Configurar fluxos de trabalho de assinatura

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Visão geral dos fluxos de trabalho personalizados

O designer de fluxo de trabalho personalizado é usado para criar modelos de fluxo de trabalho que predefinem a composição do contrato e os processos de assinatura para atender aos seus requisitos comerciais específicos. Os usuários podem criar modelos de fluxo de trabalho usando uma interface intuitiva que facilita a especificação das características dos participantes, incluindo nomes, funções e roteamentos predefinidos, os documentos a serem incluídos em um acordo, campos de formulário a serem pré-preenchidos pelo remetente, distribuição de email para os participantes, opções de expiração do contrato ou senha e muito mais.

Os remetentes que usam um modelo de fluxo de trabalho são guiados pelo processo de criação do contrato com instruções e campos personalizados, tornando o processo de envio mais fácil de usar e menos suscetível a erros.

Dependendo das configurações da conta/grupo, todos os usuários podem ter acesso à criação de fluxos de trabalho para uso pessoal ou para compartilhar com seus grupos.

  • Os administradores podem criar e compartilhar modelos no nível de grupo.
    • Administradores de nível de conta podem compartilhar um fluxo de trabalho com toda a organização.
  • Os usuários não administrativos podem desenvolver seus próprios fluxos de trabalho e, opcionalmente, compartilhá-los com os grupos dos quais são membros.

O histórico e o relatório de auditoria do contrato criado pelo fluxo de trabalho podem ser acessados na página Gerenciar.

Enquanto o contrato está em andamento, é possível adicionar lembretes e executar outras tarefas relacionadas ao contrato.

 Depois de fazer logon, selecione Fluxos de trabalho no menu superior da tela inicial.

Faça logon no Acrobat Sign

Assinar/aprovar e gerenciar um contrato gerado pelo fluxo de trabalho

O contrato gerado pelo processo de fluxo de trabalho é exatamente o mesmo que qualquer outro contrato enviado pelo mesmo grupo.

Os signatários e os aprovadores podem assinar usando o link no email Por favor, assine/Por favor, aprove ou em suas páginas Gerenciar, se forem usuários registrados no Acrobat Sign em contas confiáveis.

Os remetentes têm todas as mesmas opções disponíveis para gerenciar o contrato da sua página Gerenciar.

Os relatórios e as exportações de dados tratam o contrato da mesma forma que qualquer outro contrato criado manualmente.

Configuração

Disponibilidade:

O ambiente de fluxo de trabalho de envio personalizado está disponível apenas para planos de licença corporativos

Escopo de configuração:

Os controles que afetam fluxos de trabalho de envio personalizados podem ser acessados nos níveis de conta e grupo.

Habilitar a experiência de fluxo de trabalho mais recente aproxima os fluxos de trabalho da funcionalidade do processo de envio manual.

Recursos habilitados com esta opção:

  • Layout de página refluível
  • Usar assinaturas Digitais para um ou mais de seus destinatários
  • Configurar destinatários para usar a verificação de identidade premium
  • Configurar grupos de destinatários durante o processo de envio
  • Anexar documentos de todas as origens habilitadas durante o processo de envio

Para habilitar a experiência mais recente, navegue até: Configurações da conta > Configurações de envio > Controles de fluxo de trabalho personalizado

Configurar fluxos de trabalho para usar a nova experiência

Verificação de identidade premium

No Designer de fluxo de trabalho, todos os métodos de autenticação permitidos são exibidos no objeto do destinatário.

Os métodos de autenticação foram atualizados para serem exibidos como caixas de seleção, permitindo que o design de fluxo de trabalho disponibilize opções para o remetente. 

Se várias opções são marcadas no designer, essas mesmas opções estarão disponíveis para o remetente durante o processo de envio.

Guia Destinatário com as propriedades do(a) signatário(a) expostas

Grupos de destinatários

Os objetos de destinatário no designer podem ser atribuídos a grupos de destinatários.  Isso permite que o remetente use um grupo de destinatário reutilizável de seu catálogo de endereços para identificar uma matriz de endereços de email que podem atuar nessa etapa de assinatura.

Por exemplo, se você precisar da autenticação de um de cinco gerentes, poderá adicionar um grupo de destinatários que contenha os cinco emails. Quando o ciclo de assinatura chega ao grupo de destinatários, os(as) cinco gerentes recebem notificações, mas apenas um(a) precisa concluir a ação. 

Para adicionar um grupo de destinatários reutilizável, clique no botão Adicionar grupo de destinatários para abrir o seletor de grupo.

  • O grupo de destinatários deve ser criado antes de ser adicionado ao fluxo de trabalho. Não há método para criar um grupo de destinatários ad-hoc no designer de fluxo de trabalho.
  • Somente os grupos de destinatários que têm permissões de usuário compatíveis estão disponíveis:
    • Um fluxo de trabalho personalizado acessível a uma conta inteira só pode usar grupos de destinatários gerenciados por conta
    • Um fluxo de trabalho personalizado acessível a um grupo inteiro pode usar grupos de destinatários gerenciados por grupo e por conta
    • Um fluxo de trabalho personalizado acessível a um usuário individual pode usar grupos de destinatários gerenciados por conta, por grupo e por usuário
  • O nome do grupo de destinatários reutilizável é inserido automaticamente como o nome do grupo ao usar o modelo para enviar um contrato.
  • Se o destinatário estiver configurado como um grupo de destinatários, ele não será mais Editável ao usar o modelo para enviar um contrato.
  • Os membros do grupo de destinatários reutilizáveis não podem ser editados, excluídos ou terem adições.
  • O destinatário não pode ser removido do fluxo de assinatura quando um grupo de destinatários está configurado, mesmo que tal destinatário não esteja definido como necessário.
O painel de configuração de destinatário com o botão Adicionar grupo de destinatários realçado. Incluindo a janela do seletor de grupo de destinatários e a página Enviar resultante

Arquivos anexos

Durante o processo de envio, os documentos podem ser anexados de qualquer uma das origens do Acrobat Sign habilitadas.

