Documenten verzenden ter ondertekening

Meld u aan in het startscherm van Adobe Document Cloud op https://documentcloud.adobe.com met uw Adobe ID en wachtwoord of via uw sociale account (op Facebook of Google).

Klik op Vragen om handtekeningen in de banner rechtsboven

• Deze banner kan worden samengevouwen door op de pijl rechts te klikken

U kunt ook op de handeling Ondertekenen in de navigatiebalk bovenaan klikken en vervolgens op Om handtekeningen vragen selecteren in het pop-downmenu:

Ga als volgt te werk op de startpagina van Vragen om handtekeningen:

1. Typ de e-mailadressen van ontvangers in het veld Ontvangers
   • (Optioneel) Klik op Mij toevoegen als u als ondertekenaar voor het document wilt worden opgenomen
   • (Optioneel) Als u meer mensen wilt toevoegen ter informatie, klikt u op de knop Cc tonen om hun e-mailadressen toe te voegen aan de Cc-lijst
2. (Optioneel) U kunt verschillende ontvangersrollen toewijzen die beter aansluiten bij uw workflowvereisten:
   • Ondertekenaar (alle klanten)
     • Ondertekenaars moeten een overeenkomst ten minste één keer ondertekenen. Dit is de standaardrol van ontvangers. Er moet minstens één handtekeningveld zijn toegewezen aan elke ondertekenaar voor een transactie. Als het systeem geen handtekeningveld voor de ondertekenaar vindt, wordt er automatisch een handtekeningenblok aan het einde van het document gegenereerd
     • Het verschijnen van een handtekeningenblok geeft aan dat een handtekeningveld niet correct is toegewezen
   • Fiatteur (alleen voor Acrobat Pro en Enhanced E-Sign)
     • De fiatteursrol is handig in situaties waarin iemand een document moet goedkeuren voordat het naar de ondertekenaar wordt verzonden
     • Fiatteurs hoeven geen velden te ondertekenen of te bewerken. Ze hoeven alleen maar hun naam in te voeren voordat de transactie naar de ondertekenaars wordt verzonden. Velden kunnen worden toegewezen aan fiatteurs en als deze velden verplicht zijn, moeten de fiatteurs ze invullen
   • Invuller van formulier (alleen voor Acrobat Pro en Enhanced E-Sign)
     • Invullers van formulier kunnen in een ondertekeningscyclus worden opgegeven, maar hoeven geen handtekening toe te passen. Aan iemand met de rol Invuller van formulier kunnen alle veldtypen worden toegewezen, inclusief handtekeningvelden
     • Deze rol is specifiek ontworpen voor klanten die gegevens in een formulier moeten invullen tijdens het ondertekeningsproces, maar die niet beschikken over de systemen om programmatisch aangepaste documenten te maken of veldinhoud vanuit een database op het formulier te plaatsen
3. Wijzig de standaardtekst in het gebied Bericht in de gewenste tekst
   
4. (Optioneel) Selecteer Wachtwoordbeveiliging instellen als u wilt dat ontvangers een wachtwoord moeten invoeren om het ondertekende PDF-bestand te openen en te bekijken
5. (Optioneel) Selecteer Herinnering instellen om de frequentie in te stellen voor de herinneringen die moeten worden verzonden totdat de overeenkomst is voltooid
6. Sleep bestanden vanaf uw bureaublad of klik op Bestanden toevoegen en blader en selecteer vervolgens het document

Klik op Volgende.

U kunt nu de velden aan het document toevoegen die de ondertekenaars moeten invullen of ondertekenen.

Opmerking: Als u meerdere documenten hebt toegevoegd, worden de documenten geconverteerd naar PDF en gecombineerd in één bestand. Het gecombineerde bestand wordt geopend, zodat u de juiste velden kunt toevoegen.

De pagina Ontwerpen wordt weergegeven. Als u een eenvoudig formulier verzendt, ziet u de vereenvoudigde modus. Anders wordt de geavanceerde modus weergegeven.

• Vereenvoudigde modus - één ondertekenaar

Deze modus biedt eenvoudige ontwerpopties wanneer er slechts één ontvanger is voor de overeenkomst.

Voor het plaatsen van velden voor één ondertekenaar hoeft u alleen maar op de gewenste locatie in het document te klikken om een veld te plaatsen.

• Vereenvoudigde modus - meerdere ondertekenaars

Voor vereenvoudigd ontwerpen met de mogelijkheid om velden toe te wijzen aan meerdere ondertekenaars dient u eerst de ontvanger te selecteren en vervolgens de velden te plaatsen.

Als u een ondertekenaar selecteert in het rechterdeelvenster en velden toevoegt aan het formulier, worden de velden automatisch toegewezen aan de geselecteerde ontvanger. Dat wil zeggen dat de ondertekenaar deze velden kan invullen en het formulier kan ondertekenen.

U kunt de toegewezen persoon van elk veld veranderen met behulp van de zwevende werkbalk. Dankzij de aan de ondertekenaars toegewezen kleuren kunt u gemakkelijk de velden voor de verschillende ondertekenaars onderscheiden.

