Översikt

Med Adobe Sign-integrationen för Microsoft SharePoint får du en inbyggd lösning för att skapa, skicka, spåra och hantera elektroniska signaturer.

Den här dokumentationen har utvecklats för onlineinstansen av Microsoft SharePoint (kallas generellt för ”SharePoint” i den här handboken) och är tänkt som en handbok för användning av tilläggsprogrammet från slutanvändarens perspektiv. Du hittar installationshandboken här.

Lösningen är utvecklad som ett tilläggsprogram för SharePoint och ger dig möjligheten att:

  • skicka ett avtal från valfritt SharePoint-dokumentbibliotek eller valfri SharePoint-lista för signatur
  • skicka dokument till en enskild mottagare eller till en grupp mottagare från ett dokumentbibliotek eller anpassade SharePoint-listor
  • mappa data från SharePoint-listor eller ett dokumentbibliotek till dokument med kopplingsmappningen när dokumenten skickas för signering
  • mappa data från formulärfält i ett signerat avtal till textkolumner i SharePoint-listor eller till ett dokumentbibliotek genom datamappning när dokumentet har signerats och dess status har antingen automatiskt eller manuellt uppdaterats på sidan Avtalsstatus
  • arkivera alla signerade avtal i SharePoint
  • lägga till Adobe Sign-sidan Hantera som en SharePoint-webbdel, som kan användas av SharePoint-användare för att spåra och uppdatera avtal.


Webbläsare som stöds

Chrome, Firefox och Safari stöds


Internet Explorer 11 och senare (inklusive Edge)

För att SharePoint-tilläggsprogram ska fungera krävs viss konfigurering av betrodda platser i Internet Explorer/Edge.  Internet Explorer 10 och tidigare stöds inte.

Om du använder IE 11/Edge måste du dessutom redigera betrodda platser för att inkludera följande webbadresser:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Så här redigerar du betrodda platser:

1. Öppna IE 11.

► I Edge trycker du på Windows + S.

2. Klicka på ikonen Verktyg (kugghjulet) och välj Internetalternativ på den nedrullningsbara menyn.

► I Edge skriver du Internetalternativ och trycker på Retur.

IE11 Options

3. Menyn Internetalternativ öppnas. Gå till fliken Säkerhet.

4. Klicka på ikonen Betrodda platser.

5. Klicka på knappen Platser.

6. Ange en av webbadresserna som anges ovan och klicka på Lägg till.

7. Upprepa för var och en av webbadresserna som anges ovan.

8. Stäng menyn Internetalternativ när du är klar.

Trusted Sites


Få åtkomst till Adobe Sign-funktionerna

Adobe Sign är ett tilläggsprogram som installeras av SharePoint-administratören. Som användare ser du fliken Adobe Sign längst upp på din SharePoint-webbplats.

Om du klickar på fliken Adobe Sign visas menyfliksområdet med alla funktioner som är tillgängliga i Adobe Sign.

Menyfliksområdets ikoner är otillgängliga tills du klickar inom en dokument- eller listwebbdel eller markerar ett dokument.  När du klickar till webbdelen aktiveras menyfliksområdets ikoner.

ribbon

Obs!

I det moderna användargränssnittet har menyfliksområdet ersatts med en menyrad. Samma funktioner är tillgängliga genom menyraden:

MEnu

Menyfliksområdet/menyraden består av fem ikoner:

  • Skicka för signering
  • Avtalsstatus
  • Biblioteksmall
  • Hantera avtal
  • Inställningar

Av dessa är de fyra första de åtgärder som du kan komma att använda regelbundet för att skapa och skicka avtal.

Med den sista ikonen, Inställningar, kan du definiera din personliga avtalsmall. När du har definierat den är det inte så troligt att du går tillbaka till sidan, såvida du inte vill ändra mallen.  Därför börjar vi där.


Definiera dina personliga inställningar

Med dina personliga inställningar kan du definiera ett standardnamn för avtal och ett standardmeddelande för alla avtal som du skickar från SharePoint med hjälp av Adobe Sign-appen.

