Agli utenti di Acrobat (solo nelle versioni in lingua cinese tradizionale, cinese semplificato, giapponese e coreano) è possibile inviare PDF come allegati e-mail da sottoporre a terzi per l’approvazione. Quando i partecipanti aprono una richiesta di approvazione in Acrobat, possono approvare il PDF mediante l’aggiunta di un timbro di identità digitale. Tale opzione è disponibile per tutte le lingue. In seguito, possono inviare il PDF ad altri approvatori oppure restituirlo al promotore e ad altri partecipanti appropriati. Il promotore può registrare lo stato di avanzamento scegliendo di ricevere una notifica ogni volta che viene approvato il PDF. Il flusso di lavoro termina quando l’ultimo partecipante aggiunge l’approvazione finale. Se un PDF non viene approvato, il flusso di lavoro dell’approvazione deve essere riavviato.
Nota:
Se per avviare il flusso di lavoro si utilizza Acrobat Pro, è possibile invitare gli utenti di Reader 9 o versioni successive a partecipare abilitando la funzione di inserimento dei commenti nel PDF.
La procedura guidata consente di impostare i flussi di lavoro di approvazione (a sinistra). Nella palette Timbri sono disponibili timbri per l’approvazione dei documenti (a destra).
Quando viene inviato un PDF via e-mail per richiedere l’approvazione, i destinatari ricevono tale PDF come allegato e-mail (solo per le lingue cinese tradizionale, cinese semplificato, giapponese e coreano). Quando i destinatari aprono il PDF allegato, possono applicare un timbro di identità digitale dalla palette timbri e quindi effettuare la selezione appropriata nella barra dei messaggi del documento.
Per inviare un PDF per l’approvazione, utilizzare la procedura guidata di Acrobat. In tale procedura vengono visualizzate istruzioni su schermo che consentono di invitare approvatori, personalizzare istruzioni e inviare il PDF.
In Acrobat Pro, la procedura guidata abilita l’inserimento di commenti nel PDF in modo che gli utenti di Acrobat Reader possano partecipare al flusso di lavoro di approvazione.
Prima di avviare un flusso di lavoro di approvazione, verificare che l’applicazione e-mail in uso sia configurata per funzionare con Acrobat.
Se si è invitati a partecipare a un flusso di lavoro di approvazione, si riceverà un messaggio e-mail che fornisce istruzioni dettagliate per l’approvazione del documento PDF allegato. Quando si apre il PDF, si apre la palette timbri e la barra dei messaggi del documento viene visualizzata nella parte superiore del PDF. Se la versione di Acrobat utilizzata è precedente alla 7.0, viene richiesto di scaricare la versione di Reader più recente.
Per approvare il documento è possibile selezionare i timbri di identità digitale nella palette timbri. Un timbro di identità digitale contiene le informazioni di identità fornite in precedenza, quali il nome, il titolo professionale, la società e l’indirizzo e-mail. È possibile utilizzare un timbro di identità al posto di una firma. Quando viene applicato, il timbro diventa parte del contenuto della pagina del documento. Durante il processo di approvazione è possibile eliminare il timbro. Tuttavia, una volta completato il processo di approvazione, il timbro risulta bloccato. Non è possibile spostare o eliminare timbri di altri partecipanti.
Inoltre, è possibile rifiutare documenti che non sono conformi ai propri standard.
Oltre all’aggiunta di timbri digitali a un PDF, è possibile aggiungere altri tipi di commenti, tra cui commenti nota, modifiche del testo, timbri personalizzati e file allegati.
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Per inviare il documento all’approvatore seguente, fare clic sul pulsante Approva sulla barra dei messaggi del documento. Nella finestra di dialogo Invia all’approvatore successivo, digitare l’indirizzo e-mail dell’approvatore successivo nella casella A, aggiungere gli indirizzi degli altri destinatari in base alle esigenze, quindi fare clic su Invia.
Per completare la procedura di approvazione, fare clic sul pulsante Approvazione finale sulla barra dei messaggi del documento. Nella finestra di dialogo Completa approvazione finale, specificare se si desidera inviare una notifica di approvazione dal menu Metodo di approvazione finale. Se si invia una notifica, digitare un indirizzo e-mail nella casella A, aggiungere gli indirizzi degli altri destinatari in base alle esigenze, quindi fare clic su Invia. Se non si desidera inviare una notifica, fare clic su Completa.
Se è selezionata l’opzione Informare il promotore dello stato di approvazione tramite e-mail, viene visualizzata una notifica e-mail separata indirizzata al promotore. Fare clic su Invia per inviare la notifica.
sulla barra degli strumenti, il file non viene più considerato parte del flusso di lavoro e le opzioni di approvazione non sono disponibili per il destinatario del messaggio e-mail.Se il PDF ricevuto in una richiesta di approvazione non soddisfa i requisiti per l’approvazione, utilizzare le opzioni della barra dei messaggi del documento per rifiutare il documento e restituirlo al promotore. Se un PDF viene rifiutato, il flusso di lavoro dell’approvazione deve essere riavviato.
Nota:
È inoltre possibile modificare le informazioni di identità nella finestra di dialogo Preferenze. Selezionare Identità nell’elenco Categorie.
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