Configurar fluxos de trabalho de assinatura

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O designer de fluxo de trabalho é usado para criar os fluxos de trabalho que controlam os processos de assinatura, de modo a se ajustar as suas necessidades específicas de negócios. Com esta nova ferramenta, os administradores podem projetar e gerenciar modelos de fluxo de trabalho com facilidade com um editor intuitivo que utiliza ações de arrastar e soltar. É fácil especificar os documentos a serem incluídos em um contrato; as características dos participantes, incluindo nomes, funções e roteamentos predefinidos; os campos de formulário a serem pré-preenchidos pelo remetente; os emails a serem enviados para os participantes; a expiração do contrato ou opções de senha; e muito mais.

Os fluxos de trabalho também criam experiências de envio fáceis de seguir para os seus usuários, de modo que as etapas do processo sempre podem ser seguidas de maneira consistente. Os remetentes que usam um modelo de fluxo de trabalho são guiados pelo processo de envio com instruções e campos personalizados, tornando o processo de envio mais fácil de usar e menos suscetível a erros.

 

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Novidades...

Versão de dezembro de 2018

Com a versão de dezembro de 2018, três novos elementos estão sendo adicionados à experiência do fluxo de trabalho:

  • Atribuição de campo definida por modelo
  • Acesso comutável de nível de usuário para a experiência moderna de envio
  • Experiência aprimorada para relatar problemas comuns de fluxo de trabalho

 

Atribuição de campo definida por modelo

Essa nova opção relaciona a lista de destinatários, conforme definido no designer do fluxo de trabalho, às atribuições de campos apropriadas nos formulários criados por você.

O exemplo usa o caso:

  • Um (cliente) signatário deve assinar primeiro
    • Opcionalmente, um co-signatário pode assinar em segundo
  • Uma contra-assinatura interna é aplicada por um representante de vendas

Tradicionalmente, isso exigiria dois formulários, devido a como os destinatários foram posicionados na página Enviar:

  • Um para o cenário de signatário único, atribuindo a contra-assinatura interna como o segundo índice de signatário
  • Um para o cenário de co-signatário, onde o co-signatário é o segundo índice de signatário, e a contra-assinatura é o terceiro

Na estrutura de regra “definida por modelo”, você cria um formulário totalmente habilitado com todos os campos de destinatário possíveis definidos.

O índice do signatário destinatário (conforme definido no Designer do fluxo de trabalho) é aplicado com ênfase, ignorando todos os campos que são atribuídos a qualquer destinatário omitido (opcional) quando o contrato é enviado.

Portanto, no caso de uso acima, o co-signatário é sempre o índice de signatário 2, mas se o co-signatário não estiver incluído no momento que o contrato é enviado, esses campos de signatário2 são ignorados, e o contra-signatário (índice de signatário 3) ainda terá acesso somente aos campos de signatário3.

 

Para habilitar esse novo recurso, navegue até: Conta > Configurações da conta > Configurações de envio > Controles de fluxo de trabalho personalizado > Habilitar posicionamento de assinatura definido pelo modelo

Observação:

Habilitar o recurso de posicionamento de assinatura definido pelo modelo desabilitará a opção para criar contratos durante o processo de envio.

Cada destinatário envolvido com um contrato é atribuído um número de índice de signatário. Esse número de índice é necessário para associar o destinatário ao respectivo campo que ele tem autoridade para adicionar conteúdo (como um campo de assinatura).

Os destinatários adquirem o número de índice com base na ordem da pilha na página de Envio. O destinatário na parte superior da pilha é 1, o destinatário seguinte é 2 e assim por diante. Esse número de índice pode ser encontrado quando o contrato é configurado como “Completar na ordem”, mas ainda é visível quando o fluxo de trabalho estiver configurado como “Completar em qualquer ordem”. 

 

Ao criar um fluxo de destinatário no designer do fluxo de trabalho, o índice do signatário é atribuído de acordo com estas regras:

  • De cima para baixo
    • Da esquerda para a direita

No exemplo abaixo, o Signatário e o Co-signatário estão na parte superior da pilha.

