Handboek Annuleren

AVG-voorschriften naleven

 

Handboek voor Adobe Acrobat Sign

Nieuwe functies

Aan de slag

Beheerder

Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren

Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten

Integreren met andere producten

Acrobat Sign Developer

Ondersteuning en probleemoplossing

Opmerking:

De AVG vereist toestemming van de gebruiker voordat gegevens kunnen worden opgeslagen op het apparaat van de gebruiker. Hierdoor kunnen sommige gebruikers een of meer verzoeken krijgen om cookies in te schakelen:

  • Gebruikers die Adobe Acrobat Sign openen vanuit de landinstellingen die de AVG afdwingen, moeten de cookies voor de kernservices inschakelen
    • Cookies voor prestaties en persoonlijke reclame kunnen worden in- of uitgeschakeld door te klikken op de knop Aanpassen
    • U kunt cookies op elk gewenst moment beheren door te klikken op de koppeling Cookieprestaties rechtsonder op alle Acrobat Sign-webpagina's:

  • Accounts die migreren naar het adobesign.com-domein (vanuit echosign.com) moeten hun cookies twee keer configureren, aangezien elk domein unieke cookies moet plaatsen
Let op:

DISCLAIMER: Deze handleiding is bedoeld als hulp en is GEEN juridisch advies. Voor juridisch advies over de vereisten voor uw merk of bedrijf in de regio's waarin u opereert, moet u contact opnemen met uw juridisch team.

Wat is de AVG?

De AVG is de nieuwe privacywet van de Europese Unie waarmee de vereisten voor gegevensbescherming op één lijn worden gebracht en aangepast aan de moderne wereld. Hoewel er vele nieuwe of verbeterde vereisten gelden, zijn de onderliggende basisprincipes hetzelfde gebleven. De nieuwe regels bevatten een brede definitie van persoonlijke gegevens en hebben een breed bereik waarin alle bedrijven zijn opgenomen die gegevens van personen in de EU verzamelen. In het kader van deze voorschriften hebben individuele gebruikers het recht om te weten welke persoonsgegeven zijn verzameld en om die gegevens op verzoek te laten verwijderen, indien van toepassing.

In dit artikel verwijst de term 'gebruiker' naar een medewerker van een bedrijf dat overeenkomsten verzendt ter ondertekening. De term 'ondertekenaar' verwijst naar een individu dat een overeenkomst ontvangt en vervolgens ondertekent of afwijst. Een privacybeheerder is een Acrobat Sign-accountbeheerder met unieke functieopties voor het verwijderen van persoonlijke gegevens uit de service op verzoek van de afzender of ondertekenaar.

De uniciteit van een gebruiker is gebaseerd op het e-mailadres waarmee deze persoon wordt geïdentificeerd. Als iemand meerdere e-mailadressen heeft, kunnen er meerdere, afzonderlijke gebruikers-ID's in het systeem zijn opgenomen. Alle AVG-functieopties in Acrobat Sign gebruiken e-mailadressen om persoonlijke gegevens te zoeken en te beheren. Er is geen verband tussen unieke e-mailadressen, en een beheerder kan alleen gegevens opzoeken op basis van het opgegeven e-mailadres.

Functies die ondersteuning bieden voor de AVG

Acrobat Sign bevat functies waarmee klanten kunnen voldoen aan de AVG-regelgeving. Ga naar www.adobe.com/nl/privacy voor meer informatie over de manieren waarop uw privacy wordt gewaarborgd door Adobe.

Conform de strikte privacyregels van de AVG zijn personen voortaan gemachtigd om hun persoonlijke gegevens te bekijken, corrigeren en te verwijderen.

  • Toegang - individuele gebruikers of ondertekenaars hebben via de gebruikersinterface van Acrobat Sign toegang tot het merendeel van hun persoonsgegevens.Een klein deel van de informatie over de activiteit is momenteel niet direct beschikbaar.Afzonderlijke accounthouders moeten contact opnemen met de Adobe Privacy-afdeling op Adobe.com/privacy om toegang tot deze informatie op te vragen.  Verderop in dit artikel vindt u een voorbeeld van het rapport.
  • Correctie - Alle persoonsgegevens die over gebruikers of ondertekenaars zijn verzameld, zijn beschikbaar via de gebruikersinterface.Als er wijzigingen nodig zijn, kan de gebruiker of de ondertekenaar deze rechtstreeks aanbrengen zonder contact op te hoeven nemen met Adobe of de beheerder.
  • Verwijderen - Er zijn verschillende acties beschikbaar, afhankelijk van de rol in de ondertekeningsprocedure.  Een gebruiker die overeenkomsten verzendt, moet de aanvraag indienen bij het bedrijf waar hij of zij in dienst is.Adobe kan niet deelnemen aan deze interactie en heeft geen controle over de gegevens die de werkgever tijdens het uitvoeren van zakelijke activiteiten heeft verzameld.Tijdens het ondertekeningsproces wordt minimale informatie over een ondertekenaar verzameld.Dit zijn de naam, het e-mailadres, het IP-adres en (optioneel) het telefoonnummer en de OTP-code.  Deze informatie wordt samen met de overeenkomst opgeslagen en beheerd door het bedrijf dat de overeenkomst heeft verzonden.  Als een ondertekenaar informatie nodig heeft over de persoonlijke gegevens die met de overeenkomst zijn verzameld, moeten hij of zij contact opnemen met de afzender van de overeenkomst.Als een gegevensverwerker kan Adobe aan de ondertekenaar geen informatie verstrekken over de overeenkomst of over het bedrijf dat de overeenkomst heeft verzonden. Aangezien de enige opgeslagen informatie over de ondertekenaar in de overeenkomst staat, worden met het verwijderen van de overeenkomst tevens de persoonsgegevens van de ondertekenaar verwijderd.Als de afzender instemt met het verwijderen van de informatie van de ondertekenaar, kan de afzender via het privacymenu zoeken naar de overeenkomsten waaraan de ondertekenaar heeft deelgenomen en deze verwijderen.

