Handboek Annuleren

Regels voor gegevensbeheer configureren

 

Handboek voor Adobe Acrobat Sign

Nieuwe functies

  1. Voorafgaande aanvullende informatie
  2. Aanvullende informatie
  3. Belangrijke meldingen

Aan de slag

  1. Snelstartgids voor beheerders
  2. Handleiding om snel aan de slag te gaan voor gebruikers
  3. Voor ontwikkelaars
  4. Bibliotheek voor videotutorial
  5. Veelgestelde vragen

Beheerder

  1. Overzicht Admin Console
  2. User Management
    1. Een gebruiker toevoegen
    2. Gebruikers in bulk toevoegen
    3. Gebruikers toevoegen vanuit uw map
    4. Gebruikers toevoegen vanuit de map MS Azure Active
    5. Op functies gerichte gebruikers maken
      1. Technische accounts: door API aangestuurd
      2. Serviceaccounts: handmatig aangestuurd
    6. Controleren op gebruikers met provisioningfouten
    7. Naam/e-mailadres wijzigen
    8. Groepslidmaatschap van een gebruiker bewerken
    9. Het groepslidmaatschap van een gebruiker bewerken via de groepsinterface
    10. Een gebruiker tot een beheerdersrol bevorderen
    11. Typen gebruikersidentiteiten en SSO
    12. Gebruikersidentiteit wisselen
    13. Gebruikers verifiëren met MS Azure
    14. Gebruikers verifiëren met Google Federation
    15. Productprofielen
    16. Aanmeldingservaring 
  3. Account-/groepsinstellingen
    1. Overzicht van instellingen
    2. Algemene instellingen
      1. Accountniveau en ID
      2. Workflows voor zelfondertekening
      3. In bulk verzenden
      4. Webformulieren
      5. Workflows op maat verzenden
      6. Power Automate-workflows
      7. Bibliotheekdocumenten
      8. Formuliergegevens bij overeenkomsten verzamelen
      9. Beperkte documentzichtbaarheid
      10. Een PDF-kopie van de ondertekende overeenkomst bijvoegen 
      11. Een koppeling opnemen in de e-mail
      12. Een afbeelding opnemen in de e-mail
      13. Bestanden die bij een e-mail worden gevoegd, krijgen de naam
      14. Controlerapport bij documenten bijvoegen
      15. Meerdere documenten samenvoegen tot één document
      16. Een ondertekend document uploaden
      17. Delegatie voor gebruikers in mijn account
      18. Externe ontvangers toestaan te delegeren
      19. Bevoegdheid om te ondertekenen
      20. Bevoegdheid om te verzenden
      21. Machtiging om elektronische zegels toe te voegen
      22. De standaard tijdzone instellen
      23. Een standaard datumnotatie instellen
      24. Gebruikers in meerdere groepen (UMG)
        1. Upgrade uitvoeren om UMG te gebruiken
      25. Machtigingen voor groepsbeheerder
      26. Ontvanger vervangen
      27. Controlerapport
        1. Overzicht
        2. Niet-geverifieerde toegang toestaan op de pagina voor transactieverificatie
        3. Herinneringen opnemen
        4. Weergavegebeurtenissen opnemen
        5. Aantal overeenkomstpagina's/bijlagen opnemen
      28. In-product berichten en begeleiding
      29. Toegankelijke PDF's
      30. Nieuwe ontwerpfunctie
      31. Klant in de gezondheidszorg
    3. Account instellen
      1. Logo toevoegen
      2. Hostnaam/URL van bedrijf aanpassen    
      3. Bedrijfsnaam toevoegen
    4. Voorkeuren handtekening
      1. Goed ingedeelde handtekeningen
      2. Ontvangers toestaan om te ondertekenen door
      3. Ondertekenaars kunnen hun naam wijzigen
      4. Toestaan dat ontvangers hun opgeslagen handtekening gebruiken
      5. Aangepaste gebruiksvoorwaarden en openbaarmakingsbeleid
      6. Ontvangers door formuliervelden navigeren
      7. Weigeren te ondertekenen
      8. Stempelworkflows toestaan
      9. Vereisen dat ondertekenaars hun functie of bedrijf opgeven
      10. Ondertekenaars toestaan een schriftelijke handtekening af te drukken en te plaatsen
      11. Berichten tonen bij elektronisch ondertekenen
      12. Vereisen dat ondertekenaars een mobiel apparaat gebruiken om hun handtekening te maken
      13. Verzoeken om IP-adres van ondertekenaars
      14. Bedrijfsnaam en functie uitsluiten van deelnemingsstempels
    5. Digitale handtekeningen
      1. Overzicht
      2. Downloaden en ondertekenen met Acrobat
      3. Ondertekenen met cloudhandtekeningen
      4. Inclusief metadata voor identiteitsproviders
      5. Beperkte providers voor cloudhandtekeningen
    6. Elektronische zegels
    7. Digitale identiteit
      1. Gateway voor digitale identiteit
      2. Beleid voor identiteitscontrole