Personal Settings

I fältet Avtalsnamn (max. 255 tecken) kan du ange valfri sträng som identifierar avtalet.  Den här strängen fylls i ämnesraden för mottagarens e-postadress (markerat i gult nedan) och används även som namnets värde på sidan Hantera. Genom att ange ett unikt och meningsfullt avtalsnamn kan mottagarna lättare identifiera ditt e-postmeddelande och det kan förbättra dina möjligheter att söka efter avtalet vid behov.

Avtalsmeddelandet är ett normalt textfält där du kan ange eventuella instruktioner eller nödvändiga kommentarer (markerat i grönt nedan). Meddelandet visas på e-postmeddelandet Signera som skickas till alla mottagare och bör inte användas som de personliga anteckningar som du kan bifoga till respektive mottagare.

email pair-rebranded


Dokumentmallar för anpassade listor

Precis under fälten för standardnamn på avtal och standardmeddelande finns två inställningar som styr hur dokument kan bifogas när du skickar ett avtal från en lista.

Som standard kan avsändaren välja ett dokument i SharePoint.

Det finns två tillgängliga alternativ för användare som vill ändra standardinställningen:

► Använd en dokumentmall som inte kommer från SharePoint för anpassade listor – När det här alternativet är aktiverat åsidosätter avsändaren möjligheten att bifoga ett dokument från SharePoint. I stället visas alternativen för bifogning av filer enligt konfigurationerna i Adobe Sign-systemet.  Det kan inkludera ett eller flera av följande alternativ:

o Bifoga från det lokala systemet

Bifoga från Adobe Sign-mallbiblioteket

Attach Files in AS

► Använd alltid den utsedda dokumentmallen för anpassade listor – När det här alternativet är aktiverat minns SharePoint vilken fil du bifogar och bifogar automatiskt filen till nästa avtal som du skapar från en lista och åsidosätter steget för val av fil.  Det passar utmärkt om du använder samma dokument många gånger.


Skicka ett avtal

Påbörja avtalet

Att skicka avtal och samla in signaturer är huvudsyftet med Adobe Sign, och i SharePoint-miljön finns det fyra metoder för att påbörja processen:

  • Skicka från menyfliksområdet eller menyn
  • Skicka via högerklick
  • Skicka från listor via menyfliksområdet eller menyn
  • Skicka från listor via högerklick

Alla dessa fyra alternativ öppnar konfigurationssidan där du kan definiera mottagare samt signaturordning om mer än en signatur behövs.

Obs!

Dokument som skickas från SharePoint får inte överskrida 5 MB. 

Om du vill skicka ett dokument som överskrider 5 MB kan du ladda upp dokumentet till ditt Adobe Sign-bibliotek (utanför SharePoint-integrationen) och bifoga det därifrån.

Skicka från menyfliksområdet/menyn

Att skicka från menyfliksområdet är den metod du ska använda om du vill bifoga flera SharePoint-dokument:

1. Välj vilka dokument som ska skickas genom att markera kryssrutan till vänster om dokumentnamnet.

2. Klicka på fliken i menyfliksområdet längst upp på sidan.

3. Klicka på ikonen Skicka för signering.

○ Alla markerade dokument bifogas automatiskt.

New List - MEnu
Modernt gränssnitt

SEnd from Ribbon
Klassiskt gränssnitt

Skicka via högerklick

Om du skickar genom att högerklicka kan du snabbt skicka valfritt dokument i en lista med dokument, men endast den enskilda filen bifogas till avtalet:

1. Högerklicka på dokumentet som du vill skicka för signering.

2. Välj Avancerat i popup-menyn.

3. Välj Skicka för signering på undermenyn.

New Library - Right Click
Modernt gränssnitt

 

Den klassiska menystrukturen skiljer sig något:

1. Högerklicka på listposten som du vill använda.

2. Välj Avancerat på menyn och välj sedan Skicka för signering på undermenyn

Send via rightClick
Klassiskt gränssnitt

Skicka från listor

Du kan skicka från en lista med hjälp av antingen menyfliksområdet eller snabbmenyn.


