Handboek voor Adobe Acrobat Sign
Nieuwe functies
Aan de slag
Beheerder
Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren
Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten
Integreren met andere producten
Acrobat Sign Developer
Ondersteuning en probleemoplossing
De AVG vereist toestemming van de gebruiker voordat gegevens kunnen worden opgeslagen op het apparaat van de gebruiker. Hierdoor kunnen sommige gebruikers een of meer verzoeken krijgen om cookies in te schakelen:
|
Let op:
DISCLAIMER: Deze handleiding is bedoeld als hulp en is GEEN juridisch advies. Voor juridisch advies over de vereisten voor uw merk of bedrijf in de regio's waarin u opereert, moet u contact opnemen met uw juridisch team. |
De AVG is de nieuwe privacywet van de Europese Unie waarmee de vereisten voor gegevensbescherming op één lijn worden gebracht en aangepast aan de moderne wereld. Hoewel er vele nieuwe of verbeterde vereisten gelden, zijn de onderliggende basisprincipes hetzelfde gebleven. De nieuwe regels bevatten een brede definitie van persoonlijke gegevens en hebben een breed bereik waarin alle bedrijven zijn opgenomen die gegevens van personen in de EU verzamelen. In het kader van deze voorschriften hebben individuele gebruikers het recht om te weten welke persoonsgegeven zijn verzameld en om die gegevens op verzoek te laten verwijderen, indien van toepassing.
In dit artikel verwijst de term 'gebruiker' naar een medewerker van een bedrijf dat overeenkomsten verzendt ter ondertekening. De term 'ondertekenaar' verwijst naar een individu dat een overeenkomst ontvangt en vervolgens ondertekent of afwijst. Een privacybeheerder is een Acrobat Sign-accountbeheerder met unieke functieopties voor het verwijderen van persoonlijke gegevens uit de service op verzoek van de afzender of ondertekenaar.
De uniciteit van een gebruiker is gebaseerd op het e-mailadres waarmee deze persoon wordt geïdentificeerd. Als iemand meerdere e-mailadressen heeft, kunnen er meerdere, afzonderlijke gebruikers-ID's in het systeem zijn opgenomen. Alle AVG-functieopties in Acrobat Sign gebruiken e-mailadressen om persoonlijke gegevens te zoeken en te beheren. Er is geen verband tussen unieke e-mailadressen, en een beheerder kan alleen gegevens opzoeken op basis van het opgegeven e-mailadres.
Acrobat Sign bevat functies waarmee klanten kunnen voldoen aan de AVG-regelgeving. Ga naar www.adobe.com/nl/privacy voor meer informatie over de manieren waarop uw privacy wordt gewaarborgd door Adobe.
Conform de strikte privacyregels van de AVG zijn personen voortaan gemachtigd om hun persoonlijke gegevens te bekijken, corrigeren en te verwijderen.
De Acrobat Sign-toolset biedt drie functies:
Privacybeheerders kunnen de informatie en overeenkomsten van gebruikers beheren door zich aan te melden bij de Admin Console en het gebruikersprofiel te bewerken.
Elke gebruiker kan bij het Adobe Privacy Center een aanvraag indienen voor het activiteitenlogbestand met de activiteiten in het Acrobat Sign-systeem waarin persoonlijke gegevens zijn opgenomen.
Die informatie wordt geretourneerd in de vorm van een CSV-bestand met het volgende:
Alleen van toepassing op overeenkomsten die door gebruikers zijn verzonden onder de autoriteit van de privacybeheerder.
Wanneer een ondertekenaar een verzoek indient om zijn/haar gegevens te verwijderen uit het Acrobat Sign-systeem, kan de privacybeheerder van het account zoeken op basis van het e-mailadres van de gebruiker en alle overeenkomsten retourneren waarin het e-mailadres voorkomt en die zijn gemaakt binnen het bedrijf van de beheerder.
Als de privacybeheerder bepaalt dat de overeenkomst niet meer nodig is, kan deze de overeenkomst volledig en onherroepelijk van de service verwijderen.
Ontvangers die contact opnemen met Acrobat Sign om een overeenkomst te laten verwijderen, worden doorgestuurd naar het tabblad Beheren en gevraagd contact op te nemen met het bedrijf dat de transactie oorspronkelijk heeft gemaakt.
Acrobat Sign zal, als gegevensverwerker voor de klant, nooit op verzoek van een ontvanger een overeenkomst verwijderen.
Alleen van toepassing op gebruikers en onder de autoriteit van de privacybeheerder
Als een medewerker vraagt om het verwijderen van zijn of haar informatie uit uw systemen, kunt u met deze tool alle informatie over de gebruiker van de Acrobat Sign-servers verwijderen.
Gebruikers moeten dit verzoek rechtstreeks indienen bij de privacybeheerder. Alleen de privacybeheerder is geautoriseerd om gebruikers te verwijderen.