  • O “Signatário” é o destinatário na extremidade esquerda na parte superior, portanto é atribuído o índice 1
  • O “Co-signatário” também está na parte superior, mas à direita do Signatário, portanto é atribuído o índice 2

Nesse caso de uso, não importa quem assina fisicamente primeiro, por isso são inseridos em um fluxo de trabalho de assinatura paralela. No entanto, o índice de assinatura é imposto rigidamente para garantir que o Signatário aplique seu conteúdo aos campos “Signatário” corretos, e o Co-signatário tem acesso somente aos seus respectivos campos “Co-signatário”.

O “Representante de vendas” assina em terceiro, depois que o Signatário e o Co-signatário concluem.

A “Aprovação executiva” é solicitada em quarto, depois que a contra-assinatura do Representante de vendas entra em vigor.

Observação:

Para os nomes de destinatário “Signatário”, “Co-signatário”, “Representante de vendas” etc., a atribuição de campo não se aplica. Esses são apenas rótulos definidos pelo administrador usados para esclarecimento no modelo de fluxo de trabalho. 

 

O fluxo de destinatário do designer acima produzirá um modelo de página Envio que tem a seguinte aparência.

(Na página Envio, a ordem da pilha é mais visível, embora os números de índice não são expostos.)

 

Ao criar um formulário com campos, cada campo é atribuído explicitamente a um índice de assinatura (ignorando campos “Qualquer pessoa” no momento).

No ambiente de criação do Adobe Acrobat Sign, isso é feito selecionando um Participante e inserindo campos para ele.

Cada participante é codificado por cores para manter uma distinção visual entre quais campos são atribuídos a cada participante.

 

Se você usar tags de texto, a própria tag fornece um argumento (por exemplo :signer1) que atribui o campo ao índice do assinante.

 

Acesso comutável de nível de usuário para a experiência moderna de envio

Usuários que carregam a interface “Clássica” de fluxos de trabalho por padrão agora terão um link no canto superior direito da tela para “Experimentar a experiência moderna”.

Observação:

As contas que habilitaram a nova experiência de envio de Fluxo do trabalho do cliente (consulte a a versão de junho abaixo) não verão esse link.

 

Clicar neste link direciona o usuário para a nova interface somente para essa transação.

Há um link no canto superior direito para retornar para a experiência clássica, se desejar.

Observação:

Esse link de alternância pode ser excluído mediante solicitação, entrando em contato com seu gerente de sucesso.


Experiência aprimorada para relatar problemas comuns de fluxo de trabalho

Como resultado do aprimoramento de controle e segurança do processo de produção, alguns elementos antigos de fluxo de trabalho produzirão erros na nova interface.  Foi adicionado um recurso de relatar erros adicional para identificar e explicar esses erros quando encontrados.

Se a conta estiver configurada para usar a experiência Moderna de envio e um fluxo de trabalho problemático for iniciado, o usuário verá um banner vermelho que indica o erro:

 

Se a conta ainda estiver configurada para usar a experiência clássica por padrão, o fluxo de trabalho pode continuar a trabalhar com essas regras. 

No entanto, o link Experimentar a experiência Moderna exibirá um ponto de interrogação em um círculo, indicando que um erro é detectado. 

Clicar no ponto de interrogação exibe a mensagem de erro:

 

No caso em que mais de um problema for encontrado, todos os erros detectados serão listados.

Para tornar o fluxo de trabalho válido no conjunto de regras da nova interface, um administrador deve editar o fluxo de trabalho e corrigir os problemas detectados:

No conjunto de regras clássico, as sequências de caracteres de email podem ficar deformadas ou serem delimitadas incorretamente (com espaços em vez de vírgulas, por exemplo).

Quando esse erro é gerado, o administrador deve verificar:

  • Se os emails de CC estão delimitados corretamente
    • A experiência moderna aceita vírgulas ou ponto e vírgulas
  • Qualquer sequência de caracteres de email de destinatário para garantir que tenha a estrutura correta
    • (por exemplo, nome@dominio.tld)

A experiência moderna requer valores exclusivos para todos os títulos de documentos na página Documentos do Designer do fluxo de trabalho.

Detalhes adicionais referentes a esse erro podem ser encontrados aqui

Ao projetar um fluxo de trabalho, um Administrador tem a possibilidade de anexar um modelo de documento que tem um escopo de acesso limitado.

