Usar herramientas de arrastrar y soltar para crear formularios

Uno de los aspectos más potentes de Adobe Acrobat Sign es la capacidad de crear formularios reutilizables y superposiciones de formulario para definir los campos que los firmantes deben rellenar.

Si dedica algo de tiempo a pensar en el proceso de firma y crear meticulosamente los formularios, a la larga supondrá un ahorro de tiempo, tanto para usted como para los firmantes, la aceptación por parte de los firmantes será mejor y le devolverán los documentos rellenados en un lapso de tiempo menor.

La creación de un formulario se divide en cuatro fases, que se detallan a continuación:

Documentos reutilizables y superposiciones de campos

Documentos reutilizables o capas de campos… ¿cuál es la opción más adecuada?

Esta decisión dependerá probablemente de sus formularios y del modo en que crea su documentación.

Si utiliza un documento repetitivo, cuyo contenido no cambia, es preferible que cree un documento reutilizable.

En este tipo de documentos entrarían los formularios de cargos de tarjeta de crédito, formularios fiscales, aplicaciones, etc.

En estos ejemplos, no hay contenido exclusivo para el firmante, a excepción de la información que el firmante indica en los campos.

En cuanto a las capas de campo de formulario, se trata simplemente de una capa de campos colocados sobre un formulario o un archivo cargado. Esta opción es preferible cuando tiene un formulario que incluye contenido variable. Un ejemplo sería un acuerdo de alquiler, que contiene información personalizada en todo el documento, pero los campos para el cliente son los mismos y se encuentran ubicados en el mismo sitio.

En este caso, tendría que generar un nuevo documento para cargarlo y, después, aplicar la capa de campos en la parte superior del documento.

Funciones: Participantes y cómo identificarlos correctamente

Las funciones sirven para definir el modo en que los participantes (firmantes, remitente, etc.) pueden interactuar con el documento o la transacción. En cuanto a los formularios (sobre todo los formularios con varios firmantes), es fundamental que comprenda el modo en que las funciones indican qué campos del acuerdo deben estar disponibles para cada firmante. 

Cada campo tiene asignada una función.  Solo el firmante que tenga la función adecuada podrá acceder a los campos que tengan asignada esa función. 

El concepto en sí es bastante claro, pero la lógica es lógica informática y no humana, así que es posible que tenga que despojarse del significado de algunas palabras para poder entender realmente el proceso. Haga clic aquí para obtener información más detallada sobre las funciones.

Debe comprender tres funciones esenciales:

Completado previamente (por el remitente): esta función define campos que desea que rellene el remitente antes de enviarlo al primer firmante.  Los campos con esta función de prerrellenar son útiles, por ejemplo, cuando tiene que colocar precios o descuentos en el documento sobre la marcha.

Estos campos los puede rellenar únicamente el remitente en el momento en que va a enviar el documento y, si estos campos son obligatorios, el documento no se puede enviar hasta que los rellene el remitente.

Los campos con la función Completados previamente no se pueden editar después de la fase de prerrellenar. Ningún firmante que posteriormente reciba el documento podrá editar los campos que tengan esta función. Haga clic aquí para obtener más información sobre el proceso de prerrellenar.

Participante N (donde N es un número incremental empezando por 1): aquí es donde puede haber más confusión...

El participante 1 es la primera persona (dirección de correo electrónico) a la que se envía el documento para que lo firme o lo apruebe. 

El participante 2 es la segunda persona que tiene que aprobar o firmar el documento.

El truco que hay que recordar es que la función del firmante se basa en el orden en el que introduce los firmantes en el campo Para en la ficha Enviar.

La primera dirección de correo electrónico del campo Para será el participante 1. La segunda dirección será el participante 2 y así sucesivamente.

Parece sencillo, ¿verdad?

Pues ahora que ya conoce el proceso de envío, observará que hay una casilla opcional en la ficha Enviar que dice Tengo que firmar y que esa casilla insertará al remitente en el proceso de firma. 

Si utiliza la opción predeterminada, el remitente será el último firmante.

Si tiene dos clientes que deben firmar antes, serán los participantes 1 y 2, y el remitente será el participante 3.

Si opta por cambiar esta opción para que el remitente sea el primero en firmar, entonces el remitente será el participante 1 y, en el ejemplo anterior, los clientes serán los participantes 2 y 3.

Ahora piense en el caso de que el documento se envía a tres firmantes, pero quiere enviarlo mediante un proceso de firma paralelo.  Todas las partes reciben el documento al mismo tiempo y no se sabe quién firmará primero.  ¿Quién es el participante 1?

La respuesta rápida sería: probablemente la primera dirección de correo electrónico del campo Para.

La respuesta algo más larga sería: la primera dirección de correo electrónico del campo Para (suponiendo que no se haya marcado la casilla Tengo que firmar que define que el remitente tiene que firmar el primero).

Cualquier persona: esta función permite que cualquier firmante pueda acceder al campo (incluida la parte con la función de prerrellenar).

El truco de la función Cualquier persona es que el campo está disponible para cualquiera hasta el momento en que se rellena.  Una vez que se ha rellenado el campo, se bloquea su contenido y no puede editarlo ningún otro firmante posterior.

