Handboek Annuleren

AVG-voorschriften naleven

 

Handboek voor Adobe Acrobat Sign

Nieuwe functies

  1. Voorafgaande aanvullende informatie
  2. Aanvullende informatie
  3. Belangrijke meldingen

Aan de slag

  1. Snelstartgids voor beheerders
  2. Handleiding om snel aan de slag te gaan voor gebruikers
  3. Voor ontwikkelaars
  4. Bibliotheek voor videotutorial
  5. Veelgestelde vragen

Beheerder

  1. Overzicht Admin Console
  2. User Management
    1. Een gebruiker toevoegen
    2. Gebruikers in bulk toevoegen
    3. Gebruikers toevoegen vanuit uw map
    4. Gebruikers toevoegen vanuit de map MS Azure Active
    5. Op functies gerichte gebruikers maken
      1. Technische accounts: door API aangestuurd
      2. Serviceaccounts: handmatig aangestuurd
    6. Controleren op gebruikers met provisioningfouten
    7. Naam/e-mailadres wijzigen
    8. Groepslidmaatschap van een gebruiker bewerken
    9. Het groepslidmaatschap van een gebruiker bewerken via de groepsinterface
    10. Een gebruiker tot een beheerdersrol bevorderen
    11. Typen gebruikersidentiteiten en SSO
    12. Gebruikersidentiteit wisselen
    13. Gebruikers verifiëren met MS Azure
    14. Gebruikers verifiëren met Google Federation
    15. Productprofielen
    16. Aanmeldingservaring 
  3. Account-/groepsinstellingen
    1. Overzicht van instellingen
    2. Algemene instellingen
      1. Accountniveau en ID
      2. Workflows voor zelfondertekening
      3. In bulk verzenden
      4. Webformulieren
      5. Workflows op maat verzenden
      6. Power Automate-workflows
      7. Bibliotheekdocumenten
      8. Formuliergegevens bij overeenkomsten verzamelen
      9. Beperkte documentzichtbaarheid
      10. Een PDF-kopie van de ondertekende overeenkomst bijvoegen 
      11. Een koppeling opnemen in de e-mail
      12. Een afbeelding opnemen in de e-mail
      13. Bestanden die bij een e-mail worden gevoegd, krijgen de naam
      14. Controlerapport bij documenten bijvoegen
      15. Meerdere documenten samenvoegen tot één document
      16. Een ondertekend document uploaden
      17. Delegatie voor gebruikers in mijn account
      18. Externe ontvangers toestaan te delegeren
      19. Bevoegdheid om te ondertekenen
      20. Bevoegdheid om te verzenden
      21. Machtiging om elektronische zegels toe te voegen
      22. De standaard tijdzone instellen
      23. Een standaard datumnotatie instellen
      24. Gebruikers in meerdere groepen (UMG)
        1. Upgrade uitvoeren om UMG te gebruiken
      25. Machtigingen voor groepsbeheerder
      26. Ontvanger vervangen
      27. Controlerapport
        1. Overzicht
        2. Niet-geverifieerde toegang toestaan op de pagina voor transactieverificatie
        3. Herinneringen opnemen
        4. Weergavegebeurtenissen opnemen
        5. Aantal overeenkomstpagina's/bijlagen opnemen
      28. In-product berichten en begeleiding
      29. Toegankelijke PDF's
      30. Nieuwe ontwerpfunctie
      31. Klant in de gezondheidszorg
    3. Account instellen
      1. Logo toevoegen
      2. Hostnaam/URL van bedrijf aanpassen    
      3. Bedrijfsnaam toevoegen
      4. URL-omleiding na overeenkomst
    4. Voorkeuren handtekening
      1. Goed ingedeelde handtekeningen
      2. Ontvangers toestaan om te ondertekenen door
      3. Ondertekenaars kunnen hun naam wijzigen
      4. Toestaan dat ontvangers hun opgeslagen handtekening gebruiken
      5. Aangepaste gebruiksvoorwaarden en openbaarmakingsbeleid
      6. Ontvangers door formuliervelden navigeren
      7. Weigeren te ondertekenen
      8. Stempelworkflows toestaan
      9. Vereisen dat ondertekenaars hun functie of bedrijf opgeven
      10. Ondertekenaars toestaan een schriftelijke handtekening af te drukken en te plaatsen
      11. Berichten tonen bij elektronisch ondertekenen
      12. Vereisen dat ondertekenaars een mobiel apparaat gebruiken om hun handtekening te maken
      13. Verzoeken om IP-adres van ondertekenaars
      14. Bedrijfsnaam en functie uitsluiten van deelnemingsstempels
    5. Digitale handtekeningen
      1. Overzicht
      2. Downloaden en ondertekenen met Acrobat
      3. Ondertekenen met cloudhandtekeningen
      4. Inclusief metadata voor identiteitsproviders
      5. Beperkte providers voor cloudhandtekeningen
    6. Elektronische zegels
    7. Digitale identiteit
      1. Gateway voor digitale identiteit
      2. Beleid voor identiteitscontrole