Skicka från listor via menyfliksområdet eller menyn

1. Klicka på listposten som du vill använda.

2. Klicka på Adobe Sign på menyfliksområdet eller menyn.

3. Välj Skicka för signering på den nedrullningsbara menyn.

Send From list using Ribbon
Modernt gränssnitt

Classic List - Ribbon
Klassiskt gränssnitt

Skicka från listor via snabbmeny

1. Högerklicka på listposten som du vill använda.

2. Välj Skicka för signering på menyn.

List select
Modernt gränssnitt

 

Den klassiska menystrukturen skiljer sig något:

1. Högerklicka på listposten som du vill använda.

2. Välj Avancerat på menyn och välj sedan Skicka för signering på undermenyn

Classic List - Right Click
Klassiskt gränssnitt

 

Sidan uppdateras och visar vyn Filer:

Select File Within Sharepoint-rebranded

 

3. Välj en fil.

4. Klicka på Bifoga.

 

Om du har aktiverat Använd en dokumentmall som inte kommer från SharePoint för anpassade listor åsidosätter du SharePoint-fönstret för bifogning av filer och går direkt till sidan för konfiguration av avtal.  I det här fallet måste du använda filavsnittet för att lägga till dokument för signatur.

 

Det finns två viktiga funktioner att komma ihåg:

► Om du har aktiverat Använd alltid den utsedda dokumentmallen för anpassade listor bifogas den senaste filen som användes för den här listan automatiskt.

o Om du vill bifoga en annan fil måste du inaktivera Använd alltid den utsedda dokumentmallen för anpassade listor.

► Den returnerade PDF-filen med den signerade kopian (och eventuellt granskningsspåret) bifogas till listobjektet som en bifogad fil, istället för att skickas till en ny mapp.

o Om en dokumentlagringsmapp har definierats av SharePoint-administratören, skickas PDF-filen till den mappen istället.


Konfigurera avtalet

När ett nytt avtal är öppet visas konfigurationssidan, som kan visas i fyra åtgärdsspecifika avsnitt:

A. Mottagare – De personer som interagerar med avtalet.

B. Meddelande – Namnet och det globala meddelandet för avtalet.

C. Alternativ – Valfria funktioner som rör avtalet.

D. Filer – De faktiska dokument/filer du behöver få signerade/godkända.

o Observera att dokumentet som du använde för att påbörja sändningsprocessen automatiskt bifogas till avtalet.

send page


Avsnittet Mottagare

Varje mottagare skapas med fem element:

Recipients

A. Signeringsindex – Detta värde anger mottagarens relativa position i signaturcykeln när ett sekventiellt arbetsflöde väljs.

B. Roll – Definierar hur mottagaren kan interagera med dokumentet. Roller aktiveras av kontoadministratören så du kanske inte ser alla alternativ:

○ Signerare (standard) – Mottagare som förväntas signera på minst ett ställe.

○ Godkännare – Mottagare som granskar och godkänner dokumentet, men som inte signerar juridiskt sett.

○ Accepterande part – En accepterande part fungerar i praktiken på samma sätt som godkännare, men den huvudsakliga skillnaden är att granskningsrapporter anger att de accepterar avtalet respektive godkänner dokumentet.

○ Certifierade mottagare – Certifierade mottagare kan ha noll (0) formulärfält tilldelade sig. Under deras ”signeringsprocess” uppmanas de att antingen delegera, avvisa eller bekräfta avtalet.

○ Formulärifyllare – Avsett för kunder som behöver fylla i formulärinnehåll under signeringsprocessen, men som saknar system för att programmässigt skapa anpassade dokument eller push-överföra fältinnehåll från en databas till formuläret.

○ Delegerande – Rollen som delegerande är utformad för arbetsflöden som kräver att en person bestämmer vem som är rätt person att signera eller godkänna dokumentet. Alla de andra rollerna kan fungera som delegerande.

C. E-postadress – Vem är mottagaren? Det ska vara en personlig e-postadress.

○ Lägg till mig – Avsändaren kan lägga till sig själv i signaturcykeln genom att klicka på länken Lägg till mig längst upp till höger i avsnittet Mottagare.

