Salesforce ナレッジベースに公開

Salesforce ナレッジベースに直接コンテンツを公開する方法について説明します。

概要

Salesforce ナレッジベースは、お客様からの問い合わせや、社外および社内の社員からの問い合わせを解決するために利用できるナレッジ管理システムです。 Salesforce ナレッジベースは、製品、サービスまたはトピックに関する記事を集めたセルフサービスのオンラインリポジトリーです。

ナレッジベースには、主題に精通した様々な著者や寄稿者が、リポジトリーに関連するコンテンツを追加していきます。 コンテンツは、様々な主題をカバーする幅広いものにすることができます。 通常、ナレッジベースには、FAQ、マニュアル、トラブルシューティングガイドまたはプロセスワークフロードキュメントなどがあります。

Adobe RoboHelp は Salesforce との統合で公開機能が強化され、ナレッジベースとして公開することが可能になり、記事として直接 Salesforce ナレッジベースに公開できるようになりました。

前提条件

Salesforce ナレッジベースとの接続を作成するには、Lightning ナレッジを有効にしてアカウントを設定する必要があります。詳細については、Salesforce の「取引先の設定」を参照してください。

ワークフローの設定

出力を公開する前に Salesforce ナレッジベースを設定する手順は次のとおりです。

出力プリセットの作成

RoboHelp で出力プリセットを作成するには、以下の手順を実行します。

  1. 開いているプロジェクトで、以下に示すいずれかの操作を実行します。

    • 標準ツールバーの左に表示されている「出力」タブをクリックします。
    • 標準ツールバーの右上隅に表示されているクイック生成をクリックし、設定を編集アイコンをクリックします。

    出力ビューが表示されます。

  2. 出力ツールバーで、「出力プリセット」をクリックします。出力プリセットパネルが表示されます。

  3. 出力プリセットパネルで、 をクリックします。

  4. 新しいプリセットダイアログボックスで、以下を指定します。

    タイプコンテンツのみのプリセットのタイプを選択する場合は、このドロップダウンリストを使用します。

    名前:出力プリセットの名前を指定します。

    ターゲット:ターゲットドロップダウンから、Salesforce ナレッジベースを選択します。

  5. 「終了」をクリックします。

    出力プリセットには、出力ツールバーの出力プリセットパネルからアクセスすることができます。または、オーサリングウィンドウのクイック生成ダイアログボックスから出力プリセットにアクセスすることもできます。

Salesforce ナレッジベースの出力プリセットの構成

コンテンツのみの出力プリセットを構成するために、次の設定を使用できます 。

全般

タイトル、ターゲット、出力パス、エンコーディングなど、基本的な出力設定を指定するには、以下のオプションを使用します。

タイトル:生成される出力のタイトルを指定します。

タイトル内で変数を使用することができます。 タイトル内で変数を使用するには、Ctrl + 1 を押して、ドロップダウンリストで変数を選択して Enter キーを押します。「コンテンツ」タブ/「変数セット」フィールドで設定された変数を選択すると、出力の生成時に、その変数の値が変数セットから取得されます。

出力パス:出力の場所を指定します。場所を選択するには、 をクリックします。

出力パスがプロジェクトフォルダーのパスに含まれていないことを確認します。出力パスがプロジェクトフォルダーのパスに含まれている場合、出力は生成されません。 また、必要なコンテンツが保管されていないフォルダーを選択してください。 RoboHelp はフォルダー内のコンテンツを削除した後、出力を生成します。

プロジェクトに対する相対パスとして出力パスを保存:有効にして出力パスを参照すると、出力へのパスは絶対パスではなく相対パスになります。

言語:出力の言語を選択する場合は、このドロップダウンリストを使用します。

生成後スクリプト:出力生成後にカスタムスクリプトを実行するには、ドロップダウンリストからスクリプトの .js ファイルを選択します。

コンテンツ

以下のオプションを使用して、目次、条件式、変数セットなど、コンテンツ関連の出力設定を指定します。

目次:出力に含める目次を選択する場合は、このドロップダウンリストを使用します。このドロップダウンリストには、プロジェクトで使用可能な目次が表示されます。 デフォルトでは、このドロップダウンリストの最初の目次が選択されます。

選択された目次にあるファイルとその参照のセットが、生成された出力に表示されます。

条件式:出力の条件式を指定する場合は、このドロップダウンリストを使用します。この設定を使用すると、目的の出力タイプや対象ユーザーに応じて、出力内に表示するコンテンツと出力から除外するコンテンツを簡単に指定することができます。選択した条件式を編集するには、をクリックします。条件式を指定しない場合は、ドロップダウンリストで「なし」を選択します。

変数セット:このドロップダウンリストを使用して、該当する出力で使用する変数セットを指定します。プロジェクトのデフォルトの変数セットを使用する場合は、このドロップダウンリストで <デフォルトの変数セット> を選択します。 変数セットを使用すると、出力方法に応じて変数を使用できます。 例えば、お客様と内部ユーザーとで異なる変数セットを使用して出力を生成できます。

展開テキストコンテンツを含める:このオプションを選択して、コンテンツのみの出力に展開テキストを含めます。選択しない場合、展開タイトルのみが出力に入力されます。ただし、出力には、展開テキストが展開された形式で表示されます。

ドロップダウンテキストコンテンツを含める:コンテンツのみの出力にドロップダウンテキストを含めるには、このオプションを選択します。選択しない場合、ドロップダウンタイトルのみが出力に含められます。ただし、出力には、ドロップダウンテキストが表示されます。

注意:

