Configurar fluxos de trabalho de assinatura

O designer de fluxo de trabalho é usado para criar os fluxos de trabalho que controlam os processos de assinatura, de modo a se ajustar as suas necessidades específicas de negócios. Com esta nova ferramenta, os administradores podem projetar e gerenciar modelos de fluxo de trabalho com facilidade com um editor intuitivo que utiliza ações de arrastar e soltar. É fácil especificar os documentos a serem incluídos em um contrato; as características dos participantes, incluindo nomes, funções e roteamentos predefinidos; os campos de formulário a serem pré-preenchidos pelo remetente; os emails a serem enviados para os participantes; a expiração do contrato ou opções de senha; e muito mais.

Os fluxos de trabalho também criam experiências de envio fáceis de seguir para os seus usuários, de modo que as etapas do processo sempre podem ser seguidas de maneira consistente. Os remetentes que usam um modelo de fluxo de trabalho são guiados pelo processo de envio com instruções e campos personalizados, tornando o processo de envio mais fácil de usar e menos suscetível a erros.

 

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Criar um fluxo de trabalho personalizado

Somente os administradores podem criar fluxos de trabalho. Os administradores de conta podem criar fluxos de trabalho para toda a conta ou para grupos específicos da conta. Os administradores de grupos poderão ver todos os workflows, mas somente poderão editar aqueles contidos em seu grupo.

Criar um fluxo de trabalho consiste em definir as seguintes informações:

  • Informações sobre o fluxo de trabalho — Defina o próprio fluxo de trabalho, incluindo a aplicação de um nome, a inserção de instruções personalizadas para os remetentes que o utilizam e a concessão de permissões de uso.
  • Informações do contrato — Defina e personalize as informações do contrato que são exibidas na página Enviar.
  • Destinatários — Crie um roteamento, adicionando destinatários (signatários e aprovadores) na ordem de assinatura exigida.
  • Emails — Especifique os emails a serem enviados aos diferentes participantes nas várias etapas do processo de assinatura.
  • Documentos — Especifique os documentos que devem ser incluídos no fluxo de trabalho.
  • Campos de entrada do remetente — Defina os campos que os remetentes podem usar para inserir informações ao enviar o contrato. As informações de entrada enviadas são mescladas ao contrato antes de ser enviado para os signatários ou aprovadores.

Os campos obrigatórios são identificados com um asterisco vermelho. Alguns rótulos de campo são editáveis, conforme indicado pelo
ícone de lápis, por exemplo, Nome do contrato:

Clique no ícone de lápis para inserir um rótulo personalizado. Este rótulo será exibido na página Enviar quando o fluxo de trabalho for usado para enviar um documento. Para reverter ao rótulo original, clique no ícone de reversão.

Observação:

As configurações personalizadas de fluxo de trabalho explicitamente definidas substituirão as configurações de nível de grupo ou conta padrão (se configurada).  

  1. Faça logon como um administrador de conta e navegue para: Conta > Fluxos de trabalho.

  2. Clique no botão Criar um novo fluxo de trabalho para abrir o designer de fluxo de trabalho. 

  3. O designer de fluxo de trabalho abre e o painel Informações sobre o fluxo de trabalho é exibido:

    Informações sobre o fluxo de trabalho

    No banner Designer de fluxo de trabalho, o nome padrão do fluxo de trabalho é exibido (por exemplo, Novo fluxo de trabalho).

    O ponto ao lado do nome do fluxo de trabalho indica se é um rascunho/inativo (ponto cinza) ou ativo
    (ponto verde).

    Os seguintes controles estão localizados à direita:

    • FecharClique para fechar o fluxo de trabalho.
    • Salvar — Clique para salvar suas alterações.
    • Ativar/Desativar — Clique para ativar (ou desativar) o fluxo de trabalho para o grupo selecionado.

