el contenido en la página Administrar del Usuario A
      • El Usuario X puede modificar un acuerdo que esté en proceso (si se activa)
      • El Usuario X puede enviar un acuerdo en nombre del usuario (si se activa)
        • El Usuario X queda registrado en el historial y en el registro de auditoría como el que envió en nombre del Usuario A
        • El Usuario A es el propietario y el administrador del acuerdo
    • Se ha activado el uso compartido de grupo
      • Cuando el Usuario A comparte su contenido con el Grupo N:
        • Todos los miembros del Grupo N pueden ver todo el contenido en la página Administrar del Usuario A
        • Todos los miembros del Grupo N tienen la autoridad establecida en el uso compartido (Enviar o Modificar) por el Usuario A
      • Cuando el Grupo N se comparte para el Usuario A:
        • El Usuario A puede ver todo el contenido de todos los usuarios en Grupo N
        • El Usuario A tiene la autoridad para Enviar o Modificar acuerdos (según se configure) para todos los miembros del Grupo N

En la actualidad, el uso compartido avanzado solo está disponible para cuentas de nivel Enterprise. Los administradores que quieran habilitar el uso compartido avanzado deben enviar un ticket al equipo de soporte.

Nota:

Una vez que una cuenta se pasa al uso compartido avanzado, no se puede devolver al uso compartido básico. Eso es un proceso unilateral.

Para compartir su cuenta una vez que haya iniciado sesión, vaya a Configuración de perfil > Preferencias personales > Compartir mi cuenta

Inicie sesión en Acrobat Sign

Disponibilidad

El uso compartido básico está disponible para todos los paquetes de pequeñas empresas, negocios y empresas.

  • El uso compartido básico tiene un límite de 100 cuentas “compartidas con otros” y otras 100 “compartidas conmigo”

El uso compartido avanzado solo está disponible para clientes de nivel Enterprise.

  • El uso compartido avanzado tiene un valor predeterminado de 500 cuentas “compartidas con otros” y otras 500 “compartidas conmigo”
    • Si necesita más de 500 cuentas compartidas de cualquier forma, póngase en contacto con el administrador de éxito

Acrobat Pro para equipos y todos los planes de un solo usuario no admiten el uso compartido de la cuenta de un usuario.

  • Acrobat Pro para equipos y cuentas de usuario único solo pueden compartir objetos individuales desde la página Administrar.

Interfaz de usuario

Uso compartido básico

Los usuarios con el mismo modelo de uso compartido básico pueden establecer, revisar y cancelar sus cuentas compartidas en la sección Preferencias personales. Todos los usuarios (incluidos administradores) tienen la misma experiencia.

Hay dos páginas discretas, una para las cuentas compartidas entrantes (Ver otras cuentas) y otras para las salientes (Compartir mi cuenta):

Interfaz de uso compartido básico

Los usuarios solicitan cuentas compartidas haciendo clic en el icono del plus e introduciendo el correo electrónico del usuario con quien quieren compartir.

Uso compartido básico - solicitud para ver

Después de solicitar un uso compartido, este existe en estado “Pendiente” hasta que el usuario que recibe la solicitud acepta o declina la invitación.

Interfaz básica - solicitudes pendientes

Uso compartido avanzado de cuentas

El uso compartido avanzado de cuentas solo está disponible en el nivel de servicio para empresas y debe habilitarlo enviando una incidencia al equipo de Soporte.

Cuando una cuenta se pasa al uso compartido avanzado, la interfaz de usuario cambia de dos páginas distintas a solo una única página con pestañas llamada Estado de uso compartido:

Uso compartido avanzado - navegación al menú

Las dos pestañas se alinean respecto a las dos páginas utilizadas bajo reglas de uso compartido básico

  • Mi cuenta Compartido con > Compartir mi cuenta
  • Compartido conmigo > Ver otras cuentas

Los usuarios establecen cuentas compartidas al hacer clic en el icono del plus, que abre un elemento emergente que permite al usuario introducir una dirección de correo electrónico o seleccionar usuarios o grupos de entre una lista de los objetos de usuario o de grupo actuales.

  • La flecha a la derecha del nombre del grupo expande los grupos para enumerar a los usuarios
  • El icono del plus añade al usuario/grupo a la solicitud de uso compartido (en el campo de entrada superior)
Uso compartido avanzado - uso compartido de grupo

 

Tras identificar a los usuarios/grupos para el uso compartido, el solicitante puede definir los permisos que quiere aplicar al mismo (Enviar o Modificar):

foo

Los administradores de cuenta tienen la capacidad de establecer el uso compartido entre un usuario y cualquier otro dentro de su cuenta de Acrobat Sign sin la aprobación de estos.