    8. Rapportinstellingen
      1. Nieuwe rapportervaring
      2. Klassieke rapportinstellingen
    9. Beveiligingsinstellingen
      1. Instellingen voor eenmalig aanmelden
      2. Instellingen voor Mij onthouden
      3. Wachtwoordbeleid voor aanmelden
      4. Wachtwoordsterkte voor aanmelden
      5. Duur van websessie
      6. Type PDF-versleuteling
      7. API
      8. Toegang tot gebruikers- en groepsgegevens
      9. Toegestane IP-bereiken
      10. Account delen
      11. Machtigingen voor account delen
      12. Besturingselementen voor het delen van overeenkomsten
      13. Identiteitsverificatie van ondertekenaars
      14. Wachtwoord voor ondertekening van overeenkomst
      15. Wachtwoordsterkte van het document
      16. Ondertekenaars blokkeren op geolocatie
      17. Telefoonverificatie
      18. KBA-verificatie op kennisbasis
      19. Pagina-extractie toestaan
      20. Verloopdatum documentkoppeling
      21. Een clientcertificaat voor webhooks/callbacks uploaden
      22. Tijdstempel
    10. Verzendinstellingen
      1. Verzendpagina na aanmelden tonen
      2. Ontvangersnaam bij verzenden vereisen
      3. Naamwaarden voor bekende gebruikers vergrendelen
      4. Toegestane ontvangersrollen
      5. Ontvangersgroepen
      6. Vereiste velden
      7. Documenten bijvoegen
      8. Velden afvlakken
      9. Overeenkomsten wijzigen
      10. Naam van overeenkomst
      11. Talen
      12. Privéberichten
      13. Toegestane handtekeningtypes
      14. Herinneringen
      15. Wachtwoordbeveiliging ondertekend document
      16. Opties voor indentificatie van ondertekenaar
        1. Overzicht
        2. Wachtwoord voor ondertekening
        3. Eenmalig wachtwoord via e-mail
        4. Acrobat Sign-verificatie
        5. Telefoonverificatie
        6. Cloudgebaseerde digitale handtekening
        7. Verificatie op basis van kennis
        8. Overheids-ID
        9. Identiteitsrapporten van ondertekenaar
      17. Inhoudsbeveiliging
      18. Transacties met notaris inschakelen
      19. Documentverloopdatum
      20. Voorvertoning, handtekeningen plaatsen en velden toevoegen
      21. Handtekeningvolgorde
      22. Liquid Mode
      23. Besturingselementen voor aangepaste workflows
      24. Uploadopties voor de pagina voor elektronische ondertekening
      25. URL omleiden voor bevestiging na ondertekening
    11. Berichtsjablonen
    12. Bio-Pharma-instellingen
      1. Overzicht
      2. Verificatie verplichten
      3. Redenen voor ondertekening
    13. Workflowintegratie
    14. Notariële instellingen
    15. Betalingsintegratie
    16. Ondertekenaarberichten
    17. SAML-instellingen
      1. SAML-configuratie
      2. Microsoft Active Directory Federation Service installeren
      3. Okta installeren
      4. OneLogin installeren
      5. Oracle Identity Federation installeren
    18. Voorschriften voor gegevens
    19. Instellingen tijdstempel
    20. Extern archiveren
    21. Accounttalen
    22. E-mailinstellingen
      1. Koptekst-/voettekstafbeeldingen voor e-mail
      2. E-mailvoetteksten voor individuele gebruikers toestaan
      3. De e-mail met het ondertekeningsverzoek aanpassen
      4. De velden Aan en CC aanpassen
      5. Aangepaste e-mailsjablonen
      6. Meldingen zonder koppeling inschakelen
    23. Migreren van echosign.com naar adobesign.com
    24. Configuratieopties voor ontvangers
  4. Begeleiding voor regelgevingsvereisten
    1. Toegankelijkheid
      1. Naleving van toegankelijkheid
      2. Toegankelijke formulieren met Acrobat desktop maken
      3. Toegankelijke AcroForms maken
    2. HIPAA
    3. AVG
      1. AVG: overzicht
      2. Een gebruiker redigeren
      3. Overeenkomsten van een gebruiker redigeren    
    4. 21 CFR deel 11 en EudraLex bijlage 11
      1. Validatiepakket 21 CRF deel 11
      2. Handboek 21 CFR en EudraLex bijlage 11
      3. Analyse van gedeelde verantwoordelijkheden
    5. Klanten in de gezondheidszorg
    6. IVES-ondersteuning
    7. Overeenkomsten archiveren
    8. Overwegingen voor EU/VK
      1. Grensoverschrijdende transacties tussen de EU en het Verenigd Koninkrijk en eIDAS
      2. HMLR-vereisten voor elektronisch ondertekende akten
      3. De gevolgen van Brexit voor de wetgeving inzake elektronische handtekeningen in het Verenigd Koninkrijk
  5. Overeenkomsten in bulk downloaden
  6. Uw domein claimen

Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren

  1. Opties voor ontvangers
    1. Een e-mailherinnering annuleren
    2. Opties op de pagina voor elektronisch ondertekenen
      1. Overzicht van de pagina voor elektronisch ondertekenen
      2. Openen om de overeenkomst zonder velden te lezen
      3. Weigeren om een overeenkomst te ondertekenen
      4. Ondertekeningsbevoegdheid delegeren
      5. Deze overeenkomst herstarten
      6. Een PDF van de overeenkomst downloaden
      7. Geschiedenis van de overeenkomst weergeven
      8. Berichten over de overeenkomst weergeven
      9. Een elektronische handtekening naar een geschreven handtekening converteren
      10. Een geschreven handtekening naar een elektronische handtekening converteren
      11. Door formuliervelden navigeren
      12. De gegevens uit de formuliervelden wissen
      13. Vergroting en navigatie van de pagina voor elektronisch ondertekenen
      14. De taal wijzigen die wordt gebruikt in de tools en informatie van de overeenkomst
      15. Juridische kennisgevingen controleren
      16. Cookievoorkeuren voor Acrobat Sign aanpassen
  2. Overeenkomsten verzenden  
    1. Paginaoverzicht verzenden
    2. Een overeenkomst alleen naar uzelf verzenden
    3. Een overeenkomst naar anderen verzenden
    4. Schriftelijke handtekeningen
    5. Volgorde van ondertekening voor ontvangers
    6. In bulk verzenden
      1. Overzicht van de functie In bulk verzenden
      2. In bulk verzenden: handmatige ontvangers
      3. In bulk verzenden: uploaden via csv-bestand
      4. Een transactie annuleren via In bulk verzenden
      5. Herinneringen toevoegen aan In bulk verzenden
      6. Rapportage voor In bulk verzenden
  3. Velden in documenten opnemen
    1. In-app authoringomgeving
      1. Automatische velddetectie
      2. Velden slepen en neerzetten met de authoringomgeving
      3. Formuliervelden toewijzen aan ontvangers
      4. De rol Vooraf invullen
      5. Velden aanbrengen met een herbruikbare veldsjabloon
      6. Overdracht van velden naar een nieuwe bibliotheeksjabloon
      7. Bijgewerkte authoringomgeving bij het verzenden van overeenkomsten
    2. Formulieren met tekstlabels maken
    3. Formulieren maken met Acrobat (AcroForms)
      1. AcroForm maken
      2. Toegankelijke PDF's maken
    4. Velden
      1. Veldtypes
        1. Algemene veldtypes
        2. Inline-afbeeldingen
        3. Stempelafbeeldingen
      2. Veldinhoudsweergave
      3. Veldvalidaties
      4. Waarden van gemaskeerde velden
      5. Voorwaarden voor tonen/verbergen instellen
      6. Berekende velden 
    5. Veelgestelde vragen over ontwerpen
  4. Overeenkomsten ondertekenen
    1. Overeenkomsten ondertekenen die naar u zijn verzonden
    2. Invullen en ondertekenen
    3. Zelfondertekening
  5. Overeenkomsten beheren
    1. Overzicht pagina Beheren
    2. Overeenkomsten delegeren
    3. Ontvangers vervangen
    4. Documentzichtbaarheid beperken 
    5. Een overeenkomst annuleren 
    6. Nieuwe herinneringen maken
    7. Herinneringen voor beoordeling
    8. Een herinnering annuleren
    9. Meer handelingen...
      1. De werking van de zoekfunctie
      2. Een overeenkomst weergeven
      3. Een sjabloon maken op basis van een overeenkomst
      4. Overeenkomsten verbergen/zichtbaar maken
      5. Een ondertekend document uploaden
      6. Bestanden en velden van een verzonden overeenkomst wijzigen
      7. De verificatiemethode van een ontvanger bewerken
      8. Een vervaldatum toevoegen of wijzigen
      9. Een opmerking toevoegen aan een overeenkomst
      10. Een individuele overeenkomst delen
      11. Delen van een overeenkomst ongedaan maken
      12. Een individuele overeenkomst downloaden
      13. De afzonderlijke bestanden van een overeenkomst downloaden
      14. Het controlerapport van een overeenkomst downloaden
      15. De veldinhoud van een overeenkomst downloaden
  6. Controlerapport
  7. Rapportage en gegevensexports
    1. Overzicht
    2. Gebruikers toegang verlenen tot rapportage
    3. Rapportgrafieken
      1. Een nieuw rapport maken
      2. Overeenkomstrapporten
      3. Transactierapporten
      4. Rapport voor activiteit bij instellingen
      5. Een rapport bewerken
    4. Gegevensexports 
      1. Een nieuwe gegevensexport maken
      2. Een gegevensexport bewerken
      3. De inhoud voor het exporteren van gegevens vernieuwen
      4. Een gegevensexport downloaden
    5. De naam van een grafiek/export wijzigen
    6. Een rapport/export dupliceren
    7. Een rapport/export plannen
    8. Een rapport/export verwijderen
    9. Transactiegebruik controleren

Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten

  1. Webformulieren 
    1. Een webformulier maken
    2. Een webformulier bewerken
    3. Een webformulier in-/uitschakelen
    4. Webformulier verbergen/tonen
    5. URL- of scriptcode zoeken 
    6. Webformuliervelden vooraf invullen met URL-parameters
    7. Een webformulier opslaan dat u later kunt invullen
    8. Het formaat van een webformulier wijzigen
  2. Herbruikbare sjablonen (Bibliotheeksjablonen) 
    1. US Government-formulieren in de Acrobat Sign-bibliotheek
    2. Een bibliotheeksjabloon maken
    3. De naam van een bibliotheeksjabloon wijzigen
    4. Het type van een bibliotheeksjabloon wijzigen
    5. Het machtigingsniveau van een bibliotheeksjabloon wijzigen
    6. Een gedeelde sjabloon kopiëren, bewerken en opslaan
    7. De verzamelde veldgegevens voor een bibliotheeksjabloon downloaden
  3. Eigendom van webformulieren en bibliotheeksjablonen overdragen
  4. Power Automate-workflows 
    1. Overzicht van de Power Automate-integratie en opgenomen rechten
    2. De Power Automate-integratie inschakelen
    3. Gebruik van Power Automate bijhouden
    4. Een nieuwe flow maken (voorbeelden)
    5. Triggers die worden gebruikt voor flows
    6. Flows van buiten Acrobat Sign importeren
    7. Flows beheren
    8. Flows bewerken
    9. Flows delen
    10. Flows in- of uitschakelen
    11. Flows verwijderen
    12. Nuttige sjablonen
      1. Alleen beheerder
        1. Alle voltooide documenten in SharePoint opslaan
        2. Alle voltooide documenten in OneDrive voor Bedrijven opslaan
        3. Alle voltooide documenten in Google Drive opslaan
        4. Alle voltooide documenten in DropBox opslaan
        5. Alle voltooide documenten in Box opslaan
      2. Archivering van overeenkomst
        1. Uw voltooide documenten in SharePoint opslaan
        2. Uw voltooide documenten in OneDrive voor Bedrijven opslaan
        3. Uw voltooide documenten in Google Drive opslaan
        4. Alle voltooide documenten in DropBox opslaan
        5. Voltooide documenten in Box opslaan
      3. Archivering van webformulierovereenkomst
        1. Voltooide webformulierdocumenten in de SharePoint-bibliotheek opslaan
        2. Voltooide webformulierdocumenten in OneDrive voor Bedrijven opslaan
        3. Voltooide documenten in Google Drive opslaan
        4. Voltooide webformulierdocumenten in Box opslaan
      4. Data-extractie van de overeenkomst
        1. Formulierveldgegevens uit uw ondertekende document extraheren en Excel-blad bijwerken
      5. Overeenkomstmeldingen
        1. Aangepaste e-mailmeldingen met uw inhoud van de overeenkomst en ondertekende overeenkomst verzenden
        2. Adobe Acrobat Sign-meldingen ontvangen in een Teams-kanaal
        3. Adobe Acrobat Sign-meldingen ophalen in Slack
        4. Uw Adobe Acrobat Sign-meldingen ophalen in Webex
      6. Overeenkomst genereren
        1. Een document genereren uit het Power App-formulier en de Word-sjabloon en verzenden ter ondertekening
        2. Een overeenkomst genereren vanuit een Word-sjabloon in OneDrive en de handtekening ophalen
        3. Overeenkomst genereren voor geselecteerde Excel-rij, verzenden voor controle en ondertekening
  5. Workflows op maat verzenden
    1. Overzicht Workflow Aangepast verzenden
    2. Een nieuwe verzendworkflow maken
    3. Een verzendworkflow bewerken
    4. Een verzendworkflow activeren of deactiveren
    5. Een overeenkomst verzenden met een verzendworkflow
  6. Gebruikers en overeenkomsten delen
    1. Een gebruiker delen
    2. Overeenkomsten delen