     

    Na página Informações sobre o fluxo de trabalho, insira as seguintes informações:

    • Nome do fluxo de trabalho — Insira um nome para o seu fluxo de trabalho. Este nome é exibido no banner do designer de fluxo de trabalho, no menu suspenso Usar um fluxo de trabalho na página de Início e na parte superior da página Enviar, quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato. 
    • Instruções para o remetente — Insira instruções sobre como usar o fluxo de trabalho. Estas instruções são exibidas na parte superior da página Enviar, quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato. 
    Observação:

    As instruções podem ser adicionadas usando tags HTML. As seguintes tags HTML e seus atributos podem ser usadas na seção de instruções: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fully qualified path"> e <a href="fully qualified path">.

    Se você pretende usar caminhos src ou href, precisará ter os caminhos permitidos. Envie as URLs para o seu Gerente de sucesso do cliente.

    • Quem pode usar este fluxo de trabalho — Especifique quem pode usar o fluxo de trabalho. As opções são:
      • Grupo selecionado — Um campo suspenso que exibe todos os grupos aos quais o criador tem acesso.
        • Quando apenas um grupo é selecionado, qualquer usuário que seja membro desse grupo tem acesso para enviar o contrato.
        • Quando Usuários em vários grupos estiver ativado para a conta, os administradores de nível de grupo podem criar workflows para qualquer grupo do qual sejam membros (não restrito ao grupo principal).
        • Os administradores de nível de grupo têm autoridade para editar qualquer fluxo de trabalho compartilhado com um grupo no qual eles têm autoridade administrativa. (Os administradores no nível da conta também têm autoridade para editar o fluxo de trabalho compartilhado do grupo, pois têm autoridade sobre todos os grupos.)
      • Qualquer usuário em minha organização — Qualquer usuário na conta do Acrobat Sign pode usar o fluxo de trabalho.
        • Os administradores no nível da conta podem editar qualquer fluxo de trabalho compartilhado no nível da conta.

     

    A seguir está um exemplo de Informações sobre o fluxo de trabalho

    Exemplo de informações de fluxo de trabalho

  1. Clique em Informações do contrato no painel esquerdo.

  2. 2. Na seção Informações do contrato, defina as informações do contrato como devem ser mostradas na página Enviar para o remetente:

    • Nome do contrato — Insira o nome do contrato. Este nome é exibido na página Enviar, quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato, e no cabeçalho do email “Por favor, assine/Por favor, aprove”. Este campo é obrigatório e o rótulo é editável.
    • Mensagem — Insira uma mensagem para os destinatários. Esta mensagem é exibida na página Enviar quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato. Este campo é obrigatório e o rótulo é editável.
    • Cc — Se necessário, insira o endereço de email para destinatários em Cc. Endereços de email devem ser separados por vírgula ou ponto e vírgula
      • Mínima — Especifique o número mínimo de endereços de email que podem ser incluídos para Cc.
      • Máxima — Especifique o número máximo de endereços de email que podem ser incluídos para Cc.
      • Editável — Ative esta opção para permitir que os remetentes editem os endereços em Cc do fluxo de trabalho na página Enviar.
    • Idioma do remetente — O remetente pode usar essa opção para especificar o idioma do destinatário.  Essa configuração define se o seletor de idioma deve ser exibido na página Enviar e, em caso afirmativo, qual o idioma padrão a ser exibido.
    • Opções de envio
      • Definir senha para abrir o PDF baixado — Ative esta opção para permitir que o remetente especifique uma senha para um PDF baixado.
        • Definir esta opção também definirá a verificação do signatário por senha e usará o mesmo valor de senha.
        • Obrigatório — Ative essa opção para sempre exigir uma senha para o PDF baixado. Se essa opção for definida, os remetentes não poderão desativá-la na página Enviar e deverão digitar uma senha.
      • Prazo de conclusão — Ative esta opção para permitir a especificação de um prazo de conclusão na página Enviar.
        • dias para concluir o contrato — Selecione o número de dias padrão que os destinatários terão para concluir o processo de assinatura. O número de dias especificado é sempre editável na página Enviar.
      • Permitir autoria de documentos antes do envio — Ative esta opção para permitir que os remetentes modifiquem os campos de formulário do documento no ambiente de autoria usando a opção de visualização na página Enviar.
        • Ativar autoria por padrão — Ative esta opção para ativar automaticamente a opção de Visualização na página Enviar.

