Die HMLR-Anforderungen für elektronisch signierte Urkunden erfüllen

• Alle Parteien stimmen der Nutzung elektronischer Signaturen und einer elektronischen Signaturplattform (Plattform) in Bezug auf die Urkunde zu.
• Alle Parteien haben Rechtsanwälte, die für sie handeln (vorbehaltlich enger Ausnahmen).
• Ein Rechtsanwalt ist verantwortlich für die Einrichtung und Kontrolle des Signierprozesses über die Plattform.

Der in Ziffer 13 des Handbuchs 8 festgelegte Signatur- und Datierungsprozess ist wie folgt:

Der Rechtsanwalt, der den Antrag bei HMLR einreicht, tut dies auf elektronischem Weg – normalerweise über das HMLR-Portal – und fügt dem Antrag eine PDF-Datei der vollständigen Urkunde bei.Wenn es sich jedoch um einen Antrag auf Erstregistrierung handelt, kann ein Ausdruck der PDF-Datei, der als wahrheitsgetreue Kopie der vollständigen Urkunde zertifiziert ist, eingereicht werden.

Der Notar, der den Antrag einreicht (einschließlich eines Antrags auf Erstregistrierung), stellt die folgende Bescheinigung zur Verfügung: „Ich bescheinige, dass nach meinem besten Wissen und Gewissen die in Praxishandbuch 8 dargelegten Anforderungen für die Ausführung von Urkunden mittels E-Signaturen erfüllt wurden."

Jeder Notar mit einem Acrobat Sign Konto kann diesen Prozess für alle Parteien initiieren.Unterzeichnende und Zeugen benötigen kein eigenes Acrobat Sign-Konto.

Der Acrobat Sign Administrator für den Notar kann Einstellungen in Acrobat Sign ändern, um Workflows zu ermöglichen, die die Schritte 1-6 im Abschnitt Überblick über den HMLR-Workflow oben erfüllen.Diese Einstellungen werden unten im Abschnitt über Konfiguration deines Acrobat Sign Kontos dargestellt.

Der Abschnitt über die Vorbereitung der Urkunde für die Unterzeichnung bietet wichtige Anleitung zu:

• Vorbereitung der Urkunde für die Unterzeichnung vor dem Start des Unterzeichnungsprozesses;
• Einbeziehung der vorgeschriebenen Ausführungs- und Beglaubigungsklauseln in die Urkunde; und
• Schutz der Vertraulichkeit durch Verwendung einer einzigartigen Funktion in Acrobat Sign namens „Begrenzte Dokument-Sichtbarkeit"

Acrobat Sign ermöglicht es einem Kontoadministrator, Einstellungen zu ändern, um sicherzustellen, dass der Workflow den Anforderungen von Abschnitt 13.3 des Handbuchs 8 entspricht.Bevor du Urkunden zur elektronischen Ausführung mit Acrobat Sign sendest, empfehlen wir dir, die folgenden Änderungen vorzunehmen:

• Ausdrückliche Zustimmung zur Unterzeichnung mit Acrobat Sign erforderlich.Kontoadministratoren können Einstellungen für Nutzungsbedingungen und Verbraucherangaben konfigurieren, um ausdrückliches Einverständnis (über ein Kontrollkästchen) zur Verwendung von Acrobat Sign zu verlangen.Dies kann entweder vor der Anzeige der Urkunde oder vor der Unterzeichnung der Urkunde erforderlich sein.
  • Navigiere zum Bereich Gruppe im Admin-Menü
  • Klicke auf die zu konfigurierende Gruppe (wodurch die verfügbaren Aktionen oben in der Liste angezeigt werden)
  • Klicke auf Gruppeneinstellungen
    

• Wähle den Tab Signatureinstellungen aus
• Aktiviere die Option Kontoeinstellungen für diese Seite überschreiben
  