    8. Rapportinstellingen
      1. Nieuwe rapportervaring
      2. Klassieke rapportinstellingen
    9. Beveiligingsinstellingen
      1. Instellingen voor eenmalig aanmelden
      2. Instellingen voor Mij onthouden
      3. Wachtwoordbeleid voor aanmelden
      4. Wachtwoordsterkte voor aanmelden
      5. Duur van websessie
      6. Type PDF-versleuteling
      7. API
      8. Toegang tot gebruikers- en groepsgegevens
      9. Toegestane IP-bereiken
      10. Account delen
      11. Machtigingen voor account delen
      12. Besturingselementen voor het delen van overeenkomsten
      13. Identiteitsverificatie van ondertekenaars
      14. Wachtwoord voor ondertekening van overeenkomst
      15. Wachtwoordsterkte van het document
      16. Ondertekenaars blokkeren op geolocatie
      17. Telefoonverificatie
      18. KBA-verificatie op kennisbasis
      19. Pagina-extractie toestaan
      20. Verloopdatum documentkoppeling
      21. Een clientcertificaat voor webhooks/callbacks uploaden
      22. Tijdstempel
    10. Verzendinstellingen
      1. Verzendpagina na aanmelden tonen
      2. Ontvangersnaam bij verzenden vereisen
      3. Naamwaarden voor bekende gebruikers vergrendelen
      4. Toegestane ontvangersrollen
      5. Ontvangersgroepen
      6. Vereiste velden
      7. Documenten bijvoegen
      8. Velden afvlakken
      9. Overeenkomsten wijzigen
      10. Naam van overeenkomst
      11. Talen
      12. Privéberichten
      13. Toegestane handtekeningtypes
      14. Herinneringen
      15. Wachtwoordbeveiliging ondertekend document
      16. Opties voor indentificatie van ondertekenaar
        1. Overzicht
        2. Wachtwoord voor ondertekening
        3. Eenmalig wachtwoord via e-mail
        4. Acrobat Sign-verificatie
        5. Telefoonverificatie
        6. Cloudgebaseerde digitale handtekening
        7. Verificatie op basis van kennis
        8. Overheids-ID
        9. Identiteitsrapporten van ondertekenaar
      17. Inhoudsbeveiliging
      18. Transacties met notaris inschakelen
      19. Documentverloopdatum
      20. Voorvertoning, handtekeningen plaatsen en velden toevoegen
      21. Handtekeningvolgorde
      22. Liquid Mode
      23. Besturingselementen voor aangepaste workflows
      24. Uploadopties voor de pagina voor elektronische ondertekening
      25. URL omleiden voor bevestiging na ondertekening
    11. Berichtsjablonen
    12. Bio-Pharma-instellingen
      1. Overzicht
      2. Verificatie verplichten
      3. Redenen voor ondertekening
    13. Workflowintegratie
    14. Notariële instellingen
    15. Betalingsintegratie
    16. Ondertekenaarberichten
    17. SAML-instellingen
      1. SAML-configuratie
      2. Microsoft Active Directory Federation Service installeren
      3. Okta installeren
      4. OneLogin installeren
      5. Oracle Identity Federation installeren
    18. Voorschriften voor gegevens
    19. Instellingen tijdstempel
    20. Extern archiveren
    21. Accounttalen
    22. E-mailinstellingen
      1. Koptekst-/voettekstafbeeldingen voor e-mail
      2. E-mailvoetteksten voor individuele gebruikers toestaan
      3. De e-mail met het ondertekeningsverzoek aanpassen
      4. De velden Aan en CC aanpassen
      5. Aangepaste e-mailsjablonen
      6. Meldingen zonder koppeling inschakelen
    23. Migreren van echosign.com naar adobesign.com
    24. Configuratieopties voor ontvangers
  4. Begeleiding voor regelgevingsvereisten
    1. Toegankelijkheid
      1. Naleving van toegankelijkheid
      2. Toegankelijke formulieren met Acrobat desktop maken
      3. Toegankelijke AcroForms maken
    2. HIPAA
    3. AVG
      1. AVG: overzicht
      2. Een gebruiker redigeren
      3. Overeenkomsten van een gebruiker redigeren    
    4. 21 CFR deel 11 en EudraLex bijlage 11
      1. Validatiepakket 21 CRF deel 11
      2. Handboek 21 CFR en EudraLex bijlage 11
      3. Analyse van gedeelde verantwoordelijkheden
    5. Klanten in de gezondheidszorg
    6. IVES-ondersteuning
    7. Archivering van eOriginal voor chatelpapier
    8. Overwegingen voor EU/VK
      1. Grensoverschrijdende transacties tussen de EU en het Verenigd Koninkrijk en eIDAS
      2. HMLR-vereisten voor elektronisch ondertekende akten
      3. De gevolgen van Brexit voor de wetgeving inzake elektronische handtekeningen in het Verenigd Koninkrijk
  5. Overeenkomsten in bulk downloaden
  6. Uw domein claimen

Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren

  1. Opties voor ontvangers
    1. Een e-mailherinnering annuleren
    2. Opties op de pagina voor elektronisch ondertekenen
      1. Overzicht van de pagina voor elektronisch ondertekenen
      2. Openen om de overeenkomst zonder velden te lezen
      3. Weigeren om een overeenkomst te ondertekenen
      4. Ondertekeningsbevoegdheid delegeren
      5. Deze overeenkomst herstarten
      6. Een PDF van de overeenkomst downloaden
      7. Geschiedenis van de overeenkomst weergeven
      8. Berichten over de overeenkomst weergeven
      9. Een elektronische handtekening naar een geschreven handtekening converteren
      10. Een geschreven handtekening naar een elektronische handtekening converteren
      11. Door formuliervelden navigeren
      12. De gegevens uit de formuliervelden wissen
      13. Vergroting en navigatie van de pagina voor elektronisch ondertekenen
      14. De taal wijzigen die wordt gebruikt in de tools en informatie van de overeenkomst
      15. Juridische kennisgevingen controleren
      16. Cookievoorkeuren voor Acrobat Sign aanpassen
  2. Overeenkomsten verzenden  
    1. Paginaoverzicht verzenden
    2. Een overeenkomst alleen naar uzelf verzenden
    3. Een overeenkomst naar anderen verzenden
    4. Schriftelijke handtekeningen
    5. Volgorde van ondertekening voor ontvangers
    6. In bulk verzenden
      1. Overzicht van de functie In bulk verzenden
      2. In bulk verzenden: handmatige ontvangers
      3. In bulk verzenden: uploaden via csv-bestand
      4. Een transactie annuleren via In bulk verzenden
      5. Herinneringen toevoegen aan In bulk verzenden
      6. Rapportage voor In bulk verzenden
  3. Velden in documenten opnemen
    1. In-app authoringomgeving
      1. Automatische velddetectie
      2. Velden slepen en neerzetten met de authoringomgeving
      3. Formuliervelden toewijzen aan ontvangers
      4. De rol Vooraf invullen
      5. Velden aanbrengen met een herbruikbare veldsjabloon
      6. Overdracht van velden naar een nieuwe bibliotheeksjabloon
      7. Bijgewerkte authoringomgeving bij het verzenden van overeenkomsten
    2. Formulieren met tekstlabels maken
    3. Formulieren maken met Acrobat (AcroForms)
      1. AcroForm maken
      2. Toegankelijke PDF's maken
    4. Velden
      1. Veldtypes
        1. Algemene veldtypes
        2. Inline-afbeeldingen
        3. Stempelafbeeldingen
      2. Veldinhoudsweergave
      3. Veldvalidaties
      4. Waarden van gemaskeerde velden
      5. Voorwaarden voor tonen/verbergen instellen
      6. Berekende velden 
    5. Veelgestelde vragen over ontwerpen
  4. Overeenkomsten ondertekenen
    1. Overeenkomsten ondertekenen die naar u zijn verzonden
    2. Invullen en ondertekenen
    3. Zelfondertekening
  5. Overeenkomsten beheren
    1. Overzicht pagina Beheren
    2. Overeenkomsten delegeren
    3. Ontvangers vervangen
    4. Documentzichtbaarheid beperken 
    5. Een overeenkomst annuleren 
    6. Nieuwe herinneringen maken
    7. Herinneringen voor beoordeling
    8. Een herinnering annuleren
    9. Meer handelingen...
      1. De werking van de zoekfunctie
      2. Een overeenkomst weergeven
      3. Een sjabloon maken op basis van een overeenkomst
      4. Overeenkomsten verbergen/zichtbaar maken
      5. Een ondertekend document uploaden
      6. Bestanden en velden van een verzonden overeenkomst wijzigen
      7. De verificatiemethode van een ontvanger bewerken
      8. Een vervaldatum toevoegen of wijzigen
      9. Een opmerking toevoegen aan een overeenkomst
      10. Een individuele overeenkomst delen
      11. Delen van een overeenkomst ongedaan maken
      12. Een individuele overeenkomst downloaden
      13. De afzonderlijke bestanden van een overeenkomst downloaden
      14. Het controlerapport van een overeenkomst downloaden
      15. De veldinhoud van een overeenkomst downloaden
  6. Controlerapport
  7. Rapportage en gegevensexports
    1. Overzicht
    2. Gebruikers toegang verlenen tot rapportage
    3. Rapportgrafieken
      1. Een nieuw rapport maken
      2. Overeenkomstrapporten
      3. Transactierapporten
      4. Rapport voor activiteit bij instellingen
      5. Een rapport bewerken
    4. Gegevensexports 
      1. Een nieuwe gegevensexport maken
      2. Een gegevensexport bewerken
      3. De inhoud voor het exporteren van gegevens vernieuwen
      4. Een gegevensexport downloaden
    5. De naam van een grafiek/export wijzigen
    6. Een rapport/export dupliceren
    7. Een rapport/export plannen
    8. Een rapport/export verwijderen
    9. Transactiegebruik controleren

Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten

  1. Webformulieren 
    1. Een webformulier maken
    2. Een webformulier bewerken
    3. Een webformulier in-/uitschakelen
    4. Webformulier verbergen/tonen
    5. URL- of scriptcode zoeken 
    6. Webformuliervelden vooraf invullen met URL-parameters
    7. Een webformulier opslaan dat u later kunt invullen
    8. Het formaat van een webformulier wijzigen
  2. Herbruikbare sjablonen (Bibliotheeksjablonen) 
    1. US Government-formulieren in de Acrobat Sign-bibliotheek
    2. Een bibliotheeksjabloon maken
    3. De naam van een bibliotheeksjabloon wijzigen
    4. Het type van een bibliotheeksjabloon wijzigen
    5. Het machtigingsniveau van een bibliotheeksjabloon wijzigen
    6. Een gedeelde sjabloon kopiëren, bewerken en opslaan
    7. De verzamelde veldgegevens voor een bibliotheeksjabloon downloaden
  3. Eigendom van webformulieren en bibliotheeksjablonen overdragen
  4. Power Automate-workflows 
    1. Overzicht van de Power Automate-integratie en opgenomen rechten
    2. De Power Automate-integratie inschakelen
    3. Gebruik van Power Automate bijhouden
    4. Een nieuwe flow maken (voorbeelden)
    5. Triggers die worden gebruikt voor flows
    6. Flows van buiten Acrobat Sign importeren
    7. Flows beheren
    8. Flows bewerken
    9. Flows delen
    10. Flows in- of uitschakelen
    11. Flows verwijderen
    12. Nuttige sjablonen
      1. Alleen beheerder
        1. Alle voltooide documenten in SharePoint opslaan
        2. Alle voltooide documenten in OneDrive voor Bedrijven opslaan
        3. Alle voltooide documenten in Google Drive opslaan
        4. Alle voltooide documenten in DropBox opslaan
        5. Alle voltooide documenten in Box opslaan
      2. Archivering van overeenkomst
        1. Uw voltooide documenten in SharePoint opslaan
        2. Uw voltooide documenten in OneDrive voor Bedrijven opslaan
        3. Uw voltooide documenten in Google Drive opslaan
        4. Alle voltooide documenten in DropBox opslaan
        5. Voltooide documenten in Box opslaan
      3. Archivering van webformulierovereenkomst
        1. Voltooide webformulierdocumenten in de SharePoint-bibliotheek opslaan
        2. Voltooide webformulierdocumenten in OneDrive voor Bedrijven opslaan
        3. Voltooide documenten in Google Drive opslaan
        4. Voltooide webformulierdocumenten in Box opslaan
      4. Data-extractie van de overeenkomst
        1. Formulierveldgegevens uit uw ondertekende document extraheren en Excel-blad bijwerken
      5. Overeenkomstmeldingen
        1. Aangepaste e-mailmeldingen met uw inhoud van de overeenkomst en ondertekende overeenkomst verzenden
        2. Adobe Acrobat Sign-meldingen ontvangen in een Teams-kanaal
        3. Adobe Acrobat Sign-meldingen ophalen in Slack
        4. Uw Adobe Acrobat Sign-meldingen ophalen in Webex
      6. Overeenkomst genereren
        1. Een document genereren uit het Power App-formulier en de Word-sjabloon en verzenden ter ondertekening
        2. Een overeenkomst genereren vanuit een Word-sjabloon in OneDrive en de handtekening ophalen
        3. Overeenkomst genereren voor geselecteerde Excel-rij, verzenden voor controle en ondertekening
  5. Workflows op maat verzenden
    1. Overzicht Workflow Aangepast verzenden
    2. Een nieuwe verzendworkflow maken
    3. Een verzendworkflow bewerken
    4. Een verzendworkflow activeren of deactiveren
    5. Een overeenkomst verzenden met een verzendworkflow
  6. Gebruikers en overeenkomsten delen
    1. Een gebruiker delen
    2. Overeenkomsten delen

