Konfiguriere den Zugriff für Benutzende, um wiederverwendbare Bibliotheksvorlagen zu erstellen und sie für ihre Gruppe oder ihr Konto freizugeben.
Überblick
Für Benutzende, die häufig Standardvereinbarungen senden, kann die Möglichkeit zum Erstellen einer Vorlage die Geschwindigkeit, mit der Vereinbarungen erstellt werden, und die Konsistenz der resultierenden Vereinbarung nach dem Anwenden der Signaturen erheblich verbessern.
Mit Vorlagen können die Felder und die Platzierung der Signaturen vordefiniert werden, so dass die Zeit, die für die Anpassung einer Vereinbarung für die jeweiligen Kundinnen und Kunden benötigt wird, reduziert (oder ganz eliminiert) wird.
Wenn du dir die Zeit nimmst, eine Vorlage mit korrekt benannten und validierten Feldern vollständig zu definieren, hat das mehrere Vorteile, insbesondere wenn Datenexporte verwendet werden, um Datentrends in deinen Formularen zu verstehen.
Verfügbarkeit:
Bibliotheksvorlagen sind standardmäßig für Konten mit Einzel- und Team-Lizenz aktiviert.
In Enterprise-Lizenz-Abos kann die Vorlagenerstellung für Benutzende freigegeben oder nur Admins vorbehalten werden.
Konfigurationsumfang:
Diese Funktion kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.
Verwendung
Wenn Benutzende Zugang zur Erstellung von Bibliotheksvorlagen haben, wird auf ihrer Startseite die Kachel Wiederverwendbare Vorlage erstellen angezeigt.
Diese Kachel startet den Konfigurationsprozess, indem sie den Zugriff auf die Oberfläche ermöglicht, die die Kerndateien akzeptiert, auf denen die Vorlage erstellt werden soll.
Best Practices
Für Konten, in denen Benutzende in mehreren Gruppen aktiviert ist, empfiehlt es sich, eine Gruppe zu erstellen, die für die Erstellung von Vorlagen zuständig ist. Dann wird dieser Gruppe eine begrenzte Anzahl von Benutzenden hinzugefügt, damit diese die Bibliotheksdokumente entwerfen können, die für die anderen Gruppen erforderlich sind.
- Wenn alle ihre eigenen Vorlagen erstellen können, entstehen dadurch schnell benutzergenerierte Abweichungen von den Standarddokumenten und fehlende Versionskontrolle.
- Wenn zu viele Benutzenden Vorlagen erstellen und freigeben können, besteht außerdem das Risiko, dass mehrere Versionen desselben Dokuments erstellt werden und die Bibliothek im Allgemeinen überladen wird.
- Eine kleinere dedizierte Gruppe von Benutzenden, die alle Vorlagen entwerfen, sorgt letztendlich für Konsistenz bei der Erstellung der Vorlagen in Bezug auf die Feldkonfiguration, was die nachgelagerte Berichterstellung erheblich verbessert.
Die konfigurierbaren Optionen sind:
Wenn diese Option für eine Gruppe aktiviert ist, wird die Option zum Erstellen einer wiederverwendbaren Vorlage auf der Startseite der nutzenden Person angezeigt.
Wenn die Option deaktiviert ist, ist die Kachel Wiederverwendbare Vorlage erstellen ausgeblendet.Dies wirkt sich nicht auf vorhandene Vorlagen aus, es blockiert lediglich die Erstellung neuer Vorlagen.
Indem du deinen Benutzenden erlaubst, ihre Vorlagen für das Konto freizugeben, kannst du von der Motivation deiner Benutzenden profitieren, eigene Vorlagen für dein gesamtes Unternehmen zu erstellen.
Wenn diese Option deaktiviert ist, können Benutzende ohne Adminrechte nur Vereinbarungen für sich selbst oder ihre Gruppen erstellen.
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Admins eine Vorlage für mehrere Gruppen freigeben, auch für solche, denen sie nicht angehören. Die freigegebene Vorlage ist eine übergeordnete Vorlage, auf die alle zugewiesenen Gruppen zugreifen können.Alle Aktualisierungen der übergeordneten Vorlage gelten für alle Gruppen, die Zugriff haben.
Wenn sie deaktiviert ist, können Admins die Nutzung nur sich selbst, einer der Gruppen, denen sie angehören, oder dem Unternehmen gewähren.
Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzende ohne Adminrechte die Vorlagen, die sie erstellen, einer oder mehreren Gruppen im Unternehmen freigeben.Die Mitgliedschaft in der Gruppe ist nicht erforderlich.
Wenn diese Option deaktiviert ist, können Benutzende ohne Adminrechte die Nutzung nur sich selbst, einer der Gruppen, denen sie angehören, oder dem Unternehmen gewähren.
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