Översikt

Med Adobe Sign-integrationen för Microsoft SharePoint får du en inbyggd lösning för att skapa, skicka, spåra och hantera elektroniska signaturer.

Den här dokumentationen har utvecklats för onlineinstansen av Microsoft SharePoint (kallas generellt för ”SharePoint” i den här handboken) och är tänkt som en handbok för användning av tilläggsprogrammet från slutanvändarens perspektiv. Du hittar installationshandboken här.

Lösningen är utvecklad som ett tilläggsprogram för SharePoint och ger dig möjligheten att:

  • skicka ett avtal från valfritt SharePoint-dokumentbibliotek eller valfri SharePoint-lista för signatur
  • skicka dokument till en enskild mottagare eller till en grupp mottagare från ett dokumentbibliotek eller anpassade SharePoint-listor.
  • mappa data från SharePoint-listor eller ett dokumentbibliotek till dokument med kopplingsmappningen när dokumenten skickas för signering
  • mappa data från formulärfält i ett signerat avtal till textkolumner i SharePoint-listor eller till ett dokumentbibliotek genom datamappning när dokumentet har signerats och dess status har antingen automatiskt eller manuellt uppdaterats på sidan Avtalsstatus
  • arkivera alla signerade avtal i SharePoint
  • lägga till Adobe Sign-sidan Hantera som en SharePoint-webbdel, som kan användas av SharePoint-användare för att spåra och uppdatera avtal


Webbläsare som stöds

Chrome, Firefox och Safari stöds


Internet Explorer 11 och senare (inklusive Edge)

För att SharePoint-tilläggsprogram ska fungera krävs viss konfigurering av betrodda platser i Internet Explorer/Edge.  Internet Explorer 10 och tidigare stöds inte.

Om du använder IE 11/Edge måste du dessutom redigera betrodda platser för att inkludera följande webbadresser:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Så här redigerar du betrodda platser:

1. Öppna IE 11.

► I Edge trycker du på Windows + S.

2. Klicka på ikonen Verktyg (kugghjulet) och välj Internetalternativ på den nedrullningsbara menyn.

► I Edge skriver du Internetalternativ och trycker på Retur.

IE11 Options

3. Menyn Internetalternativ öppnas. Gå till fliken Säkerhet.

4. Klicka på ikonen Betrodda platser.

5. Klicka på knappen Platser.

6. Ange en av webbadresserna som anges ovan och klicka på Lägg till.

7. Upprepa för var och en av webbadresserna som anges ovan.

8. Stäng menyn Internetalternativ när du är klar.

Trusted Sites


Få åtkomst till Adobe Sign-funktionerna

Adobe Sign är ett tilläggsprogram som installeras av SharePoint-administratören. Som användare ser du fliken Adobe Sign längst upp på din SharePoint-webbplats.

Om du klickar på fliken Adobe Sign visas menyfliksområdet med alla funktioner som är tillgängliga i Adobe Sign.

Menyfliksområdets ikoner är otillgängliga tills du klickar inom en dokument- eller listwebbdel eller markerar ett dokument.  När du klickar till webbdelen aktiveras menyfliksområdets ikoner.

ribbon

Obs!

I det moderna användargränssnittet har menyfliksområdet ersatts med en menyrad. Samma funktioner är tillgängliga genom menyraden:

MEnu

Menyfliksområdet/menyraden består av fem ikoner:

  • Skicka för signering
  • Avtalsstatus
  • Biblioteksmall
  • Hantera avtal
  • Inställningar

Av dessa är de fyra första de åtgärder som du kan komma att använda regelbundet för att skapa och skicka avtal.

Med den sista ikonen, Inställningar, kan du definiera din personliga avtalsmall. När du har definierat den är det inte så troligt att du går tillbaka till sidan, såvida du inte vill ändra mallen.  Därför börjar vi där.


Definiera dina personliga inställningar

Med dina personliga inställningar kan du definiera ett standardnamn för avtal och ett standardmeddelande för alla avtal som du skickar från SharePoint med hjälp av Adobe Sign-appen.

Obs!

Till höger på sidan Personliga inställningar hittar du avsnittet Utbildning och support som innehåller direkta länkar till ämnen i användarhandboken samt länkar till bredare Adobe Sign-innehåll.