Adicionar um arquivo

 

A experiência do usuário na configuração "novo" foi atualizada para um design moderno e refluível, como a página Enviar.

As instruções que estavam localizadas à direita da lista de destinatários na experiência herdada foram movidas para a parte superior da página em uma janela flexível.

Contrato configurado de fluxo de trabalho

Atribuição de campo definida por modelo

Atribuições de campo definidas por modelos relacionam fortemente a lista de destinatários definida no designer de fluxo de trabalho às atribuições de campo apropriadas nos formulários criados por você.

O exemplo usa o caso:

  • Um (cliente) signatário deve assinar primeiro
    • Opcionalmente, um co-signatário pode assinar em segundo
  • Uma contra-assinatura interna é aplicada por um representante de vendas

Tradicionalmente, isso exigiria dois formulários, devido a como os destinatários foram posicionados na página Enviar:

  • Um para o cenário de signatário único, atribuindo a contra-assinatura interna como o segundo índice de signatário
  • Um para o cenário de co-signatário, onde o co-signatário é o segundo índice de signatário, e a contra-assinatura é o terceiro

Na estrutura de regra “definida por modelo”, você cria um formulário totalmente habilitado com todos os campos de destinatário possíveis definidos.

O índice de signatário do destinatário (conforme definido no Designer de fluxo de trabalho) é aplicado com ênfase, ignorando todos os campos que são atribuídos a qualquer destinatário omitido (opcional) quando o contrato é enviado.

Portanto, no caso de uso acima, o co-signatário é sempre o índice de signatário 2, mas se o co-signatário não estiver incluído no momento que o contrato é enviado, esses campos de signatário2 são ignorados, e o autenticador (índice de signatário 3) continua tendo acesso somente aos campos de signatário3.

Para habilitar esse novo recurso, navegue até: Configurações da conta > Configurações de envio > Controles de fluxo de trabalho personalizado > Habilitar o posicionamento de assinatura definido por modelo

Configurar fluxos de trabalho para usar posicionamento de assinatura definido pelo modelo

Observação:

Habilitar o recurso de posicionamento de assinatura definido por modelo desabilitará a opção de criar contratos durante o processo de envio.

Mais detalhes sobre a relação entre destinatários e campos

Cada destinatário envolvido com um contrato é atribuído um número de índice de signatário. Esse número de índice é necessário para associar o destinatário ao respectivo campo que ele tem autoridade para adicionar conteúdo (como um campo de assinatura).

Os destinatários adquirem o número de índice com base na ordem da pilha na página de Envio. O destinatário na parte superior da pilha é 1, o destinatário seguinte é 2 e assim por diante. Esse número de índice pode ser encontrado quando o contrato é configurado como “Completar em ordem”, mas ainda é visível quando o fluxo de trabalho estiver configurado como “Completar em qualquer ordem”.

Pilha de destinatários

 

Ao criar um fluxo de destinatário no designer do fluxo de trabalho, o índice do signatário é atribuído de acordo com estas regras:

  • De cima para baixo
    • Da esquerda para a direita

No exemplo abaixo, o Signatário e o Co-signatário estão na parte superior da pilha.

  • O “Signatário” é o destinatário na extremidade esquerda na parte superior, portanto é atribuído o índice 1
  • O “Co-signatário” também está na parte superior, mas à direita do Signatário, portanto é atribuído o índice 2

Nesse caso de uso, não importa quem assina fisicamente primeiro, por isso são inseridos em um fluxo de trabalho de assinatura paralela. No entanto, o índice de assinatura é imposto rigidamente para garantir que o Signatário aplique seu conteúdo aos campos “Signatário” corretos, e o Co-signatário tem acesso somente aos seus respectivos campos “Co-signatário”.

O “Representante de vendas” assina em terceiro, depois que o Signatário e o Co-signatário concluem.

A “Aprovação executiva” é solicitada em quarto, depois que a contra-assinatura do Representante de vendas entra em vigor.

Observação:

Para os nomes de destinatário “Signatário”, “Co-signatário”, “Representante de vendas” etc., a atribuição de campo não se aplica. Esses são apenas rótulos definidos pelo administrador e usados para favorecer a clareza no modelo de fluxo de trabalho. 

 

O fluxo de destinatário do designer acima produzirá um modelo de página Envio que tem a seguinte aparência.

(Na página Envio, a ordem da pilha é mais visível, embora os números de índice não são expostos.)

 

Ao criar um formulário com campos, cada campo é atribuído explicitamente a um índice de assinatura (ignorando campos “Qualquer pessoa” no momento).

No ambiente de criação do Acrobat Sign, isso é feito selecionando um Participante e inserindo campos para ele.

Cada participante é codificado por cores para manter uma distinção visual entre quais campos são atribuídos a cada participante.

 

Se você usar tags de texto, a própria tag fornece um argumento (por exemplo :signer1) que atribui o campo ao índice do assinante.

Até mesmo para ter a opção de configurar fluxos de trabalho, o recurso precisa estar habilitado.

Navegue até Configurações da conta > Configurações globais > Fluxos de trabalho de envio personalizados e habilite a opção Habilitar designer de fluxo de trabalho para administradores.