Quando um usuário que está fora desse escopo tenta carregar o fluxo de trabalho, o documento não pode ser anexado e uma violação de segurança é acionada.

Por exemplo, um Administrador pode criar um novo modelo de documento com propriedades que restringem o acesso somente ao proprietário.  O administrador pode anexar esse documento ao fluxo de trabalho, porque ele é o proprietário. 

Qualquer outro usuário do sistema não é o proprietário, portanto está fora do escopo do documento.

Quando esse erro é acionado, o administrador deve ajustar as propriedades do modelo de documento anexado.

Etapas para revisar e ajustar as propriedades do modelo podem ser encontradas aqui



Versão de junho de 2018

Com a versão de junho de 2018, várias alterações foram aplicadas ao Designer de fluxo de trabalho, trazendo-o mais próximo da funcionalidade do processo manual de Envio.

Os novos recursos incluem a capacidade de:

  • Usar assinaturas Digitais para um ou mais de seus destinatários
  • Configurar destinatários para usarem autenticação de destinatário com base em telefone (SMS)
  • Configurar Grupos de destinatários durante o processo de envio
  • Anexar documentos de todas as origens habilitadas durante o processo de envio

 

Todos os recursos acima são habilitados quando você aceitar o novo processo de Envio de fluxo de trabalho personalizado.

Esse novo processo de Envio é exibido em uma nova página ajustável, parecida com a página de Envio, e pode ser habilitado navegando até: Conta > Configurações da conta > Configurações de envio > Controles de fluxo de trabalho personalizado

No Designer de fluxo de trabalho, todos os métodos de autenticação permitidos são exibidos no objeto do destinatário.

Os métodos de autenticação foram atualizados para serem exibidos como caixas de seleção, permitindo que o design de fluxo de trabalho disponibilize opções para o remetente. 

Se várias opções são marcadas no designer, essas mesmas opções estarão disponíveis para o remetente durante o processo de envio.

Esta versão também adiciona o telefone (SMS) como uma opção no designer.

Os objetos de destinatários no designer agora podem ser marcados como grupos de destinatários.  Isso permite que o remetente configure uma matriz de endereços de email que estão autorizados para assinar nessa etapa de assinatura .

Por exemplo, se você precisar que um ou cinco gerentes contra-assinem, é possível listar todos os cinco emails, mas somente um é necessário para aplicar uma assinatura.

Observação:

Os destinatários no designer do fluxo de trabalho podem ser identificados como um grupo de destinatários, mas não são configurados no design do fluxo de trabalho.

O grupo de destinatários está disponível somente para configurar durante o processo de envio.

Durante o processo de envio, documentos agora podem ser anexados de qualquer uma das origens do Acrobat Sign habilitadas.

 

A interface do usuário para a experiência de fluxo de trabalho de envio foi atualizada para um novo design moderno e ajustável, parecido com o da página de Envio.

As instruções que previamente estavam localizadas à direita da lista de destinatários foram movidas para a parte superior da página em uma janela flexível.


Criar um fluxo de trabalho personalizado

Somente os administradores podem criar fluxos de trabalho. Os administradores de conta podem criar fluxos de trabalho para toda a conta ou para grupos específicos da conta. Os administradores de grupos poderão ver todos os fluxos de trabalho, mas somente poderão editar aqueles contidos em seu grupo.

Criar um fluxo de trabalho consiste em definir as seguintes informações:

  • Informações sobre o fluxo de trabalho—Defina o próprio fluxo de trabalho, incluindo a aplicação de um nome, a inserção de instruções personalizadas para os remetentes que o utilizam e a concessão de permissões de uso.
  • Informações do contrato—Defina e personalize as informações do contrato que são exibidas na página Enviar.
  • Destinatários—Crie um roteamento, adicionando destinatários (signatários e aprovadores) na ordem de assinatura exigida.
  • Emails—Especifique os emails a serem enviados aos diferentes participantes nas várias etapas do processo de assinatura.
  • Documentos—Especifique os documentos que devem ser incluídos no fluxo de trabalho.
  • Campos de entrada do remetente—Defina os campos que os remetentes podem usar para inserir informações ao enviar o contrato. As informações de entrada enviadas são mescladas ao contrato antes de ser enviado para os signatários ou aprovadores.

