Beheerders kunnen hun account of groep zodanig configureren dat ze e-mails met overeenkomsten aan hun ontvangers leveren zonder actieve hyperlinks op te nemen. In plaats daarvan ontvangt de ontvanger instructies in tekst zonder opmaak met een URL en een toegangscode die is gekoppeld aan de interactieve overeenkomst. De e-mailsjablonen voor Controleren en ondertekenen en Herinnering worden bijgewerkt wanneer de functie is ingeschakeld.

Deze configuratie kan wenselijk zijn wanneer nalevingsverordeningen vereisen dat er geen actieve koppelingen mogen worden opgenomen bij het verlenen van toegang tot materiaal dat moet worden ondertekend.

Als u de toegangscode invoert, wordt de hyperlink alleen geselecteerd in de traditionele e-mailsjabloon. Zodra de toegangscode is geverifieerd, moet de ontvanger de gebruiksvoorwaarden accepteren, alle geconfigureerde verificatiemethoden voltooien en acties voor de overeenkomst voltooien zoals in het traditionele proces.

In de nieuwe en klassieke versies van de ervaring Handtekening aanvragen zijn meldingen zonder koppeling beschikbaar.

Beschikbaarheid:

De functie voor melding zonder koppeling is beschikbaar voor licentielidmaatschappen voor bedrijven en ondernemingen.

Configuratiescope:

De functie voor melding zonder koppeling kan worden ingeschakeld op account- en groepsniveau.

De besturingselementen voor deze functie kunnen worden geopend via E-mailinstellingen > Meldingen zonder koppeling inschakelen

Gebruik

Wanneer de instelling is ingeschakeld, heeft dit geen invloed op afzenders. Ze worden verzonden met dezelfde processen en workflows als voorheen. Alleen de e-mailsjabloon die aan de ontvanger wordt geleverd, is gewijzigd.

Ontvangers krijgen toegang tot de overeenkomst door de instructies in de e-mail op te volgen.

Er wordt een e-mail ontvangen om een overeenkomst te bekijken en te ondertekenen.

Deze e-mail bevat drie cruciale elementen:

A. De URL naar de pagina die de toegangscode accepteert
B. Het e-mailadres van de ontvanger
C. De toegangscode

Opmerking:

E-mails ter Herinnering hebben een vergelijkbare indeling en bevatten de drie elementen voor toegang tot de overeenkomst in tekstvorm.
Kopieer en plak de URL in een nieuw browsertabblad om de pagina Uw document openen te openen.
Typ (kopieer en plak) het e-mailadres en de toegangscode van de ontvanger.

Selecteer Indienen.
De pagina wordt vernieuwd voor weergave van de knop Controleren en ondertekenen en optioneel een knop Delegeren (als delegatie is ingeschakeld voor de ontvanger).
Als u de knop Controleren en ondertekenen selecteert, wordt u doorgestuurd naar de omgeving voor elektronische handtekeningen. Hierin wordt de ontvanger gevraagd de gebruiksvoorwaarden te accepteren of wordt een verificatie gestart (afhankelijk van de instellingen van de overeenkomst).

Als u de knop Delegeren selecteert, wordt de pagina Delegatie geopend. Zo kan de ontvanger de ondertekeningsbevoegdheid correct delegeren aan een andere partij.

De ontvanger voert het volgende in:
- Het e-mailadres van de persoon die de overeenkomst moet voltooien
- Een bericht voor de nieuwe gedelegeerde om de overeenkomst zo nodig uit te leggen.
Zodra de delegatie is geconfigureerd, selecteert de ontvanger de knop Delegeren om het delegatieproces uit te voeren.
Zodra de delegatie door het systeem wordt geaccepteerd, wordt een succesbericht weergegeven.

De nieuwe gedelegeerde ontvangt onmiddellijk een e-mail voor Controleren en ondertekenen met een nieuwe toegangscode en het bericht dat door de delegeerder wordt verstrekt.

Aanbevolen methoden

Hoewel het proces van toegangscodes niet ingewikkeld is, betekent het meer werk voor ontvangers dan eenvoudig een hyperlink selecteren. Klanten moeten deze functie alleen inschakelen als ze hiervoor reden hebben die met naleving te maken heeft.

Configuratie

De bedieningselementen voor deze functie zijn toegankelijk via E-mail > Meldingen zonder koppeling inschakelen

Pagina E-mailinstellingen met gemarkeerde besturingselementen voor het inschakelen van meldingen zonder koppeling

Wanneer de functie is ingeschakeld, bevatten e-mails die naar ontvangers worden verzonden voor het ondertekenen van een overeenkomst, geen actieve koppelingen. In plaats daarvan worden de URL en de toegangscode vermeld:

De hoofdtekst van de e-mail met de toegangscode voor de overeenkomst gemarkeerd.

Wanneer de functie is uitgeschakeld, bevatten de e-mails die naar ontvangers worden verzonden voor het ondertekenen van een overeenkomst, actieve koppelingen waarmee de ontvanger wordt verbonden met de overeenkomst:

Een hoofdtekst van de e-mail met gemarkeerde, actieve koppelingen die de ontvanger naar de overeenkomst leiden.

Controlerapport en activiteitenlijst

Het Controlerapport identificeert expliciet de e-mails die met een toegangscode zijn verzonden:

Het controlerapport met de verzonden e-mailgebeurtenissen gemarkeerd om de tekst van de toegangscode te tonen.

Opmerking:

De Activiteitenlijst voor de overeenkomst laat niet zien dat de overeenkomst is verzonden met een toegangscode.

Handige weetjes

Wanneer een nieuwe e-mail ter herinnering wordt geactiveerd voor een overeenkomst, wordt deze instelling geëvalueerd en wordt de juiste sjabloon geselecteerd. Als de instelling verandert en nieuwe herinneringen worden geactiveerd, wordt de nieuwe instellingswaarde geaccepteerd en wordt de sjabloon voor die waarde geleverd.
Meldingen zonder koppelingen kunnen worden ondersteund op Aangepaste e-mailsjablonen.
Accounts met koppelingen voor het rapporteren van misbruik ingeschakeld, kunnen de gerelateerde gedrukte versie van de URL terugvinden in de voettekst van de e-mail.

URL zonder koppelingen voor het rapporteren van misbruik in de voettekst van de e-mail

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?

Meldingen zonder koppeling inschakelen

Schakel uw account of groep in om e-mails met overeenkomsten te kunnen leveren aan ontvangers zonder actieve koppelingen.

Overzicht