• Geavanceerde modus
  Klik op de schakeloptie Geavanceerd bewerken om het grotere aantal veldtypen in te schakelen:

Klik op de knop  om de gedetecteerde formuliervelden in het PDF-document te plaatsen.

U kunt ook velden vanuit de tabbladen in het rechtervenster naar de gewenste locatie in het document slepen.

Voor meer informatie over het toevoegen van formuliervelden raadpleegt u

• Veldtypen
• Velden in overeenkomsten vooraf invullen vóór verzending
• Formuliervelden toewijzen aan ontvangers
• Veldweergave
• Veldvalidaties
• Voorwaardelijke veldzichtbaarheid
  
• Berekende veldwaarden

Voortgang opslaan in een concept

Afzenders kunnen op de koppeling Voortgang opslaan (onder de knop Verzenden) klikken om een geschreven overeenkomst als concept op te slaan:

Ze kunnen dan op een later tijdstip doorgaan met schrijven door naar de pagina Beheren te gaan, de overeenkomst in de map Concept te selecteren en op de knop Bewerken klikken.

Het opslaan van voortgang wordt ondersteund in zowel de vereenvoudigde als de geavanceerde modus, maar hieraan zijn wel gevolgen verbonden.

Geavanceerd bewerken:

• Het opslaan van voortgang (na het plaatsen of bewerken van een veld) blokkeert de mogelijkheid om terug te schakelen naar de vereenvoudigde modus
  • Alle velden die zijn toegevoegd of bewerkt in de geavanceerde bewerkingsomgeving moeten worden verwijderd, en het concept moet opnieuw worden opgeslagen voordat de optie om terug te schakelen naar de vereenvoudigde modus weer actief wordt
• In de geavanceerde bewerkingsomgeving kunt u vóór het opslaan van voortgang overschakelen naar de vereenvoudigde modus, maar alle velden die in de modus voor geavanceerd bewerken zijn geplaatst, worden hierdoor verwijderd. Er wordt een waarschuwingsbericht weergegeven:

Vereenvoudigde modus:

• Als u de voortgang in de vereenvoudigde modus opslaat, blijft het mogelijk om over te schakelen naar de modus voor geavanceerd bewerken
• De velden die in de vereenvoudigde modus zijn geplaatst, blijven bestaan bij het overschakelen naar de geavanceerde bewerkingsomgeving (ongeacht of u voortgang hebt opgeslagen)
  
  • Velden die in de vereenvoudigde modus zijn geplaatst, blijven bestaan als u schakelt tussen geavanceerd bewerken en de vereenvoudigde modus
    
• Overschakelen van geavanceerd bewerken naar de vereenvoudigde modus is alleen toegestaan in de volgende gevallen:
  • Er zijn geen extra velden toegevoegd tijdens geavanceerd bewerken
  • De velden die in de vereenvoudigde modus zijn geplaatst, zijn niet gewijzigd tijdens geavanceerd bewerken
• Als velden zijn toegevoegd/bewerkt in de geavanceerde bewerkingsomgeving, moeten ze worden verwijderd en moet het concept worden opgeslagen voordat de optie om terug te schakelen naar de vereenvoudigde modus weer actief wordt

Wanneer u alle gewenste velden in het document hebt geplaatst, klikt u op Verzenden.

• Er wordt een bericht weergegeven om te bevestigen dat de overeenkomst is verzonden. Er zijn vier opties om verder te gaan vanaf de pagina na verzending:
  • Een sjabloon maken - Opent de pagina Een bibliotheeksjabloon maken
    
  • Overeenkomsten beheren - Opent de pagina Documenten met het filter Alle overeenkomsten geselecteerd
  • Een andere overeenkomst verzenden - start het verzendproces opnieuw
  • Klik op Gereed om terug te keren naar de pagina Documenten

Wanneer u terugkeert naar de pagina Documenten, kunt u op elke willekeurige overeenkomst klikken om de details en beschikbare acties in het rechterdeelvenster weer te geven.

Beschikbare acties zijn:

• Overeenkomst openen om de inhoud van de documenten te bekijken
• Een herinnering instellen voor uzelf of de ontvanger.
• De overeenkomst annuleren.
• De PDF-overeenkomst downloaden.
• Auditrapport downloaden.
• Overeenkomst verbergen.
• U kunt een overeenkomst delen zodat andere gebruikers de overeenkomst en de status ervan kunnen bekijken en openen met hun Acrobat Sign-account.
  
• Opmerkingen toevoegen.
• Afzonderlijke bestanden downloaden als de overeenkomst meerdere bestanden bevat.
• Ondertekend document uploaden als u een fysiek ondertekend document hebt dat u opnieuw moet invoeren in het systeem.
• De tijdstempel van elke activiteit weergeven door te klikken op de pijltoets () om de lijst uit te vouwen.

Een kopie van de verzonden overeenkomst wordt ook opgeslagen in uw Adobe Document Cloud-account.

In de sectie Recent onderaan het scherm Start ziet u een lijst met alle overeenkomsten die u onlangs hebt verzonden.

Als u de lijst met al uw overeenkomsten wilt zien, kunt u ook eerst op Documenten in de bovenste menubalk en vervolgens op Alle overeenkomsten klikken.