Integreren met andere producten

  1.  Overzicht van Acrobat Sign-integraties 
  2. Acrobat Sign voor Salesforce
  3. Acrobat Sign voor Microsoft
    1. Acrobat Sign voor Microsoft 365
    2. Acrobat Sign voor Outlook
    3. Acrobat Sign voor Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign voor teams
    5. Acrobat Sign voor Microsoft PowerApps en Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector voor Microsoft Search
    7. Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign voor Microsoft SharePoint 
  4. Overige integraties
    1. Acrobat Sign voor ServiceNow
    2. Acrobat Sign voor HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign voor SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign voor Workday
    5. Acrobat Sign voor NetSuite
    6. Acrobat Sign voor VeevaVault
    7. Acrobat Sign voor Coupa BSM Suite
  5. Door partners beheerde integraties
  6. Een integratiesleutel verkrijgen

Acrobat Sign Developer

  1. REST-API's 
    1. Documentatie bij methoden
    2. Handboek voor SDK/ontwikkelaars
    3. Veelgestelde vragen over API    
  2. Webhooks 
    1. Overzicht van webhook
    2. Een nieuwe webhook configureren
    3. Een webhook weergeven of bewerken
    4. Een webhook deactiveren of opnieuw activeren
    5. Een webhook verwijderen
    6. Tweezijdige SSL-certificaten
    7. Webhooks in de API

Ondersteuning en probleemoplossing

  1. Bronnen voor klantenondersteuning 
  2. Ondernemingsbronnen Customer Success

Overzicht van gegevensbeheer/gegevensbehoud

Standaard bewaart Adobe Acrobat Sign alle klantendocumenten in de service op veilige manier zolang het account actief is.

Transactiegegevens blijven in het systeem staan totdat de klant actie onderneemt om de overeenkomsten expliciet te verwijderen.

  • De Acrobat Sign-service voldoet aan diverse industrienormen voor gegevensbeveiliging en beschikbaarheid, zoals PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II en ISO 27001.
Opmerking:

Wanneer de Acrobat Sign-licentie van een klant afloopt of wordt beëindigd, is Adobe niet verplicht de overeenkomsten, auditrapporten of andere klantgegevens van de klant te bewaren.

Als Adobe dergelijke gegevens echter wel bewaart, worden deze verwijderd in overeenstemming met een retentiebeleid dat is gedefinieerd toen de klant een actieve Acrobat Sign-licentie had.

Voor de klanten die hun overeenkomstrecords liever op hun eigen systemen opslaan en de originele documenten uit de Acrobat Sign-systemen willen verwijderen, kan een ‘retentiebeleid’ worden gedefinieerd dat bepaalt hoe lang Acrobat Sign de transactie moet bewaren, en na deze periode automatisch de overeenkomst (en optioneel de ondersteunende audit- en persoonlijke gegevens) uit Acrobat Sign verwijdert.

De regels van dit retentiebeleid worden gedefinieerd door een beheerder op accountniveau in de sectie Gegevensbeheer van het beheermenu.

  • Beheerders op groepsniveau hebben niet de bevoegdheid om dergelijke regels op te stellen of uit te schakelen
  • Instellingen op accountniveau worden door alle groepen in het account als standaardwaarde overgenomen
    • Groepen moeten afzonderlijk worden geconfigureerd als de instellingen moeten verschillen van de instelling op accountniveau
    • Instellingen op groepsniveau hebben altijd voorrang op de instelling op accountniveau
Navigeren naar Gegevensbeheer

Documenten/bestanden/bijlagen versus Overeenkomsten versus Transacties

  • Documenten/bestanden/bijlagen zijn allemaal individuele bestanden die naar het Acrobat Sign-systeem worden geüpload. De bouwstenen voor overeenkomsten.
  • Overeenkomsten zijn de klantgerichte objecten die Acrobat Sign maakt van de geüploade bestanden en die ontvangers invullen en/of ondertekenen. ‘Overeenkomst’ is de term die wordt gebruikt om zowel het object tijdens het proces van het verkrijgen van handtekeningen als de uiteindelijke PDF die wordt gegenereerd te definiëren.
  • De term ‘transacties’ verwijst naar de overeenkomst en alle bijbehorende logboeken en documentatie die tijdens het proces voor of door de overeenkomst zijn gegenereerd. (Denk bijvoorbeeld aan auditrapporten, verificatieresultaten, gegevens op veldniveau en .csv-pagina's)

 

Regel versus Regel-id

De term Regel verwijst (in de context van dit artikel) naar een voorgeschreven proces. In dit geval naar het proces dat bepaalt wanneer een overeenkomst wordt verwijderd uit het Acrobat Sign-systeem. Het is een algemene term voor het toepassen van een variabele voorwaarde (wanneer een overeenkomst moet worden verwijderd) op een ander object (in dit geval overeenkomsten).