Uma vez habilitado, todos os administradores de nível de conta e de grupo terão acesso ao designer de fluxo de trabalho no menu de administrador.

  • Os administradores em nível de grupo podem criar fluxos de trabalho para os grupos sobre os quais têm autoridade administrativa.
  • Os administradores em nível de conta podem criar um fluxo de trabalho para qualquer grupo, bem como fluxos de trabalho que abrangem toda a organização.
Configurar os fluxos de trabalho que serão expostos para a conta

  • Quando a configuração estiver habilitada, a opção para Fluxos de trabalho personalizados estará disponível após selecionar a guia Fluxos de trabalho.
  • Quando a configuração estiver desabilitada, a opção Fluxos de trabalho personalizados não estará disponível.
Habilitar acesso vs. desabilitar

Para habilitar a opção de criação de fluxos de trabalho com um escopo de uso “Somente eu”, o designer de fluxo de trabalho deve estar habilitado para todos os usuários. Se todos os usuários não estiverem habilitados, os fluxos de trabalho só poderão ser associados a grupos ou a toda a organização.

Navegue até Configurações da conta > Configurações globais > Fluxos de trabalho de envio personalizados e habilite Habilitar o acesso ao designer de fluxo de trabalho para todos os usuários.

Habilitar todos os usuários

  • Ao habilitar esta configuração, a opção para Fluxos de trabalho personalizados será disponibilizada após selecionar a guia Fluxos de trabalho.
  • Quando a configuração estiver desabilitada, a opção de fluxos de trabalho personalizados não estará disponível.

 

Habilitar acesso vs. desabilitar

Por padrão, os usuários não administradores só podem criar fluxos de trabalho para eles mesmos. Eles não têm autoridade para compartilhar um fluxo de trabalho com seu grupo.

No entanto, a autoridade para que os usuários compartilhem seus fluxos de trabalho com seus grupos pode ser habilitada no nível de conta ou de grupo.

Navegue até Configurações da conta > Configurações globais > Fluxos de trabalho de envio personalizados e habilite Permitir o compartilhamento de fluxos de trabalho criados pelo usuário para qualquer um de seus grupos.

Permitir que os usuários compartilhem fluxos de trabalho com seus grupos

  • Quando a configuração estiver habilitada, os usuários verão a caixa suspensa do seletor de grupo como uma opção de quem pode usar o fluxo de trabalho.
  • Quando a configuração estiver desabilitada, a opção suspensa do seletor de grupo não será exposta na interface.
Permitir compartilhamento

As contas que desejam aplicar fluxos de trabalho específicos com segurança para todos os seus documentos e simplificar o processo de envio, de modo que o usuário precise apenas inserir o mínimo de informação possível, poderão definir totalmente todos os fluxos de trabalho de documentos e restringir totalmente o envio ad hoc aos usuários.

As contas que utilizam Usuários em vários grupos podem expandir as opções configuráveis nas configurações de nível de grupo, garantindo assim que as opções de assinatura e os processos de notificação corretos sejam rigidamente aplicados.

Para limitar os usuários a enviar apenas por meio de fluxos de trabalho aprovados, navegue até Configurações da conta > Configurações globais > Fluxos de trabalho de envio personalizados e marque a opção Habilitar o envio de contratos usando apenas fluxos de trabalho.   

Configurar fluxos de trabalho para serem o único método de envio de contratos

Relatório de erros sobre problemas comuns

Alguns elementos da experiência herdada de fluxo de trabalho produzirão erros na nova interface como resultado de controle e segurança aprimorados na experiência mais recente. A interceptação de erros adicional foi implementada para melhor expor e explicar esses erros quando encontrados.

Se a conta estiver configurada para usar a experiência Moderna de envio e um fluxo de trabalho problemático for iniciado, o usuário verá um banner vermelho que indica o erro:

Se a conta ainda estiver configurada para usar a experiência clássica por padrão, o fluxo de trabalho pode continuar a trabalhar com essas regras. 

A experiência moderna exibe os erros conforme são detectados. 

No caso em que mais de um problema for encontrado, todos os erros detectados serão listados.

Para tornar o fluxo de trabalho válido no conjunto de regras da nova interface, um administrador deve editar o fluxo de trabalho e corrigir os problemas detectados:

No conjunto de regras clássico, as sequências de caracteres de email podem ficar deformadas ou serem delimitadas incorretamente (com espaços em vez de vírgulas, por exemplo).

Quando esse erro é gerado, o administrador deve verificar:

  • Se os emails de CC estão delimitados corretamente

  • Qualquer sequência de caracteres de email de destinatário para garantir que tenha a estrutura correta
    • (por exemplo, name@domain.tld)
  •  
    • A experiência moderna aceita vírgulas ou ponto e vírgulas

A experiência moderna requer valores exclusivos para todos os títulos de documentos na página Documentos do Designer do fluxo de trabalho.

Detalhes adicionais referentes a esse erro podem ser encontrados aqui

Ao projetar um fluxo de trabalho, um Administrador tem a possibilidade de anexar um modelo de documento que tem um escopo de acesso limitado.

Quando um usuário que está fora desse escopo tenta carregar o fluxo de trabalho, o documento não pode ser anexado e uma violação de segurança é acionada.

Por exemplo, um Administrador pode criar um novo modelo de documento com propriedades que restringem o acesso somente ao proprietário.  O administrador pode anexar esse documento ao fluxo de trabalho, porque ele é o proprietário. 

Qualquer outro usuário do sistema não é o proprietário, portanto está fora do escopo do documento.

