El diseñador de flujos de trabajo personalizados se utiliza para crear plantillas de flujo de trabajo que predefinen la composición del acuerdo y los procesos de firma para que se ajusten a requisitos empresariales específicos. Los usuarios pueden diseñar plantillas de flujo de trabajo mediante una interfaz intuitiva que facilita la especificación de las características de los participantes, incluidos los nombres, funciones y rutas predefinidos; los documentos que deben incluirse en un acuerdo; los campos de formulario que el remitente debe rellenar previamente; la distribución por correo electrónico para los participantes; las opciones de caducidad del acuerdo o la contraseña, y mucho más.

Mediante instrucciones y campos personalizados se guiará en el proceso de creación del acuerdo a los remitentes que usen una plantilla de flujo de trabajo, de modo que todo resulte más sencillo y menos propenso a errores.

Según la configuración de la cuenta o del grupo, todos los usuarios pueden tener acceso a crear flujos de trabajo para su uso personal o para compartirlos con sus grupos.

Los administradores pueden crear y compartir plantillas en el nivel de grupo.
- Los administradores de nivel de cuenta pueden compartir un flujo de trabajo en toda la organización.
Los usuarios no administrativos pueden desarrollar sus propios flujos de trabajo y, opcionalmente, compartirlos con los grupos a los que pertenecen.

Se puede acceder al historial y al informe de auditoría del acuerdo creado por el flujo de trabajo desde la página Administrar.

Mientras el acuerdo esté en curso, puede añadir recordatorios y llevar a cabo otras tareas relacionadas.

Una vez que haya iniciado sesión, seleccione Flujos de trabajo en el menú superior de la pantalla de inicio.

Inicie sesión en Acrobat Sign

Firma/aprobación y administración de un acuerdo generado por un flujo de trabajo

El acuerdo generado por el proceso de flujo de trabajo es exactamente el mismo que cualquier otro enviado a través del mismo grupo.

Los firmantes y aprobadores pueden firmar mediante el vínculo incluido en el correo electrónico Firme/Apruebe o desde sus páginas Administrar, si son usuarios registrados de Acrobat Sign en cuentas de confianza.

Los remitentes disponen de las mismas opciones para administrar el acuerdo desde su página Administrar.

Los informes y las exportaciones de datos tratan el acuerdo igual que cualquier otro creado manualmente.

Configuración

Disponibilidad:

El entorno de flujo de trabajo de envío personalizado solo está disponible para planes de licencias de empresa.

Ámbito de configuración:

Se puede acceder a los controles que afectan a los Flujos de trabajo de envío personalizados en los niveles de cuenta y grupo.

La habilitación de la nueva experiencia de los flujos de trabajo estos a la funcionalidad del proceso de envío manual.

Funciones habilitadas con esta opción:

Diseño de página reajustable
Utilizar firmas digitales para uno o más de los destinatarios
Configuración de destinatarios para que utilicen la verificación de identidad prémium
Configurar grupos de destinatarios durante el proceso de envío
Adjuntar documentos de todos los orígenes habilitados durante el proceso de envío

Para habilitar la nueva experiencia, vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Controles de flujos de trabajo personalizados

Configurar los flujos de trabajo para que utilicen la nueva experiencia

Verificación de identidad prémium

En el Diseñador de flujos de trabajo, todos los métodos de autenticación activados se muestran en el objeto de destinatario.

Los métodos de autenticación se muestran como casillas, lo que permite que el diseño del flujo de trabajo ofrezca opciones al emisor.

Si se marcan diversas opciones en el diseñador, estas mismas opciones estarán disponibles para el emisor durante el proceso de envío.

Pestaña Destinatario con las propiedades del firmante expuestas y las opciones de autenticación resaltadas

Grupos de destinatarios

Los objetos de destinatario en el diseñador se pueden marcar como grupos de destinatarios. Esto permite que el remitente utilice un grupo de destinatarios reutilizable de su libreta de direcciones o un grupo de destinatarios ad hoc para identificar un conjunto de direcciones de correo electrónico que pueden actuar para ese paso de firma.

Por ejemplo, si necesitas que uno de los tres administradores refrende la firma, puedes añadir un grupo de destinatarios que contenga los cinco correos electrónicos. Cuando el ciclo de firma llega al grupo de destinatarios, se notifica a los tres administradores, pero solo uno debe completar su acción.

Cuando se utiliza un grupo de destinatarios reutilizable en un flujo de trabajo, el destinatario debe crearse primero y debe estar disponible para el usuario dentro del ámbito utilizable del flujo de trabajo. Es decir, si el flujo de trabajo está disponible para toda la organización, el grupo de destinatarios también debe estar disponible para toda la organización.

