La caducidad automática del documento permite la configuración en cuanto a la cuenta y al grupo. La caducidad se puede definir para un límite de tiempo predeterminado, con una configuración opcional que le permita al remitente editar el valor predeterminado.

La caducidad del documento se mide en días enteros (incrementos de 24 horas) que comienzan cuando se crea el acuerdo.  Por ejemplo, si configura un acuerdo para que caduque en 3 días, el acuerdo caducará exactamente 72 horas después de que se envíe (si no se ha completado).

Todos los destinatarios deben completar su parte del proceso de firma antes de la fecha límite. Si el acuerdo no se completa antes de la fecha límite, el acuerdo expira.

Añadir, modificar o eliminar una fecha de caducidad

Activar o desactivar fechas de caducidad y recordatorios

Todos los niveles de servicio tienen acceso a lo siguiente:

• Crear recordatorios cíclicos
  • durante el proceso de envío
  • desde la página Administrar
• Crear recordatorios cíclicos y específicos desde la página Administrar

Los niveles de servicio Individual y Team no tienen la capacidad de automatizar o eliminar la función de recordatorio.

Opciones de nivel Enterprise y Business

Los niveles de servicio Enterprise y Business pueden exponer las opciones Recordatorio y Caducidad de documentos durante el proceso de envío, o activar la automatización a nivel de cuenta o grupo.

Las dos configuraciones se pueden activar/desactivar siguiendo estos pasos:

• Inicie sesión en Adobe Acrobat Sign como administrador
• Vaya a Cuenta > Configuración de la cuenta > Configuración de envío.

Establecer un recordatorio durante el proceso de envío

Los usuarios que no tengan un recordatorio predeterminado configurado para el grupo o cuenta tienen la oportunidad de definir un recordatorio durante el proceso de envío.

Estos recordatorios son siempre cíclicos y se aplican a todos los destinatarios del acuerdo. El remitente tiene que definir únicamente el tipo de repetición en la que se activará el recordatorio. Hay seis opciones:

• Cada día
• Cada semana
• Cada día laborable
• Cada dos días
• Cada tres días
• Cada cinco días

Cuando se envía un acuerdo con un recordatorio, se enviará un correo electrónico Firme al primer destinatario. Este evento inicia el temporizador para el primer recordatorio.

Por ejemplo, si el recordatorio está configurado para enviarse cada tercer día, el primer recordatorio se activará exactamente 72 horas después de enviar el primer correo Firme.

Cuando el destinatario termina su acción con el acuerdo, el reloj del recordatorio del destinatario se finaliza.

En caso de que haya varios destinatarios, el siguiente destinatario en el flujo recibirá un correo electrónico Firme inmediatamente después de que el destinatario anterior haya completado su interacción. El reloj se reinicia para el nuevo destinatario en función de la hora de envío de su correo electrónico Firme (no de la marca de hora inicial).

Este proceso pasa por todos los destinatarios del acuerdo hasta que este se ejecute por completo.

Establecer un recordatorio en la página Administrar

Los recordatorios creados a partir de el proceso de envío se configuran en la página Administrar:

La interfaz de la página Administrar tiene algunas opciones que la página de Envío no:

• Puede seleccionar qué destinatarios desea incluir en el recordatorio. Puede diseñar el recordatorio para uno, algunos o todos los destinatarios.
• Puede seleccionar un proceso de recordatorio cíclico tal y como se muestra en la página de Envío
  • Si se añade un destinatario a un recordatorio cíclico después de que hayan terminado la acción en el acuerdo, no recibirán recordatorios
• Puede crear un recordatorio único (específico) y enviarlo “Ahora” o en una “Fecha específica”
  • Los recordatorios específicos se pueden configurar para los participantes que hayan completado su acción para el acuerdo.
  • Los recordatorios específicos pueden configurarse después de firmar, cerrar o archivar el acuerdo
• Debe incluir un mensaje. Este es un campo obligatorio al crear un recordatorio en la página Administrar

Si ya hay otros recordatorios configurados para el acuerdo, aparecerá una lista de los acuerdos en lugar de la interfaz de Crear recordatorio.

Puede crear un nuevo recordatorio haciendo clic en el botón Añadir recordatorio

Revisar recordatorios existentes

Puede revisar todos los recordatorios que se han configurado para un acuerdo así:

Cancelación de recordatorios

Para cancelar un recordatorio:

Recordatorios y API REST

La API REST v6 permite acceder directamente a los elementos del recordatorio mediante cuatro operaciones:

• POST /agreements/{agreementId}/reminders: Crea un recordatorio para los participantes especificados de un acuerdo identificados por el ID de acuerdo en la ruta
• GET /agreements/{agreementId}/reminders: Recupera los recordatorios de un acuerdo, identificados por el ID de acuerdo en la ruta.
• GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId}: Recupera un recordatorio específico asociado con un contrato
• PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId}: Actualiza un recordatorio existente para un contrato

Lista de actividad/Informe de auditoría

Los recordatorios no se registran en la lista de actividad, ni en el Informe de auditoría del acuerdo.

Se espera que tanto el historial como el informe de auditoría registren los momentos importantes del proceso de firma del documento. Se incluye la primera notificación a un destinatario (“Firme”), pero no las solicitudes cíclicas de firmar para el mismo destinatario (recordatorios).

Un historial de recordatorios se puede obtener por medio de la API (disponible para los clientes de nivel Enterprise)

Plantillas de correo electrónico personalizadas

Los clientes de nivel Enterprise tienen la opción de crear una plantilla de correo electrónico totalmente personalizada para los recordatorios. 

Si las plantillas de correo electrónico personalizadas le interesan, consulte esta guía.

Cosas a tener en cuenta

• La vida útil de los recordatorios cíclicos:
  • Los recordatorios diarios caducan después de diez de días
  • El resto de los recordatorios cíclicos caducan después de 60 días
• Recordatorios específicos
  • Activar una sola vez
  • Se pueden configurar para enviar el recordatorio a los participantes que hayan completado su labor en el acuerdo
  • Se pueden configurar una vez finalizado o archivado el acuerdo
    • Los recordatorios no se pueden configurar para los acuerdos que se han cancelado o rechazado, o que han caducado
• Los recordatorios se activan a la misma hora del día a la que se envió el correo electrónico “Firme” original
  • En un flujo de trabajo de varios destinatarios, el reloj del recordatorio se restablecerá cuando uno termine su interacción y el proceso pase al siguiente
  • Sustituir al firmante actual en la página Administrar no restablece la hora del recordatorio
• Los destinatarios tienen derecho a cancelar el recordatorio. No existe ninguna opción para negarles este derecho
• Las fechas de caducidad se pueden modificar en la página Administrar una vez enviado el acuerdo.
• Las fechas de caducidad se pueden configurar para que omitan a los destinatarios internos