○ Lägg till mottagargrupp – Ibland kan en mottagare i signaturcykeln vara en av flera personer. Det kan till exempel vara så att någon från den juridiska avdelningen måste signera, men det kan vara vem som helst utav fem olika personer. Med mottagargrupper kan avsändaren ange alla fem möjliga signerare, men endast en av de fem behöver faktiskt signera. (Se mottagare 3 i bilden ovan.)

D. Verifieringsprocess – Hur bör mottagaren kontrolleras?

○ E-post (standard) – Autentiseringen baseras på åtkomst till e-posten.

○ Lösenord – Ett lösenord (bokstäver/siffror) som avsändaren genererar och som ska ges till mottagaren separat.

○ Socialt nätverk – Autentisering till ett socialt nätverk som tillhör en tredje part, t.ex. Facebook eller LinkedIn.

○ KBA (endast USA) – Kunskapsbaserad autentisering kräver att mottagaren anger sitt socialförsäkringsnummer och genererar sedan flera kluriga frågor baserat på allmänna databaser.

○ Telefon – Kräver att avsändaren anger mottagarens telefonnummer så ett en SMS-kod kan skickas när en signatur behövs.

E. Privat meddelande (valfritt) – Avsändaren kan ge personliga anvisningar till varje mottagare som visas när mottagaren visar avtalet. Det här alternativet måste aktiveras av kontoadministratören i Adobe Signs användargränssnitt.

 

Om du trycker på Visa kopia precis under mottagarlistan visas ett fält där du kan skriva in en e-postadress dit du vill skicka en kopia av avtalet så att mottagaren ska kunna visa avtalet, men inte få interaktiv åtkomst.

Obs!

Om du vill ändra ordningen på mottagarna kan du klicka och dra mottagarna i rätt ordningsföljd. Indexnumren justeras automatiskt.

Precis ovanför listan med mottagare finns ett reglage där du ombeds välja det grundläggande arbetsflödet för signaturordningen:

○ Om Slutför i ordning är aktiverat (så som visas ovan) indexeras mottagarna och en sekventiell signeringsprocess tillämpas från ett signeringssteg till nästa.

○ Om Slutför i vilken ordning som helst är aktiverat numreras inte mottagarna och de kan signera parallellt.

Complete in any order


Meddelandeavsnitt

Meddelandeavsnittet innehåller två fält som kan förbättra dina resultat betydligt, och om du har konfigurerat din egen mall fylls fälten automatiskt i med de värden som du har definierat.

I fältet Avtalsnamn kan du ange en valfri sträng som identifierar avtalet.

Avtalsmeddelande är ett normalt textfält där du kan ange eventuella instruktioner eller nödvändiga kommentarer.

Obs!

Dessa värden kan redigeras innan avtalet skickas.


Alternativavsnitt

Alternativavsnittet ger dig bättre kontroll över dokumentet efter att det har skickats:

► Lösenordskyddat – Kräv att mottagarna anger ett lösenord när de vill öppna och visa den signerade PDF-filen.  Lösenordet definieras av avsändaren och skickas ut separat. Adobe Sign registrerar inte det här lösenordet, så glöm det inte!

PDF password

► Tidsgräns för slutförande – Klicka i fältet Slutförandedatum för att visa en popup-kalender. Markera det datum då avtalet förfaller och inte längre kan fyllas i. Dokumentets förfallotid måste aktiveras av kontoadministratören för att den här funktionen ska vara tillgänglig.

NEw Complete date- Marked

► Ange påminnelse – Ange hur ofta (varje dag eller vecka) påminnelser ska skickas ut tills avtalet är slutfört. Endast de aktuella mottagarna meddelas.

Set Reminder

► Signaturtyper – Det här alternativet definierar den förväntade signeringsprocessen:

ElektroniskDet här alternativet försöker samla in en elektronisk signatur från avtalets alla signerare.

Skriven – Om du behöver få en fysisk signatur uppmanar det här alternativet signerarna att skriva ut dokumentet, signera det fysiskt och sedan överföra det till Adobe Sign-systemet igen. (Instruktioner som skickas till signerare när de öppnar avtalet) Arbetsflödet för skriven signatur måste aktiveras av kontoadministratören innan det kan användas.