• Scrolle nach unten zum Abschnitt Nutzungsbedingungen und klicke auf den Link für Unterzeichnende
  
• Wähle eine andere Option als standardmäßig aus, um ausdrückliche Zustimmung zu aktivieren
• Speichern Sie die Änderungen

• Begrenzte Dokumentsichtbarkeit aktivieren: Begrenzte Dokumentsichtbarkeit (LDV) ermöglicht es dem Notar, die Vertraulichkeit zu schützen, indem sichergestellt wird, dass der Zeuge nur die Ausführungs- oder Signaturseite (nicht das gesamte Dokument) einsehen kann und nur eine Kopie des Audit-Protokolls zum Signaturprozess erhält; der Zeuge erhält keine Kopie des signierten Dokuments selbst.Kontoadministratoren können die LDV-Einstellungen wie folgt aktivieren:
  • Navigiere zum Abschnitt Gruppe im Administrator-Menü
  • Klicke auf die zu konfigurierende Gruppe (dadurch werden die verfügbaren Aktionen oben in der Liste angezeigt)
  • Klicke auf die Gruppeneinstellungen-Aktion
    
  • Klicke auf Gruppeneinstellungen im Gruppenmenü
  • Aktiviere die Option Kontoeinstellungen für diese Seite überschreiben
    
  • Scrolle nach unten zum Abschnitt Begrenzte Dokumentsichtbarkeit
    
  • Aktivieren:
    • Unterzeichner sehen nur Dateien mit Signatur-, Initial- oder Dateneingabefeldern, die ihnen zugewiesen sind
    • Unterzeichner und CCs in meinem Konto sehen alle Dateien
  • Speichere die Änderungen
    

• Nachrichtenmuster anlegen (optional): Du kannst ein Nachrichtenmuster anlegen, um Notaren Zeit zu sparen, wenn sie ein dokument zur Signatur senden. Das Muster kann den E-Mail-Textkörper automatisch mit einer Standardnachricht und Betreffzeile füllen.
  • Navigiere zum Abschnitt Gruppe im Administrator-Menü
  • Klicke auf die zu konfigurierende Gruppe (dadurch werden die verfügbaren Aktionen oben in der Liste freigelegt)
  • Klicke auf die Aktion
    Gruppeneinstellungen
  • Klicke auf die Option Nachrichtenvorlagen im Menü der Gruppe
  • Klicke auf + , um eine neue Nachricht zu erstellen und folge den Anweisungen, um eine neue Vorlage zu erstellen

Die finale Version der Urkunde sollte vom Notar in Acrobat Sign hochgeladen werden, damit die Parteien gemäß den vorgeschriebenen Schritten aus Abschnitt 13 von Leitfaden 8 unterzeichnen können.

Abschnitt 13 sieht vor, dass der Unterzeichner in physischer Anwesenheit eines Zeugen unterzeichnet, der die Signatur beglaubigt.Uhrzeit und Datum jeder Signatur werden im digitalen Prüfprotokoll von Acrobat Sign aufgezeichnet.Wenn der Unterzeichnungsprozess abgeschlossen ist, muss der Notar die Urkunde innerhalb der Acrobat Sign Plattform mit dem Datum versehen, an dem sie in Kraft tritt.Die Datierung der Urkunde stellt die Übergabe des Dokuments als Urkunde durch die Parteien dar.

Es gibt drei wichtige Aspekte zur Prüfung für einen Notar, der den Unterzeichnungsprozess steuert:

• Um die LDV-Einstellungen zu nutzen, sollten die endgültige Version der Urkunde und deren Ausführungsseite als separate Dateien erstellt und gemeinsam in Acrobat Sign hochgeladen werden.Acrobat Sign kombiniert automatisch mehrere Dateien während des Unterzeichnungsprozesses zu einem einzigen Dokument.Die LDV-Einstellungen ermöglichen es Notaren, verschiedene Teile des Dokuments den Unterzeichnern und Zeugen während des Unterzeichnungsprozesses zu präsentieren.
• Abschnitt 2.2 von Leitfaden 8 schreibt die Form der Ausführungs- und Beglaubigungsklauseln für die manuelle Ausführung von Urkunden durch Einzelpersonen vor.Diese Klauseln sollten auch übernommen werden, wenn die Urkunde elektronisch ausgeführt wird.Um zu gewährleisten, dass der Zeuge physisch anwesend war, als der Unterzeichner unterzeichnete, sollte der Notar direkt unter den Zeugendetails in der Urkunde selbst die folgende Erklärung des Zeugen einfügen: „Ich war physisch als Zeuge anwesend, als der Unterzeichner seine Signatur auf diese Urkunde setzte".
• Abschnitt 13 von Leitfaden 8 verpflichtet den Notar auch zu bestätigen, dass die HLMR-Anforderungen ordnungsgemäß erfüllt wurden.Das Zertifikat des Notars wird zusammen mit dem Antrag an HMLR zur Registrierung der Urkunde eingereicht.In Abschnitt 16 von Leitfaden 8 hat HMLR angegeben, dass das folgende Zertifikat „angemessen" wäre:

„Ich bestätige, dass nach bestem Wissen und Gewissen die in Leitfaden 8 dargelegten Anforderungen für die Ausführung von Urkunden mit E-Signaturen erfüllt wurden."

Indem du dem unten beschriebenen Unterzeichnungsprozess folgst - und dich auf das digitale Prüfprotokoll von Acrobat Sign stützt - kann ein Notar zuversichtlich sein Zertifikat an HMLR zu liefern.

Den Unterzeichnungsprozess orchestrieren

Die Unterzeichnungszeremonie kann mit allen Parteien im selben Büro oder mit dem Unterzeichner und Zeugen an einem entfernten Ort stattfinden.Der folgende Abschnitt zum Audit-Bericht beschreibt detailliert, wie Acrobat Sign überprüfen kann, dass der Zeuge physisch anwesend war, als der Unterzeichner die Urkunde unterschrieb.

Wenn sich der Unterzeichner und Zeuge an einem entfernten Ort befinden (d. h.nicht am selben Ort wie der Notar), ist Acrobat Sign so konfiguriert, dass es dem Notar die Sicherheiten bietet, die er benötigt, um sicherzustellen, dass der Unterzeichnungsprozess den Anforderungen des Practice Guide 8 entspricht.

Öffne die E-Mail
Der erste Unterzeichner erhält eine E-Mail in seinem Posteingang.

• Der Unterzeichner klickt auf den Review and Sign-Button

• Wenn der Notar während der Urkundenvorbereitungsphase die Telefon-Authentifizierung ausgewählt hat, wird durch Klicken auf die Schaltfläche Review and Sign der Einmalpasscode-Authentifizierungsprozess gestartet
• Der Unterzeichner klickt auf Send Code

Acrobat Sign sendet einen sechsstelligen OTP an die Telefonnummer, die der Notar während des Urkundenvorbereitungsprozesses angegeben hat.

• Die unterzeichnende Person gibt den Code ein und klickt auf OK

• Die unterzeichnende Person füllt alle zugewiesenen Felder im Dokument aus und bringt dann ihre elektronische Signatur mit einer der von Adobe Acrobat Sign bereitgestellten Optionen an:
  
  • Den Namen eingeben
    
  • Zeichnen auf dem Touchscreen des Geräts, das sie halten
  • Hochladen eines Signaturbildes
    
• Nach dem Signieren klicken sie auf die Anwenden-Schaltfläche

• Wenn eine explizite Einverständnisrichtlinie angewendet wurde, wird die unterzeichnende Person aufgefordert, die Nutzungsbedingungen zu akzeptieren, die vom Rechtsanwalt angepasst werden können.