     

    A seguir está um exemplo de Informações do contrato:

  1. Clique em Destinatários no painel esquerdo para acessar a seção Roteamento de destinatários

  2. Na seção Roteamento de destinatários, é possível especificar os destinatários e a ordem de roteamento de acordo com as suas necessidades. É possível criar fluxos de trabalho bastante complexos com roteamento serial, paralelo, híbrido ou híbrido aninhado.  As instruções a seguir destacam a funcionalidade disponível para roteamentos de destinatários.

    • Para adicionar outro destinatário antes ou depois de um destinatário existente:
      • Clique no ícone Adicionar
      • Selecione a função (todas as funções habilitadas para a conta estarão disponíveis) que você deseja inserir

     

    • Para especificar uma ramificação paralela, clique no ícone Adicionar acima de um destinatário e selecione Ramificações paralelas

     

    • Para excluir um destinatário, passe o mouse sobre a bolha do destinatário e clique no ícone Excluir.

     

    • Para personalizar um destinatário, passe o mouse sobre a bolha e clique no ícone Editar
    Configuração do recipient

    Ao editar um destinatário, é possível configurar o seguinte:

    • Rótulo do destinatário — Personalize o rótulo do destinatário. Por exemplo, altere o rótulo Destinatário padrão para Comprador. 
      • Os rótulos dos destinatários devem ser exclusivos em um fluxo de trabalho.
    • Email — Insira o endereço de email do destinatário.
    • O destinatário é o remetente — Quando selecionado, o remetente será inserido como o destinatário.
    • Marcar como grupo de destinatários - Quando marcado, um grupo de destinatários é adicionado ao fluxo de trabalho em vez de um registro padrão de email de destinatário. O grupo de destinatários pode ser deixado em branco ou preenchido com um ou mais endereços de email do campo Email (delimitado por vírgula).
    • Função — Atualize a função do destinatário (Signatário ou Aprovador).
    • Obrigatório — Ative esta opção se a assinatura do destinatário for obrigatória.
    • Editável — Ative esta opção para permitir que o remetente atualize o endereço de email deste destinatário na página Enviar.
    • Verificação de identidade — Selecione o tipo de verificação de identidade obrigatória para o signatário.
      • As opções disponíveis são Nenhuma, Acrobat Sign, Telefone, KBA, Senha e Identidade da Web.
      • Somente as opções que foram habilitadas para a conta do Acrobat Sign estarão visíveis.
    Observação:

    Ativar a senha como verificação de identidade adicionará a mesma senha à segurança do documento, impedindo a exibição do PDF até que a senha seja inserida.

  3. Certifique-se de clicar em Salvar para salvar as configurações do destinatário.

     

    A seguir está um exemplo de informações dos Destinatários e um roteamento em que os rótulos dos signatários (Comprador e Diretor de vendas) e do aprovador (Vice-presidente de vendas) foram personalizados. 

  1. Clique em Emails no painel esquerdo para ir para a seção Emails

    • Na seção Emails, é possível controlar quais emails serão enviados durante o processo de assinatura e aprovação com base em vários eventos. 
    • Por exemplo, é possível especificar que emails de notificação sejam enviados aos destinatários e Ccs quando um contrato for cancelado. 

  2. Marque as caixas dos eventos para os quais deseja acionar uma notificação de email.

  1. Clique em Documentos no painel esquerdo para ir até a seção Documentos

  2. Na seção Documentos, é possível configurar o seguinte:

    • Título do documento — Insira um título para o documento. Esse título é exibido na área Documentos da página Enviar quando você envia usando o fluxo de trabalho.
    • Arquivos — Clique no ícone Adicionar arquivo para anexar um documento da sua biblioteca do Acrobat Sign. Este documento é anexado automaticamente quando você envia usando esse fluxo de trabalho.
      • Se nenhum arquivo for selecionado, o fluxo de trabalho permite que o remetente forneça um arquivo ao enviar o contrato.
      • Se um documento estiver marcado como Obrigatório, ele será anexado automaticamente ao contrato quando o fluxo de trabalho é iniciado
      • Excluir arquivo — Se você anexar o arquivo errado, pode clicar no ícone Excluir (X) ao lado do nome do arquivo para removê-lo.
    • Nome do documento — Insira um nome significativo que identifique o documento para o remetente. O nome do documento carregado da biblioteca é padrão, mas pode ser substituído.
    • Obrigatório — Especifica se o documento é obrigatório.
    • Adicionar documento — Clique no botão Adicionar documento para inserir linhas para documentos adicionais.
      •  Os títulos dos documentos devem ser valores exclusivos
    • Excluir linha — Clique no ícone Excluir linha (X) para excluir toda a linha.
  3. A seguir está um exemplo de uma seção Documentos configurada:

  1. Clique em Campos de entrada do remetente no painel esquerdo para acessar a seção Campos de entrada do remetente.

    Esses campos de entrada estão mapeados aos campos de formulário definidos nos documentos anexados (como parte do design do fluxo de trabalho ou como um arquivo carregado pelo remetente).

    O remetente pode usar esses campos para pré-preencher o conteúdo antes de enviar o contrato ao destinatário.

  2. No painel Campos de entrada do remetente, clique em Adicionar campo.

    Para cada linha adicionada, é possível configurar o seguinte:

    • Título do campo — Insira um título para o campo. Esse valor será exibido na página Enviar para referência do remetente.
    • Nome do campo do documento — Digite o nome de um campo no documento anexado da biblioteca.
      • O nome do campo inseridas aqui deve corresponder ao nome do campo do formulário no documento.
    • Valor padrão — Insira um valor padrão, se houver.
    • Obrigatório — Ative esta opção se um valor para este campo precisar ser inserido antes de enviar o contrato.
    • Editável — Ative esta opção para permitir que o remetente do contrato modifique o valor padrão.
    • Clique no ícone Excluir linha (X) para excluir toda a linha.

     

    A seguir está um exemplo de Campos de entrada do remetente

Enviar usando um fluxo de trabalho personalizado

O envio de um contrato com um fluxo de trabalho começa na página de Início ao selecionar o botão Iniciar a partir da biblioteca e, em seguida, selecionar o fluxo de trabalho que será usado.

Depois de selecionar um fluxo de trabalho, uma página Enviar modificada será exibida, mostrando a ordem personalizada dos destinatários, quaisquer instruções personalizadas, arquivos anexados e assim por diante.

1. Na página de Início:

  • Selecione Iniciar a partir da biblioteca
  • Selecione Fluxos de trabalho nas opções à direita
  • Selecione o fluxo de trabalho que deseja usar
  • Clique em Iniciar
Enviar um fluxo de trabalho da página inicial

 

A página Enviar é exibida:

No exemplo da página Enviar mostrado acima, as seguintes personalizações são exibidas:

A. Na seção Informações sobre o fluxo de trabalho:

○ O nome do fluxo de trabalho (Contrato de serviço GlobalCorp <50K) na parte superior

○ Instruções para ao remetente (este fluxo de trabalho é usado para contratos inferiores a 50k...)

B. Na seção Informações do contrato:

○ Nome personalizado do contrato (Contrato de serviço GlobalCorp para 2018)

○ A mensagem (Segue em anexo o contrato de serviço...)

○ Proteger o documento assinado com senha (Permitido, mas não definido).

C. Na seção Destinatários:

○ Os rótulos personalizados dos destinatários (Signatário e Contra-signatário) e dos destinatários certificados (Equipe jurídica) são exibidos

○ O endereço de email oculto quando o remetente for um dos signatários, e em vez disso é listado como “Eu mesmo”

○ Os endereços de email do grupo de destinatários (Equipe jurídica). O grupo de destinatários pode ser deixado em branco para que o remetente preencha ou pode ser pré-configurado no modelo de fluxo de trabalho.

D. Na seção Documentos:

○ O nome do contrato pré-anexado (Contrato de serviço) é exibido na área Documentos.

○ O nome do arquivo que o remetente deve fazer upload, o Documento de referência, também é exibido.

E. Na seção Campos de entrada do remetente:

○ Os campos definidos são exibidos na área Campos.

