La biblioteca de plantillas de Adobe Acrobat Sign contiene tres documentos de impuestos de EE. UU. como ejemplo de cómo se pueden crear formularios. Son totalmente válidos y funcionales, pero los usuarios no pueden editarlos porque se comparten en todas las cuentas. En el artículo siguiente se define el proceso para guardar la plantilla de Acrobat Sign a su biblioteca personal para que pueda editar los campos como desee y, a continuación, distribuir el documento en su cuenta local. Este proceso depende de plantillas de campos de formulario, de manera que solo es viable con planes de servicio para equipos, para negocios y para empresas.

Información general

Se tarda unos 2-3 minutos en crear una copia de una plantilla de la biblioteca y obtendrá una versión del documento que estará completamente bajo su control.

Antes de comenzar el proceso siguiente, puede que desee obtener una versión en PDF del formulario IRS que desea replicar del sitio web IRS.gov. El Gobierno cambia estos formularios periódicamente, por lo que debe asegurarse de que cuenta con la versión más reciente.

Una vez que tenga un PDF del formulario, el proceso consta de dos pasos rápidos:

Copiar la plantilla enviando un acuerdo
Actualizar las propiedades de la plantilla para que el documento esté disponible para otros usuarios (opcional)

Además, en la parte inferior de este artículo, hay pasos para cargar una nueva versión del formulario base y aplicar en él la superposición de campos.

Precaución:

Las cuentas que usen API deben recordar que cada plantilla tiene un ID de documento diferente, por lo que si duplica una plantilla que está utilizando de la biblioteca de Acrobat Sign, tendrá que actualizar el ID de documento en las llamadas a las API para que usen la nueva copia.

Copia de la plantilla

Para copiar la plantilla, debe enviar un acuerdo utilizando la plantilla existente de Acrobat Sign, a través del entorno de edición, y guardar una copia durante el proceso.

Vaya a la página Enviar de Acrobat Sign e inicie un acuerdo
Configure el acuerdo para dos destinatarios.
- No es necesario que los destinatarios sean válidos, ya que el acuerdo no debe firmarse, solo copiarse.
- El acuerdo se enviará, por lo que es buena idea usar una dirección de correo electrónico de “falsa” conocida.
  
  Por ejemplo: noreply@myDomain.dom
Nota:

Se definen dos destinatarios porque la plantilla que estamos copiando identifica los campos para dos destinatarios. Si solo configura el acuerdo para un destinatario, solo importará los campos para el primer destinatario.
Adjunte la plantilla de Acrobat Sign que desea copiar.
- Haga solo una plantilla a la vez.
- En el ejemplo siguiente, utilizamos la plantilla I-9, pero todas las plantillas funcionan igual.
Seleccione la casilla de verificación Campos Vista previa y Agregar firma y, a continuación, haga clic en Siguiente.
- El entorno de edición se abre y muestra el formulario.
Con el entorno de edición abierto:
- Marque la casilla de verificación Guardar documento en la biblioteca.
- Haga clic en el botón Enviar
Aparece un cuadro emergente en el que se le pide que dé un nombre a la plantilla nueva que está guardando a su biblioteca de documentos personal.
- Puede mantener el mismo nombre o cambiarlo como desee.
- Después de definir el nombre de la plantilla, haga clic en el botón Guardar y enviar.
Una vez que se ha hecho clic en el botón Guardar y enviar, el documento se guarda como un documento en su biblioteca personal.
- El acuerdo también se envía para su firma, lo que no debe tener ningún efecto si estableció direcciones de correo electrónico “seguras”.

Actualización de las propiedades de la plantilla

Ahora hay una copia del formulario en su biblioteca personal, pero si otros usuarios necesitan usarla, deberá ampliar el ámbito de acceso.

Haga clic en el vínculo Gestionar de la parte superior de la ventana para iniciar la página de Gestión.