Sig Type

► Mottagarens språk – Välj vilket språk som ska användas under signeringsprocessen och i e-postmeddelanden som skickas till mottagarna.

o Den här inställningen definierar även de synliga meddelandemallarna om ditt konto har konfigurerats för att använda dem.

Recip Language


Filavsnitt

Om ditt SharePoint-konto är konfigurerat för att tillåta externa dokument är det i filavsnittet som du bifogar dokumenten till transaktionen. Om du påbörjade processen med ett SharePoint-dokument bör den filen redan vara bifogad.

Adobe Sign kombinerar alla dokument för signeringsprocessen i en PDF-fil och skapar PDF-filen utifrån den ordning som dokumenten listas i. Du kan ändra dokumentens ordningsföljd genom att klicka på och dra ett dokument till en ny plats i listan.

Filer kan bifogas från antingen Adobe Sign-biblioteket eller överföras från ditt lokala system genom att söka efter filen eller dra och släppa den.

Tillåtna filtyper är: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF och HTML.

Attach Files in AS - Copy


Förhandsvisa och lägg till signaturfält

Precis under fillistan finns kryssrutan Förhandsvisa och lägg till signaturfält.  Med det här alternativet kan du öppna dokumenten som du överför och placera formulärfält i dokumentet efter behov.

Om du inte använder utformade mallar ska du åtminstone placera ut signaturfälten. Det finns många andra fält som du kan använda för att skapa komplexa formulär om du vill.

Obs!

Om inga signaturfält placeras ut lägger Adobe Sign automatiskt till en sida i avtalet med ett signaturblock för varje signerare.


Spåra dina avtal

Obs!

  • Om avtalet har slutförts (signerats eller godkänts) är avtalsnamnet länkaktiverat och det slutförda dokumentet visas om du klickar på det.
  • Om avtalet är i ett slutläge (signerat, annullerat/avvisat eller upphört) är ikonen för att uppdatera inaktiverad.
  • Om avtalet inte är i ett slutläge är ikonen för att ta bort inaktiverad.


Avtalsstatus

När ett avtal har skickats följer du enklast förloppet på sidan Avtalsstatus, som du når via ikonen Avtalsstatus på Adobe Signs menyfliksområde.

Ribbon - Agreement Status

 

Du kan enkelt söka efter alla skickade avtal med ett SharePoint-dokument eller en lista genom att:

1. Sök efter och markera dokumentet/listobjektet som du vill söka efter.

○ Du kan markera flera dokument.

2. Klicka på alternativet Avtalsstatus (antingen i menyfliksområdet eller i snabbmenyn).

Agreement Status List-rebranded

Om du inte markerar specifika dokument eller listobjekt att söka efter, returnerar SharePoint alla avtal från alla dokument/objekt i biblioteket eller listan som initierats av användaren.

Om användaren klickar på ikonen Avtalsstatus i menyfliksområdet på startsidan returnerar SharePoint alla dokument som initierats av användaren i hela webbplatssamlingen.

Obs!

Sidan Avtalsstatus har en begränsning på 5000 poster. Om dina sökresultat överskrider 5000 poster kan du använda alternativet Hantera avtal.


Filtrera

Om du vill filtrera avtalen i den aktuella vyn kan du använda fältet Sök längst upp till höger på sidan.  Det här sökfältet söker efter valfri strängstam i alla fält och returnerar alla matchningar:

Status one line


Uppdatering av avtalets status

I kolumnen längst till höger i tabellen Avtalsstatus finns en uppdateringsåtgärd som aktivt frågar Adobe Sign efter en uppdatering om avtalets status.

Obs!

SharePoint uppdaterar automatiskt alla avtal regelbundet. Med uppdateringsåtgärden kan du uppdatera ett enskilt avtal utanför det vanliga intervallet.


Ta bort avtalsposten

Allra längst ut till höger på sidan Avtalsstatus finns ikonen Ta bort.  Den här åtgärden tar bort avtalsposten i SharePoint utan att avtalet annulleras eller tas bort i Adobe Sign.  Den här åtgärden kan inte ångras och ska användas med stor försiktighet.


