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O designer de fluxo de trabalho é usado para criar os fluxos de trabalho que controlam os processos de assinatura, de modo a se ajustar as suas necessidades específicas de negócios. Com esta nova ferramenta, os administradores podem projetar e gerenciar modelos de fluxo de trabalho com facilidade com um editor intuitivo que utiliza ações de arrastar e soltar. É fácil especificar os documentos a serem incluídos em um contrato; as características dos participantes, incluindo nomes, funções e roteamentos predefinidos; os campos de formulário a serem pré-preenchidos pelo remetente; os emails a serem enviados para os participantes; a expiração do contrato ou opções de senha; e muito mais.
Os fluxos de trabalho também criam experiências de envio fáceis de seguir para os seus usuários, de modo que as etapas do processo sempre podem ser seguidas de maneira consistente. Os remetentes que usam um modelo de fluxo de trabalho são guiados pelo processo de envio com instruções e campos personalizados, tornando o processo de envio mais fácil de usar e menos suscetível a erros.
Com a versão de dezembro de 2018, três novos elementos estão sendo adicionados à experiência do fluxo de trabalho:
Essa nova opção relaciona a lista de destinatários, conforme definido no designer do fluxo de trabalho, às atribuições de campos apropriadas nos formulários criados por você.
O exemplo usa o caso:
Tradicionalmente, isso exigiria dois formulários, devido a como os destinatários foram posicionados na página Enviar:
Na estrutura de regra “definida por modelo”, você cria um formulário totalmente habilitado com todos os campos de destinatário possíveis definidos.
O índice do signatário destinatário (conforme definido no Designer do fluxo de trabalho) é aplicado com ênfase, ignorando todos os campos que são atribuídos a qualquer destinatário omitido (opcional) quando o contrato é enviado.
Portanto, no caso de uso acima, o co-signatário é sempre o índice de signatário 2, mas se o co-signatário não estiver incluído no momento que o contrato é enviado, esses campos de signatário2 são ignorados, e o contra-signatário (índice de signatário 3) ainda terá acesso somente aos campos de signatário3.
Para habilitar esse novo recurso, navegue até: Conta > Configurações da conta > Configurações de envio > Controles de fluxo de trabalho personalizado > Habilitar posicionamento de assinatura definido pelo modelo
Habilitar o recurso de posicionamento de assinatura definido pelo modelo desabilitará a opção para criar contratos durante o processo de envio.
Cada destinatário envolvido com um contrato é atribuído um número de índice de signatário. Esse número de índice é necessário para associar o destinatário ao respectivo campo que ele tem autoridade para adicionar conteúdo (como um campo de assinatura).
Os destinatários adquirem o número de índice com base na ordem da pilha na página de Envio. O destinatário na parte superior da pilha é 1, o destinatário seguinte é 2 e assim por diante. Esse número de índice pode ser encontrado quando o contrato é configurado como “Completar na ordem”, mas ainda é visível quando o fluxo de trabalho estiver configurado como “Completar em qualquer ordem”.
Ao criar um fluxo de destinatário no designer do fluxo de trabalho, o índice do signatário é atribuído de acordo com estas regras:
No exemplo abaixo, o Signatário e o Co-signatário estão na parte superior da pilha.
Nesse caso de uso, não importa quem assina fisicamente primeiro, por isso são inseridos em um fluxo de trabalho de assinatura paralela. No entanto, o índice de assinatura é imposto rigidamente para garantir que o Signatário aplique seu conteúdo aos campos “Signatário” corretos, e o Co-signatário tem acesso somente aos seus respectivos campos “Co-signatário”.
O “Representante de vendas” assina em terceiro, depois que o Signatário e o Co-signatário concluem.
A “Aprovação executiva” é solicitada em quarto, depois que a contra-assinatura do Representante de vendas entra em vigor.
Para os nomes de destinatário “Signatário”, “Co-signatário”, “Representante de vendas” etc., a atribuição de campo não se aplica. Esses são apenas rótulos definidos pelo administrador usados para esclarecimento no modelo de fluxo de trabalho.
O fluxo de destinatário do designer acima produzirá um modelo de página Envio que tem a seguinte aparência.
(Na página Envio, a ordem da pilha é mais visível, embora os números de índice não são expostos.)
Ao criar um formulário com campos, cada campo é atribuído explicitamente a um índice de assinatura (ignorando campos “Qualquer pessoa” no momento).
No ambiente de criação do Adobe Acrobat Sign, isso é feito selecionando um Participante e inserindo campos para ele.
Cada participante é codificado por cores para manter uma distinção visual entre quais campos são atribuídos a cada participante.
Se você usar tags de texto, a própria tag fornece um argumento (por exemplo :signer1) que atribui o campo ao índice do assinante.
Usuários que carregam a interface “Clássica” de fluxos de trabalho por padrão agora terão um link no canto superior direito da tela para “Experimentar a experiência moderna”.
