Vaya a la página Enviar de Acrobat Sign e inicie un acuerdo
La biblioteca de plantillas de Adobe Acrobat Sign contiene tres documentos de impuestos de EE. UU. como ejemplo de cómo se pueden crear formularios. Son totalmente válidos y funcionales, pero los usuarios no pueden editarlos porque se comparten en todas las cuentas. En el artículo siguiente se define el proceso para guardar la plantilla de Acrobat Sign a su biblioteca personal para que pueda editar los campos como desee y, a continuación, distribuir el documento en su cuenta local. Este proceso depende de plantillas de campos de formulario, de manera que solo es viable con planes de servicio para equipos, para negocios y para empresas.
Se tarda unos 2-3 minutos en crear una copia de una plantilla de la biblioteca y obtendrá una versión del documento que estará completamente bajo su control.
Antes de comenzar el proceso siguiente, puede que desee obtener una versión en PDF del formulario IRS que desea replicar del sitio web IRS.gov. El Gobierno cambia estos formularios periódicamente, por lo que debe asegurarse de que cuenta con la versión más reciente.
Una vez que tenga un PDF del formulario, el proceso consta de dos pasos rápidos:
Además, en la parte inferior de este artículo, hay pasos para cargar una nueva versión del formulario base y aplicar en él la superposición de campos.
Las cuentas que usen API deben recordar que cada plantilla tiene un ID de documento diferente, por lo que si duplica una plantilla que está utilizando de la biblioteca de Acrobat Sign, tendrá que actualizar el ID de documento en las llamadas a las API para que usen la nueva copia.
Para copiar la plantilla, debe enviar un acuerdo utilizando la plantilla existente de Acrobat Sign, a través del entorno de edición, y guardar una copia durante el proceso.
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Configure el acuerdo para dos destinatarios.
Se definen dos destinatarios porque la plantilla que estamos copiando identifica los campos para dos destinatarios. Si solo configura el acuerdo para un destinatario, solo importará los campos para el primer destinatario.
Adjunte la plantilla de Acrobat Sign que desea copiar.
Seleccione la casilla de verificación Campos Vista previa y Agregar firma y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Con el entorno de edición abierto:
Aparece un cuadro emergente en el que se le pide que dé un nombre a la plantilla nueva que está guardando a su biblioteca de documentos personal.
Una vez que se ha hecho clic en el botón Guardar y enviar, el documento se guarda como un documento en su biblioteca personal.
Ahora hay una copia del formulario en su biblioteca personal, pero si otros usuarios necesitan usarla, deberá ampliar el ámbito de acceso.
Haga clic en el vínculo Gestionar de la parte superior de la ventana para iniciar la página de Gestión.
Existirán dos nuevas entradas en la página de gestión:
En este punto, se recomienda cancelar y eliminar el acuerdo falso que utilizó para copiar la plantilla.
Haga clic en el enlace Editar plantilla para obtener la plantilla del documento.
Una vez que el entorno de edición está abierto, expanda la sección Propiedades de plantilla en la parte superior derecha de la ventana.
A continuación, podrá hacer lo siguiente:
Haga clic en Guardar para guardar las propiedades de la plantilla establecidas.
¡Enhorabuena! La plantilla de Acrobat Sign se ha copiado correctamente a su cuenta personal.
Para los clientes que deseen cargar una nueva versión de un formulario (puesto que cambian con frecuencia), puede crear rápidamente una nueva plantilla de documento y aplicar la superposición de campos a partir de la plantilla existente.
Esta operación implica dos pasos:
Para ello, deberá disponer de una copia de la versión del documento a la que desea aplicar la superposición de campos. En el caso de los documentos del IRS, puede obtenerlas desde el sitio web IRS.gov.
También debe ser el propietario de la plantilla que desea utilizar como superposición de campos para el nuevo formulario.
Vaya a la página Inicio en Acrobat Sign.
Haga clic en el botón Crear una plantilla reutilizable
Con la página Crear una plantilla de biblioteca abierta:
Una vez que el entorno de edición esté abierto:
Con la plantilla seleccionada, haga clic en el botón Aplicar.
El documento se procesará durante unos instantes mientras se aplica la superposición de campos.
Una vez finalizado, el formulario se actualizará y verá los campos aplicados.
Si la estructura de la página era muy parecida (como suelen ser los formularios del IRS), la colocación de los campos debería ser muy similar.
Sin embargo, merece la pena dedicar un par de minutos a revisar la plantilla y asegurarse de que los campos estén alineados como desea.
Ahora es un buen momento para ajustar los campos y sus propiedades como desee para ajustarlos mejor a sus expectativas.
Cuando esté satisfecho, haga clic en el botón Guardar en la esquina inferior derecha para guardar la plantilla de documento.
Una vez guardado el documento, encontrará la nueva plantilla en la página Gestionar en la sección Plantillas.
Pruebe el documento internamente para asegurarse de que todo funciona como se espera.
Cuando esté seguro de que el formulario es correcto:
De forma opcional, cambie las propiedades de plantilla del formulario heredado a un ámbito de acceso Solo yo para mantenerlo seguro en caso de que necesite volver a la plantilla antigua.
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