Sobre as revisões gerenciadas de PDF

Em uma revisão gerenciada, use um assistente para configurar a revisão, especificar o local do documento e convidar os participantes. Não é necessário importar comentários, ativar comentários para usuários do Reader ou controlar manualmente as respostas do revisor.

Observação:

É preciso ter o Acrobat Pro instalado para ativar o comentário de usuários do Reader nas revisões dirigidas. Não é possível ativar o comentário de usuários do Reader usando o Acrobat Standard.

O Acrobat inclui dois tipos de revisões gerenciadas: revisões compartilhadas e por email. Cada tipo de revisão possui um assistente que ajuda a distribuir um PDF com ferramentas e instruções especiais aos revisores.

O Controlador controla todas as revisões gerenciadas. O Controlador permite acesso ao arquivo PDF e a informações sobre a revisão e seus participantes. Os iniciadores de revisão podem alterar os prazos de revisão, adicionar revisores e encerrar revisões no Controlador. O Controlador permite que os participantes saibam quando há novos comentários disponíveis, quando os prazos são alterados e quando revisores são adicionados, mesmo que o Acrobat esteja fechado. Ele também fornece informações sobre estados de erro do servidor.

Observação:

Não é possível realizar revisões gerenciadas de Portfólios de PDF.

Revisões compartilhadas

A revisão compartilhada é a forma mais colaborativa de revisão, porque os participantes podem ler os comentários uns dos outros e respondê-los. Os comentários dos participantes são armazenados em um repositório em um servidor interno. O Acrobat sincroniza os comentários em intervalos regulares para fazer download de todas as alterações mais recentes. Os revisores são notificados dos novos comentários à medida que são adicionados e podem ver e responder aos comentários feitos por outros revisores.

Revisão compartilhada do PDF
Em uma revisão compartilhada, os destinatários podem ingressar facilmente na revisão, compartilhar seus comentários, controlar suas revisões e obter atualizações regulares.

Observação:

Para revisões compartilhadas, os revisores devem ter o Acrobat 8 ou posterior ou o Reader 8 ou posterior instalado para exibir comentários de outro revisor. Revisores que usam versões anteriores do Acrobat precisam enviar comentários por email.

Revisões por email

As revisões por email são ideais quando os revisores não têm acesso a um servidor comum ou não necessitam de uma abordagem colaborativa para revisar documentos.

Em uma revisão por email, o iniciador envia um PDF para os revisores como um anexo de email. Os revisores adicionam comentários e devolvem o documento usando o botão Enviar comentários da barra de mensagens do documento. Ao receber esses comentários, o iniciador pode mesclá-las em sua cópia do PDF.

A principal limitação das revisões por email é que os participantes não podem visualizar outros comentários durante a revisão. Os iniciadores podem visualizar os comentários apenas após recebê-los.

Observação:

Os participantes de uma revisão por email devem ter o Acrobat 6.0 ou posterior ou o Reader 7.0 ou posterior.

Revisão por email do PDF
Em uma revisão por email, os participantes enviam seus comentários ao iniciador, que mescla os comentários na cópia principal do PDF.

Escolha de uma opção de distribuição para revisões e formulários

O Acrobat oferece várias opções de distribuição nos assistentes Enviar para revisão compartilhada e Distribuir formulário. Ao escolher uma opção, considere as necessidades de segurança do arquivo distribuído, quais servidores ou sites os destinatários podem usar para fazer download do arquivo e como você deseja receber os comentários ou dados do formulário.

Servidor interno

Você pode usar o seu próprio local de servidor interno se os seus destinatários estiverem protegidos por firewall e tiverem acesso a um servidor comum. O servidor pode ser uma pasta da rede, uma área de trabalho do Microsoft SharePoint (somente Windows) ou uma pasta de servidor Web. Você pode incluir um link para o PDF distribuído ou enviá-lo como um anexo em uma mensagem de email. Nas revisões, o Acrobat carrega no servidor os comentários publicados. Nos formulários, o Acrobat armazena respostas no disco rígido à medida que retornam.

Observação:

As pastas de servidor da Web não estão disponíveis para distribuição de formulário.