De Acrobat Sign-toolset biedt drie functies:

  • Logboeken op gebruikersniveau - Het logboek bevat de gebeurtenissen (inclusief persoonlijke gegevens) die zijn geactiveerd in de Acrobat Sign-omgeving
  • Overeenkomst verwijderen - Privacybeheerders zijn bevoegd om elke overeenkomst die door een gebruiker in diens account is gemaakt, te bekijken en te verwijderen.
  • Gebruiker verwijderen - Privacybeheerders kunnen elke gebruiker uit hun account verwijderen.

 

Privacybeheerders kunnen de informatie en overeenkomsten van gebruikers beheren door zich aan te melden bij de Admin Console en het gebruikersprofiel te bewerken.

Logboeken op gebruikersniveau

Elke gebruiker kan bij het Adobe Privacy Center een aanvraag indienen voor het activiteitenlogbestand met de activiteiten in het Acrobat Sign-systeem waarin persoonlijke gegevens zijn opgenomen.

Die informatie wordt geretourneerd in de vorm van een CSV-bestand met het volgende:

  • De datum van de gebeurtenis
  • Het gebeurtenistype
  • Het IP-adres vanwaar de gebeurtenis is geactiveerd

Overeenkomst verwijderen

Alleen van toepassing op overeenkomsten die door gebruikers zijn verzonden onder de autoriteit van de privacybeheerder.

Wanneer een ondertekenaar een verzoek indient om zijn/haar gegevens te verwijderen uit het Acrobat Sign-systeem, kan de privacybeheerder van het account zoeken op basis van het e-mailadres van de gebruiker en alle overeenkomsten retourneren waarin het e-mailadres voorkomt en die zijn gemaakt binnen het bedrijf van de beheerder.

Als de privacybeheerder bepaalt dat de overeenkomst niet meer nodig is, kan deze de overeenkomst volledig en onherroepelijk van de service verwijderen.

Ontvangers die contact opnemen met Acrobat Sign om een overeenkomst te laten verwijderen, worden doorgestuurd naar het tabblad Beheren en gevraagd contact op te nemen met het bedrijf dat de transactie oorspronkelijk heeft gemaakt.

Acrobat Sign zal, als gegevensverwerker voor de klant, nooit op verzoek van een ontvanger een overeenkomst verwijderen.

Het venster Privacy met weergegeven overeenkomsten en de koppeling Overeenkomst downloaden gemarkeerd

Verwijdering van gebruiker

Alleen van toepassing op gebruikers en onder de autoriteit van de privacybeheerder

Als een medewerker vraagt om het verwijderen van zijn of haar informatie uit uw systemen, kunt u met deze tool alle informatie over de gebruiker van de Acrobat Sign-servers verwijderen. 

Gebruikers moeten dit verzoek rechtstreeks indienen bij de privacybeheerder. Alleen de privacybeheerder is geautoriseerd om gebruikers te verwijderen.

Acrobat Sign-ondersteuning kan geen gebruikers van een account verwijderen en zal desgevraagd de gebruiker verwijzen naar hun accountbeheerder.

Het tabblad Gebruikers met inactieve gebruikersopties en de koppeling Gebruikersgegevens verwijderen gemarkeerd

Opmerking:

Individuele en gratis accounts

Gebruikers die de enige persoon in een account zijn of die slechts een gratis account hebben, kunnen zichzelf niet verwijderen. In dit geval moet de gebruiker contact opnemen met het Adobe Privacy Center.

De gebruiker moet zijn of haar e-mailadres verstrekken, en een expliciete instructie geven om de gebruiker die aan het e-mailadres is gekoppeld, te verwijderen van de Acrobat Sign-systemen. Het Adobe Privacy Center neemt dan de juiste stappen om ervoor te zorgen dat de gebruiker wordt verwijderd.

Hoe kunnen gebruikers verzoeken om verwijdering van hun gegevens uit Acrobat Sign?

Bij het verwijderen van persoonlijke informatie uit het Acrobat Sign-systeem moeten de assets van gebruikers correct worden afgehandeld.Dit proces is afhankelijk van het type gebruiker of account. Deze typen kunnen in drie categorieën worden gegroepeerd:

Adobe Privacy Center

Stuur aanvragen voor acties die niet kunnen worden uitgevoerd met behulp van de tools in de gebruikersinterface, of vragen over compatibiliteit met de AVG, naar het de Adobe Privacy Center.

Het ondersteuningsteam en de Success-medewerkers hebben geen toegang tot tools waarmee inhoud van de servers kan worden verwijderd.

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?