Enviar en lote te permite crear varios acuerdos “secundarios” para uno o varios destinatarios mediante una plantilla de acuerdo “principal” configurada por el remitente.

La plantilla principal se configura en tres partes:

Definición de los detalles del acuerdo - Establezca el nombre del acuerdo, el mensaje global y los archivos base.
Definición de la Configuración del acuerdo: ajusta las configuraciones como, por ejemplo, recordatorios, fecha de caducidad, contraseña y localización.
Añadir destinatarios - Introduzca la lista de destinatarios de una de estas dos formas:
- Configuración manual - Escriba o pegue cada destinatario en el campo de texto.
  - Las cuentas de Acrobat Pro solo pueden introducir destinatarios manualmente, con un máximo de 50 destinatarios.
- Cargar CSV: carga una lista de destinatarios mediante un archivo CSV.
  - Las cuentas de Acrobat Pro no admiten cargas de CSV.
  - Los archivos CSV también se pueden utilizar para personalizar cada acuerdo secundario.

Método para añadir destinatarios

Definir los detalles del Acuerdo y los ajustes es el mismo proceso independientemente de cómo añada sus destinatarios. Sin embargo, la forma en que piensas añadir destinatarios tiene implicaciones de gran alcance para el ámbito de aplicación y las opciones aplicadas a los acuerdos secundarios.
Antes de empezar a configurar una plantilla principal para Enviar en lote, debes conocer y comprender qué método deseas utilizar para añadir tus destinatarios. Si tienes la intención de aprovechar las opciones de importación de CSV, define tu CSV antes de empezar a crear tu plantilla.

La configuración manual permite:

Solo un destinatario por acuerdo secundario, con una contrafirma opcional del remitente. No hay ninguna opción para añadir destinatarios externos adicionales, asignar un contrafirmante diferente o mover la contrafirma a la primera posición de firma.
Se pueden añadir hasta 50 destinatarios a través del proceso manual, lo que genera hasta 50 acuerdos secundarios.

Además, todos los elementos configurados de la plantilla principal se aplican a todos los acuerdos secundarios. Esto incluye:

la función del destinatario
método y valor de autenticación del destinatario
la fecha límite de vencimiento de los acuerdos secundarios
el mensaje global incluido en la notificación por correo electrónico
la configuración regional utilizada para la experiencia del destinatario

El método de importación de CSV proporciona varias prácticas mejoradas sobre el método manual, como las siguientes:

Se pueden configurar hasta 1000 acuerdos secundarios para una transacción Enviar en lote.
Se pueden incluir hasta 100 destinatarios en cada acuerdo secundario. Cada destinatario puede tener lo siguiente:
- Función
- Tipo de autenticación (incluida la autenticación por correo electrónico [ninguna], autenticación de Acrobat Sign, teléfono (SMS) contraseña y autenticación basada en conocimientos)
- Valor de autenticación
- Mensaje privado (hasta 1000 caracteres)
Cada acuerdo secundario puede configurarse para incluir:
- Nombre del acuerdo personalizado
- “Mensaje global” personalizado en el correo electrónico (hasta 10 000 caracteres)
- Configuración regional personalizada
- Fecha de caducidad personalizada
- Estructuras de flujo de trabajo complejas (flujos de firmas secuenciales, paralelos e híbridos)

Nota:

El nuevo entorno Enviar en lote actualmente no admite la configuración del remitente para que firme primero mediante la opción para añadir destinatarios manualmente.

Las funciones y el proceso de Envío masivo están disponibles a través de múltiples interfaces, y su experiencia se basará en el servicio que haya adquirido.