Quando esse erro é acionado, o administrador deve ajustar as propriedades do modelo de documento anexado.

Etapas para revisar e ajustar as propriedades do modelo podem ser encontradas aqui

Criação um fluxo de trabalho personalizado

Todos os usuários têm a opção de criar fluxos de trabalho, dependendo das configurações ativadas no nível de conta/grupo. 

  • Os administradores de conta podem criar fluxos de trabalho para toda a conta ou para qualquer grupo dentro da conta.
  • Os administradores de grupo podem criar fluxos de trabalho para os grupos sobre os quais têm autoridade administrativa.
  • Se o acesso no nível do usuário for concedido, todos os usuários poderão criar seus próprios fluxos de trabalho pessoais e, opcionalmente, compartilhá-los com um grupo do qual sejam membros.

Os fluxos de trabalho podem ser acessados selecionando a guia Fluxos de trabalho na barra de navegação superior.

  • Uma lista de todos os fluxos de trabalho existentes aos quais o usuário tem acesso é apresentada.
  • Selecione Criar fluxo de trabalho para começar a configurar um novo fluxo de trabalho.
Navegar até Fluxos de trabalho

Quando o fluxo de trabalho for aberto, você verá o painel do cabeçalho Designer de fluxo de trabalho com um ponto colorido e o nome do fluxo de trabalho no lado esquerdo (por exemplo, Novo Fluxo de Trabalho). O ponto ao lado do nome do fluxo de trabalho indica se é um rascunho/inativo (ponto cinza) ou ativo (ponto verde).

No lado direito do painel estão os controles do fluxo de trabalho:

  • Clonar fluxo de trabalho  - Isso permite criar um clone do fluxo de trabalho existente com um novo nome.
  • Excluir fluxo de trabalho  - Isso exclui o fluxo de trabalho da exibição da conta.
  • Fechar—Fecha o fluxo de trabalho. Você será solicitado se houver alterações não salvas.
  • Salvar— Salva todas as alterações no fluxo de trabalho.
  • Ativar/Desativar—Clique para ativar (ou desativar) o fluxo de trabalho.
    • Quando Ativado, o fluxo de trabalho é exibido com um status Ativo na lista de fluxo de trabalho e está disponível para o usuário/grupo/organização (dependendo da configuração do escopo).
    • Quando Desativado, o fluxo de trabalho é exibido com status Rascunho e só pode ser acessado pelo proprietário ou administrador.
Painel do cabeçalho do designer de fluxo de trabalho

Criar um fluxo de trabalho consiste em definir as seguintes informações:

  • Informações sobre o fluxo de trabalho — Defina o próprio fluxo de trabalho, incluindo a aplicação de um nome, a inserção de instruções personalizadas para os remetentes que o utilizam e a concessão de permissões de uso.
  • Informações do contrato — Defina e personalize as informações do contrato que são exibidas na página Enviar.
  • Destinatários — Crie um roteamento, adicionando destinatários (signatários e aprovadores) na ordem de assinatura exigida.
  • Emails — Especifique os emails a serem enviados aos diferentes participantes nas várias etapas do processo de assinatura.
  • Documentos — Especifique os documentos que devem ser incluídos no fluxo de trabalho
  • Campos de entrada do remetente — Defina os campos que os remetentes podem usar para inserir informações ao enviar o contrato. As informações de entrada enviadas são mescladas ao contrato antes de ser enviado para os signatários ou aprovadores.

Os campos obrigatórios são identificados com um asterisco vermelho.

Observação:

As configurações e propriedades definidas em um fluxo de trabalho personalizado substituem qualquer configuração no nível de grupo/conta. Isso se aplica a qualquer elemento configurável do fluxo de trabalho.

Por exemplo, se a configuração de nível de grupo para expiração do documento for cinco dias e o modelo de fluxo de trabalho definir um prazo de conclusão de três dias, o contrato expirará em três dias.

  1. O designer de fluxo de trabalho abre e o painel Informações sobre o fluxo de trabalho é exibido:

    Informações sobre o fluxo de trabalho

    Na página Informações sobre o fluxo de trabalho, insira as seguintes informações:

    • Nome do fluxo de trabalho — Insira um nome para o seu fluxo de trabalho. Este nome é exibido no banner do designer de fluxo de trabalho, no menu suspenso Usar um fluxo de trabalho na página de Início e na parte superior da página Enviar, quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato. 
    • Instruções para o remetente — Insira instruções sobre como usar o fluxo de trabalho. Estas instruções são exibidas na parte superior da página Enviar, quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato. 
    Observação:

    As instruções podem ser adicionadas usando tags HTML. As seguintes tags HTML e seus atributos podem ser usadas na seção de instruções: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fully qualified path"> e <a href="fully qualified path">.

    Se você pretende usar os caminhos src ou href, precisará ter os caminhos explicitamente permitidos. Por favor, envie as URLs para o seu Gerente de sucesso do cliente.