Os campos obrigatórios são identificados com um asterisco vermelho. Alguns rótulos de campo são editáveis, conforme indicado pelo
ícone de lápis (por exemplo, Nome do contrato):

Clique no ícone de lápis para inserir um rótulo personalizado. Este rótulo será exibido na página Enviar quando o fluxo de trabalho for usado para enviar um documento. Para reverter ao rótulo original, clique no ícone de reversão.

Observação:

As configurações personalizadas de fluxo de trabalho explicitamente definidas substituirão as configurações de nível de grupo ou conta padrão (se configurada).  

  1. Faça logon como um administrador de conta e navegue para: Conta > Fluxos de trabalho .

  2. Clique no botão Criar um novo fluxo de trabalho para abrir o designer de fluxo de trabalho. 

  3. O designer de fluxo de trabalho abre e o painel Informações sobre o fluxo de trabalho é exibido:

    No banner Designer de fluxo de trabalho, o nome padrão do fluxo de trabalho é exibido (por exemplo, Novo fluxo de trabalho).

    O ponto ao lado do nome do fluxo de trabalho indica se é um rascunho/inativo (ponto cinza) ou ativo
    (ponto verde).

    Os seguintes controles estão localizados à direita:

    • Fechar—Clique para fechar o fluxo de trabalho.
    • Salvar—Clique para salvar suas alterações.
    • Ativar/Desativar—Clique para ativar (ou desativar) o fluxo de trabalho para o grupo selecionado.

     

    Na página Informações sobre o fluxo de trabalho, insira as seguintes informações:

    • Nome do fluxo de trabalho—Insira um nome para o seu fluxo de trabalho. Este nome é exibido no banner do designer de fluxo de trabalho, no menu suspenso Usar um fluxo de trabalho na página de Início e na parte superior da página Enviar, quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato. 
    • Instruções para o remetente—Insira instruções sobre como usar o fluxo de trabalho. Estas instruções são exibidas na parte superior da página Enviar, quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato. 
    Observação:

    As instruções podem ser adicionadas usando tags HTML. As seguintes tags HTML e seus atributos podem ser usadas na seção de instruções: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fully qualified path"> e <a href="fully qualified path">.

    Se você pretende usar caminhos src ou href, precisará ter os caminhos permitidos. Envie as URLs para o seu Gerente de sucesso do cliente.

    • Ativar para—Especifique quem pode usar o fluxo de trabalho. As opções são Todos os grupos ou os grupos da sua conta.

     

    A seguir está um exemplo de Informações sobre o fluxo de trabalho: 

  1. Clique em Informações do contrato no painel esquerdo.

  2. 2. Na seção Informações do contrato, defina as informações do contrato como devem ser mostradas na página Enviar para o remetente:

    • Nome do contrato—Insira o nome do contrato. Este nome é exibido na página Enviar, quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato, e no cabeçalho do email “Por favor, assine/Por favor, aprove”. Este campo é obrigatório e o rótulo é editável.
    • Mensagem—Insira uma mensagem para os destinatários. Esta mensagem é exibida na página Enviar quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato. Este campo é obrigatório e o rótulo é editável.
    • Cc—Se necessário, insira o endereço de email para destinatários em Cc. Endereços de email devem ser separados por vírgula ou ponto e vírgula
      • Mínima—Especifique o número mínimo de endereços de email que podem ser incluídos para Cc.
      • Máxima—Especifique o número máximo de endereços de email que podem ser incluídos para Cc.
      • Editável—Ative esta opção para permitir que os remetentes editem os endereços em Cc do fluxo de trabalho na página Enviar.
    • Idioma do remetente—O remetente pode usar essa opção para especificar o idioma do destinatário.  Essa configuração define se o seletor de idioma deve ser exibido na página Enviar e, em caso afirmativo, qual o idioma padrão a ser exibido.
    • Opções de envio
      • Definir senha para abrir o PDF baixado—Ative esta opção para permitir que o remetente especifique uma senha para um PDF baixado.
        • Definir esta opção também definirá a verificação do signatário por senha e usará o mesmo valor de senha.
        • Obrigatório—Ative essa opção para sempre exigir uma senha para o PDF baixado. Se essa opção for definida, os remetentes não poderão desativá-la na página Enviar e deverão digitar uma senha.
      • Prazo de conclusão—Ative esta opção para permitir a especificação de um prazo de conclusão na página Enviar.
        • dias para concluir o contrato—Selecione o número de dias padrão que os destinatários terão para concluir o processo de assinatura. O número de dias especificado é sempre editável na página Enviar.
      • Permitir autoria de documentos antes do envio—Ative esta opção para permitir que os remetentes modifiquem os campos de formulário do documento no ambiente de autoria usando a opção de visualização na página Enviar.
        • Ativar autoria por padrão—Ative esta opção para ativar automaticamente a opção de Visualização na página Enviar.