El nivel Acrobat Standard no tiene acceso a Envío masivo.
El nivel Acrobat Pro no tiene acceso directo para configurar el acceso y las funciones.
- Permitir hasta 50 acuerdos secundarios.
- Permitir que se establezcan recordatorios.
- Configurar una contraseña para proteger la visualización del acuerdo completado.
Para Acrobat Sign Solutions y Acrobat Sign for Government
- Tener acceso a una configuración manual de plantillas más detallada.
- Tener acceso a la carga de CSV para personalizar aún más los acuerdos secundarios individuales.
- Tener controles para Envío masivo que se pueden habilitar a nivel de cuenta y grupo.

Seleccione el tipo de servicio que utiliza entre las siguientes opciones:

Configurar la plantilla padre

Definir los Detalles del acuerdo

Inicie sesión con un Usuario que tenga acceso a la función Send in Bulk y coloque el puntero sobre el menú desplegable E-sign en la barra de navegación superior.
Seleccione Envío masivo.
Se carga la página Seleccionar archivos.

Arrastre un archivo al panel o seleccione una de las opciones disponibles en el botón Seleccionar archivos:
- De Recientes - Una lista de los documentos más recientes a los que ha accedido en su Cuenta de Acrobat.
- De Documentos - Una lista de los PDF en su pestaña Documents.
- De Mi ordenador - Abre un explorador de su sistema local para buscar y cargar un PDF.
- Desde plantillas de firma electrónica: Una lista de las plantillas de firma electrónica que ha creado en su cuenta de Acrobat.
- Desde otra cuenta de almacenamiento: Abre una lista de unidades de red de terceros que puede adjuntar a su cuenta de Acrobat para almacenamiento externo.
Una vez seleccionado un archivo, la página se actualiza para mostrar la interfaz de configuración de los detalles del acuerdo.
- Introduzca hasta 50 direcciones de correo electrónico de destinatarios.
  
  Pulse la tecla Intro para introducir el correo electrónico y comenzar uno nuevo.
  
  Cada correo electrónico añadido generará un acuerdo secundario independiente para ese firmante individual.
- Seleccione el botón Añadirme si usted (el remitente) también necesita firmar el acuerdo.
  
  Una vez que se haya añadido, puede mover su registro de destinatario hacia arriba o hacia abajo para firmar primero o último.
- Seleccione el botón Añadir cc para agregar una parte en copia que recibirá una copia de todos los acuerdos completados.
  
  Se pueden añadir hasta 11 correos electrónicos al campo CC.
Revise los archivos adjuntos.Añada, elimine o reordene los archivos según sea necesario.El controlador a la izquierda del nombre del archivo permite arrastrarlo hacia arriba o hacia abajo.

Nota:

Todos los archivos se concatenan en un único pdf grande, en el orden en que aparecen después de completar la plantilla Envío masivo.
Defina los detalles del acuerdo.Esto incluye:
- El Nombre del acuerdo: Se utiliza en la línea de asunto del correo electrónico enviado a los destinatarios, por lo que es importante que sea un nombre significativo.
- El Mensaje: Este mensaje se entrega en el cuerpo del correo electrónico enviado a cada destinatario.Esta es una oportunidad para proporcionar cualquier orientación o contexto para el acuerdo.
Configure la Configuración del acuerdo.Tienes dos opciones:
- Añadir un recordatorio: se puede enviar un correo electrónico de recordatorio a todos los destinatarios que no hayan completado su firma en un ciclo regular que usted elija.
- Añadir una contraseña de acceso: Esta opción instala una contraseña en el pdf que solicita una contraseña antes de mostrar el contenido del pdf.
Una vez que la plantilla esté configurada y se hayan añadido todos los destinatarios, seleccione el botón Siguiente en la parte superior derecha de la ventana:
El documento se procesará durante un momento (concatenando todos los archivos) y luego presentará el PDF completo en el entorno de creación de campos.

Se recomienda habilitar la Edición avanzada si está disponible.

Para colocar campos:
1. Seleccione un destinatario del menú desplegable DESTINATARIOS.
2. Arrastre y suelte los campos individuales de la lista de campos a la derecha en el documento donde corresponda.
  
