Zum Übertragen von Feldinhalten in ein neues Bibliotheksdokument ist Zugriff auf die erweiterten Formularmechanismen erforderlich, die für Team-, Business- und Enterprise-Dienststufen zur Verfügung stehen.
Felder in eine neue Version eines Dokuments übertragen
Es kann gelegentlich vorkommen, dass der Text eines Dokuments geändert werden muss, wobei die in der aktuellen Vorlage vorhandenen Felder unverändert bestehen bleiben können.
Mit Adobe Acrobat Sign können Sie Ihr bestehendes Bibliotheksdokument verwenden und als Überlagerungsvorlage für Formularfelder speichern. Anschließend können Sie diese Feldüberlagerung auf ein neu hochgeladenes Dokument anwenden.
Wenn der Inhalt der Datei dieselbe Struktur aufweist (oder ähnlich ist), müssen Sie lediglich die Feldplatzierung anpassen, sodass alles wie gewünscht angezeigt wird und Sie nicht alle neuen Felder manuell erstellen müssen.
Bei diesem Vorgang wird das bestehende Bibliotheksdokument in keinerlei Weise geschädigt und, wenn die Feldanordnung mit der vorherigen Vorlage identisch ist, sollte die Überlagerung sehr ähnlich ausgerichtet sein.
Alte Vorlage zum Einsparen einer Feldebene bearbeiten
Hierzu müssen Sie Eigentümer des Originaldokuments sein. Wenn ja, finden Sie auf der Registerkarte „Verwalten“ den Link „Vorlage bearbeiten“ in den Optionen auf der rechten Leiste.
Klicken Sie auf den Link Vorlage bearbeiten, um das Dokument in der Authoring-Umgebung zu öffnen.
1. Klicke auf das Dropdown-Menü Template Properties in der rechten Leiste
2. Stelle den Template-Typ auf Both ein (Das Ziel ist es, eine Formularfeldebene zu haben)
◘ Es kann hilfreich sein, den Namen der Vorlage zu ändern, um sie eindeutig als „alte“ Version zu kennzeichnen.
◘ Wenn die Dokumentversion kritisch ist und die aktuelle Vorlage nicht mehr verwendet werden sollte, kann es hilfreich sein, für ZULÄSSIGE BENUTZER den Wert Nur ich festzulegen.
3. Speichern Sie Ihre Änderungen unten auf der Seite (und vergessen Sie den Namen der Vorlage nicht).
Neue Vorlage erstellen
1. Lade deine neue Datei als neue Vorlage hoch.Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, um Versionsverwechslungen vorzubeugen.
2. Wenn das dokument in die Authoring-Umgebung geladen wird, überprüfe das dokument auf vorhandene Felder und lösche sie
◘ Die Annahme hierfür ist, dass Ihre vorherigen Felder alle gemäß Ihrer Spezifikationen formatiert sind und die importierten Felder nicht.
3. Öffne die Option Field Templates in der oberen linken Ecke des Fensters.
4. wähle deine Formularfeldebenen-Vorlage aus dem Dropdown-Menü Field Templates aus und klicke auf Apply.
Die Feldebene wird auf das neue Dokument angewendet.
5. Passe alle Felder an, die neu ausgerichtet werden müssen
6. Speichere die neue Vorlage
Es wird empfohlen, neue Vorlagen mit dem Wert Nur ich im Abschnitt ZULÄSSIGE BENUTZER zu speichern, bis das Dokument gründlich von Ihnen getestet wurde.
Testen und bereitstellen
Die neue Vorlage wird umgehend in Ihrer Bibliothek verfügbar sein.
Es wird empfohlen, dass Sie das Dokument testen, indem Sie es an eine unbedenkliche E-Mail-Adresse senden, sodass Sie das Verhalten der Felder beim Ausfüllen des Formulars beobachten können.
Wenn Sie eine Feldplatzierung oder eine Bestätigung bzw. ein Verhalten ändern müssen, können Sie dies tun, indem Sie auf der Seite „Verwalten“ auf den Link Vorlage bearbeiten klicken.
Wenn Ihre neue Vorlage Ihren Testlauf bestanden hat:
1. Klicke auf Edit Template auf der Seite „Verwalten"
2. Öffne die Vorlageneigenschaften
3. ändere den Wert WHO CAN USE auf einen der folgenden Werte:
○ Alle Benutzer in meiner Gruppe – Nur Benutzer von Acrobat Sign, die sich in derselben Gruppe wie der Ersteller der Vorlage befinden, sehen das Dokument in ihrer Bibliothek
►Team-Konten haben nur eine Gruppe. Aus diesem Grund können sie diese Option nicht sehen.
○ Alle Benutzer in meiner Firma – Alle Benutzer von Acrobat Sign im gesamten Konto sehen das Dokument in ihrer Bibliothek
4. Speichere die Vorlage
Optimieren von Workflows mit Acrobat Sign
Verwalte und signiere Dokumente schnell und einfach online.