    • Quem pode usar este fluxo de trabalho — Especifique quem pode usar o fluxo de trabalho. As opções são:
      • Somente eu - O fluxo de trabalho só está disponível para uso do criador do fluxo de trabalho.
        • “Somente eu” está disponível somente quando o acesso aos fluxos de trabalho personalizados é concedido a todos os usuários.
        • Os usuários com acesso a vários grupos têm a opção de selecionar para qual grupo o fluxo de trabalho é disponibilizado.
      • Grupo selecionado — Um campo suspenso que exibe todos os grupos aos quais o criador tem acesso.
        • Quando Usuários em vários grupos estiver ativado para a conta, os usuários podem criar fluxos de trabalho para qualquer grupo do qual sejam membros.
        • Os fluxos de trabalho só podem ser associados a um grupo. O seletor de grupo na página Enviar é suprimido.
          • Se vários grupos precisarem de acesso ao fluxo de trabalho, conclua o teste do fluxo de trabalho e, em seguida, clone uma cópia do fluxo de trabalho para cada grupo que precise de acesso.
        • Quando um grupo é selecionado, qualquer usuário que seja membro desse grupo tem acesso para usar o fluxo de trabalho.
          • Se o acesso personalizado ao fluxo de trabalho for concedido a todos os usuários, outros usuários terão a opção de clonar o contrato e criar sua própria versão do fluxo de trabalho.
        • Os administradores de nível de grupo têm autoridade para editar qualquer fluxo de trabalho compartilhado com um grupo no qual eles têm autoridade administrativa. (Os administradores no nível da conta também têm autoridade para editar fluxos de trabalho compartilhados em grupo, pois têm autoridade sobre todos os grupos.)
      • Qualquer usuário em minha organização — Qualquer usuário na conta do Acrobat Sign pode usar o fluxo de trabalho.
        • Os fluxos de trabalho em nível de conta podem ser enviados de qualquer grupo do qual o remetente seja membro.
        • Os administradores em nível de conta podem editar qualquer fluxo de trabalho compartilhado no nível da organização.

     

    A seguir está um exemplo de Informações sobre o fluxo de trabalho: 

    Exemplo de informações de fluxo de trabalho

  1. Clique em Informações do contrato no painel esquerdo.

    Guia Informações do contrato

    Observação:

    Observe que alguns rótulos de campo são editáveis, conforme indicado pelo ícone de lápis .

    Clicar no ícone de lápis permite inserir um rótulo personalizado exibido na página Enviar quando o fluxo de trabalho é usado para criar um contrato. Isso permite renomear campos para usar a terminologia interna com a qual os usuários podem se sentir mais confortáveis.

    Para reverter ao rótulo original, clique no ícone de reversão .

    Por exemplo, Nome do acordo pode ser renomeado para Nome do contrato:

  2. Defina as informações do contrato que devem ser preenchidas na página Enviar:

    • Nome do contrato — Insira o nome do contrato. Este nome é exibido na página Enviar, quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato, e no cabeçalho do email “Por favor, assine/Por favor, aprove”.
    • Mensagem — Insira uma mensagem para os destinatários. Esta mensagem é exibida na página Enviar quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato.
    • Cc — Se necessário, insira o endereço de email para destinatários em Cc. Endereços de email devem ser separados por vírgula ou ponto e vírgula
      • Mínima — Especifique o número mínimo de endereços de email que podem ser incluídos para Cc.
      • Máxima — Especifique o número máximo de endereços de email que podem ser incluídos para Cc.
      • Editável — Ative esta opção para permitir que os remetentes editem os endereços em Cc do fluxo de trabalho na página Enviar.
    • Idioma do remetente — O remetente pode usar essa opção para especificar o idioma do destinatário.  Essa configuração define se o seletor de idioma deve ser exibido na página Enviar e, em caso afirmativo, qual o idioma padrão a ser exibido.
      • Se Não mostrar seletor de idioma for escolhido, então o idioma padrão do destinatário definido no nível da conta/grupo será usado.
    • Opções de envio
      • Definir senha para abrir o PDF baixado — Ative esta opção para permitir que o remetente especifique uma senha para um PDF baixado.
        • Obrigatório — Ative essa opção para sempre exigir uma senha para o PDF baixado. Se essa opção for definida, os remetentes não poderão desativá-la na página Enviar e deverão digitar uma senha.
      • Prazo de conclusão — Ative esta opção para permitir a especificação de um prazo de conclusão na página Enviar.
        • dias para concluir o contrato — Selecione o número de dias padrão que os destinatários terão para concluir o processo de assinatura. O número de dias especificado é sempre editável na página Enviar.
      • Permitir autoria de documentos antes do envio—Ative esta opção para permitir que os remetentes modifiquem os campos de formulário de documento no ambiente de autoria usando a opção Visualizar e adicionar campos de assinatura na página Enviar.
        • Ativar autoria por padrão—Ative esta opção para ativar automaticamente a opção de Visualizar e adicionar campos de assinatura na página Enviar.

     

    A seguir está um exemplo de Informações do contrato:

  1. Clique em Destinatários no painel esquerdo para acessar a seção Roteamento de destinatários

    Guia Destinatários

  2. Na seção Roteamento de destinatários, é possível especificar os destinatários e a ordem de roteamento de acordo com as suas necessidades. É possível criar fluxos de trabalho bastante complexos com roteamento serial, paralelo, híbrido ou híbrido aninhado.  As instruções a seguir destacam a funcionalidade disponível para roteamentos de destinatários.

    • Para adicionar outro destinatário antes ou depois de um destinatário existente:
      • Clique no ícone Adicionar .
      • Selecione a função que deseja usar (todas as funções habilitadas para a conta estarão disponíveis).