Signerade dokument

Beroende på hur SharePoint-administratören har konfigurerat lagringen av signerade avtal push-överförs signerade dokument (och eventuellt granskningsspår) tillbaka till antingen:

► En global mapp – Alla slutförda dokument finns i den här mappen om konfigurationen är gjord på detta sätt.

► En ny mapp för signerade avtal i källbiblioteket – Om ingen global mapp identifieras skapas en ny mapp med namnet ”Signerade avtal” i dokumentbiblioteket som avtalet skapades/skickades från. För alla slutförda avtal som skickas från ett visst bibliotek returneras de slutförda PDF-filerna till samma mapp för signerade avtal.

► Bifogade till listobjektet – Om du har skickat ett avtal från ett listobjekt finns de bifogade filerna i listan.


Hantera avtal

Ikonen Hantera avtal öppnar en annan vy över avtalen kopplade till din användare och där det finns fler alternativ.  På sidan Avtalsstatus visas en enkel vy över alla avtal där du kan välja att uppdatera deras status. På sidan Hantera avtal får du dock en djupare insikt i avtalen och det finns ytterligare alternativ för att modifiera avtalsegenskaper.

Ribbon - Manage Agreements


Struktur på sidan Hantera

På sidan Hantera finns det många inbäddade funktioner att utforska. För enkelhetens skull kan de delas in i fyra funktionsområden:

A. Avtalsfilter

B. Avtalslista

C. Metadata för avtal

D. Avtalsverktyg

Manage page Whole

Avtalsfilter

Längst upp på sidan finns fyra verktyg där du kan söka efter specifika avtal genom att filtrera listorna nedanför. De nedrullningsbara menyerna fylls i dynamiskt från de inlästa avtalen i listorna. De är:

► Filtrera efter namn eller företag – Det här är en lista över alla namn och företagsnamn som har angetts som ett signaturfält på dina avtal. Om du markerar ett objekt i listrutan filtreras alla andra avtal bort.

► Filtrera efter dokumentstatus – Den här listan komprimerar effektivt alla listavsnitt förutom det du markerar.

► Filtrera efter dokumentägare – Om du visar avtal som tillhör andra Adobe Sign-användare kan det här alternativet vara användbart eftersom det begränsar listan så att endast avtal från den ägare (avsändare) du markerar visas.

I textfältet längst till höger kan du söka efter en sträng som motsvarar namnet på en mottagare, ett företagsnamn, en mottagares e-postadress eller dokumentets namn.

 

Avtalslistor

Huvuddelen av sidan innehåller listor över avtal som du är kopplad till.  Varje avtal som du (dvs. den e-postadress som du loggar in på Adobe Signera med) är involverad i visas någonstans i listan. Det är inte bara avtal som du själv har utfärdat, utan även avtal som har skickats till dig för signering/godkännande samt eventuella avtal som du har fått en kopia av.

Listan är uppdelad i komprimerbara avsnitt som anger avtalets status. Uppifrån och ned:

► Väntar på att du ska godkänna/signera – De här avtalen visas högst upp i listan eftersom de alla väntar på att du ska utföra något.

► Utkast – De här avtalen skapades fram till den punkt då de skickades till redigeringsmiljön, men har inte skickats ut för signering.

o Klicka på Redigera för att öppna dokumentet i redigeringsmiljön och slutföra sändningsprocessen.

► Skickat för signatur – De här avtalen befinner sig i signeringsprocessen och väntar på att andra personer ska signera/godkänna.

► Signerat – Kompletta/slutförda avtal.

► Annullerat/avböjt – Avtal som av någon anledning har annullerats av dig eller avvisats av en mottagare.

► Arkiverat – Filer som har överförts till Adobe Sign-systemet för lagring. Dessa dokument är inte del av en giltig signeringsprocess som hanteras via Adobe Sign.