Acrobat Sign-ondersteuning kan geen gebruikers van een account verwijderen en zal desgevraagd de gebruiker verwijzen naar hun accountbeheerder.
Individuele en gratis accounts
Gebruikers die de enige persoon in een account zijn of die slechts een gratis account hebben, kunnen zichzelf niet verwijderen. In dit geval moet de gebruiker contact opnemen met het Adobe Privacy Center.
De gebruiker moet zijn of haar e-mailadres verstrekken, en een expliciete instructie geven om de gebruiker die aan het e-mailadres is gekoppeld, te verwijderen van de Acrobat Sign-systemen. Het Adobe Privacy Center neemt dan de juiste stappen om ervoor te zorgen dat de gebruiker wordt verwijderd.
Bij het verwijderen van persoonlijke informatie uit het Acrobat Sign-systeem moeten de assets van gebruikers correct worden afgehandeld.Dit proces is afhankelijk van het type gebruiker of account. Deze typen kunnen in drie categorieën worden gegroepeerd:
Ondertekenaars zijn uniek in die zin dat een andere gebruiker al hun overeenkomsten heeft gemaakt.
De eerste stap voor het laten verwijderen van uw content uit het Acrobat Sign-systeem is het registreren van uw e-mailadres en het controleren van de content die aan dat e-mailadres is gekoppeld.
U kunt uw e-mailadres hier registreren.
Als uw e-mailadres is geregistreerd:
Als er geen content op deze pagina staat, neemt u contact op met het Adobe Privacy Center en vraagt u of uw gebruiker (e-mailadres) uit het Acrobat Sign-systeem kan worden verwijderd.
Als u de inhoud van uw overeenkomst wilt verwijderen, moet u contact opnemen met de oorspronkelijke afzender van de overeenkomst.
Alleen het account waarmee de overeenkomst oorspronkelijk is verzonden, heeft de bevoegdheid om de overeenkomst te bekijken en te verwijderen.
Opmerking: De privacybeheerder van dit oorspronkelijke verzendaccount bepaalt wanneer een contract kan worden verwijderd.
Bepalen wie de oorspronkelijke afzender is:
Herhaal de bovenstaande stappen voor alle overeenkomsten in de categorieën Voltooid en In bewerking op de pagina Beheren.
De aangeschreven bedrijven hebben 30 dagen om te reageren op uw verzoek om de inhoud te verwijderen.
U dient eventuele overeenkomsten in de sectie Wachtend op u te weigeren:
Als u alle geopende overeenkomsten hebt geweigerd en contact hebt opgenomen met de afzenders van voltooide overeenkomsten, neemt u contact op met het Adobe Privacy Center en vraagt u of uw gebruiker (e-mailadres) uit het Acrobat Sign-systeem kan worden verwijderd.
Gratis en individuele lidmaatschappen hebben een geregistreerd e-mailadres en moeten zich kunnen aanmelden bij hun account om de inhoud te bekijken.
Als u problemen ondervindt bij het aanmelden, klikt u op de koppeling Ik ben mijn wachtwoord vergeten onder de aanmeldingsvelden en stelt u uw wachtwoord opnieuw in.
Wanneer u zich kunt aanmelden bij de service:
Selecteer het tabblad Beheren boven aan het venster.
Op deze pagina ziet u alle resterende Acrobat Sign-content waarin uw e-mailadres voorkomt.
Als u overeenkomsten wilt verwijderen die door andere gebruikers zijn verzonden, moet u contact opnemen met de oorspronkelijke afzender van de overeenkomst.
Alleen het account waarmee de overeenkomst oorspronkelijk is verzonden, heeft de bevoegdheid om de overeenkomst te bekijken en te verwijderen.
Opmerking: Contracten die nog van kracht zijn, hoeven volgens de AVG niet te worden verwijderd. De privacybeheerder van het oorspronkelijke verzendaccount bepaalt dit.
Bepalen wie de oorspronkelijke afzender is:
Herhaal de bovenstaande stappen voor alle overeenkomsten op de pagina Beheren in de categorieën Voltooid en In bewerking.
Zodra alle ondertekende overeenkomsten zijn verwijderd, neemt u contact op met het Adobe Privacy Center en verzoekt u om uw gebruiker (e-mailadres) te verwijderen uit het Acrobat Sign-systeem.
Gebruikers die onder de bevoegdheid van een privacybeheerder vallen, hoeven alleen contact op te nemen met hun beheerder met het verzoek om van het systeem te worden verwijderd.
De privacybeheerder kan uw inhoud en gebruiker controleren en alle relevante inhoud verwijderen.
Stuur aanvragen voor acties die niet kunnen worden uitgevoerd met behulp van de tools in de gebruikersinterface, of vragen over compatibiliteit met de AVG, naar het de Adobe Privacy Center.
Het ondersteuningsteam en de Success-medewerkers hebben geen toegang tot tools waarmee inhoud van de servers kan worden verwijderd.
