Eine Weiterleitung an Empfangende in hybridem Workflow erstellen

Kombiniere geordnetes Routing mit paralleler Teilnahme, damit komplexe Verträge zur richtigen Zeit durch die richtigen Personen gehen.

Hybride Workflows für Empfangende helfen Absendenden, Verträge zu erstellen, bei denen einige Empfangende nacheinander und andere während desselben Routing-Schritts handeln. Verwende diesen Workflow, wenn eine empfangende Person ihre Aktion abschließen müssen, bevor eine Gruppe handeln kann, oder wenn mehrere Empfangende handeln müssen, bevor der Vertrag zum nächsten Schritt übergeht.

Adobe Acrobat Sign unterstützt hybride Workflows durch die Kombination von sequenziellem Routing mit Empfängergruppen. Eine Empfangsgruppe stellt einen Empfängerschritt in der Routing-Reihenfolge dar und enthält mehrere Empfangende, die gleichzeitig Zugriff auf den Vertrag erhalten. Der Vertrag wird weitergeleitet, nachdem die Empfängergruppe die erforderliche Aktion abgeschlossen hat.

Vorbereitungsmaßnahmen

• Die Weiterleitung an Empfangende in hybridem Workflow muss von einem Administrator bzw. einer Administratorin aktiviert werden.
• Richte den Vertrag zunächst als sequenziellen Signaturablauf ein, bevor du den Schritt mit der parallelen Empfangsgruppe hinzufügst.
• Bestätige die Empfänger-Reihenfolge vor dem Senden des Vertrags.
• Plane hybride Workflows mit insgesamt weniger als 50 Teilnehmenden, um Leistung und Verwaltbarkeit zu optimieren.
• Elektronische Siegel werden in hybriden Signatur-Workflows nicht unterstützt.

Wie hybride Empfänger-Workflows funktionieren

Ein hybrider Workflow beginnt mit einer sequenziellen Routing-Struktur. Ein oder mehrere Schritte in dieser Sequenz können eine Empfangsgruppe enthalten, wodurch mehrere Empfangende während desselben Schritts handeln können.

Ein hybrider Workflow könnte beispielsweise so aussehen:

• Empfangende 1-3 sind eine parallele Signaturgruppe mit drei Mitgliedern. 
  • Die drei Mitglieder der Gruppe werden gleichzeitig benachrichtigt und können ihre Aktionen in beliebiger Reihenfolge innerhalb der Gruppe abschließen.
  • Alle Mitglieder müssen ihre Aktionen abschließen, bevor der Signaturfluss zur nächsten empfangenden Person übergeht   
• Empfangende Person 4 ist eine einzelne empfangende Person.
• Empfangende Person 5 ist eine Empfangsgruppe mit drei Mitgliedern.  
  • Alle drei Mitglieder der Gruppe werden gleichzeitig benachrichtigt. 
  • Es reicht, wenn das erste Mitglied die Aktion der Gruppe abschließt, damit der Signaturfluss zur nächsten empfangenden Person weitergeleitet wird.
• Empfangende Person 6 ist eine einzelne empfangende Person.

(Siehe Muster 3 unten)

Hybriden Workflow erstellen

Ein hybrider Workflow beginnt mit einer sequenziellen Signatur-Reihenfolge. Nachdem die Reihenfolge für die Unterzeichnung aktiviert ist, kann jeder Routing-Schritt eine einzelne empfangende Person, eine parallele Empfangsgruppe oder eine Empfangsgruppe enthalten.
Verwende einen Gruppenschritt, wenn mehrere Personen handeln müssen, bevor die Vereinbarung fortgesetzt wird.

Teilnehmendenzahl vor dem Senden prüfen

Für optimale Leistung sollten hybride Workflows insgesamt weniger als 50 Teilnehmende enthalten. Zähle jede empfangende Einzelperson und jedes Mitglied einer Empfängergruppe zur Gesamtzahl.

Beispiel:

• 5 einzelne Empfangende = 5 Mitglieder.
• 1 Empfangsgruppe mit 10 Mitgliedern = 10 Teilnehmende.
• 1 parallele Gruppe mit 3 Mitgliedern = 3 Teilnehmende.
• 5 einzelne Empfangende plus eine Empfangsgruppe mit 10 Mitgliedern plus eine parallele Gruppe mit 3 Mitgliedern = 18 Teilnehmende insgesamt.

In größeren hybriden Workflows sind Überprüfungen, Änderungen und Fehlerbehebungen schwieriger. Die Verarbeitung kann auch länger dauern, insbesondere wenn die Vereinbarung nach dem Versenden geändert wird.

Falls der Workflow 50 oder mehr Teilnehmende erfordert, erwäge, den Prozess in separate Vereinbarungen aufzuteilen oder die Routing-Struktur vor dem Senden zu vereinfachen.

Best Practices

• Verwende hybride Workflows, wenn die Reihenfolge für die Unterzeichnung wichtig ist, aber mehrere Kontakte während derselben Phase handeln müssen.
• Verwende eine parallele Kontakt-Gruppe, wenn jeder Kontakt im Schritt seine Aktion abschließen muss.
• Verwende eine Empfängergruppe, wenn jedes erlaubte Gruppenmitglied für einen Empfängerschritt handeln kann.
• Verwende klare Gruppennamen, damit Absendende und Administratorinnen und Administratoren die Routing-Sequenz später verstehen können.
• Halte die Teilnehmerzahl wann immer möglich unter 50.
• Überprüfe die Empfängerreihenfolge vor dem Senden.
• Verwende benutzerdefinierte Sende-Workflows für wiederholbare, geschäftskritische Routing-Muster, die nicht jedes Mal manuell neu erstellt werden sollten.
• Vermeide das Hinzufügen großer Gruppen, es sei denn, die Mitglieder müssen wirklich am selben Vereinbarungsschritt teilnehmen.

Wissenswertes vor dem Senden

• Ein Hybrid-Workflow muss als sequenzieller Signatur-Workflow beginnen.
• Eine parallele Empfangsgruppe enthält mehrere individuelle Empfangende im selben Routing-Schritt. Alle Empfangenden im parallelen Routing-Schritt müssen den Vorgang abschließen, bevor der Vertrag weitergeleitet wird.
• Mitglieder einer parallelen Empfängergruppe können ihre Aktionen in beliebiger Reihenfolge abschließen.
• Eine Empfängergruppe ist ein Empfängerschritt mit mehreren Gruppenmitgliedern.
• Der Abschluss einer Empfängergruppe hängt von der Gruppenkonfiguration ab. Wenn nur ein Mitglied erforderlich ist, läuft die Vereinbarung weiter, nachdem ein Mitglied die Gruppenaktion abgeschlossen hat.
• Ein Hybrid-Workflow kann je nach den Routing-Anforderungen des Vertrags eine oder mehrere parallele Empfängergruppen oder sequenzielle Empfängergruppen enthalten.
• Zähle jede einzelne empfangende Person und jedes Mitglied einer Empfangsgruppe bei der Überprüfung der Gesamtanzahl der Teilnehmenden.
• Die Empfehlung für weniger als 50 Teilnehmende ist eine bewährte Praxis für Leistung und Verwaltbarkeit, keine feste Systemgrenze.
• Bei größeren hybriden Workflows kann es besonders nach dem Senden schwieriger sein, sie zu überprüfen, zu ändern oder Fehler zu beheben.
• Elektronische Siegel werden in hybriden Signatur-Workflows nicht unterstützt.