Integreren met andere producten

  1.  Overzicht van Acrobat Sign-integraties 
  2. Acrobat Sign voor Salesforce
  3. Acrobat Sign voor Microsoft
    1. Acrobat Sign voor Microsoft 365
    2. Acrobat Sign voor Outlook
    3. Acrobat Sign voor Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign voor teams
    5. Acrobat Sign voor Microsoft PowerApps en Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector voor Microsoft Search
    7. Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign voor Microsoft SharePoint 
  4. Overige integraties
    1. Acrobat Sign voor ServiceNow
    2. Acrobat Sign voor HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign voor SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign voor Workday
    5. Acrobat Sign voor NetSuite
    6. Acrobat Sign voor VeevaVault
    7. Acrobat Sign voor Coupa BSM Suite
  5. Door partners beheerde integraties
  6. Een integratiesleutel verkrijgen

Acrobat Sign Developer

  1. REST-API's 
    1. Documentatie bij methoden
    2. Handboek voor SDK/ontwikkelaars
    3. Veelgestelde vragen over API    
  2. Webhooks 
    1. Overzicht van webhook
    2. Een nieuwe webhook configureren
    3. Een webhook weergeven of bewerken
    4. Een webhook deactiveren of opnieuw activeren
    5. Een webhook verwijderen
    6. Tweezijdige SSL-certificaten
    7. Webhooks in de API

Ondersteuning en probleemoplossing

  1. Bronnen voor klantenondersteuning 
  2. Ondernemingsbronnen Customer Success
Opmerking:

De AVG vereist toestemming van de gebruiker voordat gegevens kunnen worden opgeslagen op het apparaat van de gebruiker. Hierdoor kunnen sommige gebruikers een of meer verzoeken krijgen om cookies in te schakelen:

  • Gebruikers die Adobe Acrobat Sign openen vanuit de landinstellingen die de AVG afdwingen, moeten de cookies voor de kernservices inschakelen
    • Cookies voor prestaties en persoonlijke reclame kunnen worden in- of uitgeschakeld door te klikken op de knop Aanpassen
    • U kunt cookies op elk gewenst moment beheren door te klikken op de koppeling Cookieprestaties rechtsonder op alle Acrobat Sign-webpagina's:

  • Accounts die migreren naar het adobesign.com-domein (vanuit echosign.com) moeten hun cookies twee keer configureren, aangezien elk domein unieke cookies moet plaatsen
Let op:

DISCLAIMER: Deze handleiding is bedoeld als hulp en is GEEN juridisch advies. Voor juridisch advies over de vereisten voor uw merk of bedrijf in de regio's waarin u opereert, moet u contact opnemen met uw juridisch team.

Wat is de AVG?

De AVG is de nieuwe privacywet van de Europese Unie waarmee de vereisten voor gegevensbescherming op één lijn worden gebracht en aangepast aan de moderne wereld. Hoewel er vele nieuwe of verbeterde vereisten gelden, zijn de onderliggende basisprincipes hetzelfde gebleven. De nieuwe regels bevatten een brede definitie van persoonlijke gegevens en hebben een breed bereik waarin alle bedrijven zijn opgenomen die gegevens van personen in de EU verzamelen. In het kader van deze voorschriften hebben individuele gebruikers het recht om te weten welke persoonsgegeven zijn verzameld en om die gegevens op verzoek te laten verwijderen, indien van toepassing.

In dit artikel verwijst de term 'gebruiker' naar een medewerker van een bedrijf dat overeenkomsten verzendt ter ondertekening. De term 'ondertekenaar' verwijst naar een individu dat een overeenkomst ontvangt en vervolgens ondertekent of afwijst. Een privacybeheerder is een Acrobat Sign-accountbeheerder met unieke functieopties voor het verwijderen van persoonlijke gegevens uit de service op verzoek van de afzender of ondertekenaar.

De uniciteit van een gebruiker is gebaseerd op het e-mailadres waarmee deze persoon wordt geïdentificeerd. Als iemand meerdere e-mailadressen heeft, kunnen er meerdere, afzonderlijke gebruikers-ID's in het systeem zijn opgenomen. Alle AVG-functieopties in Acrobat Sign gebruiken e-mailadressen om persoonlijke gegevens te zoeken en te beheren. Er is geen verband tussen unieke e-mailadressen, en een beheerder kan alleen gegevens opzoeken op basis van het opgegeven e-mailadres.

Functies die ondersteuning bieden voor de AVG

Acrobat Sign bevat functies waarmee klanten kunnen voldoen aan de AVG-regelgeving. Ga naar www.adobe.com/nl/privacy voor meer informatie over de manieren waarop uw privacy wordt gewaarborgd door Adobe.

Conform de strikte privacyregels van de AVG zijn personen voortaan gemachtigd om hun persoonlijke gegevens te bekijken, corrigeren en te verwijderen.

