Data Governance in Adobe Acrobat Sign

Verwalte automatisch, wie lange Vereinbarungen und zugehörige Daten in Adobe Acrobat Sign mithilfe konfigurierbarer Aufbewahrungsregeln gespeichert werden.

Mit Data Governance in Adobe Acrobat Sign können Administrierende Vereinbarungen und zugehörige Daten nach einer definierten Aufbewahrungsdauer automatisch aus den Acrobat Sign-Systemen löschen. Dies hilft Organisationen dabei, gespeicherte Daten zu reduzieren, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und den Lebenszyklus von Vereinbarungen ohne manuelle Bereinigung zu verwalten.

Data Governance fungiert als verzögerter Auslöser, der erst beginnt, nachdem eine Vereinbarung ihren finalen Systemstatus erreicht hat.

Aufbewahrungsregeln werden angewendet, nachdem eine Vereinbarung einen Endstatus erreicht hat, beispielsweise wenn sie abgeschlossen, storniert oder abgelaufen ist. Sobald ausgelöst, definiert die Regel, wie lange die Vereinbarung und zugehörige Daten vor der dauerhaften Löschung aufbewahrt werden.

Wie Data Governance funktioniert

Data Governance folgt einem Trigger-basierten Modell:

• Verträge erreichen einen Endstatus, wenn Acrobat Sign den Vertrag als abgeschlossen, storniert oder abgelaufen erfasst.
• Eine Aufbewahrungsregel wird angewendet, wenn Acrobat Sign die Vereinbarung in einem Endstatus erfasst.
• Die Regel definiert, wie lange die Vereinbarung und zugehörige Daten vor der Löschung aufbewahrt werden.
• Nur eine Aufbewahrungsregel ist gleichzeitig für neu beendete Vereinbarungen aktiv.Wenn eine neue Regel erstellt wird, wird sie zur aktiven Regel und gilt für alle Vereinbarungen, die in Zukunft einen Endstatus erreichen. Zuvor aktive Regeln gelten weiterhin für Vereinbarungen, die bereits ihnen zugewiesen wurden, und müssen nicht deaktiviert werden.

Aufbewahrungsregeln werden von der primären Gruppe übernommen, welcher die sendende Person zu dem Zeitpunkt angehört, an dem die Vereinbarung ihren Endstatus erreicht. Wenn die Benutzerin bzw. der Benutzer die primäre Gruppe wechselt, bevor die Vereinbarung abgeschlossen wird, gelten die Aufbewahrungsregeln der neuen Gruppe.

Aufbewahrungszeiträume werden basierend auf der konfigurierten Dauer ab dem Zeitpunkt angewendet, an dem die Vereinbarung in einem Endstatus erfasst wird. Da die Verarbeitung des Endstatus um bis zu 12 Stunden verzögert werden kann, kann sich auch der Beginn der Aufbewahrungsdauer verzögern.

Wie sich der Zeitpunkt des Endstatus auf Data Governance auswirkt

Data Governance-Richtlinien treten erst in Kraft, wenn eine Vereinbarung einen Endstatus erreicht hat, etwa „Abgeschlossen“, „Storniert“ oder „Abgelaufen“.

Um die Systemleistung zu optimieren, verarbeitet Acrobat Sign Endstatus-Ereignisse während verkehrsarmer Zeiten, basierend auf dem Server, der den Vertrag bearbeitet hat. Nebenverkehrszeiten sind 19:00 Uhr bis 7:00 Uhr in der lokalen Zeitzone des Servers.

Wenn eine Vereinbarung während der Hauptlastzeiten einen Endzustand erreicht, wird das Ereignis in die Warteschlange eingereiht und während des nächsten schwachlastigen Zeitfensters verarbeitet. Dies kann die finale Statusaktualisierung um bis zu 12 Stunden verzögern.

Während dieses Verarbeitungszeitfensters:

• Die Vereinbarung bleibt sowohl auf der Seite „Verwalten“ als auch in API-Antworten in ihrem vorherigen Status „In Bearbeitung“.
• Empfangende können die Vereinbarung nicht mehr signieren und es wird ein Fehler angezeigt, wenn sie versuchen, darauf zuzugreifen.
• Bei Vereinbarungen, die kurz vor dem Ablauf stehen, können Absendende das Ablaufdatum während dieses Zeitfensters aktualisieren, um den Zeitraum für die Signatur zu verlängern.
• Das Abschlussereignis wird erst im Audit-Bericht erfasst, wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist.

Da Data Governance-Richtlinien erst ausgelöst werden, nachdem der Vertrag seinen finalen Status erreicht hat, verzögert jede Verzögerung in der Verarbeitung auch den Beginn der Aufbewahrungsfrist.

Und so funktioniert's

Organisationen nutzen Data Governance für:

• das automatische Löschen abgeschlossener oder inaktiver Vereinbarungen nach einem definierten Zeitraum.
• die Reduzierung der Menge gespeicherter Vereinbarungsdaten.
• die Abstimmung der Dokumentenaufbewahrung mit internen Compliance-Regeln.
• die Verwaltung des Datenlebenszyklus ohne manuellen Eingriff.

Ist keine Aufbewahrungsregel definiert, wenn eine Vereinbarung einen Endstatus erreicht, wird kein Löschdatum zugewiesen. Vereinbarungen verbleiben im System, bis sie manuell gelöscht oder über GDPR-Tools entfernt werden.

Was gelöscht werden kann

Aufbewahrungsregeln definieren, welche Daten gelöscht werden, wenn die Regel ausgeführt wird:

• Das Vereinbarungsdokument.
• Der Audit-Bericht.
• Zugehörige personenbezogene Daten, die während der Transaktion erfasst wurden.
• Vereinbarungen, die eine Authentifizierungsmethode verwenden, die einen Unterzeichner-Identitätsbericht erstellt – dieser Bericht wird als Teil der personenbezogenen Daten gelöscht.

Audit- und personenbezogene Daten müssen mindestens so lange aufbewahrt werden wie die Vereinbarung und können so konfiguriert werden, dass sie bei Bedarf länger bestehen bleiben.

Wissenswertes

• Aufbewahrungsregeln werden angewendet, wenn eine Vereinbarung einen Endstatus erreicht, nicht wenn sie erstellt wird.
• Nur eine Aufbewahrungsregel wird auf eine Vereinbarung angewendet, wenn sie terminal wird.
• Die Aufbewahrungsregeln basieren auf der Gruppe, der die sendende Benutzerin bzw. der sendende Benutzer zu dem Zeitpunkt angehört, zu dem die Vereinbarung ihren Endstatus erreicht.
• Wenn Benutzende die Gruppe wechseln, bevor die Vereinbarung abgeschlossen ist, gelten die Regeln der neuen Gruppe.
• Die Verarbeitung des terminalen Status kann sich zu Spitzenzeiten um bis zu 12 Stunden verzögern, was den Start der Aufbewahrungsregeln verzögert.
• Wenn keine Aufbewahrungsregel definiert ist, werden Vereinbarungen aufbewahrt, bis sie manuell gelöscht oder durch andere Prozesse entfernt werden.

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