Personliga inställningar

I fältet Avtalsnamn (max. 255 tecken) kan du ange valfri sträng som identifierar avtalet.  Den här strängen fylls i ämnesraden för mottagarens e-postadress (markerat i gult nedan) och används även som namnets värde på sidan Hantera. Genom att ange ett unikt och meningsfullt avtalsnamn kan mottagarna lättare identifiera ditt e-postmeddelande och det kan förbättra dina möjligheter att söka efter avtalet vid behov.

Avtals meddelandet är ett normalt textfält där du kan ange eventuella instruktioner eller nödvändiga kommentarer (markerat i grönt nedan). Meddelandet visas på e-postmeddelandet Granska och signera som skickas till alla mottagare och bör inte användas som de personliga anteckningar som du kan bifoga till respektive mottagare.

Signerares e-post


Dokumentmallar för anpassade listor

Precis under fälten för standardnamn på avtal och standardmeddelande finns två inställningar som styr hur dokument kan bifogas när du skickar ett avtal från en lista.

Som standard kan avsändaren välja ett dokument i SharePoint.

Det finns två tillgängliga alternativ för användare som vill ändra standardinställningen:

► Använd en dokumentmall som inte kommer från SharePoint för anpassade listor – När det här alternativet är aktiverat åsidosätter avsändaren möjligheten att bifoga ett dokument från SharePoint. I stället visas alternativen för bifogning av filer enligt konfigurationerna i Adobe Sign-systemet.  Det kan inkludera ett eller flera av följande alternativ:

o Bifoga från det lokala systemet

Bifoga från Adobe Sign-mallbiblioteket

Attach Files in AS

► Använd alltid den utsedda dokumentmallen för anpassade listor – När det här alternativet är aktiverat minns SharePoint vilken fil du bifogar och bifogar automatiskt filen till nästa avtal som du skapar från en lista och åsidosätter steget för val av fil.  Det passar utmärkt om du använder samma dokument många gånger.


Skicka ett avtal

Påbörja avtalet

Att skicka avtal och samla in signaturer är huvudsyftet med Adobe Sign, och i SharePoint-miljön finns det fyra metoder för att påbörja processen:

  • Skicka från menyfliksområdet eller menyn
  • Skicka via högerklick
  • Skicka från listor via menyfliksområdet eller menyn
  • Skicka från listor via högerklick

Alla dessa fyra alternativ öppnar konfigurationssidan där du kan definiera mottagare samt signaturordning om mer än en signatur behövs.

Obs!

Dokument som skickas från SharePoint får inte överskrida 10 MB. 

Om du vill skicka ett dokument som överskrider 10 MB kan du ladda upp dokumentet till ditt Adobe Sign-bibliotek (utanför SharePoint-integrationen) och bifoga det därifrån.

Skicka från menyfliksområdet/menyn

Att skicka från menyfliksområdet är den metod du ska använda om du vill bifoga flera SharePoint-dokument:

1. Välj vilka dokument som ska skickas genom att markera kryssrutan till vänster om dokumentnamnet.

2. Klicka på fliken i menyfliksområdet längst upp på sidan.

3. Klicka på ikonen Skicka för signering.

○ Alla markerade dokument bifogas automatiskt.

New List - MEnu
Modernt gränssnitt

SEnd from Ribbon
Klassiskt gränssnitt

Skicka via högerklick

Om du skickar genom att högerklicka kan du snabbt skicka valfritt dokument i en lista med dokument, men endast den enskilda filen bifogas till avtalet:

1. Högerklicka på dokumentet som du vill skicka för signering.

2. Välj Avancerat i popup-menyn.

3. Välj Skicka för signering på undermenyn.

New Library - Right Click
Modernt gränssnitt

 

Den klassiska menystrukturen skiljer sig något:

1. Högerklicka på listposten som du vill använda.

2. Välj Avancerat på menyn och välj sedan Skicka för signering på undermenyn

Send via rightClick
Klassiskt gränssnitt

Skicka från listor

Du kan skicka från en lista med hjälp av antingen menyfliksområdet eller snabbmenyn.