     

    • Para especificar uma ramificação paralela, clique no ícone Adicionar acima de um destinatário e selecione Ramificações paralelas. 
    O painel de adição de destinatário mostrando a opção de ramificação paralela

     

    • Para excluir um destinatário, passe o mouse sobre a bolha do destinatário e clique no ícone excluir .
    Um destinatário no fluxo de assinatura com o ícone Excluir realçado

     

    • Para personalizar um destinatário, passe o mouse sobre a bolha e clique no ícone editar.
    Um destinatário no fluxo de assinatura com o ícone Editar realçado e o perfil de destinatário exposto

    Ao editar um destinatário, é possível configurar o seguinte:

    • Rótulo do destinatário — Personalize o rótulo do destinatário. Por exemplo, altere o rótulo Destinatário padrão para Comprador. 
      • Os rótulos dos destinatários devem ser exclusivos em um fluxo de trabalho.
    • Endereço de email—Digite o endereço de email padrão do destinatário.
    • Adicionar grupo de destinatários: quando selecionado, você pode escolher um grupo de destinatários na lista de grupos de destinatários reutilizáveis (configurados no catálogo de endereços), em vez de um registro padrão de email de destinatário. 
    • O destinatário é o remetente: quando selecionado, o remetente será inserido como o destinatário.
    • Obrigatório: ative esta opção se a assinatura do destinatário for obrigatória.
    • Editável: ative esta opção para permitir que o remetente atualize o endereço de email deste destinatário na página Enviar.
    • Função: atualize a função do destinatário (Signatário, Aprovador, Preenchedor de formulários, etc.).
    • Verificação de identidade: selecione o tipo de verificação de identidade obrigatória para o signatário.
      • As opções disponíveis são Nenhuma, Acrobat Sign, Telefone, KBA, Senha e ID Governamental.
      • Somente as opções que foram ativadas ficarão visíveis.

  3. Certifique-se de clicar em Salvar para salvar as configurações do destinatário.

    A seguir está um exemplo de informações dos Destinatários e um roteamento em que os rótulos, tanto dos signatários (Comprador e Diretor de vendas) quanto do aprovador (Vice-presidente de vendas), foram personalizados. 

  1. Clique em Emails no painel esquerdo para ir para a seção Emails.

    • Na seção Emails, é possível controlar quais emails serão enviados durante o processo de assinatura/aprovação com base em vários eventos. 
    • Por exemplo, é possível especificar que emails de notificação sejam enviados aos destinatários e CCs quando um contrato for cancelado. 
    Guia Email

  2. Marque as caixas para os eventos com os quais você deseja acionar a notificação por email e Salve a configuração.

  1. Clique em Documentos no painel esquerdo para ir até a seção Documentos.

    Guia Documentos

  2. Na seção Documentos, é possível configurar o seguinte:

    • Título do documento — Insira um título para o documento. Esse título é exibido na área Documentos da página Enviar.
    • Arquivos—Clique no ícone Adicionar arquivo para anexar um documento da sua biblioteca do Acrobat Sign. Este documento é anexado automaticamente quando você envia usando esse fluxo de trabalho
      • Se nenhum arquivo for selecionado, o fluxo de trabalho permite que o remetente forneça um arquivo ao enviar o contrato
      • Se um documento estiver marcado como Obrigatório, ele será anexado automaticamente ao contrato quando o fluxo de trabalho é iniciado
      • Excluir arquivo — Se você anexar o arquivo errado, pode clicar no ícone Excluir (X) ao lado do nome do arquivo para removê-lo
    • Nome do documento — Insira um nome significativo que identifique o documento para o remetente. O nome do documento carregado da biblioteca é padrão, mas pode ser substituído
    • Obrigatório — Especifica se o documento é obrigatório
    • Adicionar documento — Clique no botão Adicionar documento para inserir linhas para documentos adicionais
      •  Os títulos dos documentos devem ser valores exclusivos
    • Excluir linha — Clique no ícone Excluir linha (X) para excluir toda a linha

  3. A seguir está um exemplo de uma seção Documentos configurada:

  1. Clique em Campos de entrada do remetente no painel esquerdo para acessar a seção Campos de entrada do remetente.

    Esses campos de entrada estão mapeados aos campos de formulário definidos nos documentos anexados (como parte do design do fluxo de trabalho ou como um arquivo carregado pelo remetente).

    O remetente pode usar esses campos para pré-preencher o conteúdo antes de enviar o contrato ao destinatário.

  2. No painel Campos de entrada do remetente, clique em Adicionar campo.

    Adicionar campo

    Para cada linha adicionada, é possível configurar o seguinte:

    • Título do campo — Insira um título para o campo. Esse valor será exibido na página Enviar para referência do remetente
    • Nome do campo do documento — Digite o nome de um campo no documento anexado da biblioteca
      • O nome do campo inseridas aqui deve corresponder ao nome do campo do formulário no documento
    • Valor padrão — Insira um valor padrão, se houver.
    • Obrigatório — Ative esta opção se um valor para este campo precisar ser inserido antes de enviar o contrato
    • Editável — Ative esta opção para permitir que o remetente do contrato modifique o valor padrão
    • Clique no ícone Excluir linha (X) para excluir toda a linha

     

    A seguir está um exemplo de Campos de entrada do remetente: 

Quando o fluxo de trabalho estiver completamente configurado, selecione Salvar.

Quando o fluxo de trabalho estiver pronto para ser implantado, clique no botão Ativar.

Dica:

É recomendável definir a configuração Quem pode usar este fluxo de trabalho como Somente eu ao testar o fluxo de trabalho.

Depois de se certificar que tudo está configurado corretamente, altere a configuração Quem pode usar este fluxo de trabalho para o valor de produção e atualize o fluxo de trabalho.

Editar um fluxo de trabalho personalizado

Os usuários com autoridade para criar fluxos de trabalho podem editar seus fluxos de trabalho a qualquer momento.