Salesforce では、記事内に JavaScript またはカスケードスタイルシート(CSS)を追加することは許可されていません。そのため公開では、ドロップダウンテキスト、展開テキストやサムネール画像を使用しないようにしてください。使用されている場合に、囲まれているテキストはプレーンテキストとして保持されます。

レイアウト

以下のオプションを使用して、出力の外観を設定します。

マスターページ:出力のマスターページを選択する場合は、このドロップダウンリストを使用します。マスターページが選択されている場合、スタイル定義は、マスターページの CSS(カスケーディングスタイルシート)によって決定されます。

「なし」に設定した場合、トピックで使用される CSS ファイルから CSS スタイルが取得されます。

Salesforce

公開プロファイル:Salesforce 接続プロファイルの中から選択するには、このドロップダウンを使用します。公開プロファイルの作成方法については、公開プロファイルの構成を参照してください。

レコードタイプ:ドロップダウンを使用して、ユーザープロファイルに基づく表示設定に応じて Salesforce で設定されたページレイアウトの中から選択します。レコードタイプは、公開文書がどのように整理されるか、また、タイトル、回答、数式など、どのフィールドを表示する必要があるか定義します。このプリセット用に構成されたトピックは、選択したレコードタイプに対して公開されます。

カテゴリ:ドロップダウンを使用して、Salesforce で設定されている項目から選択します。カテゴリは階層ツリーに似ており、Salesforce ナレッジ記事を検索して分類するために使用されます。これらのカテゴリは、ユーザープロファイルに基づく、表示設定にも基づいています。

すべてのスタイルをインラインスタイルに変換:出力を Salesforce ナレッジベースに公開するときに RoboHelp で使用するスタイルを維持するには、このオプションを選択します。

下書きとしてアップロード:このオプションをオンにすると、Salesforce に公開されたすべての記事が下書き状態になります。

画像をアップロード:トピック内の画像を公開する出力に含める場合は、このオプションを選択します。

リンクされたドキュメントのアップロード:トピックにリンクされている PPT、PPTX、DOC、DOCX および PDF などのドキュメントを公開する出力に含める場合は、このオプションを選択します。

記事

Salesforce ナレッジベースに公開するトピックを選択します。 目次ノードを展開し、公開するトピックを選択します。

公開プロファイルを設定する

出力を Salesforce ナレッジベースに公開する前に、プロファイルを作成して構成する必要があります。プロファイルを作成して構成するには、以下の手順を実行します。

  1. ツールバーで、編集/公開プロファイルをクリックします。

  2. 公開プロファイルダイアログで、 をクリックしてプロファイルを作成します。

  3. サーバータイプドロップダウンリストフィールドで、Salesforce ナレッジベースを選択します。

  4. 次のフィールドを入力します。

    • 名前:このフィールドには、デフォルトのプロファイル名が表示されます。 適宜、名前を変更します。
    • サンドボックスにログイン:サンドボックスは、実稼働サイトのコピーで、セキュリティ制限を適用することができます。 サンドボックスでは、実稼働環境に移行する前のテスト環境として、コンテンツを公開およびテストすることができます。最初にサンドボックスにログインする場合は、このオプションを有効にします。
    • SSL 検証を無効にする:SSL 検証をオフにするオプションを有効にします。 これを行うと、サンドボックスにサインインするときに、サイトの SSL 検証が行われなくなります。
    • サイト URL:Salesforce への接続に使用する、会社固有の URL です。URL の先頭には、組織のドメインが含まれています。  例えば、https://yourco.salesforce.com のようになります。URL を入力した後、Salesforce にログインします。

    これで、実稼働環境に移行する前のテスト環境として、コンテンツを公開およびテストすることができます。

  5. 「保存」をクリックします。

    RoboHelp にプロファイルが保存され、プロファイル列にプロファイル名が表示されます。

    プロファイルの編集

    プロファイルを編集するには、目的のプロファイル名をクリックしてそのフィールドを編集します。

    プロファイルの削除

    プロファイルを削除するには、プロファイルの近くにある をクリックします。

Salesforce ナレッジベースに公開

Salesforce にリンクするようにコンテンツのみの出力プリセットを設定し、コンテンツを Salesforce ナレッジベースに公開することができます。

  1. ツールバーで「出力」タブをクリックします。 事前定義された出力プリセットのリストが表示されます。

  2. 出力を編集するには、出力プリセットパネルで、任意の出力プリセットをダブルクリックします。

  3. プリセットを設定した後、Salesforce に公開することができます。 プリセットの近くにある省略記号アイコン (...) をクリックして、公開をクリックします。

    編集をクリックしてサーバー情報を編集することもできます。

  4. コンテンツを公開するプリセットを選択します。

  5. 出力プリセットパネルのプリセットを生成アイコン()をクリックします。

    次に、出力プリセットパネルで、選択した出力プリセットの横に表示されているプログレスバーを確認します。出力の生成が完了すると、画面の右下隅に成功ダイアログボックスが表示されます。 

    出力の生成が完了したら、出力プリセットパネルの をクリックして出力を表示します。

  6. 選択したプロファイル(サーバー)をパブリッシュするには、出力プリセットをクリックしてから標準ツールバーの  をクリックします。または出力プリセットパネルを右クリックし、「公開」をクリックします。

  7. RoboHelp はコンテンツを Salesforce に出力します。公開が完了すると、Robohelp は公開されたコンテンツのレポートを表示します。

  8. 公開された出力を表示するには、目のアイコンをクリックして Salesforce ナレッジベースのランディングページに移動し、記事を参照できます。

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