Skicka från listor via menyfliksområdet eller menyn

1. Klicka på listposten som du vill använda.

2. Klicka på Adobe Sign på menyfliksområdet eller menyn.

3. Välj Skicka för signering på den nedrullningsbara menyn.

Send From list using Ribbon
Modernt gränssnitt

Classic List - Ribbon
Klassiskt gränssnitt

Skicka från listor via snabbmeny

1. Högerklicka på listposten som du vill använda.

2. Välj Skicka för signering på menyn.

List select
Modernt gränssnitt

 

Den klassiska menystrukturen skiljer sig något:

1. Högerklicka på listposten som du vill använda.

2. Välj Avancerat på menyn och välj sedan Skicka för signering på undermenyn

Classic List - Right Click
Klassiskt gränssnitt

 

Sidan uppdateras och visar vyn Filer:

Välj fil i SharePoint

 

3. Välj en fil.

4. Klicka på Bifoga.

 

Om du har aktiverat Använd en dokumentmall som inte kommer från SharePoint för anpassade listor åsidosätter du SharePoint-fönstret för bifogning av filer och går direkt till sidan för konfiguration av avtal.  I det här fallet måste du använda filavsnittet för att lägga till dokument för signatur.

 

Det finns två viktiga funktioner att komma ihåg:

► Om du har aktiverat Använd alltid den utsedda dokumentmallen för anpassade listor bifogas den senaste filen som användes för den här listan automatiskt.

o Om du vill bifoga en annan fil måste du inaktivera Använd alltid den utsedda dokumentmallen för anpassade listor.

► Den returnerade PDF-filen med den signerade kopian (och eventuellt granskningsspåret) bifogas till listobjektet som en bifogad fil, istället för att skickas till en ny mapp.

o Om en dokumentlagringsmapp har definierats av SharePoint-administratören, skickas PDF-filen till den mappen istället.


Konfigurera avtalet

När ett nytt avtal är öppet visas konfigurationssidan, som kan visas i fyra åtgärdsspecifika avsnitt:

A. Mottagare – De personer som interagerar med avtalet.

B. Meddelande – Namnet och det globala meddelandet för avtalet.

C. Alternativ – Valfria funktioner som rör avtalet.

D. Filer – De faktiska dokument/filer du behöver få signerade/godkända.

o Observera att dokumentet som du använde för att påbörja sändningsprocessen automatiskt bifogas till avtalet.

send page


Avsnittet Mottagare

Varje mottagare skapas med fem element:

Recipients

A. Signeringsindex – Detta värde anger mottagarens relativa position i signaturcykeln när ett sekventiellt arbetsflöde väljs.

B. Roll – Definierar hur mottagaren kan interagera med dokumentet. Roller aktiveras av kontoadministratören så du kanske inte ser alla alternativ:

○ Signerare (standard) – Mottagare som förväntas signera på minst ett ställe.

○ Godkännare – Mottagare som granskar och godkänner dokumentet, men som inte signerar juridiskt sett.

○ Accepterande part – En accepterande part fungerar i praktiken på samma sätt som godkännare, men den huvudsakliga skillnaden är att granskningsrapporter anger att de accepterar avtalet respektive godkänner dokumentet.

○ Certifierade mottagare – Certifierade mottagare kan ha noll (0) formulärfält tilldelade sig. Under deras ”signeringsprocess” uppmanas de att antingen delegera, avvisa eller bekräfta avtalet.

○ Formulärifyllare – Avsett för kunder som behöver fylla i formulärinnehåll under signeringsprocessen, men som saknar system för att programmässigt skapa anpassade dokument eller push-överföra fältinnehåll från en databas till formuläret.

○ Delegerande – Rollen som delegerande är utformad för arbetsflöden som kräver att en person bestämmer vem som är rätt person att signera eller godkänna dokumentet. Alla de andra rollerna kan fungera som delegerande.

C. E-postadress – Vem är mottagaren? Det ska vara en personlig e-postadress.

○ Lägg till mig – Avsändaren kan lägga till sig själv i signaturcykeln genom att klicka på länken Lägg till mig längst upp till höger i avsnittet Mottagare.