Os administradores de grupo têm autoridade para editar os fluxos de trabalho criados e compartilhados com seus grupos.  Observe que os administradores que editam um fluxo de trabalho compartilhado com seu grupo por outro usuário têm a opção de cancelar o compartilhamento do fluxo de trabalho e retorná-lo a um estado em que somente o proprietário pode usá-lo. Se o fluxo de trabalho tiver seu compartilhamento cancelado, o administrador perderá a capacidade de acessá-lo novamente até que o proprietário o recompartilhe com o grupo.

  • A edição de um fluxo de trabalho pode ser feita enquanto o fluxo de trabalho está ativo no sistema.
  • As edições no fluxo de trabalho salvas (atualizadas) entram em vigor imediatamente e estão disponíveis para o próximo usuário que aciona o fluxo de trabalho para criar um contrato.
  • As edições em um fluxo de trabalho não se traduzem em contratos enviados anteriormente.
Cuidado:

Não que caso um administrador do grupo altere o escopo de quem pode usar o fluxo de trabalho para Somente eu (ou seja, o criador original), o fluxo de trabalho fique fora do escopo do administrador do grupo e ele não possa recuperar o acesso para editar o fluxo de trabalho.

  1. Selecione a guia Fluxos de trabalho na barra de navegação superior e selecione Fluxos de trabalho personalizados no painel esquerdo.

  2. Na lista Fluxos de trabalho, selecione um fluxo de trabalho e clique no botão Abrir <Nome do fluxo de trabalho>.

    Selecione um fluxo de trabalho para editar

  3. O Designer de fluxo de trabalho exibe

    Quando o designer de fluxo de trabalho abrir, o fluxo de trabalho poderá ser totalmente editado. Todas as seções podem ser alteradas conforme necessário e nenhuma alteração será salva até que o botão Atualizar seja clicado.

    No lado direito do painel estão os controles do fluxo de trabalho:

    A. Clonar fluxo de trabalho  - Isso permite criar um clone do fluxo de trabalho existente com um novo nome.

    B. Excluir fluxo de trabalho  - Isso exclui o fluxo de trabalho da exibição da conta.

    C. Fechar—Fecha o fluxo de trabalho. Você será solicitado se houver alterações não salvas.

    D. Atualizar — Salva todas as alterações no fluxo de trabalho.

    E. Ativar/Desativar—Clique para ativar (ou desativar) o fluxo de trabalho.

    • O ponto ao lado do nome do fluxo de trabalho indica se é um rascunho/inativo (ponto cinza) ou ativo (ponto verde).
    Barra de ferramentas de atualização

  4. Editar o fluxo de trabalho.

    A edição do fluxo de trabalho permite acessar as mesmas opções e funcionalidades que a criação de um novo fluxo de trabalho

    Os administradores que editam um fluxo de trabalho criado por um usuário no grupo (não no próprio fluxo de trabalho) mostram uma lista de opções ligeiramente modificada no controle Quem pode usar este fluxo de trabalho na guia Fluxo de trabalho. Em vez de mostrar a sequência de caracteres Somente eu, o texto de substituição diz Cancelar compartilhamento (Retornar para <Nome do usuário proprietário>) para indicar que o administrador não é o proprietário.

    Cancelar o compartilhamento do fluxo de trabalho retorna imediatamente o controle individual ao proprietário, remove a autoridade do administrador para editar o fluxo de trabalho e expulsa o administrador do ambiente de edição.

    Cancelar o compartilhamento de um fluxo de trabalho

  5. Quando todas as edições forem concluídas, selecione o botão Atualizar para salvar a configuração.

    A interface atualizada e o botão Atualizar são esmaecidos para indicar que não há edições não salvas. Nesse ponto, você pode continuar a editar, Ativar/Desativar o fluxo de trabalho, ou fechar o designer de fluxo de trabalho.

    Atualizar o fluxo de trabalho

Ativar ou desativar um fluxo de trabalho

Os fluxos de trabalho personalizados podem ser ativados e desativados por qualquer usuário com autoridade para editar o fluxo de trabalho. Normalmente, isso é limitado ao usuário que o criou e a qualquer administrador de nível de grupo/conta que tenha autoridade sobre o grupo ao qual o fluxo de trabalho está relacionado.

Desativar um fluxo de trabalho define o status do fluxo de trabalho como Rascunho e o remove de todas as listas nas quais um usuário pode acessá-lo para gerar um novo contrato.

Desativar um fluxo de trabalho não afeta os contratos gerados anteriormente usando o fluxo de trabalho.

Um fluxo de trabalho desativado pode ser reativado a qualquer momento e fica imediatamente disponível para qualquer usuário que tenha acesso ao escopo (grupo ou organização) ao qual o fluxo de trabalho está relacionado.

Para ativar um fluxo de trabalho:

  1. Selecione a guia Fluxos de trabalho na barra de navegação superior e selecione Fluxos de trabalho personalizados no painel esquerdo.

  2. Na lista Fluxos de trabalho, selecione um fluxo de trabalho com um status de Rascunho e clique no botão Abrir <Nome do fluxo de trabalho>.

  3. Selecionar um fluxo de trabalho de status Ativo

    O Designer de fluxo de trabalho é exibido

    Quando o designer de fluxo de trabalho abrir, o fluxo de trabalho poderá ser totalmente editado. Todas as seções podem ser alteradas conforme necessário e nenhuma alteração será salva até que o botão Atualizar seja clicado.