  Asegúrese de colocar al menos un campo de firma para cada destinatario del acuerdo.
  
  Los campos asignados al destinatario seleccionado actualmente aparecerán brillantes en la página.Los campos asignados a cualquier otro participante aparecerán en gris.
Cuando todos los campos estén colocados, seleccione el botón Siguiente en la parte superior derecha de la ventana.
Se presenta una revisión de la plantilla del acuerdo, mostrando todos los elementos del acuerdo:
Si todo parece correcto, seleccione Enviar para entregar los acuerdos.

Se presentará una página posterior al envío, que le dará las opciones de:
- Enviar otro documento en masa - inicia todo el proceso de nuevo.
- Administrar acuerdos - Abre su pestaña Documentos con el filtro Envíos masivos seleccionado.
Seleccione una de estas opciones o el botón Cerrar en la parte superior derecha de la ventana.

Configurar la plantilla padre

Definir los Detalles del acuerdo

Inicie sesión con un usuario que tenga acceso a la función Enviar en bloque habilitada en su grupo principal y vaya a la página Inicio.
Seleccione el mosaico Enviar en bloque.

Si el mosaico no está presente, el grupo principal del usuario no tiene Enviar en lote.

Póngase en contacto con el administrador de Acrobat Sign para proporcionar acceso a la función Enviar en bloque para el grupo principal del usuario.

Si se genera un error que indica que no tienes acceso suficiente, el grupo principal del usuario no está configurado para permitir el acceso a Enviar en bloque, pero el usuario es miembro de un grupo con acceso.

El acceso a la interfaz Enviar en bloque requiere que el usuario tenga habilitada la función en su grupo principal.
Una vez que se haya cargado la interfaz Enviar en bloque:
1. Selecciona el grupo desde el que se enviarán los acuerdos. Si el selector de grupo no es interactivo, solo tendrás acceso a un grupo. El grupo define lo siguiente:
  
  las plantillas disponibles para la transacción
  
  las opciones de firma y los requisitos
  
  la seguridad aplicada a los acuerdos
2. Selecciona el botón Escoger archivo para elegir el archivo que se utilizará como documento base para el acuerdo. Puedes seleccionar un archivo desde los siguientes lugares:
  
  Mi PC. Al seleccionar un archivo del equipo, el proceso de configuración avanza inmediatamente. Si necesitas utilizar varios archivos, puedes seleccionar más archivos después de actualizar la página.
  
  Biblioteca de plantillas. La selección desde la opción Plantilla te permite seleccionar varios archivos de la biblioteca marcando la casilla en la lista. Una vez que todos los archivos estén marcados, selecciona el botón Confirmar para agregarlos a la transacción. La biblioteca de plantillas tiene dos pestañas:
  
  Plantillas. Es una lista de todas las plantillas disponibles para el usuario a través de la biblioteca de plantillas del grupo.
  
  Plantillas recientes. Esta es una lista de las plantillas usadas más recientemente en la biblioteca de plantillas del grupo.
Puede habilitarse un vínculo en la esquina superior derecha de la ventana que permita a los usuarios cambiar a la versión clásica de la función Enviar en lote.

Nota:

Al utilizar plantillas, es fundamental que pruebes y verifiques que los campos de plantilla están asignados correctamente y funcionan correctamente antes de crear cientos de acuerdos.
La página se actualiza para mostrar los Detalles del acuerdo.

Hay tres secciones que revisar y editar según sea necesario:
- Archivos del acuerdo: los archivos o plantillas seleccionados ya están adjuntos. Si necesitas más archivos adjuntos, selecciona el botón Elegir más archivos y añade archivos de tu equipo local o de la biblioteca de plantillas.
  
  Los archivos se pueden añadir desde ambos orígenes según sea necesario.
  