As contas que habilitaram a nova experiência de envio de Fluxo do trabalho do cliente (consulte a a versão de junho abaixo) não verão esse link.
Clicar neste link direciona o usuário para a nova interface somente para essa transação.
Há um link no canto superior direito para retornar para a experiência clássica, se desejar.
Esse link de alternância pode ser excluído mediante solicitação, entrando em contato com seu gerente de sucesso.
Como resultado do aprimoramento de controle e segurança do processo de produção, alguns elementos antigos de fluxo de trabalho produzirão erros na nova interface. Foi adicionado um recurso de relatar erros adicional para identificar e explicar esses erros quando encontrados.
Se a conta estiver configurada para usar a experiência Moderna de envio e um fluxo de trabalho problemático for iniciado, o usuário verá um banner vermelho que indica o erro:
Se a conta ainda estiver configurada para usar a experiência clássica por padrão, o fluxo de trabalho pode continuar a trabalhar com essas regras.
No entanto, o link Experimentar a experiência Moderna exibirá um ponto de interrogação em um círculo, indicando que um erro é detectado.
Clicar no ponto de interrogação exibe a mensagem de erro:
No caso em que mais de um problema for encontrado, todos os erros detectados serão listados.
Para tornar o fluxo de trabalho válido no conjunto de regras da nova interface, um administrador deve editar o fluxo de trabalho e corrigir os problemas detectados:
No conjunto de regras clássico, as sequências de caracteres de email podem ficar deformadas ou serem delimitadas incorretamente (com espaços em vez de vírgulas, por exemplo).
Quando esse erro é gerado, o administrador deve verificar:
A experiência moderna requer valores exclusivos para todos os títulos de documentos na página Documentos do Designer do fluxo de trabalho.
Detalhes adicionais referentes a esse erro podem ser encontrados aqui
Ao projetar um fluxo de trabalho, um Administrador tem a possibilidade de anexar um modelo de documento que tem um escopo de acesso limitado.
Quando um usuário que está fora desse escopo tenta carregar o fluxo de trabalho, o documento não pode ser anexado e uma violação de segurança é acionada.
Por exemplo, um Administrador pode criar um novo modelo de documento com propriedades que restringem o acesso somente ao proprietário. O administrador pode anexar esse documento ao fluxo de trabalho, porque ele é o proprietário.
Qualquer outro usuário do sistema não é o proprietário, portanto está fora do escopo do documento.
Quando esse erro é acionado, o administrador deve ajustar as propriedades do modelo de documento anexado.
Etapas para revisar e ajustar as propriedades do modelo podem ser encontradas aqui
Com a versão de junho de 2018, várias alterações foram aplicadas ao Designer de fluxo de trabalho, trazendo-o mais próximo da funcionalidade do processo manual de Envio.
Os novos recursos incluem a capacidade de:
Todos os recursos acima são habilitados quando você aceitar o novo processo de Envio de fluxo de trabalho personalizado.
Esse novo processo de Envio é exibido em uma nova página ajustável, parecida com a página de Envio, e pode ser habilitado navegando até: Conta > Configurações da conta > Configurações de envio > Controles de fluxo de trabalho personalizado
No Designer de fluxo de trabalho, todos os métodos de autenticação permitidos são exibidos no objeto do destinatário.
Os métodos de autenticação foram atualizados para serem exibidos como caixas de seleção, permitindo que o design de fluxo de trabalho disponibilize opções para o remetente.
Se várias opções são marcadas no designer, essas mesmas opções estarão disponíveis para o remetente durante o processo de envio.
Esta versão também adiciona o telefone (SMS) como uma opção no designer.
Os objetos de destinatários no designer agora podem ser marcados como grupos de destinatários. Isso permite que o remetente configure uma matriz de endereços de email que estão autorizados para assinar nessa etapa de assinatura .
Por exemplo, se você precisar que um ou cinco gerentes contra-assinem, é possível listar todos os cinco emails, mas somente um é necessário para aplicar uma assinatura.
Os destinatários no designer do fluxo de trabalho podem ser identificados como um grupo de destinatários, mas não são configurados no design do fluxo de trabalho.
O grupo de destinatários está disponível somente para configurar durante o processo de envio.
Durante o processo de envio, documentos agora podem ser anexados de qualquer uma das origens do Acrobat Sign habilitadas.
A interface do usuário para a experiência de fluxo de trabalho de envio foi atualizada para um novo design moderno e ajustável, parecido com o da página de Envio.
As instruções que previamente estavam localizadas à direita da lista de destinatários foram movidas para a parte superior da página em uma janela flexível.
Somente os administradores podem criar fluxos de trabalho. Os administradores de conta podem criar fluxos de trabalho para toda a conta ou para grupos específicos da conta. Os administradores de grupos poderão ver todos os fluxos de trabalho, mas somente poderão editar aqueles contidos em seu grupo.