  • Toegang - individuele gebruikers of ondertekenaars hebben via de gebruikersinterface van Acrobat Sign toegang tot het merendeel van hun persoonsgegevens.Een klein deel van de informatie over de activiteit is momenteel niet direct beschikbaar.Afzonderlijke accounthouders moeten contact opnemen met de Adobe Privacy-afdeling op Adobe.com/privacy om toegang tot deze informatie op te vragen.  Verderop in dit artikel vindt u een voorbeeld van het rapport.
  • Correctie - Alle persoonsgegevens die over gebruikers of ondertekenaars zijn verzameld, zijn beschikbaar via de gebruikersinterface.Als er wijzigingen nodig zijn, kan de gebruiker of de ondertekenaar deze rechtstreeks aanbrengen zonder contact op te hoeven nemen met Adobe of de beheerder.
  • Verwijderen - Er zijn verschillende acties beschikbaar, afhankelijk van de rol in de ondertekeningsprocedure.  Een gebruiker die overeenkomsten verzendt, moet de aanvraag indienen bij het bedrijf waar hij of zij in dienst is.Adobe kan niet deelnemen aan deze interactie en heeft geen controle over de gegevens die de werkgever tijdens het uitvoeren van zakelijke activiteiten heeft verzameld.Tijdens het ondertekeningsproces wordt minimale informatie over een ondertekenaar verzameld.Dit zijn de naam, het e-mailadres, het IP-adres en (optioneel) het telefoonnummer en de OTP-code.  Deze informatie wordt samen met de overeenkomst opgeslagen en beheerd door het bedrijf dat de overeenkomst heeft verzonden.  Als een ondertekenaar informatie nodig heeft over de persoonlijke gegevens die met de overeenkomst zijn verzameld, moeten hij of zij contact opnemen met de afzender van de overeenkomst.Als een gegevensverwerker kan Adobe aan de ondertekenaar geen informatie verstrekken over de overeenkomst of over het bedrijf dat de overeenkomst heeft verzonden. Aangezien de enige opgeslagen informatie over de ondertekenaar in de overeenkomst staat, worden met het verwijderen van de overeenkomst tevens de persoonsgegevens van de ondertekenaar verwijderd.Als de afzender instemt met het verwijderen van de informatie van de ondertekenaar, kan de afzender via het privacymenu zoeken naar de overeenkomsten waaraan de ondertekenaar heeft deelgenomen en deze verwijderen.

De Acrobat Sign-toolset biedt drie functies:

  • Logboeken op gebruikersniveau - Het logboek bevat de gebeurtenissen (inclusief persoonlijke gegevens) die zijn geactiveerd in de Acrobat Sign-omgeving
  • Overeenkomst verwijderen - Privacybeheerders zijn bevoegd om elke overeenkomst die door een gebruiker in diens account is gemaakt, te bekijken en te verwijderen.
  • Gebruiker verwijderen - Privacybeheerders kunnen elke gebruiker uit hun account verwijderen.

 

Privacybeheerders kunnen de informatie en overeenkomsten van gebruikers beheren door zich aan te melden bij de Admin Console en het gebruikersprofiel te bewerken.

Logboeken op gebruikersniveau

Elke gebruiker kan bij het Adobe Privacy Center een aanvraag indienen voor het activiteitenlogbestand met de activiteiten in het Acrobat Sign-systeem waarin persoonlijke gegevens zijn opgenomen.

Die informatie wordt geretourneerd in de vorm van een CSV-bestand met het volgende:

  • De datum van de gebeurtenis
  • Het gebeurtenistype
  • Het IP-adres vanwaar de gebeurtenis is geactiveerd

Overeenkomst verwijderen

Alleen van toepassing op overeenkomsten die door gebruikers zijn verzonden onder de autoriteit van de privacybeheerder.

Wanneer een ondertekenaar een verzoek indient om zijn/haar gegevens te verwijderen uit het Acrobat Sign-systeem, kan de privacybeheerder van het account zoeken op basis van het e-mailadres van de gebruiker en alle overeenkomsten retourneren waarin het e-mailadres voorkomt en die zijn gemaakt binnen het bedrijf van de beheerder.

Als de privacybeheerder bepaalt dat de overeenkomst niet meer nodig is, kan deze de overeenkomst volledig en onherroepelijk van de service verwijderen.

Ontvangers die contact opnemen met Acrobat Sign om een overeenkomst te laten verwijderen, worden doorgestuurd naar het tabblad Beheren en gevraagd contact op te nemen met het bedrijf dat de transactie oorspronkelijk heeft gemaakt.

Acrobat Sign zal, als gegevensverwerker voor de klant, nooit op verzoek van een ontvanger een overeenkomst verwijderen.