○ Lägg till mottagargrupp – Ibland kan en mottagare i signaturcykeln vara en av flera personer. Det kan till exempel vara så att någon från den juridiska avdelningen måste signera, men det kan vara vem som helst utav fem olika personer. Med mottagargrupper kan avsändaren ange alla fem möjliga signerare, men endast en av de fem behöver faktiskt signera. (Se mottagare 3 i bilden ovan.)

D. Verifieringsprocess – Hur bör mottagaren kontrolleras?

○ E-post (standard) – Autentiseringen baseras på åtkomst till e-posten.

○ Lösenord – Ett lösenord (bokstäver/siffror) som avsändaren genererar och som ska ges till mottagaren separat.

○ Socialt nätverk – Autentisering till ett socialt nätverk som tillhör en tredje part, t.ex. Facebook eller LinkedIn.

○ KBA (endast USA) – Kunskapsbaserad autentisering kräver att mottagaren anger sitt socialförsäkringsnummer och genererar sedan flera kluriga frågor baserat på allmänna databaser.

○ Telefon – Kräver att avsändaren anger mottagarens telefonnummer så ett en SMS-kod kan skickas när en signatur behövs.

E. Privat meddelande (valfritt) – Avsändaren kan ge personliga anvisningar till varje mottagare som visas när mottagaren visar avtalet. Det här alternativet måste aktiveras av kontoadministratören i Adobe Signs användargränssnitt.

 

Om du trycker på Visa kopia precis under mottagarlistan visas ett fält där du kan skriva in en e-postadress dit du vill skicka en kopia av avtalet så att mottagaren ska kunna visa avtalet, men inte få interaktiv åtkomst.

Obs!

Om du vill ändra ordningen på mottagarna kan du klicka och dra mottagarna i rätt ordningsföljd. Indexnumren justeras automatiskt.

Precis ovanför listan med mottagare finns ett reglage där du ombeds välja det grundläggande arbetsflödet för signaturordningen:

○ Om Slutför i ordning är aktiverat (så som visas ovan) indexeras mottagarna och en sekventiell signeringsprocess tillämpas från ett signeringssteg till nästa.

○ Om Slutför i vilken ordning som helst är aktiverat numreras inte mottagarna och de kan signera parallellt.

Complete in any order


Meddelandeavsnitt

Meddelandeavsnittet innehåller två fält som kan förbättra dina resultat betydligt, och om du har konfigurerat din egen mall fylls fälten automatiskt i med de värden som du har definierat.

I fältet Avtals namn kan du ange en valfri sträng som identifierar avtalet. 

Avtals meddelande är ett normalt textfält där du kan ange eventuella instruktioner eller nödvändiga kommentarer.

Obs!

Dessa värden kan redigeras innan avtalet skickas.


Alternativavsnitt

Alternativavsnittet ger dig bättre kontroll över dokumentet efter att det har skickats:

► Lösenordskyddat – kräv att mottagarna anger ett lösenord när de vill öppna och visa den signerade PDF-filen.  Lösenordet definieras av avsändaren och skickas ut separat. Adobe Sign registrerar inte det här lösenordet, så glöm det inte!

PDF password

► Tidsgräns för slutförande – Klicka i fältet Slutförandedatum för att visa en popup-kalender. Markera det datum då avtalet förfaller och inte längre kan fyllas i. Dokumentets förfallotid måste aktiveras av kontoadministratören för att den här funktionen ska vara tillgänglig.

NEw Complete date- Marked

► Ange påminnelse – Ange hur ofta (varje dag eller vecka) påminnelser ska skickas ut tills avtalet är slutfört. Endast de aktuella mottagarna meddelas.

Set Reminder

► Signaturtyper – Det här alternativet definierar den förväntade signeringsprocessen:

ElektroniskDet här alternativet försöker samla in en elektronisk signatur från avtalets alla signerare.

Skriven – Om du behöver få en fysisk signatur uppmanar det här alternativet signerarna att skriva ut dokumentet, signera det fysiskt och sedan överföra det till Adobe Sign-systemet igen. (Instruktioner som skickas till signerare när de öppnar avtalet) Arbetsflödet för skriven signatur måste aktiveras av kontoadministratören innan det kan användas.