○ O valor padrão é importado, mas pode ser editado.

 

2. Preencha os campos que são obrigatórios para o seu fluxo de trabalho.

No exemplo acima, isso seria:

  • O endereço de email da Equipe jurídica
  • Quaisquer endereços de email em Cc (opcional).
  • Faça upload do arquivo Documento de referência
  • As informações de campo obrigatórias (Produto e Custo total)
  • Proteger o documento assinado com senha e Exibir e posicionar assinaturas ou incluir campos de formulário, que são opcionais para este fluxo de trabalho.

3. Clique em Enviar.

4. Opcionalmente, no ambiente de autoria, faça modificações nos campos conforme necessário e clique em Enviar.

Assinar e aprovar um contrato de fluxo de trabalho

O contrato de fluxo de trabalho é enviado na ordem especificada no roteamento. Os signatários e os aprovadores podem assinar usando o link no email Por favor, assine/Por favor, aprove, ou em suas páginas Gerenciar, se forem usuários registrados no Acrobat Sign. Isso funciona da mesma maneira que o processo de envio padrão.

O histórico e o relatório de auditoria do contrato de fluxo de trabalho podem ser acessados na página Gerenciar. Quando o contrato está em processo, é possível adicionar lembretes e executar outras tarefas.

Editar um fluxo de trabalho personalizado

  1. Faça logon como um administrador de conta e navegue para: Conta > Fluxos de trabalho.

  2. Na lista Fluxos de trabalho, clique para selecionar um fluxo de trabalho

  3. No menu de contexto, clique em Abrir. O designer de fluxo de trabalho é exibido

    Quando o designer de fluxo de trabalho for aberto, o fluxo de trabalho poderá ser totalmente editado. Todas as seções podem ser alteradas conforme necessário e nenhuma alteração será salva até que o botão Atualizar seja clicado.

     

    No designer de fluxo de trabalho, é possível fazer as seguintes alterações:

Opções de configuração

Os fluxos de trabalho personalizados receberam melhorias significativas, que são reguladas por controles no menu do administrador.

Os clientes que desejam habilitar fluxos de trabalho são incentivados a habilitar as três primeiras opções abaixo, de modo a fornecer a melhor experiência para seus usuários e destinatários.

Até mesmo para ter a opção de configurar fluxos de trabalho, o recurso precisa estar habilitado.

Navegue até Configurações da conta > Configurações globais > Fluxos de trabalho de envio personalizados e habilite o acesso para seus administradores.

Configurar os fluxos de trabalho que serão expostos para a conta

Habilitar a experiência de fluxo de trabalho mais recente aproxima os fluxos de trabalho da funcionalidade do processo de envio manual.

Recursos habilitados com esta opção:

  • Layout de página refluível
  • Usar assinaturas Digitais para um ou mais de seus destinatários
  • Configurar destinatários para usarem autenticação de destinatário com base em telefone (SMS)
  • Configurar grupos de destinatários durante o processo de envio
  • Anexar documentos de todas as origens habilitadas durante o processo de envio

Para habilitar a experiência mais recente, navegue até: Configurações da conta > Configurações de envio > Controles de fluxo de trabalho personalizado

Configurar fluxos de trabalho para usar a nova experiência

Autenticação do telefone do destinatário

No Designer de fluxo de trabalho, todos os métodos de autenticação permitidos são exibidos no objeto do destinatário.

Os métodos de autenticação foram atualizados para serem exibidos como caixas de seleção, permitindo que o design de fluxo de trabalho disponibilize opções para o remetente. 

Se várias opções são marcadas no designer, essas mesmas opções estarão disponíveis para o remetente durante o processo de envio.

A nova experiência de envio adiciona o telefone (SMS) como uma opção no designer.

Grupos de destinatários

Os objetos de destinatários no designer podem ser marcados como grupos de destinatários. Isso permite que uma lista de endereços de email seja inserida no campo Email (delimitados por vírgula) que podem assinar nessa etapa de assinatura.

Por exemplo, se você precisar que um ou cinco gerentes contra-assinem, é possível listar todos os cinco emails, mas somente um é necessário para aplicar uma assinatura.