Het venster Privacy met weergegeven overeenkomsten en de koppeling Overeenkomst downloaden gemarkeerd

Verwijdering van gebruiker

Alleen van toepassing op gebruikers en onder de autoriteit van de privacybeheerder

Als een medewerker vraagt om het verwijderen van zijn of haar informatie uit uw systemen, kunt u met deze tool alle informatie over de gebruiker van de Acrobat Sign-servers verwijderen. 

Gebruikers moeten dit verzoek rechtstreeks indienen bij de privacybeheerder. Alleen de privacybeheerder is geautoriseerd om gebruikers te verwijderen.

Acrobat Sign-ondersteuning kan geen gebruikers van een account verwijderen en zal desgevraagd de gebruiker verwijzen naar hun accountbeheerder.

Het tabblad Gebruikers met inactieve gebruikersopties en de koppeling Gebruikersgegevens verwijderen gemarkeerd

Opmerking:

Individuele en gratis accounts

Gebruikers die de enige persoon in een account zijn of die slechts een gratis account hebben, kunnen zichzelf niet verwijderen. In dit geval moet de gebruiker contact opnemen met het Adobe Privacy Center.

De gebruiker moet zijn of haar e-mailadres verstrekken, en een expliciete instructie geven om de gebruiker die aan het e-mailadres is gekoppeld, te verwijderen van de Acrobat Sign-systemen. Het Adobe Privacy Center neemt dan de juiste stappen om ervoor te zorgen dat de gebruiker wordt verwijderd.

Hoe kunnen gebruikers verzoeken om verwijdering van hun gegevens uit Acrobat Sign?

Bij het verwijderen van persoonlijke informatie uit het Acrobat Sign-systeem moeten de assets van gebruikers correct worden afgehandeld.Dit proces is afhankelijk van het type gebruiker of account. Deze typen kunnen in drie categorieën worden gegroepeerd:

Ondertekenaars zijn uniek in die zin dat een andere gebruiker al hun overeenkomsten heeft gemaakt.

De eerste stap voor het laten verwijderen van uw content uit het Acrobat Sign-systeem is het registreren van uw e-mailadres en het controleren van de content die aan dat e-mailadres is gekoppeld.

U kunt uw e-mailadres hier registreren.

 

Als uw e-mailadres is geregistreerd:

  • Meld u aan en selecteer het tabblad Beheren boven in het venster.
  • Blader door elk filter in de linkerrail (Wachtend op u, Voltooid, Geannuleerd en Verlopen) om uw overeenkomsten te zoeken.

Als er geen content op deze pagina staat, neemt u contact op met het Adobe Privacy Center en vraagt u of uw gebruiker (e-mailadres) uit het Acrobat Sign-systeem kan worden verwijderd.

De afzender van de overeenkomst zoeken

Als u de inhoud van uw overeenkomst wilt verwijderen, moet u contact opnemen met de oorspronkelijke afzender van de overeenkomst.

Alleen het account waarmee de overeenkomst oorspronkelijk is verzonden, heeft de bevoegdheid om de overeenkomst te bekijken en te verwijderen.

Opmerking: De privacybeheerder van dit oorspronkelijke verzendaccount bepaalt wanneer een contract kan worden verwijderd.

 

Bepalen wie de oorspronkelijke afzender is:

  1. Klik één keer op een record op het tabblad Beheren om de record te selecteren (als u dubbelklikt, wordt de overeenkomst geopend).
    • De rechterrail wordt geopend met daarin de metagegevens en acties van de overeenkomst.
  2. Kopieer het e-mailadres in de rechterbovenhoek van het venster (naast Van:, gemarkeerd in de bovenstaande afbeelding).
  3. Stuur een e-mail naar de oorspronkelijke maker van het document met zijn/haar e-mailadres om aan te geven dat u uw gegevens uit diens Acrobat Sign-account wilt laten verwijderen.
    • Verzend de e-mail van hetzelfde adres waar de oorspronkelijke overeenkomst naartoe is gestuurd, zodat het duidelijk is dat u gemachtigd bent om de aanvraag in te dienen.

Herhaal de bovenstaande stappen voor alle overeenkomsten in de categorieën Voltooid en In bewerking op de pagina Beheren.
De aangeschreven bedrijven hebben 30 dagen om te reageren op uw verzoek om de inhoud te verwijderen.

U dient eventuele overeenkomsten in de sectie Wachtend op u te weigeren:

  1. Open de overeenkomst die moet worden ondertekend.
  2. Selecteer de opties in de linkerbovenhoek.
  3. Selecteer Ik onderteken niet elektronisch.
  4. Geef een reden voor de weigering op en selecteer vervolgens de knop Weigeren.
Weigeren

Als u alle geopende overeenkomsten hebt geweigerd en contact hebt opgenomen met de afzenders van voltooide overeenkomsten, neemt u contact op met het Adobe Privacy Center en vraagt u of uw gebruiker (e-mailadres) uit het Acrobat Sign-systeem kan worden verwijderd.