Para añadir un grupo de destinatarios reutilizable, seleccione el botón Añadir grupo de destinatarios para abrir el selector de grupo.

Solo están disponibles los grupos de destinatarios que tienen permisos de usuario compatibles:
- Un flujo de trabajo personalizado accesible para toda una cuenta solo puede utilizar grupos de destinatarios administrados por cuenta
- Un flujo de trabajo personalizado al que tenga acceso todo un grupo puede utilizar grupos de destinatarios administrados por grupos y cuentas
- Un flujo de trabajo personalizado al que tenga acceso un usuario individual puede utilizar grupos de destinatarios administrados por usuarios, grupos y cuentas
El nombre del grupo de destinatarios reutilizable se inserta automáticamente como nombre del grupo al utilizar la plantilla para enviar un acuerdo.
Si el destinatario está configurado como un grupo de destinatarios, ya no será Editable al utilizar la plantilla para enviar un acuerdo.
Los miembros del grupo de destinatarios reutilizable no se pueden editar, eliminar ni agregar.
Es posible que el destinatario no se elimine del flujo de firmas cuando se configura un grupo de destinatarios, incluso si el destinatario no está marcado como necesario.

El panel de configuración de destinatarios con el botón Agregar grupo de destinatarios resaltado. Incluida la ventana de selección del grupo de destinatarios y la página Enviar resultante

Los grupos de destinatarios ad hoc se crean en la definición de destinatario de flujo de trabajo personalizado, que existe exclusivamente para describir a un destinatario en un flujo de trabajo. No existe la opción de guardarlos o reutilizarlos en cualquier otro proceso.

Para configurar un grupo de destinatarios ad hoc:

Introduce las direcciones de correo electrónico de los miembros del grupo de destinatarios en el campo Destinatario mediante comas para delimitarlas.
Comprueba la casilla de verificación Marcar como grupo de destinatarios.
- El sistema inserta automáticamente un nombre para el grupo cuando un remitente inicia un acuerdo mediante el flujo de trabajo. El nombre del grupo contiene un prefijo que identifica el nombre como generado automáticamente y, a continuación, la cadena "Grupo de destinatarios X", donde X es un número incremental que empieza en 1 y aumenta en función del número de grupos de destinatarios agregados.
- Si el destinatario está configurado para ser Editable, el remitente puede editar el nombre del grupo, eliminar cualquiera o todos los miembros rellenados previamente y añadir nuevos miembros según sea necesario.

El diseñador del flujo de trabajo con la opción Marcar como grupo de destinatarios seleccionada y la página Enviar resultante con los miembros del grupo de destinatarios enumerados

Archivos adjuntos

Durante el proceso de envío, los documentos pueden adjuntarse de cualquiera de los orígenes habilitados de Acrobat Sign.

Nota:

Al adjuntar una plantilla de Acrobat Sign a un Flujo de trabajo, los usuarios solo verán las Plantillas que se asignan al mismo grupo que el Flujo de trabajo y las Plantillas asignadas a la Organización (plantillas de nivel de cuenta). Esto se debe a la relación del flujo de trabajo (uno a uno) con los grupos. (Y el hecho de que todos los grupos heredan las plantillas de nivel de cuenta).

Es una experiencia diferente a la que se produce cuando un usuario que tiene un abono en varios grupos (uno a varios) ve su biblioteca de Plantillas. Dado que el usuario tiene acceso a varios grupos, puede ver todas las plantillas relacionadas con todos los grupos.
Este no es el caso de un Flujo de trabajo cuyo ámbito de aplicación se limita a un solo grupo.

La experiencia de usuario de la “nueva” configuración se ha actualizado a un diseño reajustable, como la página Enviar.

Las instrucciones en el lado derecho de la lista de destinatarios de la experiencia heredada se han colocado en la parte superior de la página, en una ventana que puede contraerse.

Asignación de campos definida por plantilla

Las asignaciones de campos definidas por plantilla crean una fuerte relación entre la lista de destinatarios, tal y como se define en el Diseñador de flujos de trabajo, y las asignaciones de campo apropiadas en sus formularios creados.

Un caso de ejemplo:

El firmante A (cliente) firma primero
- De forma opcional, un cosignatario puede firmar en segundo lugar
Un representante de ventas aplica una contrafirma interna

Tradicionalmente, esto requeriría dos formularios debido al modo en que los destinatarios se indexaban en la página Enviar:

Uno para el escenario de un solo firmante, asignando la contrafirma interna como segundo índice de firmante
Uno para el escenario con cosignatario, donde el cosignatario es el segundo índice de firmante y la contrafirma es el tercero

Con la estructura de regla “plantilla definida”, se construye un formulario plenamente habilitado, con todos los campos de posibles destinatarios definidos.