Sig Type

► Mottagarens språk – Välj vilket språk som ska användas under signeringsprocessen och i e-postmeddelanden som skickas till mottagarna.

o Den här inställningen definierar även de synliga meddelandemallarna om ditt konto har konfigurerats för att använda dem.

Recip Language


Filavsnitt

Om ditt SharePoint-konto är konfigurerat för att tillåta externa dokument är det i filavsnittet som du bifogar dokumenten till transaktionen. Om du påbörjade processen med ett SharePoint-dokument bör den filen redan vara bifogad.

Adobe Sign kombinerar alla dokument för signeringsprocessen i en PDF-fil och skapar PDF-filen utifrån den ordning som dokumenten listas i. Du kan ändra dokumentens ordningsföljd genom att klicka på och dra ett dokument till en ny plats i listan.

Filer kan bifogas från antingen Adobe Sign-biblioteket eller överföras från ditt lokala system genom att söka efter filen eller dra och släppa den.

Tillåtna filtyper är: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF och HTML.

Attach Files in AS - Copy


Förhandsvisa och lägg till signaturfält

Precis under fillistan finns kryssrutan Förhandsvisa och lägg till signaturfält.  Med det här alternativet kan du öppna dokumenten som du överför och placera formulärfält i dokumentet efter behov. 

Om du inte använder utformade mallar ska du åtminstone placera ut signaturfälten. Det finns många andra fält som du kan använda för att skapa komplexa formulär om du vill.

Obs!

Om inga signaturfält placeras ut lägger Adobe Sign automatiskt till en sida i avtalet med ett signaturblock för varje signerare.


Spåra dina avtal

Obs!

  • Om avtalet har slutförts (signerats eller godkänts) är avtalsnamnet länkaktiverat och det slutförda dokumentet visas om du klickar på det.
  • Om avtalet är i ett slutläge (signerat, annullerat/avvisat eller upphört) är ikonen för att uppdatera inaktiverad.
  • Om avtalet inte är i ett slutläge är ikonen för att ta bort inaktiverad.


Avtalsstatus

När ett avtal har skickats följer du enklast förloppet på sidan Avtalsstatus, som du når via ikonen Avtalsstatus på Adobe Signs menyfliksområde.

Ribbon - Agreement Status

 

Du kan enkelt söka efter alla skickade avtal med ett SharePoint-dokument eller en lista genom att:

1. Sök efter och markera dokumentet/listobjektet som du vill söka efter.

○ Du kan markera flera dokument.

2. Klicka på alternativet Avtalsstatus (antingen i menyfliksområdet eller i snabbmenyn).

Lista med avtalsstatus

Om du inte markerar specifika dokument eller listobjekt att söka efter, returnerar SharePoint alla avtal från alla dokument/objekt i biblioteket eller listan som initierats av användaren.

Om användaren klickar på ikonen Avtalsstatus i menyfliksområdet på startsidan returnerar SharePoint alla dokument som initierats av användaren i hela webbplatssamlingen.

Obs!

Sidan Avtalsstatus har en begränsning på 5000 poster. Om dina sökresultat överskrider 5000 poster kan du använda alternativet Hantera avtal.


Filtrera

Om du vill filtrera avtalen i den aktuella vyn kan du använda fältet Sök längst upp till höger på sidan.  Det här sökfältet söker efter valfri strängstam i alla fält och returnerar alla matchningar:

Status one line


Uppdatering av avtalets status

I kolumnen längst till höger i tabellen Avtalsstatus finns en uppdateringsåtgärd som aktivt frågar Adobe Sign efter en uppdatering om avtalets status.  

Obs!

SharePoint uppdaterar automatiskt alla avtal regelbundet. Med uppdateringsåtgärden kan du uppdatera ett enskilt avtal utanför det vanliga intervallet.


Ta bort avtalsposten

Allra längst ut till höger på sidan Avtalsstatus finns ikonen Ta bort.  Den här åtgärden tar bort avtalsposten i SharePoint utan att avtalet annulleras eller tas bort i Adobe Sign.  Den här åtgärden kan inte ångras och ska användas med stor försiktighet.


Signerade dokument

Beroende på hur SharePoint-administratören har konfigurerat lagringen av signerade avtal push-överförs signerade dokument (och eventuellt granskningsspår) tillbaka till antingen:

► En global mapp – Alla slutförda dokument finns i den här mappen om konfigurationen är gjord på detta sätt.

