Limitar a visibilidade do documento

Visão geral

As configurações de Visibilidade de documento limitada (LDV, na sigla em inglês) permitem que um contrato contenha vários arquivos seletivamente visíveis para destinatários, dependendo de quais configurações foram habilitadas e de como o contrato foi configurado.

Os casos de uso de exemplo incluem:

  • Contratos de vendas que exigem supervisão ou aprovação interna antes de serem enviados para o(a) cliente.
  • Nova documentação de contratação a ser entregue depois que a carta de oferta for aceita.
  • Documentos de RH que exigem processamento interno fora do escopo do(a) signatário(a) inicial.

Este é um vídeo rápido que mostra o uso de alto nível:

Disponibilidade:

A visibilidade de documento limitada está disponível somente para o plano de licença corporativa.

Escopo da configuração:

A visibilidade de documento limitada pode ser habilitada nos níveis de conta e de grupo.

Como funciona a visibilidade de documentos

As regras de visibilidade de documento limitada podem ser habilitadas nos níveis de conta e de grupo.

As regras de visibilidade de documento limitada só exibem o conteúdo do arquivo que foi atribuído explicitamente a qualquer destinatário especificado.

O conteúdo do arquivo é atribuído a um destinatário ao adicionar pelo menos um campo atribuído a esse destinatário.

  • A LDV é baseada em arquivos, não em páginas. Se um arquivo tiver 40 páginas e o destinatário tiver um campo atribuído a ele em uma página, o destinatário poderá ver todas as 40 páginas do arquivo.
  • Se o arquivo não tiver campos para o destinatário, o arquivo inteiro será excluído da exibição do destinatário.
  • Se houver quatro arquivos e o destinatário precisar ver todos eles, pelo menos um campo deve ser aplicado a uma das páginas de cada arquivo.
  • Se o controle no nível da página for obrigatório, o arquivo deverá ser dividido em arquivos individuais, cada um contendo uma página.
Exemplo de LDV

No exemplo à direita, há dois signatários e dois documentos em um contrato.

O signatário 1 visualiza ambos os documentos, pois há um campo atribuído a ambos os documentos (Campo 1 e Campo 2)

O signatário 2 verá somente o Documento 2, porque nenhum campo foi atribuído ao Documento 1. 

  • Doc 2 é visível porque o Campo 3 está atribuído ao signatário 2.
Observação:

As regras de LDV esperam dois pré-requisitos:

  • Deve haver mais de um recipient
    • Os recipients incluem qualquer usuário adicionado ao processo de assinatura/aprovação
    • As partes copiadas não são recipients.    
  • Deve haver mais de um arquivo adicionado ao contrato
    • Arquivos são quaisquer anexos usados para criar o contrato (.doc, .xls, .pdf, .png etc.)

Se um dos requisitos acima não for atendido, as regras de visibilidade de documento limitada serão suspensas para o contrato em questão.

Configuração

Os controles desse recurso podem ser verificados em Configurações globais > Visibilidade de documento limitada

Guia “Configurações globais” destacando os controles de visibilidade de documento limitada.

Signatários(as) verão apenas os arquivos que contêm assinaturas, rubricas ou campos de inserção de dados atribuídos a eles(as) é a configuração original que habilita a experiência de visibilidade de documento limitada e o conjunto de controles subordinados. Se esse controle estiver desabilitado, o LDV como um todo será desabilitado na experiência do destinatário.

Todos os recipients e partes CC visualizam todos os arquivos o tempo todo.

A LDV está desativada

Participante

Durante o processo de assinatura

Quando o contrato for concluído

Remetente

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient interno

Todos os documentos

Todos os documentos

Recipient externo

Todos os documentos

Todos os documentos

CC interno

Todos os documentos

Todos os documentos

CC externo

Todos os documentos

Todos os documentos

Destinatário do arquivo externo

N/A

Todos os documentos

Depois de habilitar o controle LDV raiz, há três configurações adicionais para controlar a visibilidade, dependendo da experiência de sua preferência:

Usar LDV com a API REST v6

O remetente pode usar a API REST v6 para conceder explicitamente a visibilidade aos documentos.

As chamadas da API REST v6 ignoram todas as configurações de visibilidade de documento na interface, pois elas substituem as configurações no nível de conta/grupo.

O único comportamento mantido é que o remetente deve especificar um rótulo de documento se este especifica um campo de formulário para um determinado destinatário. 

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