De term RuleID wordt gebruikt om een specifieke geconfigureerde regel te beschrijven. Wanneer een regel wordt gemaakt, wordt een uniek ID-nummer toegewezen (vandaar de RuleID) om de regel te onderscheiden van alle andere regels. De geconfigureerde ruleID is het letterlijke object dat is gerelateerd aan de overeenkomst

 

Eindstatus van een overeenkomst

Retentieregels worden geactiveerd wanneer een overeenkomst een ‘eindstatus’ bereikt.

Een eindstatus wordt bereikt wanneer de overeenkomst geen verdere acties bevat die door ontvangers kunnen worden ondernomen om de overeenkomst te voltooien.  Er zijn drie eindstatussen:

  • Voltooid - Wordt bereikt wanneer alle ontvangers alle processen van de overeenkomst met goed gevolg hebben afgerond.
  • Afgebroken - Een afgebroken overeenkomst is gestopt door een expliciete handeling. Deze handeling kan afkomstig zijn van verschillende bronnen:
    • Geannuleerd door de afzender
    • Afgewezen door de ontvanger
    • Mislukt vanwege een verificatiefout van de ontvanger
    • Mislukt vanwege een systeemfout
  • Verlopen - Overeenkomsten die hun vervaldatum bereiken vanwege inactiviteit binnen de gedefinieerde periode.

Gebruik

Wanneer een overeenkomst een eindstatus bereikt:

  • Acrobat Sign controleert de retentieregels op groepsniveau van de gebruiker die de overeenkomst heeft gemaakt (de huidige groep waarin de gebruiker zich bevindt wanneer de overeenkomst de eindstatus bereikt)
    • Als er momenteel geen regel op groepsniveau van kracht is, wordt de regel op accountniveau gebruikt
    • Als er ook geen regel op accountniveau is gedefinieerd, zijn er geen retentieregels gedefinieerd en krijgt de overeenkomst geen verwijderingsdatum

 

Als een retentieregel wordt toegepast op de overeenkomst:

  • De overeenkomst wordt verwijderd op basis van de regelparameters
  • De RuleID van de toegepaste regel is gekoppeld aan de transactie, zodat de juiste regel wordt nageleefd op het moment van verwijdering

 

De overeenkomst in eindstatus wacht tot de aangewezen verwijderingstijd.

  • Het aantal dagen tot verwijdering dient letterlijk te worden opgevat. 
    • Als er bijvoorbeeld 14 dagen zijn gedefinieerd, wordt de verwijderingsactie precies 14 dagen (tot op de seconde) geactiveerd nadat de overeenkomst de eindstatus heeft bereikt

 

Wanneer het moment van verwijdering is aangebroken, controleert Acrobat Sign de RuleID om te bepalen of de regel al dan niet is Uitgeschakeld

  • Als de regel Uitgeschakeld is, wordt er geen actie ondernomen
  • Als de regel niet Uitgeschakeld is, wordt de overeenkomst verwijderd
    • Als de optie om het auditrapport en de persoonsgegevens (PII) te verwijderen is ingeschakeld, is hetzelfde proces van toepassing op basis van het tijdsinterval dat voor die documenten is gedefinieerd
      • Accounts waarvoor de verificatiemethode Overheids-id wordt gebruikt, verwijderen het identiteitsrapport van de ondertekenaar (indien verzameld) als onderdeel van de persoonsgegevens

Configuratie

Beschikbaarheid:

De omgeving voor Gegevensbeheer is beschikbaar voor licentielidmaatschappen voor teams en ondernemingen.

Configuratiebereik:

De regels voor Gegevensbeheer zijn toegankelijk op account- en groepsniveau.

De interface voor deze functie kan worden geëvalueerd op het tabblad Gegevensbeheer van het beheerdersmenu.

Een regel opstellen

Retentieregels configureren op accountniveau

Configureer eerst de retentie op accountniveau (indien van toepassing).

