Bewaarregels stellen beheerders in staat om te bepalen hoe lang overeenkomsten en bijbehorende gegevens worden opgeslagen in Adobe Acrobat Sign nadat ze een eindstatus hebben bereikt. Dit helpt organisaties bij het automatiseren van gegevensopschoning en het afstemmen van de documentlevenscyclus op intern nalevingsbeleid.

Voordat u begint

Je moet een beheerder op account- of groepsniveau zijn om bewaarregels te configureren.

Configuratie

Beschikbaarheid

Acrobat Standard en Acrobat Pro: Niet ondersteund.
Acrobat Sign Solutions: Ondersteund.
Acrobat Sign for Government: Ondersteund.

Configuratiebereik

Bewaarregels kunnen worden geconfigureerd op account- en groepsniveau.

Instellingen op groepsniveau heffen accountinstellingen tijdelijk op.

Standaardgedrag - Als er geen bewaarregel is geconfigureerd, worden overeenkomsten bewaard totdat ze handmatig worden verwijderd of via andere processen worden weggenomen.
Impact op lopende overeenkomsten - Bewaarregels worden toegepast wanneer een overeenkomst wordt geregistreerd in een eindstatus. Overeenkomsten die al in behandeling zijn, worden niet beïnvloed totdat ze een eindstatus bereiken.

Deze instelling openen

Accountniveau:

Ga naar Accountinstellingen > Datagovernance.

Groepsniveau:

Navigeer naar Beheer > Groepen.
Selecteer een groep.
Selecteer Groepsinstellingen > Datagovernance.

Het menu Beheer met het tabblad Datagovernance

Een bewaarregel maken

Navigeer naar Datagovernance in het menu Beheer.
Selecteer het pluspictogram (+).
Voer het aantal dagen in om de overeenkomst te bewaren nadat deze een eindstatus heeft bereikt.
- Minimum: één dag.
- Maximum: 5475 dagen (vijftien jaar).
(Optioneel) Configureer bewaring voor audit-rapporten en persoonlijke gegevens.
- Audit- en persoonlijke gegevens moeten minstens zo lang worden bewaard als de overeenkomst.
Opmerking:

Als bewaring van audit- of persoonlijke gegevens niet is geconfigureerd, worden deze gegevens bewaard totdat ze via andere processen worden verwijderd, zoals GDPR-verwijdering.
Selecteer Opslaan.

Wanneer een nieuwe regel wordt gemaakt, wordt deze de actieve regel.Eerder actieve regels blijven in de lijst met een einddatum en blijven overeenkomsten regelen die al aan hen waren toegewezen.

Waarschuwing:

Overeenkomsten worden permanent verwijderd wanneer de bewaartermijn verloopt en kunnen niet worden hersteld.

Configureer overschrijvingen op groepsniveau

Regel op groepniveau heffen tijdelijk regel op account-niveau op voor gebruiker in de groep.Als geen regel op groepniveau is gedefinieerd, wordt de regel op accountniveau toegepast.

Maak een regel met dezelfde stappen als de configuratie op accountniveau.
(Optioneel) Schakel Alle overeenkomsten voor deze groep behouden in om automatische verwijdering te voorkomen.
- Gebruik deze optie om de instelling op accountniveau te omzeilen wanneer de overeenkomsten van de groep moeten worden behouden.

Als een gebruiker tussen groepen verhuist, wordt de toegepaste bewaarregel gebaseerd op de groep waartoe de gebruiker behoort wanneer de overeenkomst wordt vastgelegd in een eindstatus.

Het Admin-menu met het tabblad Datagovernance op groepniveau

Hoe de instelling werkt

Wanneer een overeenkomst een eindstatus bereikt:

De actieve bewaarregel wordt toegepast en gekoppeld aan de overeenkomst.
- De toegepaste bewaarregel wordt gekoppeld aan de overeenkomst om ervoor te zorgen dat de juiste regel wordt gehandhaafd op het moment van verwijdering.
Het systeem berekent de verwijderingsdatum op basis van de gedefinieerde bewaartermijn.
De overeenkomst wordt verwijderd wanneer de bewaartermijn verloopt, mits de regel ingeschakeld blijft.

Verwerken van eindstatus kan tijdens piekperiodes tot twaalf uur worden vertraagd, wat kan vertragen wanneer de bewaartermijn begint.

Om te begrijpen hoe timing de bewaring beïnvloedt, zie de overzichtspagina voor datagovernance.

Best practices

Definieer bewaarregels voordat je overeenkomsten verstuurt om consistente beleidstoepassing te garanderen.
Gebruik regels op groepsniveau om verschillende bewaarvereisten voor teams te ondersteunen.
Controleer regels regelmatig om te bevestigen dat ze aansluiten bij de huidige nalevingsvereisten.

Handige weetjes

Bewaarregels worden toegepast wanneer een overeenkomst wordt vastgelegd in een eindstatus.
Slechts één bewaarregel is tegelijk actief voor nieuw beëindigde overeenkomsten.Wanneer een nieuwe regel wordt gemaakt, wordt deze de actieve regel en geldt deze voor alle overeenkomsten die voortaan in een eindstatus worden vastgelegd.Eerder actieve regels blijven gelden voor overeenkomsten die al aan hen waren toegewezen en hoeven niet te worden uitgeschakeld.
De toegepaste regel is gebaseerd op de groep waartoe de verzendende gebruiker behoort op het moment dat de overeenkomst zijn eindstatus bereikt.
Verwerking van de eindstatus kan tijdens piekperiodes tot twaalf uur worden uitgesteld, waardoor de start van het retentiebeleid wordt uitgesteld.
Als er geen regel is gedefinieerd, worden overeenkomsten voor onbepaalde tijd bewaard.
Het uitschakelen van een regel voorkomt verwijdering voor alle overeenkomsten die deze regel hebben overgenomen en nog niet zijn verwijderd.

Verwante artikelen

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?

Bewaarregels configureren in Adobe Acrobat Sign

Bepaal hoe lang overeenkomsten en gerelateerde gegevens worden bewaard voordat ze automatisch worden verwijderd.