     

    A seguir está um exemplo de Informações do contrato:

  1. Clique em Destinatários no painel esquerdo para acessar a seção Roteamento de destinatários

  2. Na seção Roteamento de destinatários, é possível especificar os destinatários e a ordem de roteamento de acordo com as suas necessidades. É possível criar fluxos de trabalho bastante complexos com roteamento serial, paralelo, híbrido ou híbrido aninhado.  As instruções a seguir destacam a funcionalidade disponível para roteamentos de destinatários.

    • Para adicionar outro destinatário antes ou depois de um destinatário existente:
      • Clique no ícone Adicionar
      • Selecione a função (todas as funções habilitadas para a conta estarão disponíveis) que você deseja inserir

     

    • Para especificar uma ramificação paralela, clique no ícone Adicionar acima de um destinatário e selecione Ramificações paralelas. 

     

    • Para excluir um destinatário, passe o mouse sobre a bolha do destinatário e clique no ícone Excluir.

     

    • Para personalizar um destinatário, passe o mouse sobre a bolha e clique no ícone Editar

    Ao editar um destinatário, é possível configurar o seguinte:

    • Rótulo do destinatário—Personalize o rótulo do destinatário. Por exemplo, altere o rótulo Destinatário padrão para Comprador. 
      • Os rótulos dos destinatários devem ser exclusivos em um fluxo de trabalho.
    • Endereço de email—Digite o endereço de email padrão do destinatário.
    • O destinatário é o remetente—Quando selecionado, o remetente será inserido como o destinatário
    • Marcar como grupo de destinatários——Quando selecionado, o destinatário será exibido como um grupo de destinatários vazio para o remetente durante o processo de envio.  O remetente deve configurar os endereços de email para o grupo de destinatários
    • Função—Atualize a função do destinatário (Signatário ou Aprovador).
    • Obrigatório—Ative esta opção se a assinatura do destinatário for obrigatória.
    • Editável—Ative esta opção para permitir que o remetente atualize o endereço de email deste destinatário na página Enviar.
    • Verificação de identidade—Selecione o tipo de verificação de identidade obrigatória para o signatário 
      • As opções disponíveis são Nenhuma, Acrobat Sign, Telefone, KBA, Senha e Identidade da Web
      • Somente as opções que foram habilitadas para a conta do Acrobat Sign estarão visíveis
    Observação:

    Ativar a senha como verificação de identidade adicionará a mesma senha à segurança do documento, impedindo a exibição do PDF até que a senha seja inserida.

  3. Certifique-se de clicar em Salvar para salvar as configurações do destinatário.

     

    A seguir está um exemplo de informações dos Destinatários e um roteamento em que os rótulos dos signatários (Comprador e Diretor de vendas) e do aprovador (Vice-presidente de vendas) foram personalizados. 

  1. Clique em Emails no painel esquerdo para ir para a seção Emails

    • Na seção Emails, é possível controlar quais emails serão enviados durante o processo de assinatura e aprovação com base em vários eventos. 
    • Por exemplo, é possível especificar que emails de notificação sejam enviados aos destinatários e Ccs quando um contrato for cancelado. 