Tipos de campos

Existen varios tipos de campos, muchos de los cuales son para funciones muy específicas (como el campo de firma) y unos pocos tienen una finalidad general (como el campo de texto).

Estos campos se dividen en cinco fichas:

Campos de firma: estos campos son los verdaderos campos de firma, la base de la firma electrónica.

Los campos de firma solo capturan el valor de firma del firmante. Si hay varios campos de firma para un firmante, el firmante tendrá que rellenar el primero, pero para el resto solo tendrá que hacer clic para aplicar el valor.

Los campos de iniciales, al igual que con los de firma, se deberán rellenar la primera vez y, para el resto, solo hará falta hacer clic en ellos para aplicar el valor.

Los bloques de firma en realidad son objetos contenedores que contienen todos los campos que la cuenta necesita para completar una firma.  De forma predeterminada, el bloque de firma solo incluirá el campo de firma y un campo de correo electrónico.  El administrador de la cuenta puede, si lo desea, configurar las preferencias de firma para solicitar un valor de cargo y de nombre de empresa. Si estos valores son obligatorios, el bloque de firma también los incluirá.

Campos info. firmante: estos campos recopilan o muestran información sobre el firmante o la firma.

Estos campos tienen la finalidad especial de facilitar el proceso de firma a los usuarios en caso de que tengan que firmar de nuevo.

Es probable que haya visto su página de preferencias personales con el nombre, el cargo y la empresa ya introducidos.

Estos campos rellenan esta información para el perfil del firmante.

Nota: El campo Compañía no es un campo de entrada genérico para obtener un nombre de empresa.  Este campo debe tener asignada una función y el contenido que se introduzca en él se almacenará como la información de compañía de la función del participante a la que esté vinculado.

Si coloca un campo de cargo o empresa para un participante, el servicio almacenará ese contenido como la información de cargo o empresa del firmante, y estos datos se rellenarán automáticamente la próxima vez que el participante tenga que firmar con estos campos.

El campo Nombre firm. mostrará el contenido que el firmante escriba en el campo de firma. El campo se mostrará al principio como una sección en blanco del formulario hasta que se aplique una firma y se rellene el campo.

Considere este campo como el típico que aparecería en la línea “Nombre en letra de imprenta”, justo debajo de la línea de firma que hay en muchos formularios.

El campo Email (dirección) se rellena automáticamente con la dirección de correo electrónico del firmante. La dirección de correo electrónico es un valor conocido, de modo que simplemente podemos insertarla aquí.

Nota: Al igual que con los campos Cargo y Compañía, no debe utilizar este campo para obtener una dirección de correo electrónico.  Si necesita solicitar una dirección de correo electrónico, debe utilizar un campo de texto (véase a continuación).

Fecha: este campo muestra la fecha actual en la que el participante firma el documento.  Este no es un campo de entrada genérico para una fecha.  Si necesita un campo de entrada, utilice el campo de texto.

Campos de datos: permiten recopilar información sobre el documento, además de identificar al firmante.Se trata de herramientas que le permiten recopilar información de sus clientes y son, con creces, los tipos de campo más utilizados.

Los campos de texto son campos de entrada genéricos para el contenido que necesita solicitar al firmante. Por ejemplo, información de la tarjeta de crédito, direcciones, números de teléfono, notas o descripciones: cualquier dato que necesite para completar el proceso contractual.

Los campos desplegables son útiles cuando ofrece varias opciones y el cliente puede elegir una de ellas.

Las casillas son objetos que se utilizan cuando hay un conjunto de opciones y desea que el cliente seleccione todas las que sean pertinentes..

Los botones de opción sirven para presentar un conjunto de opciones pero, a diferencia de las casillas, el firmante solo puede seleccionar una.

Más campos: a diferencia de los campos de datos, la ficha “Más campos” incluye la opción de adjuntar archivos o definir una zona activa de hipervínculo en el documento.

Marcas: estos tipos de campo los rellena Acrobat Sign para mostrar datos de la transacción que normalmente no se encuentran en el documento.

El sello de participación muestra el nombre, la hora y la dirección de correo electrónico del participante para el que está asignado el campo (la función).

“N.º de transacción” muestra el número de transacción (resulta práctico si tiene un problema y necesita que el Soporte localice la transacción).

Herramientas de diseño y alineación

Cuando ya ha colocado todos los campos, el último paso es conseguir que todo esté correctamente alineado para que el formulario tenga un aspecto cuidado y profesional.

En el extremo izquierdo de la cinta del campo, verá un icono de regla.  Haga clic en él para mostrar las herramientas de alineación.

Seleccione un campo (el que desee que sea el “patrón”) y, a continuación, mantenga pulsado el botón Ctrl (o Comando) y seleccione otro campo.  Verá que los iconos se activan y, a continuación, puede hacer clic en cualquiera de ellos para alinear los campos con respecto a la pequeña línea que se muestra en el icono.  Por ejemplo, el primer icono muestra la línea en la parte superior de los dos campos, por lo que los campos se alinearán con respecto a sus bordes superiores.

Las opciones de tamaño le permitirán seleccionar varios campos y, después, ajustarlos con el mismo tamaño.

El primer icono es para el alto de los campos, el segundo es para el ancho y el tercero es para ambas dimensiones. El tamaño de los campos se ajustará exactamente igual que el tamaño del primer campo seleccionado.