Los administradores de grupo tienen la capacidad de establecer el uso compartido entre un usuario y otro dentro de su grupo sin la aprobación de estos.

Los administradores de grupo que intenten establecer un uso compartido con un usuario o un grupo fuera de su grupo producirán un uso compartido “Pendiente”.  El otro usuario debe aprobar (aceptar) la solicitud de uso compartido de forma expresa para que este se produzca.

  • Las solicitudes de uso compartido con un grupo generan el correo electrónico al administrador del grupo, que acepta o rechaza cualquier uso compartido pendiente.

Los usuarios que no sean administradores pueden solicitar un uso compartido (basado en los controles configurados) que permanezca como “Pendiente” hasta que la otra parte acepte o rechace la solicitud de uso compartido.

Distribución avanzada - pendiente de solicitud

Grupos compartidos

Los administradores (en las reglas de uso compartido avanzadas) tienen la capacidad de compartir el grupo del que son administradores y de gestionar los usos compartidos que se adjuntan al grupo (respecto el usuario).

Desde el aspecto funcional, el uso compartido del grupo es igual que los otros usos compartidos del usuario, excepto que el grupo es un contenedor más grande, y al compartir con un grupo, el usuario obtiene acceso a todo el contenido de todos los usuarios de ese grupo.

Si se elimina a un usuario del grupo, el contenido del usuario ya no estará en el grupo, por lo que ya no será visible.

Para acceder al nivel de uso compartido de grupo como administrador de grupo:

  • Inicie sesión en su usuario de administrador de grupos
  • Vaya a Grupo > Mi grupo de usuarios > Compartir estado
Vaya al estado de Uso compartido de grupo

Nota:

Un grupo puede compartirse con sí mismo, lo que hace que todos los usuarios del grupo puedan ver a todos los usuarios del grupo sin tener que definir usos compartidos individuales.

Los administradores de cuenta pueden gestionar los usos compartidos para todos los grupos de la cuenta y establecer los usos compartidos entre grupos sin que sea necesario la aceptación de otro usuario.

Para acceder al uso compartido de grupo como administrador de cuentas:

  • Vaya a Cuenta > Grupos > {Seleccione el grupo que desee compartir}
Seleccionar un grupo

Cuando se carga el menú grupo, haga clic en Estado del uso compartido

Uso compartido de grupos - estado del uso compartido de grupos


Controles adicionales para administrar los usos compartidos entre cuentas

El usuario que originó el uso compartido “Pendiente” puede volver a enviar la solicitud de uso compartido al usuario de destino de esta forma:

  • Vaya a la interfaz de uso compartido
  • Haga clic una vez en el uso compartido que desea volver a enviar
  • Haga clic en el vínculo Volver a enviar solicitud de uso compartido.
  • Se envía un mensaje de correo electrónico automático al usuario de destino
Reenviar una solicitud de uso compartido

Cuando un usuario solicita un uso compartido, el usuario de destino (o el administrador de grupo en el caso de los grupos) recibe un correo electrónico con un vínculo para aprobar el uso compartido:

Acepte o rechace un correo electrónico de solicitud de uso compartido

Como alternativa, el usuario puede aceptar o rechazar una solicitud en la aplicación de esta forma:

  • Vaya a la interfaz de uso compartido
  • Haga clic una vez en la solicitud pendiente que desee aceptar o rechazar
  • Haga clic en Aceptar o Rechazar
Aceptar o rechazar una solicitud de uso compartido

Ambos modelos de uso compartido permiten que cualquier parte cancele un uso compartido en cualquier momento:

  • Vaya a la interfaz de uso compartido
  • Haga clic una vez en el uso compartido que desea cancelar
  • Haga clic en el vínculo Cancelar uso compartido.
Cancelar un uso compartido

Los permisos para un uso compartido establecido entre usuarios o grupos pueden modificarse de esta forma:

  • Vaya a la interfaz de uso compartido
  • Haga clic una vez en el uso compartido que desee editar para mostrar las opciones en la parte superior de la lista
  • Haga clic en el vínculo Modificar permisos
  • Cambie los permisos
  • Haga clic en Guardar.
Nota:

Hay un retraso de 30 minutos entre la modificación de los permisos compartidos y la aparición de los efectos de los cambios.

Modificar los permisos de uso compartido

Visualización de contenido compartido

El contenido compartido a su usuario se muestra en la pestaña Administrar.

