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Extraer los datos de campo del documento firmado y actualizar la hoja de Excel

 

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Cree un flujo de Power Automate para extraer automáticamente los datos de los campos de formulario de un acuerdo completado y rellenar los datos en un documento de Excel en línea.

Información general

Esta plantilla automatiza la extracción de datos de campos de formulario de un acuerdo firmado en Acrobat Sign y actualiza una hoja de Excel en línea con la información extraída. Cuando se completa un flujo de trabajo de acuerdo en Acrobat Sign, la plantilla recupera el documento firmado, extrae los datos de los campos de formulario y, a continuación, actualiza la hoja de Excel especificada con los datos extraídos.

Un acuerdo se considera completado cuando todos los destinatarios definidos por el acuerdo completan sus actividades designadas (firmar, aprobar, rellenar el formulario, etc.) para el formulario web.

Ejemplos de casos de uso

  • Ventas: extraiga datos de contratos firmados, como el nombre del cliente, la información de contacto y el importe de compra, para generar informes sobre el rendimiento de las ventas.
  • Satisfacción del cliente: extraiga datos de encuestas firmadas, como las valoraciones de satisfacción del cliente, los comentarios y las sugerencias para mejorar los productos y servicios de la empresa.
  • Recursos humanos: extraiga datos de revisiones de rendimiento firmadas, como el índice de rendimiento, los objetivos y los logros del empleado, para realizar un seguimiento del rendimiento del empleado.

Requisitos previos

  • Requiere una cuenta de Excel y OneDrive para la Empresa válida en línea.
  • El libro de trabajo de destino debe estar en OneDrive antes de ejecutar el flujo.

Habilitar el flujo

  1. Vaya a Flujos de trabajo > Power Automate > Crear flujo de trabajo.

    Pasos de navegación a la página Crear flujo de trabajo de Power Automate.

  2. En la página ¿Qué quiere automatizar hoy? página, escriba Extraer en la barra de búsqueda.

  3. Seleccione Inicio en el flujo de trabajo que desea habilitar.

    La página Crear flujo de trabajo muestra los resultados de la búsqueda y el botón Inicio resaltado

  4. Se carga la página Crear un flujo, que muestra lo siguiente:

    • El Nombre del flujo editable. Es el mismo nombre que la plantilla original, que se puede editar.
    • Los Conectores que son necesarios para que el flujo se complete. 
      • Un Conector es un contenedor alrededor del código API que proporciona una interfaz fácil de usar para recopilar la información necesaria para autenticar cada servicio requerido y personalizar el flujo según las necesidades de un usuario específico. Primero debe establecer la conexión autenticada. En el siguiente paso, se le pedirá que proporcione la información necesaria que solicita el conector.
      • Para autenticar un Conector, seleccione los tres puntos situados junto al Conector. Aparecerá un panel de autenticación para el servicio (aplicación) en el que se pueden introducir las credenciales del usuario.
        Una vez autenticado correctamente, se establece una conexión persistente entre el servicio y Power Automate.
        Una marca de verificación verde junto a los tres puntos indica que existe una conexión autenticada.

    Autentique cada Conector en la sección Iniciar sesión.

  5. Seleccione Siguiente cuando todos los Conectores estén autenticados.

    Power Automate entre Acrobat Sign y Excel con el panel de autenticación al descubierto

  6. La página se actualiza para mostrar los campos obligatorios de los conectores.

    Este flujo requiere lo siguiente:

    • Ubicación de Excel Online: seleccione la ubicación del almacenamiento de los archivos en el menú desplegable. 
    • Biblioteca de documentos de Excel Online: seleccione una biblioteca de documentos en el menú desplegable.
    • Archivo de Excel Online: seleccione en el menú desplegable el archivo individual de Excel que desea actualizar. Es posible que deba desplazarse hacia abajo por la estructura de archivos en función de la arquitectura del archivo.

     

    La página Crear un flujo muestra los campos necesarios para configurar los conectores.

    Al seleccionar Editar en modo avanzado se abrirá la vista detallada de los conectores y todos los campos disponibles que se pueden utilizar para ajustar el flujo.

    Solo los usuarios con conocimientos avanzados de Power Automate deben intentar la edición avanzada.

    Vista de edición avanzada con cinco conectores

  7. Seleccione Crear flujo cuando se hayan proporcionado todos los valores de campo necesarios.

    La creación del flujo puede tardar unos segundos. Una vez hecho esto, aparecerá la página de administración del flujo. 

    Página de administración de flujos.

    Nota:

    Los flujos se crean con el estado “habilitado”. Si no desea que el flujo esté activo, seleccione la opción Desactivar en la barra superior de acciones.

Uso de la plantilla

Esta plantilla se activa por un evento (cuando el estado de un acuerdo se actualiza a “completado”).

Cuando se configura y se habilita correctamente, el flujo se ejecuta automáticamente cada vez que se produce el evento de activación. No es necesaria ninguna otra interacción del usuario.

El flujo seguirá ejecutándose hasta que se deshabilite, siempre que la cuenta de Power Automate del cliente tenga transacciones disponibles (ya sea a través de los derechos incluidos de la integración o el volumen adquirido directamente de Microsoft).

Probar la plantilla

Después de proporcionar los detalles necesarios en la plantilla de flujo, asegúrese de seleccionar el botón Crear flujo para habilitar el flujo para su uso. Una vez habilitado el flujo, ya puede probarlo.

  1. Compruebe la hoja de Excel para identificar que se han añadido los datos del acuerdo.

Solución de errores comunes

  • Una vez completado el acuerdo de flujo de trabajo, el flujo a veces no se activa.

    En estos casos, busque si hay algún error de activador (con mensajes) que se muestra en la página de detalles y corríjalos.

  • Configuración del conector: a veces, cuando hay más de una cuenta de OneDrive para negocios, la sesión actual se puede iniciar con una cuenta diferente.

    El resultado es que el archivo no estará disponible en la cuenta real. En estos casos, asegúrese de haber iniciado sesión en la cuenta adecuada.

  • Proporcionar una ruta de carpeta incorrecta podría provocar errores de flujo.

    Por ejemplo, /Apps/TestFiles/ provocaría un error si TestFiles o Apps no existen.

    Siempre es más seguro navegar por la ruta disponible en el menú desplegable.

  • Permisos: asegúrese de que Adobe Acrobat Sign tenga los permisos correctos para acceder a la carpeta OneDrive. De lo contrario, el documento no se podría guardar en la ubicación mencionada.

    Por lo general, una marca de verificación verde en el lado derecho de un conector es uno de los buenos indicadores de que está configurado como se espera. Cualquier error se mostrará con un signo de exclamación; haga clic en él para obtener más información.

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