Überblick
Die Möglichkeit, dass ein Empfänger eine Vereinbarung ablehnt, kann auf Konto- oder Gruppenebene konfiguriert werden. Wenn diese Option aktiviert ist, stehen Werkzeuge zur Verfügung, mit denen die Feedbackschleife, warum die Vereinbarung abgelehnt wurde, geschlossen werden kann.
Die Möglichkeit, eine Vereinbarung abzulehnen und dafür einen benutzerdefinierten Grund anzugeben, ist für alle Dienststufen verfügbar.
Die Optionen zur Definition einer eigenen Liste mit Ablehnungsgründen und zur Anzeige der Schaltfläche „Ablehnen“ im Fußzeilenbanner sind nur auf der Enterprise-Dienststufe verfügbar.
Verwendung
Wenn die Gruppe oder das Konto die Funktionsgruppe zum Ablehnen von Vereinbarungen aktiviert, wird die Option Unterzeichnen ablehnen in das Menü Optionen auf der E-Signatur-Seite eingefügt:
Wenn ein Empfänger sich entscheidet, eine Aktion abzulehnen, wird ihm eine Liste vordefinierter Gründe und/oder eine Option zur Eingabe eines eigenen benutzerdefinierten Ablehnungsgrunds angezeigt (je nach Konfiguration der Funktionen):
Sobald die Vereinbarung abgelehnt wurde, wird sie abgebrochen und der Ersteller der Vereinbarung wird benachrichtigt.
Einträge in Aktivitäts- und Audit-Berichten
Die Aktion zur Ablehnung einer Vereinbarung wird im Transaktionsdatensatz an zwei Stellen aufgezeichnet:
- Im Aktivitätsdatensatz der Vereinbarung
- In dem sich aus der Transaktion ergebenden Audit-Bericht
Der zur Ablehnung verwendete Kommentar wird nur in der Aktivitätsliste angezeigt, nicht im Audit-Bericht.
Ablehnungsgründe wiederherstellen
Der Grund für die Ablehnung einer Vereinbarung kann entweder in der Vereinbarung im Abschnitt Aktivität (wie oben beschrieben) oder durch das Ausführen eines Berichts, der die Vereinbarung enthält, geprüft werden.
Die Spalte(n) Ablehnungsgrund des Empfängers folgen nach den einzelnen Empfängerdaten:
Konfigurationsoptionen
Einzel-, Business- und Small Business-Kunden können die Option „Ablehnen“ zulassen und verlangen, dass ein benutzerdefinierter Grund angegeben wird.
- Da für diese Dienststufen keine Liste mit Gründen verfügbar ist, wird ein benutzerdefinierter Grund erfasst.
Bei der Enterprise-Dienststufe umfasst die Funktionsgruppe für die Ablehnungsgründe fünf konfigurierbare Optionen.
- Ablehnung durch Unterzeichner erlauben ist der primäre Aktivierungsumschalter und muss aktiviert sein, um auf die vier anderen Optionen zuzugreifen.
Ablehnung durch Unterzeichner erlauben
Wenn du diese Einstellung auf oberster Ebene aktivierst, erhalten die meisten Empfängerrollen die Option, die Vereinbarung abzulehnen und abzubrechen.
- Empfänger, denen die Rolle Zertifizierter Empfänger zugewiesen ist, sind ausdrücklich ausgeschlossen. Ihnen muss die Option, die ihnen die Ablehnung erlaubt, von einem Success Manager oder Support-Mitarbeiter separat konfiguriert werden.
Annehmende: Schaltfläche „Ablehnen“ aktivieren
Wenn diese Option aktiviert ist, wird Empfangenden mit der Rolle Annehmende die Schaltfläche „Annehmen/Akzeptieren“ in der Fußzeile der E-Signatur-Seite angezeigt.
- Die Option Unterzeichnen ablehnen ist weiterhin im Menü Optionen enthalten.
Unterzeichnende müssen einen Grund angeben
Wenn die Option Unterzeichnende müssen einen Grund angeben aktiviert ist, wird eine Liste mit Gründen für die Ablehnung angeboten:
Die Ablehnungsgründe werden vom Konto-/Gruppenadministrator konfiguriert. Es muss mindestens ein Grund definiert sein, ansonsten wird ein Fehler generiert:
Klicke zum Erstellen eines neuen Ablehnungsgrunds auf das Plus-Symbol, um das Überlagerungsfenster Erstellen anzuzeigen:
Für die Definition eines Ablehnungsgrunds sind drei Elemente erforderlich:
- Name des Grunds für die Ablehnung der Unterschrift: Der Name des Datensatzes für den Ablehnungsgrund.
- Wird angegeben, um das Sortieren von Gründen zu erleichtern, die in verschiedenen Sprachen angegeben sein können.
- Text des Grunds für die Ablehnung der Unterschrift: Dies ist der eigentliche Text, der in den Aktivitätsdatensatz und in das Berichtsfeld eingefügt wird.
- Der Text für den Grund ist auf maximal 1000 Zeichen begrenzt.
- Der Empfänger sieht den vollständigen Text im Auswahlfenster.
- Sprache: Nur Gründe, mit einem übereinstimmenden Sprachwert für die Umgebung des Unterzeichners werden als Optionen angezeigt. Wenn du Vereinbarungen unter Verwendung des französischen Gebietsschemas sendest, können nur die entsprechend gekennzeichneten Gründe für die französische Sprache ausgewählt werden.
- Wenn der Unterzeichner ein Gebietsschema verwendet, für das kein übereinstimmender vordefinierter Grund vorhanden ist, wird ein benutzerdefinierter Grund akzeptiert.
Sobald der Grund ordnungsgemäß konfiguriert ist, klicke auf Speichern.
Der Grund ist für alle Unterzeichner sofort verfügbar.
Um einen Grund in der Liste zu bearbeiten oder zu löschen, klicke einmal auf den Grund, um ihn auszuwählen.
Die Aktionen „Bearbeiten“ und „Löschen“ werden oben links im Abschnitt angezeigt:
Signierende können einen benutzerdefinierten Grund angeben
Durch Aktivieren der Funktion Benutzerdefinierter Grund können Empfangende eigene Gründe in eigenen Worten manuell eingeben:
Eine zusammengefasste Liste der Ablehnungsgründe aus Konto- und Gruppenebene anzeigen
Die Option, die Ablehnungsgründe auf Konto- und Gruppenebene zusammenzufassen, ist nur bei der Konfiguration der Optionen auf Gruppenebene verfügbar.
Mit dieser Option kannst du eine Kerngruppe von universellen Gründen für die Ablehnung auf Kontoebene erstellen und dann spezielle Gründe auf Gruppenebene hinzufügen, die explizit auf den von dieser Gruppe generierten Inhalt ausgelegt sind.
Wissenswertes
Die Rolle Zertifizierter Empfänger wird explizit in den Optionen für den Ablehnungsgrund ausgelassen. Kundinnen und Kunden, die es zertifizierten Empfangenden erlauben müssen, eine Vereinbarung abzulehnen, müssen ihre Success Managerin bzw. ihren Success Manager oder ihre Support-Kontaktperson kontaktieren, um die Option zu aktivieren.
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