Se impone el índice de firmante del destinatario (tal y como se define en el Diseñador de flujos de trabajo), ignorándose cualquier campo asignado a destinatarios omitidos (opcionales) al enviarse el acuerdo.

Por tanto, en el caso anterior, el cosignatario siempre es el índice de firmante 2, pero si no se le incluye en el momento de enviar el acuerdo, estos campos signer2 se ignoran y el contrafirmante (tercer índice de firmante) seguirá teniendo acceso únicamente a los campos signer3.

Habilite esta nueva funcionalidad yendo a: Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Controles de flujo de trabajo personalizado > Habilitar la colocación de firmas definidas por plantillas

Configurar los flujos de trabajo para que utilicen la colocación de la firma definida de la plantilla

Nota:

Si se habilita la colocación de la firma definida de la plantilla, se deshabilitará la opción que permite asignar o editar el autor del acuerdo durante el proceso de envío.

Explicación de la relación entre los destinatarios y los campos

A cada destinatario implicado en un acuerdo se le asigna un número de índice de firmante. Este número de índice es necesario para asociar al destinatario los campos a los que tiene permiso para añadir contenido (por ejemplo, un campo de firma).

Los destinatarios obtienen su número de índice en función del orden de pila establecido en la página Enviar. El destinatario en lo alto de la pila es el n.º 1, el siguiente es el n.º 2 y así sucesivamente. Este número de índice puede verse cuando para un acuerdo se configura la opción "Completar en orden", aunque sigue presente cuando el flujo de trabajo es "Completar en cualquier orden".

Cuando se crea un flujo de destinatarios en el Diseñador de flujos de trabajo, el índice de firmante se asigna siguiendo estas reglas:

De arriba abajo
- De izquierda a derecha

En el ejemplo de abajo, Firmante y Cosignatario están en lo alto de la pila.

“Firmante” es el destinatario más a la izquierda en la parte superior, por lo que se le asigna el índice 1
“Cosignatario” también está arriba, pero a la derecha del Firmante, por lo que se le asigna el índice 2

En este caso no importa quién firme físicamente el primero, por lo que se les inserta en un flujo de firma en paralelo. Sin embargo, el índice de firma se impone de forma rígida para garantizar que el Firmante aplique su contenido a los campos “Firmante” correctos y que el Cosignatario solo tenga acceso a sus campos “Cosignatario” asignados.

“Representante de ventas” firma el tercero, una vez que hayan terminado el Firmante y el Cosignatario.

En cuarto lugar se solicita la “Aprobación ejecutiva”, una vez completada la contrafirma del Representante de ventas.

Nota:

Los nombres de los destinatarios, "Firmante", "Cosignatario", "Representante de ventas", etcétera, no afectan a la asignación de campos. No son más que etiquetas definidas por el administrador y que se emplean en la plantilla del flujo de trabajo para clarificar el papel de cada usuario.

El anterior flujo de destinatarios del Diseñador generará una plantilla de página Enviar con un aspecto similar al siguiente.

(En la página Enviar el orden de la pila es más evidente, aunque no se muestran los números de índice).

Al crear un formulario con campos, cada campo se asigna explícitamente a un índice de firma (ignorándose de momento los campos “Cualquiera”).

En el entorno de creación de Acrobat Sign, se hace seleccionando un participante y colocando campos para él.

Cada participante tiene un color propio, lo que permite distinguir visualmente qué campos tiene asignados cada uno.

Si utiliza etiquetas de texto, la etiqueta en sí proporciona un argumento (p. ej., :signer1) que asigna el campo al índice de firmante.

Para tener la opción de configurar los flujos de trabajo, esta funcionalidad debe estar habilitada.

Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración global > Flujos de trabajo de envío personalizados y active Habilitar el diseñador de flujos de trabajo para administradores.

Una vez habilitado, todos los administradores de nivel de cuenta y de grupo tendrán acceso al diseñador de flujos de trabajo en su menú de administración.

Los administradores de nivel de grupo pueden crear flujos de trabajo para los grupos sobre los que tienen control administrativo.
Los administradores de nivel de cuenta pueden crear un flujo de trabajo para cualquier grupo, así como flujos de trabajo para toda la organización.

Configurar la visualización de los flujos de trabajo para la cuenta

Cuando la configuración está activada, la opción para Flujos de trabajo personalizados está disponible después de seleccionar la pestaña Flujos de trabajo.
Cuando la configuración está desactivada, la opción Flujos de trabajo personalizados no está disponible.