Alle groepen nemen automatisch de instellingen op accountniveau over, dat is dus handig als u van plan bent één beleid op alle groepen toe te passen:

  • Ga naar Account > Accountinstellingen > Gegevensbeheer
  • Klik op het pictogram met het plusteken

De overlay Retentieregel maken wordt weergegeven:

  • Definieer het aantal dagen dat een overeenkomst moet worden bewaard nadat deze een eindstatus heeft bereikt
    • 1 dag is het minimum
    • 5475 dagen (15 jaar) is het maximum
  • Stel eventueel een retentieperiode in voor de audit trail van de overeenkomst en de bijbehorende persoonsgegevens van de partijen die bij de overeenkomst betrokken zijn
    • De audit en persoonsgegevens moeten minstens zo lang als de overeenkomst worden bewaard, en mogelijk langer
    • Als deze optie niet is ingeschakeld, blijven de auditrecord en de persoonsgegevens bewaard totdat ze op een andere manier worden verwijderd (bijvoorbeeld door middel van AVG-verwijdering)
Een retentieregel opstellen

De eerste regel (bovenaan de stapel, zonder een Einddatum) is de momenteel toegepaste regel.  Er kan slechts één regel tegelijk worden toegepast voor een groep. 

Als er een nieuwe regel wordt gemaakt:

  • De nieuwe regel wordt de momenteel toegepaste regel
    • De nieuwe regel wordt bovenaan de lijst ingevoegd met als Startdatum de datum waarop de regel is gemaakt, en geen Einddatum
  • Als een eerder bestaande regel van kracht is wanneer de nieuwe regel wordt gemaakt: 
    • De eerder bestaande regel wordt niet meer toegepast op nieuwe overeenkomsten die de eindstatus bereiken
    • De eerder bestaande regel verschuift omlaag in de lijst, vlak onder de nieuwe (huidige) regel
    • De eerder bestaande regel neemt automatisch een Einddatum-waarde over die overeenkomt met de Startdatum van de nieuwe (huidige) regel
Nieuwe regel


Retentieregels configureren op groepsniveau

Door retentieregels op groepsniveau te configureren, overschrijft u de overgenomen regels op accountniveau voor gebruikers die momenteel deel uitmaken van de groep.

Als een gebruiker met actieve overeenkomsten wordt verplaatst naar een andere groep, zijn de retentieregels van de nieuwe groep van toepassing op alle overeenkomsten die in die groep de eindstatus bereiken.

Overeenkomsten in de eindstatus waarop een retentieregel is toegepast voordat de gebruiker die de overeenkomst heeft gemaakt naar een nieuwe groep is verplaatst, houden zich aan de verwijderingsdatum van de toegepaste regel, op voorwaarde dat de regel niet is uitgeschakeld vóór de verwijdering.

 

Met het bovenstaande in gedachten is het configureren van retentieregels op groepsniveau slechts op twee manieren anders:

Zo opent u het tabblad Gegevensbeheer van een groep:

  • Navigeer naar Account > Groepen
  • Klik eenmaal op de groep die u wilt bewerken.
  • Selecteer Groepsinstellingen
Navigeren naar groepsinstellingen

 

  • Selecteer de optie Gegevensbeheer in de lijst aan de linkerkant
    • Als er geen retentieregels op groepsniveau zijn toegepast, wordt duidelijk aangegeven dat er regels op accountniveau van kracht zijn
Gegevensbeheer op groepsniveau

  • Maak nieuwe regels door op het pluspictogram te klikken (net als bij de interface op accountniveau)
Opmerking:

Nadat regels in groepen zijn gemaakt, kunt u die retentieregels op groepsniveau openen via het tabblad Gegevensbeheer op accountniveau:

  • Ga naar Account > Accountinstellingen > Gegevensbeheer
  • Klik op het tabblad Groepen met retentieregels
  • Klik eenmaal op de naam van de groep die u wilt bewerken.
  • Selecteer Retentieregels van groep weergeven. De pagina Gegevensbeheer op groepsniveau wordt geopend
Toegang tot groepsinstellingen via gegevensbeheer op accountniveau

Bij het configureren van regels op groepsniveau is de extra optie Alle overeenkomsten voor deze groep bewaren beschikbaar.

Met deze optie kan een groep een retentieregel op accountniveau overschrijven en alle overeenkomsten (voor de gebruikers in de groep) voor onbepaalde tijd bewaren.

Alle overeenkomsten bewaren


Status van retentieregel

Ingeschakeld - Regels die nog steeds gelden voor de overeenkomsten die de eindstatus hebben bereikt toen de regel werd toegepast

  • De momenteel toegepaste regel staat altijd bovenaan de lijst en bevat geen Einddatum

Uitgeschakeld - Regels die zijn Uitgeschakeld worden niet meer toegepast.  Als een overeenkomst een eindstatus heeft bereikt onder een uitgeschakelde regel, wordt deze overeenkomst niet verwijderd op de beoogde verwijderingsdag

  • Regels die zijn Uitgeschakeld worden grijs weergegeven
  • Regels die zijn Uitgeschakeld mogen niet opnieuw worden ingeschakeld

Verlopen - Verlopen regels hebben geen overeenkomsten met een eindstatus die in afwachting zijn van verwijdering

  • Als u bijvoorbeeld een regel voor 14 dagen hebt met een einddatum van 10 maart, dan vervalt de regel na 24 maart, aangezien alle overeenkomsten die onder de regel vallen, al zijn verwijderd

Verouderd - Klanten met een retentiebeleid dat werd bepaald door de verouderde oude back-endinstelling, zien dat beleid weerspiegeld als een Verouderde retentieregel. 