Existirán dos nuevas entradas en la página de gestión:
- El acuerdo falso que se envió en la sección Enviados para firmar.
- La plantilla del documento en la sección Plantillas de la biblioteca.
Nota:

En este punto, se recomienda cancelar y eliminar el acuerdo falso que utilizó para copiar la plantilla.
Haga clic en el enlace Editar plantilla para obtener la plantilla del documento.
- Se iniciará el entorno de edición.
Una vez que el entorno de edición está abierto, expanda la sección Propiedades de plantilla en la parte superior derecha de la ventana.

A continuación, podrá hacer lo siguiente:
- Cambiar el nombre de la plantilla.
- Cambiar el TIPO DE PLANTILLA (se recomienda seleccionar Ambos).
- Cambiar el ámbito de acceso (QUIÉN PUEDE UTILIZAR) a su grupo o a toda la organización, según sea necesario.
Haga clic en Guardar para guardar las propiedades de la plantilla establecidas.
- Se abrirá una página de “operación correcta” que indicará que la plantilla se ha guardado correctamente.

¡Enhorabuena! La plantilla de Acrobat Sign se ha copiado correctamente a su cuenta personal.

Creación de una versión diferente del documento utilizando la superposición de campos

Para los clientes que deseen cargar una nueva versión de un formulario (puesto que cambian con frecuencia), puede crear rápidamente una nueva plantilla de documento y aplicar la superposición de campos a partir de la plantilla existente.

Esta operación implica dos pasos:

Cargar el formulario nuevo
Aplicar la superposición de campos

Para ello, deberá disponer de una copia de la versión del documento a la que desea aplicar la superposición de campos. En el caso de los documentos del IRS, puede obtenerlas desde el sitio web IRS.gov.

También debe ser el propietario de la plantilla que desea utilizar como superposición de campos para el nuevo formulario.

Carga del formulario

Vaya a la página Inicio en Acrobat Sign.
Haga clic en el botón Crear una plantilla reutilizable
- Se abrirá la página Crear una plantilla de biblioteca.
Con la página Crear una plantilla de biblioteca abierta:
- Introduzca un nombre de plantilla para la nueva plantilla.
  
  Lo ideal es un nombre que identifique la plantilla de forma exclusiva. El nombre se puede cambiar posteriormente.
- Cargue el nuevo archivo en el que está basando la nueva plantilla de documento.
- Haga clic en el botón Previsualizar y agregar campos.
  
  Se iniciará el entorno de edición.

Aplicar la superposición de campos

Una vez que el entorno de edición esté abierto:
- Haga clic en el menú desplegable Plantillas de campo de la esquina superior izquierda de la pantalla.
- Seleccione la plantilla que desea aplicar.
Con la plantilla seleccionada, haga clic en el botón Aplicar.

El documento se procesará durante unos instantes mientras se aplica la superposición de campos.

Una vez finalizado, el formulario se actualizará y verá los campos aplicados.
Si la estructura de la página era muy parecida (como suelen ser los formularios del IRS), la colocación de los campos debería ser muy similar.

Sin embargo, merece la pena dedicar un par de minutos a revisar la plantilla y asegurarse de que los campos estén alineados como desea.

Ahora es un buen momento para ajustar los campos y sus propiedades como desee para ajustarlos mejor a sus expectativas.

Cuando esté satisfecho, haga clic en el botón Guardar en la esquina inferior derecha para guardar la plantilla de documento.

Una vez guardado el documento, encontrará la nueva plantilla en la página Gestionar en la sección Plantillas.
Pruebe el documento internamente para asegurarse de que todo funciona como se espera.

Cuando esté seguro de que el formulario es correcto:
- Edite la nueva plantilla en la página Gestionar.
- Defina el nombre de plantilla final que desea que se muestre.
- Cambie las propiedades de plantilla para conceder acceso a su grupo u organización.
Nota:

De forma opcional, cambie las propiedades de plantilla del formulario heredado a un ámbito de acceso Solo yo para mantenerlo seguro en caso de que necesite volver a la plantilla antigua.