► Biblioteksmallar – Mallar som du har skapat eller som någon annan har delat med dig i din grupp/ditt konto.

o Det är bara ägaren (skaparen) som kan redigera mallen.

o Om du klickar på Skicka startas ett nytt avtal med mallen som redan är bifogad.

► Widget – En lista med alla widgetar som du har skapat.

o Tryck på Hämta kod för att visa webbadressen, html- eller JavaScript-koden.

Du kan sortera innehållet i varje avsnitt genom att klicka på rubrikerna överst i listorna. Om du klickar på dem igen inverteras sorteringsordningen.

De enskilda posterna innehåller följande information:

Manage page record

Namn – Namnvärdet återspeglar antingen namnet på eller e-postadressen till den första mottagaren som inte är avsändaren.

o En e-postadress används om mottagaren aldrig har signerat ett dokument via Adobe Sign-systemet.

o När ett namnvärde anges under signeringsprocessen ersätts e-postadressen av namnet.

Företag – Om den första mottagaren har angett ett företagsnamn, antingen via ett signaturfält eller genom att logga in och uppdatera sin profil, återspeglas namnvärdet här.

o Om du inte inkluderar fält för företagsnamn i dina avtal är den här kolumnen i huvudsak tom.

Dokumenttitel – Det här är namnet på ditt avtal.

Ikoner – Det finns fyra ikoner som anger att ytterligare kontroller används:

Anteckningar – En pratbubbla anger att det finns anteckningar kopplade till avtalet. Du kan visas dem genom att klicka på fliken Anteckningar i verktygsavsnittet.

Påminnelser – Klockikonen indikerar att minst en påminnelse är inställd för avtalet. Du kan granska den genom att klicka på fliken Påminnelser i verktygsavsnittet.

Lösenordsskydd – Ett hänglås indikerar att dokumentet är lösenordsskyddat för visning.

Fältinnehåll – Ikonen finns endast på signerade avtal och den öppnar en CSV-fil som visar alla fältdata som samlats in på dokumentet.

Datum – Det här datumet visar det datum då dokumentet senast ändrades, vilket innebär den tidpunkt då dokumentet uppdaterades som en händelse för sändning eller en händelse för signering/godkännande.

 

Metadata för avtal

När ett avtal valts i listorna visas metadata för det avtalet i den här lilla rutan.  De data som ingår är:

Manage MEtadata

► Avtalsnamn – Namnet som avtalet fick när det skapades.

Ändra avtal – Om avtalet kan ändras visas Ändra avtal intill avtalsnamnet.

► Från – Vem som har skickat avtalet (och dennes företagsnamn om den informationen finns).

► Till – Avtalets första signerare (och dennes företagsnamn om den informationen finns).

► Datum – Datumtidsstämpeln som visar när den senaste ändringen gjordes i avtalet.

► Status – Avtalets aktuella funktionsstatus.

Ersätt signerare – Om inställningarna för avtalet tillåter att avsändaren ersätter den aktuella signeraren, visas en länk under statusen. Det här är användbart om du har skickat avtalet till fel e-postadress eller om den aktuella signeraren inte är tillgänglig.

Överför signerad kopia – Om kontoinställningarna tillåter, visas en länk för att överföra det signerade dokumentet under statusen.  Detta är användbart i de enstaka fall då någon skriver ut dokumentet, signerar det och sedan skickar tillbaka det till dig per post.

► Meddelande – Det ursprungliga meddelandet som angavs i meddelandefältet.

► Förfallodatum – Detta fält visar det datum då avtalet annulleras automatiskt.

Lägg till/redigera – Om ditt konto är konfigurerat för att tillåta förfallodatum visas en länk för att lägga till eller redigera avtalets förfallodatum.

 

Avtalsverktyg

I rutan Avtalsverktyg kan du komma åt ett antal kontroller som hjälper dig att hantera eller förstå dina avtal bättre.

Manage Tools Panel

► Visa – En miniatyrbild av avtalet i dess nuvarande skick visas.

► Dela – Om du delar ett dokument med den här funktionen ombeds du ange en e-postadress och ett meddelande. En kopia av avtalet i dess nuvarande skick skickas till den e-postadressen, och dokumentet läggs även till på fliken Hantera för den angivna e-postadressen.