Configurar grupos de destinatários no modelo de fluxo de trabalho

Arquivos anexos

Durante o processo de envio, os documentos podem ser anexados de qualquer uma das origens do Acrobat Sign habilitadas.

 

A experiência do usuário na configuração "novo" foi atualizada para um design moderno e refluível, como a página Enviar.

As instruções que estavam localizadas à direita da lista de destinatários na experiência herdada foram movidas para a parte superior da página em uma janela flexível.

Atribuição de campo definida por modelo

Atribuições de campo definidas por modelos relacionam fortemente a lista de destinatários definida no designer de fluxo de trabalho às atribuições de campo apropriadas nos formulários criados por você.

O exemplo usa o caso:

  • Um (cliente) signatário deve assinar primeiro
    • Opcionalmente, um co-signatário pode assinar em segundo
  • Uma contra-assinatura interna é aplicada por um representante de vendas

Tradicionalmente, isso exigiria dois formulários, devido a como os destinatários foram posicionados na página Enviar:

  • Um para o cenário de signatário único, atribuindo a contra-assinatura interna como o segundo índice de signatário
  • Um para o cenário de co-signatário, onde o co-signatário é o segundo índice de signatário, e a contra-assinatura é o terceiro

Na estrutura de regra “definida por modelo”, você cria um formulário totalmente habilitado com todos os campos de destinatário possíveis definidos.

O índice de signatário do destinatário (conforme definido no Designer de fluxo de trabalho) é aplicado com ênfase, ignorando todos os campos que são atribuídos a qualquer destinatário omitido (opcional) quando o contrato é enviado.

Portanto, no caso de uso acima, o co-signatário é sempre o índice de signatário 2, mas se o co-signatário não estiver incluído no momento que o contrato é enviado, esses campos de signatário2 são ignorados, e o autenticador (índice de signatário 3) continua tendo acesso somente aos campos de signatário3.

Para habilitar esse novo recurso, navegue até: Configurações da conta > Configurações de envio > Controles de fluxo de trabalho personalizado > Habilitar o posicionamento de assinatura definido por modelo

Configurar fluxos de trabalho para usar posicionamento de assinatura definido pelo modelo

Observação:

Habilitar o recurso de posicionamento de assinatura definido por modelo desabilitará a opção de criar contratos durante o processo de envio.

Mais detalhes sobre a relação entre destinatários e campos

Cada destinatário envolvido com um contrato é atribuído um número de índice de signatário. Esse número de índice é necessário para associar o destinatário ao respectivo campo que ele tem autoridade para adicionar conteúdo (como um campo de assinatura).

Os destinatários adquirem o número de índice com base na ordem da pilha na página de Envio. O destinatário na parte superior da pilha é 1, o destinatário seguinte é 2 e assim por diante. Esse número de índice pode ser encontrado quando o contrato é configurado como “Completar em ordem”, mas ainda é visível quando o fluxo de trabalho estiver configurado como “Completar em qualquer ordem”.

 

Ao criar um fluxo de destinatário no designer do fluxo de trabalho, o índice do signatário é atribuído de acordo com estas regras:

  • De cima para baixo
    • Da esquerda para a direita

No exemplo abaixo, o Signatário e o Co-signatário estão na parte superior da pilha.

  • O “Signatário” é o destinatário na extremidade esquerda na parte superior, portanto é atribuído o índice 1
  • O “Co-signatário” também está na parte superior, mas à direita do Signatário, portanto é atribuído o índice 2

Nesse caso de uso, não importa quem assina fisicamente primeiro, por isso são inseridos em um fluxo de trabalho de assinatura paralela. No entanto, o índice de assinatura é imposto rigidamente para garantir que o Signatário aplique seu conteúdo aos campos “Signatário” corretos, e o Co-signatário tem acesso somente aos seus respectivos campos “Co-signatário”.

O “Representante de vendas” assina em terceiro, depois que o Signatário e o Co-signatário concluem.

A “Aprovação executiva” é solicitada em quarto, depois que a contra-assinatura do Representante de vendas entra em vigor.