  • Voor overeenkomsten die al waren gepland om te worden verwijderd onder de oude regel (voordat de nieuwe regels werden ingevoerd), wordt de verwijderingstijd van de oude regel gerespecteerd
Statussen van regels


Regels filteren op basis van status

De lijst met retentieregels kan worden gefilterd door op het ‘hamburgerpictogram’ rechtsboven in de tabel te klikken.

Met deze opties kunt u filteren op:

  • Alle regels - de standaardwaarde
  • Alleen ingeschakelde regels
  • Alleen uitgeschakelde regels
  • Alleen verlopen regels

U beschikt ook over de mogelijkheid om 15, 30 of 50 records per pagina te retourneren.

Regelfilters


Een regel uitschakelen

Let op:

Het uitschakelen van een regel kan niet worden teruggedraaid.

Het uitschakelen van een regel betekent dat alle resterende overeenkomsten die onder de desbetreffende regel vallen, niet langer een verwijderingsdatum hebben die zal worden nageleefd.

Deze overeenkomsten zouden dan moeten worden verwijderd met behulp van AVG-tools.

Een regel uitschakelen:

  • Selecteer de regel
  • Klik op de koppeling Uitschakelen
Een regel uitschakelen


Verwijderde groepen

Retentie is gebaseerd op instellingen op groepsniveau (expliciet ingesteld of overgenomen van de instellingen op accountniveau).

Voor toekomstige controle van de toegepaste retentieregels is het noodzakelijk dat een geschiedenis van de regels behouden blijft.

Daarom wordt de GroupID niet volledig verwijderd. In plaats daarvan blijven de noodzakelijke instellingen behouden en kunnen deze worden bekeken/bewerkt via de toegang van de beheerder op accountniveau tot Groepen.

Verwijderde groepen kunnen worden weergegeven op de pagina Groepen door op het ‘hamburgerpictogram’ te klikken en Alleen verwijderde groepen weergeven te selecteren

Verwijderde groepen tonen

Klik één keer op de groep die u wilt bewerken en klik op de koppeling Groepsinstellingen.

  • Regels kunnen op dezelfde manier worden gemaakt en uitgeschakeld als toen de groep actief was
Verwijderde groepen


Op API gebaseerde verwijderingsactie

Retentie op verzoek kan worden ingeschakeld, waarbij beheerders van klanten de mogelijkheid hebben om de Acrobat Sign-API te gebruiken om documenten afzonderlijk te verwijderen.

Neem contact op met het ondersteuningsteam om deze optie in te schakelen.

Handige weetjes

  • Er kan slechts één retentieregel worden toegepast wanneer overeenkomsten een eindstatus bereiken
    • Meerdere regels kunnen zijn Ingeschakeld, aangezien een regel ingeschakeld blijft zolang er overeenkomsten zijn met een beoogde verwijderingsdatum (volgens de reikwijdte van de regel)
  • Regels die zijn Uitgeschakeld mogen niet opnieuw worden ingeschakeld Uitgeschakeld is een definitieve toestand
  • Retentieregels worden toegepast wanneer een overeenkomst een eindstatus bereikt, niet wanneer de overeenkomst wordt gemaakt
  • De toegepaste retentieregel is gebaseerd op de groep waarvan de gebruiker die de overeenkomst heeft gemaakt momenteel deel uitmaakt, op het moment dat de overeenkomst de eindstatus bereikt
  • Er is geen manier om de retentieregels die worden toegepast op een overeenkomst te bewerken nadat de overeenkomst de eindstatus heeft bereikt qua wachttijd
    • U kunt een regel uitschakelen om te voorkomen dat de overeenkomst wordt verwijderd, maar dit zou het verwijderen van alle overeenkomsten voorkomen die de regel hebben overgenomen en nog niet zijn verwijderd
  • U kunt bepalen welke regel van toepassing is op een overeenkomst door het auditrapport van de overeenkomst te controleren en de datum waarop deze is voltooid te vergelijken met de datumbereiken van de verschillende retentieregels
  • U kunt een maximale retentieperiode van 5475 dagen instellen

 Adobe

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?