    No lado direito do painel estão os controles do fluxo de trabalho:

    A. Clonar fluxo de trabalho  - Isso permite criar um clone do fluxo de trabalho existente com um novo nome.

    B. Excluir fluxo de trabalho  - Isso exclui o fluxo de trabalho da exibição da conta.

    C. Fechar—Fecha o fluxo de trabalho. Você será solicitado se houver alterações não salvas.

    D. Atualizar — Salva todas as alterações no fluxo de trabalho.

    E. Ativar—Clique para ativar o fluxo de trabalho.

    • O ponto ao lado do nome do fluxo de trabalho indica se é um rascunho/inativo (ponto cinza) ou ativo (ponto verde).
    Ativar o fluxo de trabalho

  4. Edite o fluxo de trabalho, se necessário, e selecione Ativar.

  5. O fluxo de trabalho é disponibilizado imediatamente para o usuário, grupo ou organização.

Para desativar um fluxo de trabalho:

  1. Selecione a guia Fluxos de trabalho na barra de navegação superior e selecione Fluxos de trabalho personalizados no painel esquerdo.

  2. Na lista Workflows, selecione um fluxo de trabalho com um status Ativo e clique no botão Abrir <Workflow Name>.

  3. Selecionar um fluxo de trabalho com status de Rascunho

    O Designer de fluxo de trabalho é exibido

    Quando o designer de fluxo de trabalho abrir, o fluxo de trabalho poderá ser totalmente editado. Todas as seções podem ser alteradas conforme necessário e nenhuma alteração será salva até que o botão Atualizar seja clicado.

    No lado direito do painel estão os controles do fluxo de trabalho:

    A. Clonar fluxo de trabalho  - Isso permite criar um clone do fluxo de trabalho existente com um novo nome.

    B. Excluir fluxo de trabalho  - Isso exclui o fluxo de trabalho da exibição da conta.

    C. Fechar—Fecha o fluxo de trabalho. Você será solicitado se houver alterações não salvas.

    D. Atualizar — Salva todas as alterações no fluxo de trabalho.

    E. Desativar—Clique para desativar o fluxo de trabalho.

    • O ponto ao lado do nome do fluxo de trabalho indica se é um rascunho/inativo (ponto cinza) ou ativo (ponto verde).
    Desativar o fluxo de trabalho

  4. Edite o fluxo de trabalho, se necessário, e selecione Desativar.

  5. O fluxo de trabalho é removido imediatamente das opções de fluxo de trabalho disponíveis para todos os usuários.

Enviar usando um fluxo de trabalho personalizado

O envio de um contrato com um fluxo de trabalho começa na página de Início ao selecionar o botão Iniciar a partir da biblioteca e, em seguida, selecionar o fluxo de trabalho que será usado.

Depois de selecionar um fluxo de trabalho, uma página Enviar modificada será exibida, mostrando a ordem personalizada dos destinatários, quaisquer instruções personalizadas, arquivos anexados e assim por diante.

  1. Na página de Início:

    • Selecione Iniciar a partir da biblioteca.
    • Selecione Fluxos de trabalho nas opções à esquerda.
      • Todos os fluxos de trabalho limitados apenas ao seu uso estão contidos em uma pasta flexível chamada "Meus fluxos de trabalho"
      • Todos os fluxos de trabalho limitados a um grupo estão contidos em pastas flexíveis intituladas com o nome do grupo.
      • Todos os fluxos de trabalho disponíveis para toda a organização estão em uma pasta flexível chamada "Fluxos de trabalho de conta".
    • Selecione o fluxo de trabalho que deseja usar
    • Clique em Iniciar
    Enviar um fluxo de trabalho da página inicial

     

    A página Enviar é exibida:

    Contrato configurado de fluxo de trabalho

    Na página Enviar de exemplo, mostrada acima, as seguintes personalizações são exibidas:

    A. Na seção Informações sobre o fluxo de trabalho:

    ○ O nome do fluxo de trabalho (Contrato de serviço GlobalCorp <50K) na parte superior.

    ○ Instruções para o remetente (este fluxo de trabalho é usado para contratos inferiores a 50k...).

    B. Na seção Informações do contrato:

    ○ Nome personalizado do contrato (Contrato de serviço GlobalCorp).

    ○ A mensagem (Segue em anexo o contrato de serviço...).

    ○ O prazo de conclusão.

    C. Na seção Destinatários:

    ○ Os rótulos personalizados dos destinatários (Signatário e Contra-signatário) e dos destinatários certificados (Equipe jurídica) são exibidos.

    ○ O endereço de email é oculto quando o remetente é um dos signatários, listando "Eu Mesmo" em seu lugar.

    ○ Os endereços de email do grupo de destinatários (Equipe jurídica). Membros pré-configurados são exibidos. Os destinatários adicionais opcionais podem ser inseridos conforme indicado pelo texto Insira o email do destinatário.

    ○ Uma parte em cópia não editável.

    D. Na seção Documentos:

    ○ O nome do contrato pré-anexado (Contrato de serviço) é exibido na área Documentos..

    ○ O nome do arquivo que o remetente deve carregar, o Documento de referência, também é exibido com um link para solicitar o upload do arquivo.

    E. Na seção Campos de entrada do remetente:

    ○ Os campos definidos são exibidos na área Campos.

    ○ O valor padrão é importado, mas pode ser editado.

  2. Preencha os campos que são obrigatórios para o seu fluxo de trabalho.

    No exemplo acima, esses seriam:

    • Quaisquer endereços de email adicionais da equipe jurídica (opcional).
    • As informações de campo obrigatórias (Produto, Quantidade e Custo total).

  3. Clique em Enviar.

  4. Opcionalmente, marque a caixa Visualizar e adicionar campos de assinatura, faça modificações nos campos de formulário e clique em Enviar.

  5. Revise, atualize ou gerencie o novo contrato através da página Gerenciar, assim como faria em qualquer outro contrato.

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