Acceso habilitado frente a deshabilitado

Para habilitar la opción de crear flujos de trabajo con un ámbito de uso “Solo yo”, el diseñador de flujos de trabajo debe estar habilitado para todos los usuarios. Si no están habilitados todos los usuarios, los flujos de trabajo solo se pueden asociar a grupos o a toda la organización.

Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración global > Flujos de trabajo de envío personalizados y active Habilitar el acceso al diseñador de flujos de trabajo para todos los usuarios.

Cuando la configuración está activada, la opción para Flujos de trabajo personalizados está disponible después de seleccionar la pestaña Flujos de trabajo.
Cuando la configuración está desactivada, la opción Flujos de trabajo personalizados no está disponible.

De forma predeterminada, los usuarios que no sean administradores solo pueden crear flujos de trabajo para sí mismos, no tienen autoridad para compartir ninguno con su grupo.

Sin embargo, la autoridad para que los usuarios compartan sus flujos de trabajo con sus grupos puede habilitarse en el nivel de cuenta o de grupo.

Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración global > Flujos de trabajo de envío personalizados y active Permitir compartir flujos de trabajo creados por el usuario con cualquiera de sus grupos.

Permitir a los usuarios compartir flujos de trabajo con su grupo

Cuando la configuración está activada, los usuarios ven el cuadro desplegable del selector de grupos como una opción para saber quién puede utilizar el flujo de trabajo.
Cuando la configuración está desactivada, la opción desplegable del selector de grupo no se muestra en la interfaz.

Las cuentas que desean aplicar de forma estricta flujos de trabajo específicos para todos sus documentos y agilizar el proceso de envío minimizando la participación del usuario pueden definir por completo todos sus flujos de trabajo de documentos e impedir a los usuarios el envío ad hoc.

Las cuentas que utilizan Usuarios en varios grupos pueden ampliar las opciones configurables en la configuración de nivel de grupo, lo que garantiza que se apliquen de forma estricta las opciones de firma y los procesos de notificación correctos.

Para limitar a los usuarios de modo que solo puedan enviar mediante flujos de trabajo aprobados, vaya a Configuración de la cuenta > Configuración global > Flujos de trabajo de envío personalizados y marque la opción Habilitar el envío de acuerdos solo mediante flujos de trabajo.

Configurar los flujos de trabajo para que sean el único método de envío de acuerdos

Informe de errores para problemas comunes

Algunos elementos de la experiencia de flujo de trabajo heredada producirán errores en la nueva interfaz como resultado de la mejora del control y la seguridad en la nueva experiencia. Se ha implementado una captura de errores adicional para mostrar y explicar mejor estos errores cuando se producen.

Si la cuenta está configurada para que utilice la experiencia moderna de Enviar y se inicia un flujo de trabajo problemático, se muestra al usuario un cartel rojo que indica el error:

Si la cuenta sigue configurada para que utilice la experiencia clásica de forma predeterminada, el flujo de trabajo puede seguir funcionando con las reglas indicadas.

La experiencia moderna muestra los errores como detectados.

En caso de que se encuentre más de un problema, se mostrarán todos los errores detectados.

Para que el flujo de trabajo sea válido con el nuevo conjunto de reglas de la interfaz, un administrador debe editar el flujo de trabajo y corregir los problemas detectados:

Con el conjunto de reglas clásico, las cadenas de correo electrónico pueden estar mal formadas o delimitadas de forma incorrecta (con espacios en vez de comas, por ejemplo).

Cuando se produce este error, el administrador debe comprobar lo siguiente:

Si las direcciones Cc están correctamente delimitadas

Cualquier cadena definida de correo electrónico de destinatario para garantizar su correcta construcción
- (p. ej., name@domain.tld)
- La experiencia moderna acepta la coma y el punto y coma

La experiencia moderna requiere valores exclusivos para todos los títulos de documento en la página Documentos del Diseñador de flujos de trabajo.

Aquí puede encontrar información adicional sobre este error

Al diseñar un flujo de trabajo, un administrador puede adjuntar una plantilla de documento con un ámbito de acceso limitado.

Si un usuario fuera de dicho ámbito intenta cargar el flujo de trabajo, el documento no se podrá adjuntar y se activará una violación de seguridad.

Por ejemplo, un administrador puede crear una nueva plantilla de documento con propiedades que limiten el acceso al propietario. El administrador podrá adjuntar este documento al flujo de trabajo ya que es el propietario.

Los demás usuarios del sistema no serán propietarios, por lo que estarán todos fuera del ámbito del documento.

Cuando se produzca este error, el administrador deberá ajustar las propiedades de la plantilla de documento adjunta.

Aquí tiene los pasos para revisar y ajustar las propiedades de una plantilla

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