Observação:

Para os nomes de destinatário “Signatário”, “Co-signatário”, “Representante de vendas” etc., a atribuição de campo não se aplica. Esses são apenas rótulos definidos pelo administrador e usados para favorecer a clareza no modelo de fluxo de trabalho. 

 

O fluxo de destinatário do designer acima produzirá um modelo de página Envio que tem a seguinte aparência.

(Na página Envio, a ordem da pilha é mais visível, embora os números de índice não são expostos.)

 

Ao criar um formulário com campos, cada campo é atribuído explicitamente a um índice de assinatura (ignorando campos “Qualquer pessoa” no momento).

No ambiente de criação do Acrobat Sign, isso é feito selecionando um Participante e inserindo campos para ele.

Cada participante é codificado por cores para manter uma distinção visual entre quais campos são atribuídos a cada participante.

 

Se você usar tags de texto, a própria tag fornece um argumento (por exemplo :signer1) que atribui o campo ao índice do assinante.

As contas que desejam aplicar fluxos de trabalho específicos com segurança para todos os seus documentos e simplificar o processo de envio, de modo que o usuário precise apenas inserir o mínimo de informação possível, poderão definir totalmente todos os fluxos de trabalho de documentos e restringir totalmente o envio ad hoc aos usuários.

As contas que utilizam Usuários em vários grupos podem expandir as opções configuráveis nas configurações de nível de grupo, garantindo assim que as opções de assinatura e os processos de notificação corretos sejam rigidamente aplicados.

Para limitar os usuários a enviar apenas por meio de fluxos de trabalho aprovados, navegue até Configurações da conta > Configurações globais > Fluxos de trabalho e marque a opção Habilitar o envio de contratos usando apenas fluxos de trabalho.   

Configurar fluxos de trabalho para serem o único método de envio de contratos


Relatório de erros sobre problemas comuns

Alguns elementos da experiência herdada de fluxo de trabalho produzirão erros na nova interface como resultado de controle e segurança aprimorados na experiência mais recente. A interceptação de erros adicional foi implementada para melhor expor e explicar esses erros quando encontrados.

Se a conta estiver configurada para usar a experiência Moderna de envio e um fluxo de trabalho problemático for iniciado, o usuário verá um banner vermelho que indica o erro:

Se a conta ainda estiver configurada para usar a experiência clássica por padrão, o fluxo de trabalho pode continuar a trabalhar com essas regras. 

A experiência moderna exibe os erros conforme são detectados. 

No caso em que mais de um problema for encontrado, todos os erros detectados serão listados.

Para tornar o fluxo de trabalho válido no conjunto de regras da nova interface, um administrador deve editar o fluxo de trabalho e corrigir os problemas detectados:

No conjunto de regras clássico, as sequências de caracteres de email podem ficar deformadas ou serem delimitadas incorretamente (com espaços em vez de vírgulas, por exemplo).

Quando esse erro é gerado, o administrador deve verificar:

  • Se os emails de CC estão delimitados corretamente

  • Qualquer sequência de caracteres de email de destinatário para garantir que tenha a estrutura correta
    • (por exemplo, name@domain.tld)
  •  
    • A experiência moderna aceita vírgulas ou ponto e vírgulas

A experiência moderna requer valores exclusivos para todos os títulos de documentos na página Documentos do Designer do fluxo de trabalho.

Detalhes adicionais referentes a esse erro podem ser encontrados aqui

Ao projetar um fluxo de trabalho, um Administrador tem a possibilidade de anexar um modelo de documento que tem um escopo de acesso limitado.

Quando um usuário que está fora desse escopo tenta carregar o fluxo de trabalho, o documento não pode ser anexado e uma violação de segurança é acionada.

Por exemplo, um Administrador pode criar um novo modelo de documento com propriedades que restringem o acesso somente ao proprietário.  O administrador pode anexar esse documento ao fluxo de trabalho, porque ele é o proprietário. 

Qualquer outro usuário do sistema não é o proprietário, portanto está fora do escopo do documento.

Quando esse erro é acionado, o administrador deve ajustar as propriedades do modelo de documento anexado.

Etapas para revisar e ajustar as propriedades do modelo podem ser encontradas aqui

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