Criar um fluxo de trabalho consiste em definir as seguintes informações:
Os campos obrigatórios são identificados com um asterisco vermelho. Alguns rótulos de campo são editáveis, conforme indicado pelo
ícone de lápis (por exemplo, Nome do contrato):
Clique no ícone de lápis para inserir um rótulo personalizado. Este rótulo será exibido na página Enviar quando o fluxo de trabalho for usado para enviar um documento. Para reverter ao rótulo original, clique no ícone de reversão.
As configurações personalizadas de fluxo de trabalho explicitamente definidas substituirão as configurações de nível de grupo ou conta padrão (se configurada).
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Clique no botão Criar um novo fluxo de trabalho para abrir o designer de fluxo de trabalho.
O designer de fluxo de trabalho abre e o painel Informações sobre o fluxo de trabalho é exibido:
No banner Designer de fluxo de trabalho, o nome padrão do fluxo de trabalho é exibido (por exemplo, Novo fluxo de trabalho).
O ponto ao lado do nome do fluxo de trabalho indica se é um rascunho/inativo (ponto cinza) ou ativo
(ponto verde).
Os seguintes controles estão localizados à direita:
Na página Informações sobre o fluxo de trabalho, insira as seguintes informações:
As instruções podem ser adicionadas usando tags HTML. As seguintes tags HTML e seus atributos podem ser usadas na seção de instruções: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fully qualified path"> e <a href="fully qualified path">.
Se você pretende usar caminhos src ou href, precisará ter os caminhos permitidos. Envie as URLs para o seu Gerente de sucesso do cliente.
A seguir está um exemplo de Informações sobre o fluxo de trabalho:
Clique em Informações do contrato no painel esquerdo.
2. Na seção Informações do contrato, defina as informações do contrato como devem ser mostradas na página Enviar para o remetente:
A seguir está um exemplo de Informações do contrato:
Clique em Destinatários no painel esquerdo para acessar a seção Roteamento de destinatários
Na seção Roteamento de destinatários, é possível especificar os destinatários e a ordem de roteamento de acordo com as suas necessidades. É possível criar fluxos de trabalho bastante complexos com roteamento serial, paralelo, híbrido ou híbrido aninhado. As instruções a seguir destacam a funcionalidade disponível para roteamentos de destinatários.
Ao editar um destinatário, é possível configurar o seguinte:
Ativar a senha como verificação de identidade adicionará a mesma senha à segurança do documento, impedindo a exibição do PDF até que a senha seja inserida.
Certifique-se de clicar em Salvar para salvar as configurações do destinatário.
A seguir está um exemplo de informações dos Destinatários e um roteamento em que os rótulos dos signatários (Comprador e Diretor de vendas) e do aprovador (Vice-presidente de vendas) foram personalizados.
Clique em Emails no painel esquerdo para ir para a seção Emails
Marque as caixas dos eventos para os quais deseja acionar uma notificação de email.
Clique em Documentos no painel esquerdo para ir até a seção Documentos
Na seção Documentos, é possível configurar o seguinte:
A seguir está um exemplo de uma seção Documentos configurada:
Clique em Campos de entrada do remetente no painel esquerdo para acessar a seção Campos de entrada do remetente.
Esses campos de entrada estão mapeados aos campos de formulário definidos nos documentos anexados (como parte do design do fluxo de trabalho ou como um arquivo carregado pelo remetente).
O remetente pode usar esses campos para pré-preencher o conteúdo antes de enviar o contrato ao destinatário.
No painel Campos de entrada do remetente, clique em Adicionar campo.
Para cada linha adicionada, é possível configurar o seguinte:
A seguir está um exemplo de Campos de entrada do remetente:
É possível enviar um contrato usando um fluxo de trabalho. Quando você seleciona um fluxo de trabalho, a página Enviar exibe os campos personalizados definidos, incluindo as instruções personalizadas, os destinatários padrão e assim por diante.
O contrato de fluxo de trabalho é enviado na ordem especificada no roteamento. Os signatários e os aprovadores podem assinar usando o link no email Por favor, assine/Por favor, aprove, ou em suas páginas Gerenciar, se forem usuários registrados no Acrobat Sign. Isso funciona da mesma maneira que o processo de envio padrão.
O histórico e o relatório de auditoria do contrato de fluxo de trabalho podem ser acessados na página Gerenciar. Quando o contrato está em processo, é possível adicionar lembretes e executar outras tarefas.
Faça logon como um administrador de conta e navegue para: Conta > Fluxos de trabalho.
Na lista Fluxos de trabalho, clique para selecionar um fluxo de trabalho
No menu de contexto, clique em Abrir. O designer de fluxo de trabalho é exibido
Quando o designer de fluxo de trabalho for aberto, o fluxo de trabalho poderá ser totalmente editado. Todas as seções podem ser alteradas conforme necessário e nenhuma alteração será salva até que o botão Atualizar seja clicado.
No designer de fluxo de trabalho, é possível fazer as seguintes alterações:
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