  Los archivos seleccionados de tu sistema local solo se pueden añadir de uno en uno. Es posible seleccionar varias plantillas.
- Nombre del acuerdo: el nombre del acuerdo aparece en la línea de asunto del correo electrónico del destinatario y se muestra de forma destacada en la página Administrar.
  
  El nombre del acuerdo predeterminado se importa del primer archivo adjunto.
  
  El nombre del acuerdo se puede editar haciendo clic en el campo y escribiendo.
- Mensaje: el campo de mensaje contiene el mensaje predeterminado que se inserta en el cuerpo del correo electrónico para todos los destinatarios. Para editar el campo de mensaje, haz clic en el campo y empieza a escribir. Los campos de mensaje contienen hasta 10 000 caracteres.

Configura o ajusta la configuración del Acuerdo

Los valores predeterminados de la Configuración del acuerdo se heredan de la configuración del grupo. Cada configuración se puede adaptar a la finalidad de la plantilla.
En función del nivel de servicio y de la configuración a nivel de grupo, pueden incluirse diferentes opciones. Estas son las razones más comunes:

Comprueba o configura la Fecha límite de finalización.

Dependiendo de la naturaleza de tus acuerdos, puedes o no emplear una fecha límite del acuerdo.
Si se utiliza:

La duración predeterminada de los acuerdos se define en el nivel de grupo. Si debes editar este valor con frecuencia, habla con tu administrador para ver si se puede ajustar el valor predeterminado.
El remitente puede modificar esta fecha límite durante la composición del acuerdo (si la configuración del grupo lo permite).
El remitente original puede modificar los plazos en la página Administrar (si la configuración del grupo lo permite).
Los firmantes internos se pueden excluir de la cancelación de la fecha límite (si se configura para ello en la configuración del grupo).
El acuerdo caduca automáticamente una vez que se supera la fecha límite y no se puede firmar ni completar. Debe crearse un acuerdo nuevo.

Edita la Fecha límite de finalización mediante la selección del icono de edición Configuración del acuerdo y eligiendo una nueva fecha límite del calendario.

El panel de configuración del acuerdo con el calendario de fechas límite resaltado

Nota:

Todos los acuerdos caducan después de estar en curso durante 365 días si no se han completado. Esta fecha límite de caducidad no se puede modificar ni suprimir.

Verifica o modifica la Frecuencia del recordatorio.

La frecuencia de recordatorio define el ciclo cuando se envían por correo electrónico recordatorios a los destinatarios activos actuales de tu acuerdo.

La iteración de recordatorio predeterminada se define en la configuración del grupo.
Se puede configurar un mensaje de recordatorio predeterminado en la configuración del grupo.
El recordatorio predeterminado se puede editar durante la composición del acuerdo (si lo permite la configuración del grupo).
Los recordatorios que se activan cada día tienen un ciclo de vida de diez días. El resto de los recordatorios tienen un ciclo de vida de 60 días. La duración del recordatorio no se puede modificar.
Los correos electrónicos de recordatorio se envían a la misma hora del día en que se envía inicialmente el acuerdo.
Los recordatorios se pueden configurar en la página Administrar una vez enviado el acuerdo.
Solo se notifica a los destinatarios cuando son el participante activo en el acuerdo. No se notifican antes ni después (excepto en la notificación final que contiene el PDF del acuerdo completado).

Edita la Frecuencia del recordatorio mediante la selección del icono de edición Configuración del acuerdo y eligiendo una nueva frecuencia en el menú desplegable.

Panel de configuración del acuerdo con el selector de recordatorio resaltado

Añade una contraseña para ver el PDF final.

La contraseña introducida en este campo es exclusivamente para ver el PDF.