  2. Marque as caixas dos eventos para os quais deseja acionar uma notificação de email.

  1. Clique em Documentos no painel esquerdo para ir até a seção Documentos

  2. Na seção Documentos, é possível configurar o seguinte:

    • Título do documento—Insira um título para o documento. Esse título é exibido na área Documentos da página Enviar quando você envia usando o fluxo de trabalho.
    • Arquivos — clique no ícone Adicionar arquivo para anexar um documento da sua biblioteca do Acrobat Sign. Este documento é anexado automaticamente quando você envia usando esse fluxo de trabalho.
      • Se nenhum arquivo for selecionado, o fluxo de trabalho permite que o remetente forneça um arquivo ao enviar o contrato.
      • Se um documento estiver marcado como Obrigatório, ele será anexado automaticamente ao contrato quando o fluxo de trabalho é iniciado
      • Excluir arquivo—Se você anexar o arquivo errado, pode clicar no ícone Excluir (X) ao lado do nome do arquivo para removê-lo.
    • Nome do documento—Insira um nome significativo que identifique o documento para o remetente. O nome do documento carregado da biblioteca é padrão, mas pode ser substituído.
    • Obrigatório—Especifica se o documento é obrigatório.
    • Adicionar documento—Clique no botão Adicionar documento para inserir linhas para documentos adicionais.
      •  Os títulos dos documentos devem ser valores exclusivos
    • Excluir linha—Clique no ícone Excluir linha (X) para excluir toda a linha.

  3. A seguir está um exemplo de uma seção Documentos configurada:

  1. Clique em Campos de entrada do remetente no painel esquerdo para acessar a seção Campos de entrada do remetente.

    Esses campos de entrada estão mapeados aos campos de formulário definidos nos documentos anexados (como parte do design do fluxo de trabalho ou como um arquivo carregado pelo remetente).

    O remetente pode usar esses campos para pré-preencher o conteúdo antes de enviar o contrato ao destinatário.

  2. No painel Campos de entrada do remetente, clique em Adicionar campo.

    Para cada linha adicionada, é possível configurar o seguinte:

    • Título do campo—Insira um título para o campo. Esse valor será exibido na página Enviar para referência do remetente.
    • Nome do campo do documento—Digite o nome de um campo no documento anexado da biblioteca.
      • O nome do campo inseridas aqui deve corresponder ao nome do campo do formulário no documento.
    • Valor padrão—Insira um valor padrão, se houver.
    • Obrigatório—Ative esta opção se um valor para este campo precisar ser inserido antes de enviar o contrato.
    • Editável—Ative esta opção para permitir que o remetente do contrato modifique o valor padrão.
    • Clique no ícone Excluir linha (X) para excluir toda a linha.

     

    A seguir está um exemplo de Campos de entrada do remetente: 


Enviar usando um fluxo de trabalho personalizado

É possível enviar um contrato usando um fluxo de trabalho. Quando você seleciona um fluxo de trabalho, a página Enviar exibe os campos personalizados definidos, incluindo as instruções personalizadas, os destinatários padrão e assim por diante.


Assinar e aprovar um contrato de fluxo de trabalho

O contrato de fluxo de trabalho é enviado na ordem especificada no roteamento. Os signatários e os aprovadores podem assinar usando o link no email Por favor, assine/Por favor, aprove, ou em suas páginas Gerenciar, se forem usuários registrados no Acrobat Sign. Isso funciona da mesma maneira que o processo de envio padrão.

O histórico e o relatório de auditoria do contrato de fluxo de trabalho podem ser acessados na página Gerenciar. Quando o contrato está em processo, é possível adicionar lembretes e executar outras tarefas.


Editar um fluxo de trabalho personalizado

  1. Faça logon como um administrador de conta e navegue para: Conta > Fluxos de trabalho.

  2. Na lista Fluxos de trabalho, clique para selecionar um fluxo de trabalho

  3. No menu de contexto, clique em Abrir. O designer de fluxo de trabalho é exibido

    Quando o designer de fluxo de trabalho for aberto, o fluxo de trabalho poderá ser totalmente editado. Todas as seções podem ser alteradas conforme necessário e nenhuma alteração será salva até que o botão Atualizar seja clicado.

     

    No designer de fluxo de trabalho, é possível fazer as seguintes alterações:

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