► En ny mapp för signerade avtal i källbiblioteket – Om ingen global mapp identifieras skapas en ny mapp med namnet ”Signerade avtal” i dokumentbiblioteket som avtalet skapades/skickades från. För alla slutförda avtal som skickas från ett visst bibliotek returneras de slutförda PDF-filerna till samma mapp för signerade avtal.

► Bifogade till listobjektet – Om du har skickat ett avtal från ett listobjekt finns de bifogade filerna i listan.


Hantera avtal

Ikonen Hantera avtal öppnar en annan vy över avtalen kopplade till din användare och där det finns fler alternativ.  På sidan Avtalsstatus visas en enkel vy över alla avtal där du kan välja att uppdatera deras status. På sidan Hantera avtal får du dock en djupare insikt i avtalen och det finns ytterligare alternativ för att modifiera avtalsegenskaper.

Ribbon - Manage Agreements


Struktur på sidan Hantera

På sidan Hantera finns det många inbäddade funktioner att utforska. För enkelhetens skull kan de delas in i tre funktionsområden:

A. Innehåll och filter

B. Avtalslista

C. Avtalsverktyg

Sidan Hantera - utvidgad

Innehållsfilter

Det finns fyra alternativ för innehåll/filter på sidan Hantera:

Dina avtal är standarddatauppsättningen för innehållet på sidan Hantera

  • När Dina avtal har valts innehåller sidinnehållet bara de avtal som du är explicit involverad i (som avsändare, signerare, kopiemottagare eller via en explicit avtalsdelning)
  • Konton som konfigurerar innehållsdelning mellan användare har en nedrullningsbar pil bredvid Dina avtal vilket öppnar en meny som visar alla användare och grupper som har delats till användarens konto.  
    • Om du väljer en användare eller grupp fylls sidan Hantera i med den datauppsättning som användaren eller gruppen är explicit involverad i

Endast en användar-/gruppdatauppsättning åt gången kan läsas in på sidan Hantera.

Innehållsfilter för sidan Hantera

På vänster sida hittar du en lista över avtalsstatus samt tre malltyper. 

Allt innehåll på ditt konto kan sorteras i en av följande kategorier:

  • Pågår - Avtal som du är ansluten till och som fortfarande rör sig genom signaturcykeln
  • Väntar på dig - Avtal som väntar på att du ska åtgärda dem
  • Slutfört - Avtal som slutfört signaturcykeln
  • Avbrutet - Avtal som har övergetts. Övergivna avtal kommer från fyra olika källor:
    • Avsändaren avbryter avtalet
    • Mottagaren avböjer åtgärden
    • Mottagaren kan inte autentisera sig
    • Systemet kan av någon anledning inte bearbeta avtalet
  • Utgånget - Avtal som inte har slutförts när deras förfallotid upphör
  • Utkast - Avtal som delvis har konfigurerats - inte har skickats ännu

Malltyperna är:

  • Mallar - Det här är mallarna i dokumentbiblioteket
  • Webbformulär - Webbformulär är onlineformulär som kan skickas som URL-länkar eller bäddas in på webbsidor. När en signerare kommer åt formuläret kan ett underordnat avtal generera bara hans/hennes signatur på sitt eget unika avtal (t.ex.: Ett registreringsformulär på en webbsida).
  • Mega Sign - Med Mega Sign-mallar kan avsändaren koppla ett dokument med en lista över mottagare. Varje mottagare får sin egen unika kopia av avtalet som han/hon (och bara han/hon) kan signera (t.ex.: Utbildning i årliga utgifter).

Obs!

När en sökning utförs visas ett nytt alternativ högst upp i kolumnen Status: Alla

Om du väljer Alla visas allt innehåll i en tabell, oavsett avtalets Status.

Statusfilter för sidan Hantera

Använd text och/eller en tidsram för att minska datauppsättningen på sidan Hantera. 