La contraseña para ver el PDF final del acuerdo se puede configurar como un campo obligatorio, un campo opcional o un campo denegado en la configuración del grupo.
La seguridad de la contraseña (número de caracteres y complejidad) se define en la configuración del grupo.
No se puede definir un valor de contraseña predeterminado. El remitente debe proporcionarlo durante la composición del acuerdo.
Cuando se añade, esta contraseña se incrusta en el PDF como parámetro de seguridad, y no se puede quitar sin la contraseña.
La contraseña no se almacena en ningún lugar del sistema de Acrobat Sign y no se puede recuperar mediante asistencia técnica.

Para establecer la seguridad mediante contraseña al ver el PDF del acuerdo, selecciona el icono de edición Configuración del acuerdo y escribe una contraseña en el campo.

Panel Ajustes del acuerdo con el campo de contraseña resaltado

Configura la protección de contenido.

La protección de contenido instala la seguridad para ver el acuerdo una vez completado. El acuerdo requerirá el mismo método de autenticación para su visualización que el configurado para firmar inicialmente el acuerdo.

El panel de configuración del acuerdo con los campos de protección de contenido resaltados

Comprueba o selecciona un nuevo idioma de localización para el correo electrónico del destinatario.

El valor Idioma indica la localización de todos los elementos de la plantilla de Acrobat Sign, como etiquetas e instrucciones, en el correo electrónico del destinatario y en la página de firma electrónica.

La localización predeterminada se define en la configuración del grupo.
El valor predeterminado se puede editar (si la configuración del grupo lo permite)
El idioma de localización es una configuración distinta de la configuración de la IU del usuario. Es posible establecer el idioma de la IU del grupo en inglés de EE. UU. y el idioma de firma predeterminado del grupo en japonés.

Edita el Idioma de los destinatarios mediante la selección del icono de edición Configuración del acuerdo y eligiendo un nuevo idioma en el menú desplegable.

El panel de configuración del acuerdo con el selector de idioma resaltado

Añadir destinatarios

Como se ha mencionado antes, la forma en que piensas añadir tus destinatarios es clave para obtener los mejores resultados.
De forma predeterminada, el proceso manual se presenta cuando se inicia la configuración de la plantilla.

Selecciona el método que deseas utilizar para añadir destinatarios:

Realice envíos en bloque utilizando un archivo .CSV para importar tanto los destinatarios como sus detalles

Es posible utilizar un archivo CSV para importar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios y combinar datos personalizados en los campos del documento para cada destinatario. También se puede personalizar el mensaje de correo electrónico que se envía a cada firmante para pedirles que firmen el documento.

.CSV significa “Comma-Separated Value”, o valores separados por comas; los archivos de Excel se pueden guardar en este formato.

Nota:

En este vídeo se muestra cómo configurar y utilizar un archivo .CSV en una transacción de Envío en lote. También muestra cómo rastrear el estado de todos los documentos enviados en la transacción de Envío en lote.

Configuración del archivo .CSV

Antes de configurar su .CSV, es necesario conocer los nombres de los campos del documento. Hay otra forma de hacerlo, en función de cómo se hayan agregado los campos al documento:

Si el documento se ha creado con etiquetas (texto o PDF), utilice el nombre del campo que haya definido en la etiqueta. Por ejemplo, tiene el nombre de campo Address1.
Si ha utilizado el entorno de arrastrar y soltar, edite el documento y, a continuación, haga doble clic en el campo. El nombre de ese campo se encuentra en la parte superior de la ventana de propiedades.

Una vez que conozca los nombres de los campos del documento, podrá abrir la muestra de la página de Envío en lote, o bien crear un archivo de Excel.

Nota:

Debe haber un mínimo de dos direcciones de correo electrónico únicas en el archivo CSV.

