Limitar a visibilidade do documento

Descrição do recurso

As configurações de Visibilidade de documento limitada permitem que um contrato contenha vários arquivos visíveis seletivamente para os recipients, dependendo de que configurações estão ativadas e como o contrato está configurado.

Os casos de uso de exemplo incluem:

  • Os contratos de vendas que exigem fiscalização/aprovação interna antes que possam ser enviados ao cliente
  • Nova documentação de empréstimo que deve ser entregue depois que a oferta é aceita
  • Os formulários web que capturam os dados de aplicativo e retornam o aplicativo assinado com documentação adicional

Aqui está um vídeo rápido que mostra o uso de nível superior:

A Visibilidade de documento limitada envolve diversos termos muito específicos:

Usuário versus UserID

  • Usuário é um termo genérico para qualquer pessoa que acessa o Adobe Sign por logon direto, autenticação federada ou integração. Um usuário pode ter vários endereços de email usados para autenticar no Adobe Sign (um usuário pode ter várias userIDs)  
  • UserID é um objeto específico, autenticado no Adobe Sign. A ID real é um número atribuído pelo sistema que garante a identificação de um objeto original (usuário). As UserIDs são igualadas aos endereços de email, já que ambas são valores exclusivos no sistema, mas um usuário pode alterar o endereço de email, e não pode alterar a userID.  Todos os ativos são ligados logicamente a sua userID.

Partes Interna versus Externa

  • As partes internas são userIDs que fazem parte da mesma conta do Adobe Sign da userID de envio
    • Vale observar que os usuários na mesma empresa podem estar em contas diferentes do Adobe Sign. O Adobe Sign não faz suposições com base em domínios de email ou nomes de empresas. A única relação relevante é se as userIDs estão contidas na mesma accountID
  • As partes externas identificam qualquer userID que não faça parte da conta de userIDs de envio. 
    • Se o email do usuário não estiver listado na lista Usuários da conta, ele será externo por definição.


Como é usado

As regras de Visibilidade de documento limitada (LDV) são ativadas no nível de Conta ou de Grupo (as configurações de nível de Grupo substituem as configurações de conta)

As regras de LDV exibem somente o conteúdo do arquivo que foi atribuído explicitamente a qualquer recipient especificado.

O conteúdo do arquivo é atribuído a um recipient ao adicionar pelo menos um campo atribuído a esse recipient.

  • A LDV é baseada em arquivo, não em página. Se um arquivo tiver 40 páginas e o recipient tiver um campo atribuído a elas em uma página, o recipient poderá ver todas as 40 páginas do arquivo
  • Se o arquivo não tiver campos para o recipient, o arquivo inteiro será excluído da exibição do recipient
  • Se houver quatro arquivos e o recipient precisar ver todos eles, pelo menos um campo deve ser aplicado a uma das páginas de cada arquivo.
  • Se o controle de nível de página for obrigatório, o arquivo deve ser dividido em arquivos individuais, cada um contendo uma página
Exemplo de LDV

No exemplo à direita, há dois signatários e dois documentos em um contrato.

O signatário 1 visualiza ambos os documentos, pois há um campo atribuído a ambos os documentos (Campo 1 e Campo 2)

O signatário 2 verá somente o Doc 2, porque não têm um campo atribuído ao Doc 1. 

  • Doc 2 é visível porque o Campo 3 está atribuído ao signatário 2.
Observação:

As regras de LDV esperam dois pré-requisitos:

  • Deve haver mais de um recipient
    • Os recipients incluem qualquer usuário adicionado ao processo de assinatura/aprovação
    • As partes copiadas não são recipients.    
  • Deve haver mais de um arquivo adicionado ao contrato
    • Os arquivos são qualquer anexo usado para criar o contrato (.doc, .xls, .pdf, .png etc.)

Se qualquer um dos requisitos acima não for verdadeiro, as regras de LDV serão suspensas para esse contrato.

Opções de configuração

Quando ativada, a LDV tem três configurações que modificam o comportamento do contrato e como ele é exibido:

Os signatários e os copiados em minha conta verão todos os arquivos - quando ativado, todas as userIDs em sua conta que recebem acessam ao contrato (como um recipient ou como uma parte CC)

Configurações de LDV na interface do usuário

Visibilidade dos documentos com base nas configurações:

Quando Os signatários verão apenas os arquivos contendo assinaturas, iniciais ou campos de entrada de dados atribuídos a eles estiver desativado, toda a LDV será desativada na interface do usuário.