► Skydda – På den här fliken, som endast är tillgänglig om dokumentet ännu inte har slutförts, kan du upprätta visningsskydd för dokumentet efter att avtalet har skickats.

► Påminn – Här kan påminnelser skapas eller tas bort efter att avtalet har skickats. Dessutom kan du skicka en påminnelse i realtid eller på ett specifikt datum.

► Historik – Denna flik innehåller en lista över alla händelser som avtalet har loggat. Den inleds med sändningshändelsen och avslutas med den sista signeringshändelsen.

o Revideringsrapport – Den här länken genererar en utökad PDF-rapport av avtalshistoriken, inklusive mer detaljerade parametrar som IP-adressen för respektive händelse.

► Anteckningar – Du kan lägga till en personlig anteckning till alla avtal. Den här anteckningen visas bara för dig och inte för någon annan användare eller signerare.


Snabblänkar till vanliga åtgärder

Nedan följer en snabbreferens över de vanligaste åtgärderna som du kan behöva använda, följt av en översikt av sidan Hantera och dess huvudfunktioner.


Biblioteksmallar (dokument)

Med ikonen Biblioteksmallar på Adobe Signs menyfliksområde kan du skicka ett SharePoint-dokument till redigeringsmiljön i Adobe Sign, där du kan placera ut formulärfält och sedan spara det fältaktiverade formuläret i ditt Adobe Sign-bibliotek.

Obs!

Originaldokumentet i SharePoint ändras inte.  Den nya dokumentmallen finns bara på Adobe Sign-sidan och måste bifogas via alternativet Dokumentbibliotek i avtalets filavsnitt.

Så här skapar du en dokumentmall:

1. Klicka på dokumentet som du vill bygga in i en mall.

2. Klicka på ikonen Biblioteksmall på menyfliksområdet (eller högerklicka och välj ett alternativ på menyn).

○ Adobe Signs redigeringsmiljö öppnas och hela dokumentet visas.

3. Placera ut de fält som behövs i dokumentet.

○ Om du skapar en mall som behöver indata/signaturer från två personer, ska du först placera ut alla fält för den första mottagaren.  Ändra sedan fältet Mottagare till Deltagare 2 och placera sedan ut fälten för den andra signeraren/godkännaren.

Obs! När du skapar en mall via redigeringsmiljön kan du skapa dokument för upp till 99 mottagare. Om du vill lägga till fler än tre mottagare klickar du på Lägg till ny deltagare högst upp i deltagarlistan.

Select Recipient

4. Klicka på Spara i det nedre högra hörnet när mallen är klar.

○ Mallen sparas då i Adobe Sign-biblioteket.

Ytterligare funktioner att känna till

Adobe Sign-tilläggsprogrammet har två automatiseringsfunktioner som SharePoint-administratören kan konfigurera. Om funktionerna nedan vore användbara för din process ska du kontakta SharePoint-administratören för att diskutera hur de bäst används.


Dokumentlagring av signerade avtal för hela webbplatsen

Administratörer kan konfigurera en central mapp där alla signerade avtal (och eventuellt de tillhörande granskningsspåren) kan sparas. Detta inkluderar dokument från såväl bibliotek som listor.

Om en central mapp för signerade dokument inte har definierats, returneras alla signerade avtal till dokumentbiblioteket som de skickades från.

En ny mapp med namnet ”Signerade avtal” skapas i biblioteket.

För avtal som skickats från listor bifogas PDF-filen med de signerade avtalen (och eventuellt granskningsspåren) till listobjektet.


Sammanfoga fältmall

Adobe Sign har stöd för möjligheten att skapa dokument med fält som kan fyllas i av SharePoint-listor. 

Dessutom kan du skapa mallar som uppdaterar innehållet i listor med fältinnehållet som samlats in från ett signerat avtal.

Denna produkt är licensierad enligt en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-Dela Lika 3.0 Unported-licens  Twitter™- och Facebook-inlägg omfattas inte av villkoren i Creative Commons-licensen.

Juridiska meddelanden   |   Onlinesekretesspolicy