La dirección de correo electrónico del remitente no puede aparecer en el archivo CSV.
El número de transacciones que se pueden generar con la función Enviar en lote es limitada en función del nivel de servicio:
- Los clientes de nivel de Empresas y negocios pueden generar hasta 300 transacciones
- Los clientes de Acrobat Pro con firma electrónica avanzada para equipos y Adobe Acrobat Sign Professional pueden generar hasta 50 transacciones
- Acrobat Pro con firma electrónica avanzada puede generar hasta 50 transacciones
- Pruebas en equipo pueden generar hasta cinco transacciones
- Pruebas empresariales pueden generar hasta tres transacciones

La primera fila contiene los nombres de los campos y las etiquetas de información. Para los campos personalizados que haya agregado, agregue también los nombres de los campos en el encabezado de la columna.

Las etiquetas de información son las siguientes:

• _es_signer_email (obligatoria): la dirección de correo electrónico del firmante

• _es_signer_name (opcional): nombre del firmante que se usa para la firma

• _es_signer_fullname (opcional): nombre del firmante que aparece en el documento

• _es_signer_company (opcional): empresa del firmante

• _es_signer_title (opcional): cargo del firmante

• _es_agreement_message (opcional): texto del mensaje de correo electrónico que se envía al firmante.

El resto de los nombres que se utilizan (teléfono y código postal) son los campos personalizados que hemos agregado al documento.
La siguiente fila se rellena con la información específica de los firmantes. Aquí se configuran las direcciones de correo electrónico, el nombre completo, el nombre de la empresa, el cargo, el mensaje personalizado y el resto de la información de los campos personalizados.
Por último, guarde el archivo como .CSV (delimitado por comas)(*.csv), en su sistema local.
- Los clientes que utilicen caracteres de doble byte deben guardar el archivo CSV en formato CSV UTF-8 (delimitado por comas)(*.csv)

Envío con el archivo .CSV

Cuando haya creado su .CSV, haga clic en Enviar en lote en la página de inicio.
En la página de envío de Envío en lote, haga clic en el vínculo Importar destinatarios y Campos unidos desde archivo a fin de utilizar el archivo .CSV para el envío.
Haga clic en Cargar.
Busque y adjunte el archivo CSV que quiera utilizar.
Configure el resto de opciones según sea necesario:
- Verificación de la identidad: configure esto para aplicar una autenticación de factor doble
- Tengo que firmar: marque esta casilla si el remitente necesita firmar los documentos.
- Nombre del acuerdo: el nombre del acuerdo tal y como aparece en la página Gestionar.
- Mensaje: el mensaje global que se incluye en el correo electrónico de firma (si no se ha importado ningún otro mensaje explícitamente con el .CSV).
- Idioma: el idioma que se debe utilizar en el correo electrónico y las instrucciones que aparecen en pantalla.
- Configurar una fecha de caducidad para este documento (opcional): define un número de días en que el acuerdo sigue siendo viable antes de caducar automáticamente.
- Establecer contraseña para abrir un PDF firmado (opcional): define una contraseña para proteger el documento firmado.
- V. previa, pos. firm. o añadir campos d/form.: permite al remitente colocar campos en la plantilla.
Cuando haya terminado, haga clic en Siguiente
Nota:

Un acuerdo de Envío en lote que se haya dejado en Prerrellenado o Borrador expirará automáticamente 24 horas después de su creación.

Adición de caducidad automática del documento

La caducidad automática del documento permite la configuración con respecto a la cuenta y al grupo. La caducidad se puede definir para un límite de tiempo predeterminado, con una configuración opcional que le permita al remitente editar el valor predeterminado.

La caducidad del documento se mide en días enteros (incrementos de 24 horas) que comienzan cuando se crea el acuerdo. Por ejemplo, si configura un acuerdo para que caduque en 3 días, el acuerdo caducará exactamente 72 horas después de que se envíe (si no se ha completado).

Cada destinatario debe completar el proceso de firma antes de la fecha límite. Cualquier acuerdo individual que no se complete antes de la fecha límite caduca automáticamente.

Nota:

El administrador de la cuenta o del grupo puede configurar la caducidad del documento para ignorar la fecha límite de caducidad si los destinatarios restantes son internos (contrafirmantes).

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