Todos os recipients e partes CC visualizam todos os arquivos o tempo todo.

A LDV está desativada

Participante

Durante a assinatura

Contrato concluído

Remetente

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient interno

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient externo

Todos os documentos

Todos os documentos

CC interno

Todos os documentos

Todos os documentos

CC externo

Todos os documentos

Todos os documentos

Quando somente Os signatários verão apenas os arquivos contendo assinaturas, iniciais ou campos de entrada de dados atribuídos a eles está habilitado:

  • O remetente pode ver todo o conteúdo do arquivo o tempo todo
  • Os recipients podem ver apenas os arquivos onde foram incluídos explicitamente durante a assinatura e depois que o contrato for concluído
  • As partes copiadas não veem nenhum conteúdo do arquivo.
A LDV está ativada

Participante

Durante a assinatura

Contrato concluído

Remetente

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient interno

Documentos atribuídos

Documentos atribuídos

Recipient externo

Documentos atribuídos

Documentos atribuídos

CC interno

Nenhum

Nenhum

CC externo

Nenhum

Nenhum

Quando Os signatários e os copiados em minha conta verão todos os arquivos está habilitado:

  • Todas as userIDs internas (relativas ao usuário de envio) podem ver todo o conteúdo do arquivo.
  • Os recipients externos visualizam apenas o conteúdo dos arquivos atribuídos a eles, durante a assinatura e depois que o contrato for concluído.
  • As partes de CC'd externas não visualizam o conteúdo do arquivo.
A LDV permite que os agentes internos vejam todos os arquivos

Participante

Durante a assinatura

Contrato concluído

Remetente

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient interno

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient externo

Documentos atribuídos

Documentos atribuídos

CC interno

Todos os documentos

Todos os documentos

CC externo

Nenhum

Nenhum

Quando Os signatários e os copiados verão todos os arquivos quando receberem o contrato assinado estiver habilitado:

  • Os recipients visualizam apenas o conteúdo de arquivo atribuído a eles durante o processo de assinatura
  • As partes copiadas não veem nenhum conteúdo de arquivo durante o processo de assinatura

Uma vez que o contrato for concluído, todos os recipients e partes CC'd podem visualizar todo o conteúdo do arquivo.

A LDV exibe todos os arquivos quando concluída

Participante

Durante a assinatura

Contrato concluído

Remetente

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient interno

Documentos atribuídos

Todos os documentos

Recipient externo

Documentos atribuídos

Todos os documentos

CC interno

Nenhum

Todos os documentos

CC externo

Nenhum

Todos os documentos

Essa configuração ativa as regras de LDV e permite que todas as userIDs internas (relativas ao remetente) vejam todo o conteúdo do arquivo durante o ciclo de assinatura.

Quando o contrato for concluído, todos os usuários podem ver todo o conteúdo do arquivo

A LDV permite que os agentes internos vejam todos os arquivos

Participante

Durante a assinatura

Contrato concluído

Remetente

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient interno

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient externo

Documentos atribuídos

Todos os documentos

CC interno

Todos os documentos

Todos os documentos

CC externo

Nenhum

Todos os documentos

Se você pretende aceitar assinaturas por escrito, deve ativar esta opção; mas esteja ciente de que as regras de LDV não se aplicam quando uma assinatura manuscrita está envolvida.

Em todos os casos, quando uma assinatura manuscrita está envolvida, as regras de LDV são suspensas para esse contrato.

LDV para assinatura manuscrita

Participante

Durante a assinatura

Contrato concluído

Remetente

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient interno

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient externo

Todos os documentos

Todos os documentos

CC interno

Todos os documentos

Todos os documentos

CC externo

Todos os documentos

Todos os documentos

Usar LDV com a API REST v6

A API REST v6 pode ser usada pelo remetente para conceder explicitamente a visibilidade aos documentos.

Chamadas de API REST v6 ignoram todas as configurações de visibilidade de documento na interface do usuário, pois a chamada de API substitui as configurações a nível de conta/grupo.

O único comportamento mantido é que o remetente deve especificar um rótulo de documento se especificar um campo de formulário para um recipient específico. 

O endpoint da API REST v6 POST /agreements tem três parâmetros que podem ser usados para controlar comportamentos de visibilidade de documento.

AgreementInfo

Nome do parâmetro

Tipo

Obrigatório

Descrição

documentVisibilityEnabled

Booliano

Não

Parâmetro opcional de visibilidade de documento para o contrato. Esse parâmetro deve ser especificado e definido como true para ativar a visibilidade de documento.