En la esquina superior izquierda de la página Administrar, puede ver una flecha desplegable junto a Sus acuerdos

  • Haga clic en la flecha para mostrar la lista de usuarios/grupos que se hayan compartido con usted
  • Seleccione el usuario/grupo que desee ver
  • También hay una opción para seleccionar Todos los acuerdos compartidos, que devuelve Todo el contenido compartido
Seleccione la flecha desplegable en su página Administrar

La página se actualiza para mostrar el contenido de la página Administrar del usuario/grupo seleccionado:

Encabezado de la cuenta compartida

Nota:

Los filtros del raíl izquierdo (En curso, Completado, Formularios web) filtran el contenido del mismo modo que lo hacen cuando esté viendo el contenido.


Controles de uso compartido avanzado

El uso compartido avanzado permite a un usuario modificar los documentos y los campos en los acuerdos de una cuenta compartida (siempre que el acuerdo cumpla los requisitos).

Para modificar un acuerdo:

  • Vaya a la página Administrar
  • Cambie la vista al usuario que sea propietario del acuerdo que se va a modificar
  • Haga clic una vez en el acuerdo para seleccionarlo
  • Expanda las opciones para verlas
  • Haga clic en la acción que desee realizar:
Modificar un acuerdo compartido

El uso compartido avanzado permite al usuario enviar un acuerdo en nombre de un usuario compartido.

Este acuerdo es propiedad de la cuenta compartida como si el propietario de la cuenta lo hubiese enviado.

Solo el registro de auditoría y el historial indicarán que el acuerdo se ha enviado a través de la cuenta compartida por otro usuario.

Para enviar un acuerdo desde una cuenta compartida:

  • Inicie sesión con su usuario
  • Haga clic en su nombre en la esquina superior derecha de la pantalla y seleccione Cambiar cuenta
  • Seleccione al usuario en nombre del que desee enviar
    • Haga clic en Aceptar.
Uso compartido avanzado - cambiar cuentas

La página se actualiza para mostrar una interfaz limitada.

Un mensaje en la parte superior de la página indica que está en una cuenta compartida e identifica al usuario de dicha cuenta.

A la derecha del mensaje hay un vínculo que le devuelve a su cuenta.

  • Haga clic en la ficha Enviar
  • Configure y envíe el acuerdo como de costumbre
Cuenta a la que se ha cambiado

El registro Actividad del acuerdo indica claramente que el acuerdo se enviará en nombre del usuario:

Registro de auditoría al enviar en nombre de otra cuenta

Controles

Los controles de administrador para el uso de compartido de usuarios se pueden encontrar en Configuración de la cuenta > Configuración de seguridad > Uso compartido de cuentas

  • El uso compartido se puede configurar en el nivel de Cuenta al propagar la configuración a todos los Grupos
  • El uso compartido se puede configurar en el nivel de Grupo, eliminando los valores heredados del nivel de Cuenta.

Los controles de uso compartido básico definen si se permite el uso compartido y el método por el cual se inicia el uso compartido:

  • No permitir el uso compartido de la cuenta: La interfaz para el uso compartido de la cuenta se elimina de la interfaz de usuario de la cuenta o grupo establecidos.
  • Permitir solicitudes de compartir la cuenta: Permite que los usuarios en la cuenta o en el grupo configurado soliciten ver el contenido de otro usuario
  • Permitir el uso compartido de la cuenta propia: Permite que los usuarios en la cuenta o en el grupo configurado compartan su cuenta con otro usuario
  • Ambos: El usuario puede solicitar y ofrecer el uso compartido 
Controles de uso compartido en el menú de administrador

El uso compartido avanzado proporciona un conjunto adicional de permisos:

  • Con cuentas externas: cuando esta opción está activada, los usuarios podrán compartir el contenido de su cuenta con otros usuarios de otras cuentas de Acrobat Sign.
    • Compartir con una cuenta externa establece una relación de solo lectura.
  • Con cuentas internas: cuando esta opción está activada, los usuarios podrán compartir el contenido de su cuenta con otros usuarios de su (misma) cuenta de Acrobat Sign.
    • Activar el uso compartido con cuentas internas permite dos opciones adicionales:
      • Envío: permite que la parte con la que se ha compartido contenido pueda enviar nuevos acuerdos en nombre de la parte que ha iniciado el uso compartido.
        • El historial y la pista de auditoría indican claramente que el acuerdo lo envió la parte con la que se compartió en nombre de la parte que lo compartió en primer lugar.
        • La parte que ha compartido el acuerdo en primer lugar es la propietaria y lo administra como si lo hubieran mandado ellos mismos.
      • Modificar las transacciones existentes: permite que la parte con la que se ha compartido modifique acuerdos en curso.

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