Gratis en individuele lidmaatschappen hebben een geregistreerd e-mailadres en moeten zich kunnen aanmelden bij hun account om de inhoud te bekijken.

Als u problemen ondervindt bij het aanmelden, klikt u op de koppeling Ik ben mijn wachtwoord vergeten onder de aanmeldingsvelden en stelt u uw wachtwoord opnieuw in.

De Acrobat Sign-aanmeldingspagina met de koppeling Ik ben mijn wachtwoord vergeten gemarkeerd

Wanneer u zich kunt aanmelden bij de service:

  1. Ga naar het tabblad Privacy in het beheerdersmenu.
    • Op de pagina die verschijnt, kunt u op basis van een e-mailadres zoeken naar de inhoud die u met dat e-mailadres hebt gemaakt.
  2. Typ uw eigen e-mailadres boven aan het venster en druk op Enter.
    • Er wordt nu een lijst weergegeven met alle overeenkomsten die u hebt gemaakt.
  3. Selecteer elke overeenkomst in de categorie Voltooid en download de PDF ter controle.
  4. Verwijder alle overeenkomsten die niet meer geldig zijn door het pictogram met de prullenbak uiterst rechts te selecteren.
    • De gebruiker kan pas worden verwijderd als alle overeenkomsten in de categorie Voltooid uit het account zijn verwijderd.
Het venster Privacy met weergegeven overeenkomsten en de koppeling Overeenkomst downloaden gemarkeerd

Selecteer het tabblad Beheren boven aan het venster.

Op deze pagina ziet u alle resterende Acrobat Sign-content waarin uw e-mailadres voorkomt.

Pagina beheren van

Als u overeenkomsten wilt verwijderen die door andere gebruikers zijn verzonden, moet u contact opnemen met de oorspronkelijke afzender van de overeenkomst.

Alleen het account waarmee de overeenkomst oorspronkelijk is verzonden, heeft de bevoegdheid om de overeenkomst te bekijken en te verwijderen.

Opmerking: Contracten die nog van kracht zijn, hoeven volgens de AVG niet te worden verwijderd. De privacybeheerder van het oorspronkelijke verzendaccount bepaalt dit.

 

Bepalen wie de oorspronkelijke afzender is:

  • Klik één keer op een record op het tabblad Beheren (als u dubbelklikt, wordt de overeenkomst geopend).
    • Het rechterdeelvenster wordt geopend zodat u toegang hebt tot de metagegevens en acties van de overeenkomst.
  • Kopieer het e-mailadres in de rechterbovenhoek van het venster (naast Van:, gemarkeerd in de bovenstaande afbeelding).
  • Stuur een e-mail naar de oorspronkelijke maker van het document met zijn/haar e-mailadres om aan te geven dat u uw gegevens uit diens Acrobat Sign-account wilt laten verwijderen.
    • Zorg ervoor dat u de e-mail vanaf hetzelfde adres stuurt waarvan de oorspronkelijke overeenkomst is verzonden. Zo weet de maker dat u gemachtigd bent om de aanvraag te doen.
  • Bedrijven hebben 30 dagen om te reageren op uw verzoek om de content te verwijderen.

Herhaal de bovenstaande stappen voor alle overeenkomsten op de pagina Beheren in de categorieën Voltooid en In bewerking.

  • Als u de overeenkomst hebt gemaakt in In bewerking, moet u de overeenkomst annuleren.
  • Weiger eventuele overeenkomsten in de categorie Wachtend op u.

Zodra alle ondertekende overeenkomsten zijn verwijderd, neemt u contact op met het Adobe Privacy Center en verzoekt u om uw gebruiker (e-mailadres) te verwijderen uit het Acrobat Sign-systeem.

Gebruikers die onder de bevoegdheid van een privacybeheerder vallen, hoeven alleen contact op te nemen met hun beheerder met het verzoek om van het systeem te worden verwijderd.

De privacybeheerder kan uw inhoud en gebruiker controleren en alle relevante inhoud verwijderen.

Adobe Privacy Center

Stuur aanvragen voor acties die niet kunnen worden uitgevoerd met behulp van de tools in de gebruikersinterface, of vragen over compatibiliteit met de AVG, naar het de Adobe Privacy Center.

Het ondersteuningsteam en de Success-medewerkers hebben geen toegang tot tools waarmee inhoud van de servers kan worden verwijderd.

 Adobe

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
De creativiteitsconferentie

14–16 oktober Miami Beach en online

Adobe MAX

De creativiteitsconferentie

14–16 oktober Miami Beach en online

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
De creativiteitsconferentie

14–16 oktober Miami Beach en online

Adobe MAX

De creativiteitsconferentie

14–16 oktober Miami Beach en online