ParticipantSetInfo

Nome do parâmetro

Tipo

Obrigatório

Descrição

visiblePages

Sequência de caracteres[]

Não

Uma lista de FileInfo.label que deve ser exibida para participantes neste conjunto de participantes.


CcInfo

Nome do parâmetro

Tipo

Obrigatório

Descrição

visiblePages

Sequência de caracteres[]

Não

Uma lista de FileInfo.label que deve ser exibidas para os participantes nesta cópia.


Código do status HTTP

Código de status HTTP

Motivo

Descrição

400

INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL

Um ou mais rótulos de página visíveis no conjunto de participantes são inválidos.

400

INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL

Um ou mais rótulos de página visíveis em CC são inválidos.

403

DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED

A visibilidade de documento ativada é definida como false e o índice de informações do arquivo não pode ser especificado para um conjunto de participantes ou CC.

O endpoint da API REST v6 GET /agreements/{agreementId} pode ser usado para recuperar a relação entre os participantes e documentos

AgreementInfo

Nome do parâmetro

Tipo

Descrição

documentVisibilityEnabled

Booliano

Se true, a visibilidade de documento foi ativada para este contrato.


ParticipantSetInfo

Nome do parâmetro

Objeto REST

Descrição

visiblePages

Sequência de caracteres[]

Uma lista de FileInfo.label que deve ser exibida para participantes neste conjunto de participantes.


CcInfo

Nome do parâmetro

Objeto REST

Descrição

visiblePages

Sequência de caracteres[]

Uma lista de FileInfo.label que deve ser exibida para os participantes nesta cópia.

Se GET /agreements/{agreementId} estiver apresentando status CANCELADO, pode ser devido a um ou mais valores de parâmetro de visibilidade de documento inválidos.

Use GET /agreements/{agreementId}/events para recuperar o motivo da falha.

Mensagem de erro

Condição

fileInfoIndex <FileInfo index> está ausente em um dos participantSets que contém <participant email>

<label> deve ser especificados como visiblePages para o participante <participant email>

A falha acima é registrada no valor Event.type de AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM e Event.comment.


Informações importantes....

A visibilidade de documento limitada e os certificados de assinatura digital são incompatíveis.

Quando a LDV estiver ativada, o objeto de assinatura digital será removido do ambiente de criação no aplicativo.

Se um contrato com um campo de assinatura digital for enviado com as regras de LDV ativadas, um erro será acionado:

O campo de assinatura digital <field name> não é compatível devido à visibilidade de documento limitada.

Se a userID puder visualizar o arquivo que contém o campo de anexo, também poderá exibir o conteúdo de anexo.

Substituir um recipient funciona normalmente, com uma exceção:

  • O remetente do contrato não pode substituir-se quando for um recipient listado com uma função de não assinatura, e Os signatários e os copiados em minha conta verão todos os arquivos estiver desativado

Se Os signatários e os copiados em minha conta verão todos os arquivos estiver habilitado:

  • Os recipients internos só podem delegar a outro usuário interno
  • Os recipients externos não podem delegar a um usuário interno
    • Tentar fazer isso gera o erro: "O administrador de conta não permite a delegação para esse indivíduo."

Os arquivos e campos podem ser editados (usando o Recurso Modificar contrato) desde que o contrato não tenha sido visualizado por um participante

A LDV tem função agnóstica

Se você tiver um recipient de não assinatura, ele deve ter pelo menos um campo inserido em cada arquivo ao qual você pretende que tenham acesso.

Se um recipient não tiver arquivos visíveis (porque nenhum campo foi colocado), um erro é acionado: 

O participante <email> (<participant role>) não possui documento visível

O Envio em massa funciona da mesma forma que outros contratos. 

Ativar os formulários web para trabalharem com LDV requer que uma configuração de back-end seja definida. 

Entre em contato com o gerente de sucesso para que esse recurso seja ativado.

Quando ativados, os formulários web funcionam da mesma forma que outros contratos.

Quando um contrato é enviado, deve haver pelo menos um campo de assinatura obrigatório (não opcional ou condicional) para cada recipient com uma função de assinatura.

Se um ou mais assinantes não tiverem um campo obrigatório de assinatura, uma página extra será adicionada ao final do contrato e um bloco de assinatura para cada signatário será adicionado (dando a todos os signatários a exibição da última página).

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