När du söker med text filtreras avtal som inte matchar strängen som du söker efter i de flesta metafält. Fält som ingår i sökparametrarna omfattar:

  • Deltagarnamn
  • E-postadress
  • Deltagarens titel
  • Deltagarens företag
  • Avtalsnamn
  • Avtalsanteckningar
  • Avtalets meddelande
  • Personligt meddelande till mottagaren

Filterikonen öppnar alternativet för att filtrera datauppsättningen genom att välja ett datumintervall:

  • Alla datum
  • De senaste 24 timmarna
  • De senaste sju dagarna
  • De senaste trettio dagarna
  • De senaste tolv månaderna
  • Anpassat datumintervall

Obs!

När ett filter är markerat visas en tagg bredvid filterikonen.  Du kan klicka på ett filter för att ta bort det när datauppsättningen har returnerats.

Sökfilter för sidan Hantera

Lite information om hur textsökning fungerar:

Om du sökt efter strängen: "En enkel fisk"

  • Citattecken anger inte ett strängvärde för bokstav
  • Adobe Sign söker igenom strängen med blanksteg som avgränsare. Exempelsträngen delas upp i tre variabler: Enenkel och fisk
  • Skillnaden gemener/versaler tas bort från token
  • Sökningen söker sedan efter en fulltextmatchning för en token i något av de sökbara fälten
  • Den returnerade datauppsättningen sorteras efter senaste ändringsdatum, med den senaste överst

Du kan också söka efter dolt innehåll genom att klicka på filterikonen.

  • När Sök i dolt innehåll har valts inkluderas endast dolt innehåll i den returnerade datauppsättningen
Dolda filter för sidan Hantera

Avtalslista

Avtalslistan visar de enskilda avtal som överensstämmer med det innehåll du har valt och som har minskats med de filter du har valt.

Varje avtal visar:

Mottagare - Den aktuella mottagaren (om avtalet bearbetas) eller den första mottagaren (när avtalet har slutförts, avbrutits eller upphört).

  • Mottagarens namn visas när det är känt. Mottagarens e-postadress visas när namnet är okänt

Avsändare - Avtalets avsändare.

Titel - Avtalets namn.

Status - Den aktuella statusen som avtalet relaterar till i signaturcykeln. (I exemplet nedan används alternativet Alla, och flera statusar visas)

Ändrat - Avtalets senaste ändringsdatum.

Sidan Hantera - Avtalslista

Standardsorteringsordningen för innehåll är avtalets senast ändrade datum.

Du kan emellertid klicka på valfri kolumnrubrik för att sortera datauppsättningen efter det värdet.

Avtalsverktyg

Du visar avtalsverktygen genom att klicka på ett avtal eller en mall:

Sidan Hantera - Avtalsverktyg

Högerlisten öppnas och visar verktygen för att komma åt eller ändra avtalet (eller biblioteksdokument/webbformulär/Mega Sign):

Visa och signera - Endast tillgängligt för avtal som väntar på dig

Öppna avtal/mall/webbformulär/Mega Sign - Öppnar objektet för en fullständig vy av dokumentet.

  • Avtal visar avtalets aktuella status, oavsett var det befinner sig i signaturcykeln.
  • Mallar visar de basdokument som används för att skapa mallen 

Använd mall - Endast mallar (biblioteksdokument).  Det här alternativet startar ett nytt avtal med mallen som redan är bifogad

Hämta kod - Endast webbformulär. Det här alternativet öppnar en sida där användaren kan kopiera HTML- eller skriptkoden för webbformuläret

Redigera mall/webbformulär - Används för att redigera mallen

Påminnelse - Används för att ange en påminnelse för den aktuella mottagaren

Avbryt - Avbryter avtalet

Ladda ned PDF - Hämtar en PDF-kopia av avtalet i dess nuvarande skick.

  • Överordnade mallar hämtar en PDF-kopia av originaldokumenten som används för att skapa mallen

Hämta revideringsrapport - Hämtar granskningsrapporten för avtalet

Hämta formulärfältdata - Hämtar en CSV-fil med fältinnehållet för ett slutfört avtal

  • Överordnade mallobjekt hämtar en CSV-fil med fältnivåinnehåll för alla underordnade avtal som har slutförts

Ändra avtal - Används för att redigera dokumenten i ett avtal och/eller fälten som har placerats i dokumentet.

