Marque la opción Fecha de caducidad debajo de la sección Opciones.
Adobe Acrobat Sign ofrece la opción de enviar recordatorios regulares por correo electrónico a los destinatarios que no hayan interactuado con sus acuerdos o para recordarles que deben firmarlo antes de un determinado lapso de tiempo.
La caducidad automática del documento permite la configuración en cuanto a la cuenta y al grupo. La caducidad se puede definir para un límite de tiempo predeterminado, con una configuración opcional que le permita al remitente editar el valor predeterminado.
La caducidad del documento se mide en días enteros (incrementos de 24 horas) que comienzan cuando se crea el acuerdo. Por ejemplo, si configura un acuerdo para que caduque en 3 días, el acuerdo caducará exactamente 72 horas después de que se envíe (si no se ha completado).
Todos los destinatarios deben completar su parte del proceso de firma antes de la fecha límite. Si el acuerdo no se completa antes de la fecha límite, el acuerdo expira.
El administrador de la cuenta o del grupo puede configurar la caducidad del documento para ignorar la fecha límite de caducidad si todos los destinatarios restantes son internos.
Marque la opción Fecha de caducidad debajo de la sección Opciones.
Escriba el número de días disponibles para que los firmantes firmen el documento.
Complete el proceso de envío de la manera habitual.
Como remitente del acuerdo, vaya a la página Administrar
Haga clic una vez en el acuerdo que desea modificar.
Haga clic en Fecha de vencimiento
Establezca una nueva fecha de caducidad o elimine la caducidad por completo.
Haga clic en Guardar.
Todos los niveles de servicio tienen acceso a lo siguiente:
Los niveles de servicio Individual y Team no tienen la capacidad de automatizar o eliminar la función de recordatorio.
Los niveles de servicio Enterprise y Business pueden exponer las opciones Recordatorio y Caducidad de documentos durante el proceso de envío, o activar la automatización a nivel de cuenta o grupo.
Las dos configuraciones se pueden activar/desactivar siguiendo estos pasos:
Al habilitar recordatorios y las fechas de caducidad se elimina la posibilidad de configurar los elementos de la página Enviar a menos que la opción “Permitir a los remitentes establecer o se modificar” esté activada.
Los usuarios que no tengan un recordatorio predeterminado configurado para el grupo o cuenta tienen la oportunidad de definir un recordatorio durante el proceso de envío.
Estos recordatorios son siempre cíclicos y se aplican a todos los destinatarios del acuerdo. El remitente tiene que definir únicamente el tipo de repetición en la que se activará el recordatorio. Hay seis opciones:
Cuando se envía un acuerdo con un recordatorio, se enviará un correo electrónico Firme al primer destinatario. Este evento inicia el temporizador para el primer recordatorio.
Por ejemplo, si el recordatorio está configurado para enviarse cada tercer día, el primer recordatorio se activará exactamente 72 horas después de enviar el primer correo Firme.
Cuando el destinatario termina su acción con el acuerdo, el reloj del recordatorio del destinatario se finaliza.
En caso de que haya varios destinatarios, el siguiente destinatario en el flujo recibirá un correo electrónico Firme inmediatamente después de que el destinatario anterior haya completado su interacción. El reloj se reinicia para el nuevo destinatario en función de la hora de envío de su correo electrónico Firme (no de la marca de hora inicial).
Este proceso pasa por todos los destinatarios del acuerdo hasta que este se ejecute por completo.
Todos los recordatorios cíclicos tienen un ciclo de vida tras el cual los recordatorios se detendrán.
Los recordatorios que se activan cada día tienen un ciclo de vida de diez días.
El resto de los recordatorios tienen un ciclo de vida de 60 días.
Los recordatorios creados a partir de el proceso de envío se configuran en la página Administrar:
Vaya a la página Administrar
Haga clic una vez en el acuerdo que desea revisar
Haga clic en el vínculo Recordar en el panel de opciones derecho
Configure el recordatorio para el usuario adecuado y la iteración
Haga clic en Crear para establecer el recordatorio
La interfaz de la página Administrar tiene algunas opciones que la página de Envío no:
Si ya hay otros recordatorios configurados para el acuerdo, aparecerá una lista de los acuerdos en lugar de la interfaz de Crear recordatorio.
Puede crear un nuevo recordatorio haciendo clic en el botón Añadir recordatorio
Puede revisar todos los recordatorios que se han configurado para un acuerdo así:
Vaya a la página Administrar.
Haga clic una vez en el acuerdo que desea revisar
Haga clic en el vínculo Recordar en el panel de opciones derecho
Se ordenan los recordatorios según la próxima vez en la que se activarán
Todos los recordatorios cancelados o caducados se enumeran bajo recordatorios activos.
Para cancelar un recordatorio:
Inicie sesión como el usuario que creó el acuerdo
Vaya a la página Administrar
Haga clic una vez en el acuerdo en cuestión para seleccionarlo
Haga clic en el vínculo Recordar en el panel de opciones derecho
Busque el recordatorio que desea cancelar y haga clic en él una vez
Haga clic en el icono de eliminar (la papelera)
Los destinatarios tienen la autoridad de finalizar los recordatorios desde el correo electrónico recordatorio. Se trata de una funcionalidad necesaria y no puede eliminarse.
La API REST v6 permite acceder directamente a los elementos del recordatorio mediante cuatro operaciones:
Los recordatorios no se registran en la lista de actividad, ni en el Informe de auditoría del acuerdo.
Se espera que tanto el historial como el informe de auditoría registren los momentos importantes del proceso de firma del documento. Se incluye la primera notificación a un destinatario (“Firme”), pero no las solicitudes cíclicas de firmar para el mismo destinatario (recordatorios).
Un historial de recordatorios se puede obtener por medio de la API (disponible para los clientes de nivel Enterprise)
Los clientes de nivel Enterprise tienen la opción de crear una plantilla de correo electrónico totalmente personalizada para los recordatorios.
Si las plantillas de correo electrónico personalizadas le interesan, consulte esta guía.
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