• Die unterzeichnende Person wird auf eine neue Webseite umgeleitet, die sie darüber informiert, dass ihre Signatur angebracht wurde und anzeigt, wer als nächstes signieren wird.

• Eine unterzeichnende Person, die den Zeugen bestimmt, erhält dann eine zweite E-Mail mit der Einladung, ein Signaturfeld an den Zeugen zu delegieren
  
  • Sie klicken auf den Button Prüfen und zur Signatur delegieren, um den Delegationsprozess zu beginnen

• Die delegierende unterzeichnende Person stellt dann Folgendes bereit:
  • Eine E-Mail für den Zeugen
    
  • Eine Telefonnummer für den Zeugen
  • Eine optionale Nachricht für den Zeugen
• Wenn die Delegierung konfiguriert ist, klicke auf Delegieren
  

• Der Zeuge erhält eine E-Mail von Acrobat Sign an die vom Unterzeichner angegebene E-Mail-Adresse, die ihn dazu einlädt, die Urkunde zu prüfen und zu signieren.

• Der Zeuge wird aufgefordert, sich mit einem sechsstelligen Einmalpasswort zu identifizieren, das an die vom Unterzeichner eingegebene Nummer gesendet wird

• Die Urkunde öffnet sich direkt auf der Ausführungsseite, und der Rest der Urkunde ist für den Zeugen nicht sichtbar.

• Schließlich wird die Urkunde an den Notar weitergeleitet, der das Datum in das ihm zugeordnete Feld mit dem Datum des Inkrafttretens einträgt.
• Wenn alle Parteien den Signiervorgang abgeschlossen haben, erhalten sie eine E-Mail, um eine Kopie der endgültigen elektronisch signierten Urkunde und des zugehörigen digitalen Audit-Protokolls herunterzuladen.
• Im Gegensatz dazu ist der Zeuge nur berechtigt, die Ausführungsseite und den mit der Ausführungsseite verbundenen Audit-Trail herunterzuladen.

Der Audit-Bericht ist eine vollständige Aufzeichnung aller Ereignisse im Zusammenhang mit dem Signiervorgang. Er enthält wichtige Beweise für Notare bezüglich unter anderem der Identität der Unterzeichner und Zeugen, der Ausführungszeit, E-Mail- und IP-Adressen.

Er zeigt:

• An wen das Dokument (Urkunde) per E-Mail gesendet wurde und zu welcher Zeit es versendet wurde.
• Wer das Dokument angesehen hat und wann.
• Die Tatsache, dass der Modus „Eingeschränkte Sichtbarkeit" aktiviert war.
• Die Tatsache, dass der Unterzeichner (und alle Zeugen) nach der Authentifizierung per Mobiltelefon auf das Dokument zugegriffen haben (Beachte, dass die Telefonnummer aus Gründen der DSGVO-Konformität teilweise verdeckt ist)
• Die Tatsache, dass der Unterzeichner den Nutzungsbedingungen zugestimmt hat.
• Die Zeit und IP-Adresse, die beim Signieren des Dokuments verwendet wurden.
• Die E-Mail-Adresse des Zeugen und die Verwendung der Authentifizierung per Mobiltelefon.
• Der Zeitpunkt, zu dem das finale Dokument (Urkunde) per E-Mail an die jeweiligen Parteien gesendet wurde.

Rechtsanwälte sollten bedenken, dass eine IP-Adresse nicht immer als schlüssiger Beweis dafür genommen werden kann, dass sich Personen zum Zeitpunkt der Signatur am selben Ort befanden, wenn beispielsweise der Unterzeichner eine mobile Verbindung und der Zeuge ein Wi-Fi-Netzwerk verwendet.

Daher kann es vorzuziehen sein, den Signiervorgang auf einem einzigen Gerät zu orchestrieren oder zu verlangen, dass alle Geräte mit demselben Wi-Fi-Netzwerk verbunden sind und keine VPN-Funktionalität verwendet wird.