  • Det här alternativet är bara tillgängligt tills den första mottagaren utför sin åtgärd.

Ta bort - Endast mallar (biblioteksdokument). Tar bort mallen från systemet. Detta är en oåterkallelig åtgärd

Dölj avtal/webbformulär/Mega Sign - Döljer objektet från användarens vy.  Den här åtgärden tar bara bort objektet från vyn, ingen annan åtgärd utförs

Dela - Låter användaren dela objektet explicit med en annan användare.  Det går inte att ångra den här åtgärden

Anteckningar - Används för att tillämpa personliga anteckningar på objektet

Ladda ned enskilda filer - Används för att ladda ned de enskilda filerna, om flera filer använts för att skapa avtalet/mallen

Visa aktivitetsrapport - Endast Mega Sign. Med det här alternativet skapas en sammanfattning av Mega Sign-förloppet, där listan över mottagare delas in i kategorier som matchar signaturstatusen för avtalet

Ersätt aktuell mottagare - Endast tillgängligt för avtal som användaren har skickat. Användaren kan ersätta den aktuella mottagaren för ett avtal

Aktivitet - En löpande lista över händelser som har inträffat med avseende på avtalet. Börja med en Skapa-händelse, logga varje mottagares aktiviteter och avsluta med statusen slutfört/avbrutet/utgånget


Snabblänkar till vanliga åtgärder

Nedan följer en snabbreferens över de vanligaste åtgärderna som du kan behöva använda, följt av en översikt av sidan Hantera och dess huvudfunktioner.


Biblioteksmallar (dokument)

Med ikonen Biblioteksmallar på Adobe Signs menyfliksområde kan du skicka ett SharePoint-dokument till redigeringsmiljön i Adobe Sign, där du kan placera ut formulärfält och sedan spara det fältaktiverade formuläret i ditt Adobe Sign-bibliotek.

Obs!

Originaldokumentet i SharePoint ändras inte.  Den nya dokumentmallen finns bara på Adobe Sign-sidan och måste bifogas via alternativet Dokumentbibliotek i avtalets filavsnitt.

Så här skapar du en dokumentmall:

1. Klicka på dokumentet som du vill bygga in i en mall.

2. Klicka på ikonen Biblioteksmall på menyfliksområdet (eller högerklicka och välj ett alternativ på menyn).

○ Adobe Signs redigeringsmiljö öppnas och hela dokumentet visas.

3. Placera ut de fält som behövs i dokumentet.

○ Om du skapar en mall som behöver indata/signaturer från två personer, ska du först placera ut alla fält för den första mottagaren.  Ändra sedan fältet Mottagare till Deltagare 2 och placera sedan ut fälten för den andra signeraren/godkännaren.

Obs! När du skapar en mall via redigeringsmiljön kan du skapa dokument för upp till 99 mottagare. Om du vill lägga till fler än tre mottagare klickar du på Lägg till ny deltagare högst upp i deltagarlistan.

Select Recipient

4. Klicka på Spara i det nedre högra hörnet när mallen är klar.

○ Mallen sparas då i Adobe Sign-biblioteket.  


Adobe Sign-tilläggsprogrammet har två automatiseringsfunktioner som SharePoint-administratören kan konfigurera. Om funktionerna nedan vore användbara för din process ska du kontakta SharePoint-administratören för att diskutera hur de bäst används.


Dokumentlagring av signerade avtal för hela webbplatsen

Administratörer kan konfigurera en central mapp där alla signerade avtal (och eventuellt de tillhörande granskningsspåren) kan sparas. Detta inkluderar dokument från såväl bibliotek som listor.

Om en central mapp för signerade dokument inte har definierats, returneras alla signerade avtal till dokumentbiblioteket som de skickades från. 

En ny mapp med namnet ”Signerade avtal” skapas i biblioteket.

För avtal som skickats från listor bifogas PDF-filen med de signerade avtalen (och eventuellt granskningsspåren) till listobjektet.


Sammanfoga fältmall

Adobe Sign har stöd för möjligheten att skapa dokument med fält som kan fyllas i av SharePoint-listor. 

Dessutom kan du skapa mallar som uppdaterar innehållet i listor med fältinnehållet som samlats in från ett signerat avtal.