Quando você especifica seu próprio servidor, o assistente solicita que você salve um perfil com o local do servidor e as opções de distribuição escolhidas. Na próxima vez que você distribuir um PDF, o perfil salvo estará disponível como uma opção no assistente.

Email

O assistente Distribuir formulários possui uma opção para enviar um formulário como um anexo de email. Você pode enviar o formulário usando o seu próprio cliente de e-mail e webmail. Você pode também usar o assistente para criar uma mensagem de email à qual o arquivo de formulário é anexado. Depois que os destinatários preencherem e enviarem o formulário, as respostas serão retornadas para a sua caixa de correio. Cada resposta é copiada para um arquivo de respostas de portfólio PDF, que você pode organizar e exportar para uma planilha.

O assistente para Enviar para revisão compartilhada permite enviar por email um link do PDF ou anexar o PDF ao email.

Ativar comentários para usuários do Reader (Acrobat Pro)

Com a ativação dos direitos de comentários em um PDF, os usuários do Reader 8 ou posterior podem participar das revisões desse PDF. Quando um PDF com direitos de comentários é aberto no Reader, ele inclui uma barra de mensagens do documento e ferramentas de comentário, que geralmente estariam indisponíveis.

Quando você inicia uma revisão gerenciada, os direitos de comentários são ativados automaticamente. Se você não usa uma revisão dirigida (por exemplo, se envia um PDF diretamente no email), pode ainda ativar direitos de comentário.

  • Abra o PDF e escolha Arquivo > Salvar como > Reader Extended PDF > Ativar comentários no Adobe Reader.

Observação:

Se você ativar os comentários no Reader em um documento assinado digitalmente, a assinatura será invalidada.

Selecionar um aplicativo de email para revisões

É necessário um aplicativo de e-mail e uma conexão com um servidor de mensagens, ou uma conta de webmail para revisões baseadas em e-mail e para enviar comentários. O Acrobat suporta a maioria dos aplicativos de e-mail. Se você tiver mais de um aplicativo de email instalado, poderá especificar o aplicativo que será iniciado quando o Acrobat enviar um PDF. Siga um destes procedimentos:

  • (Windows) Clique duas vezes em Opções da Internet, no Painel de controle. Na caixa de diálogo Propriedades da Internet, selecione a guia Programas e escolha o seu aplicativo de e-mail preferido. Reinicie o Acrobat para ativar a alteração.

  • (Windows) Altere as configurações MAPI no aplicativo de e-mail. O Acrobat e o Reader utilizam a Interface do programa do aplicativo de mensagens (MAPI, Messaging Application Program Interface) para se comunicar com o aplicativo de email. A maioria dos aplicativos de e-mail vem com configurações MAPI para gerenciar essa comunicação. Para obter mais informações sobre como configurar aplicativos de e-mail, consulte a Ajuda do aplicativo de e-mail.

  • (Mac OS) Em Email, escolha Email > Preferências, selecione Geral e, em seguida, escolha o seu aplicativo de e-mail preferido no menu Leitor de e-mail padrão. Reinicie o Acrobat para ativar a alteração. Se o aplicativo não estiver listado, escolha Selecionar no menu e navegue até o local. Se você selecionar um aplicativo que não estiver listado no menu Leitor de email padrão, pode ser que o Acrobat não aceite.

Especificar um servidor

Se você distribuir um PDF usando seu próprio local de servidor, poderá especificar uma pasta de rede, um servidor Windows que execute o Microsoft SharePoint Services ou uma pasta do servidor da Web. Os participantes devem ter acesso de leitura e gravação ao servidor que for especificado. Peça ao administrador da rede um local de servidor adequado para armazenar comentários. Não é necessário nenhum software adicional para configurar um servidor.

Observação:

As pastas de servidor da Web não estão disponíveis para distribuição de formulário.

Se todos os destinatários estiverem em uma rede da área local, as pastas de rede e os servidores SharePoint são as melhores opções para um servidor de comentários. As pastas de rede geralmente são as mais baratas e confiáveis. Para iniciar uma revisão em um servidor SharePoint, o iniciador deve usar o Windows; no entanto, os participantes podem usar tanto o Windows quanto o Mac OS.

Os servidores WebDAV (servidores Web que usam o protocolo WebDAV) são usados melhor apenas se os revisores estiverem fora do firewall ou da rede local.

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