Einhaltung der DSGVO-Anforderungen

Was ist die DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das neue Datenschutzgesetz der Europäischen Union zur Harmonisierung der Datenschutzanforderungen. Obwohl es viele neue oder verbesserte Anforderungen gibt, bleiben die zugrunde liegenden Prinzipien dieselben. Die neuen Regeln umfassen eine breite Definition von personenbezogenen Daten und eine große Tragweite, die sich auf jegliche Unternehmen auswirkt, die persönliche Information von Personen in der EU sammeln. Laut Teilen der Verordnung haben Einzelpersonen das Recht, nachzuvollziehen, welche persönlichen Daten gesammelt wurden, und diese Daten auf Anfrage ggf. löschen zu lassen.

Im Rahmen dieses Artikels bezieht sich der Begriff „Benutzende Person“ auf ein Mitglied eines Unternehmens, das Verträge zum Signieren versendet. Der Begriff „Unterzeichnende Person“ verweist auf eine Einzelperson, die die Vereinbarung erhält und entweder signiert oder ablehnt. Ein Datenschutz-Admin ist ein Acrobat Sign-Konto-Admin mit besonderen Optionen zum Entfernen von persönlichen Informationen aus dem Dienst auf Aufforderung einer sendenden oder einer unterzeichnenden Person.

Die Eindeutigkeit der Benutzenden basiert auf der E-Mail-Adresse, die zum Identifizieren der Einzelperson verwendet wird. Eine Person mit mehreren E-Mail-Adressen kann über mehrere separate Benutzenden-IDs im System verfügen. Alle DSGVO-Steuerelemente in Adobe Sign verwenden die E-Mail-Adresse, um nach personenbezogenen Informationen zu suchen und diese zu verwalten. Es gibt keine Verbindung zwischen den eindeutigen E-Mail-Adressen und Administrierende finden nur Daten zu der angegebenen E-Mail-Adresse.

Funktionen mit DSGVO-Unterstützung

Acrobat Sign bietet Funktionen, die dem Kunden bei der Einhaltung der DSGVO helfen. Weitere Informationen dazu, wie Adobe deine Datensphäre schützt, findest du unter www.adobe.com/privacy.

Unter der DSGVO haben Einzelpersonen erweiterte Rechte, um den Zugriff auf und die Korrektur und Löschung von ihren persönlichen Informationen zu fordern.

• Zugriff: Auf die meisten persönlichen Informationen zu einem Benutzer oder einem Unterzeichner kann die entsprechende Einzelperson direkt über die Acrobat Sign-Benutzeroberfläche zugreifen. Anwendungsspezifische Protokolle und Informationen zu Audit-Protokollen sind möglicherweise nicht direkt über die Benutzeroberfläche verfügbar.
• Korrektur: Alle persönlichen Informationen, die zu Benutzenden oder Unterzeichnenden gesammelt werden, sind über die Bedienoberfläche verfügbar.  Wenn Änderungen erforderlich sind, können Benutzende oder Unterzeichnende die Änderungen direkt vornehmen, ohne Adobe oder ihre Administrierenden kontaktieren zu müssen.
• Löschung: Je nach Rolle im Signaturvorgang sind verschiedene Aktionen möglich.  Eine nutzende Person, die Vereinbarungen sendet, muss die Anforderung an das Unternehmen stellen, bei dem sie angestellt ist.  Adobe kann nicht an dieser Interaktion teilnehmen und hat keinen Einfluss auf die Daten, die Arbeitgebende im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit gesammelt haben.  Während des Signiervorgangs wird die minimale Informationsmenge zu einer unterzeichnenden Person gesammelt.  Dazu gehören Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse und optional Telefonnummer und OTP-Code.  Diese Informationen werden zusammen mit der Vereinbarung und der Signatur gespeichert und von dem Unternehmen kontrolliert, die die Vereinbarung gesendet hat.  Wenn ein Unterzeichner Informationen bezüglich der persönlichen Information benötigt, die mit dieser Vereinbarung gesammelt wurden, muss er den Absender der Vereinbarung kontaktieren.  Adobe als Datenverarbeiter darf der unterzeichnenden Person keine Informationen zu der Vereinbarung oder dem Unternehmen zur Verfügung stellen, das die Vereinbarung gesendet hat. Da die einzigen Informationen, die zu der unterzeichnenden Person gespeichert werden, in der Vereinbarung enthalten sind, werden beim Löschen der Vereinbarung auch die persönlichen Information der unterzeichnenden Person gelöscht.  Wenn die sendende Partei dem Löschen der Informationen der unterzeichnenden Person zustimmt, können die Vereinbarungen, an denen die unterzeichnende Person teil hatte, im Datenschutzmenü gefunden und gelöscht werden.

Hinsichtlich des Acrobat Sign-Toolsets existieren drei Funktionen:

• Protokolle auf Benutzerebene: ein Protokoll der verschiedenen Ereignisse (mit persönlichen Information), die in der Acrobat Sign-Umgebung ausgelöst wurden
• Vereinbarungslöschung: Datenschutzadministrierende sind berechtigt, Vereinbarungen anzuzeigen und zu löschen, die von beliebigen Benutzenden innerhalb deren Konto erstellt wurden.
• Benutzerlöschung: Datenschutzadministrierende sind berechtigt, beliebige Benutzende aus ihrem Konto zu löschen.

Löschen von Vereinbarungen

Gilt nur für Vereinbarungen, die von Benutzern unter der Autorität des Datenschutzadministrators gesendet wurden.

Wenn Unterzeichnende eine Anfrage zum Entfernen ihrer Informationen aus dem Acrobat Sign-System stellen, können Datenschutzadmininstrierende des Kontos anhand der E-Mail-Adresse der Benutzenden danach suchen und alle Vereinbarungen zurückgeben, die zu dieser E-Mail-Adresse gehören und die in der Organisation den Administrierenden erstellt wurden.

Wenn die Datenschutzdministrierenden bestimmen, dass die Vereinbarung nicht mehr benötigt wird, können sie diese vollständig und unwiderruflich aus dem Dienst löschen.

Empfangende, die Acrobat Sign kontaktieren, werden angewiesen, ihre Registerkarte Verwalten zu überprüfen und das Unternehmen zu kontaktieren, das die Transaktion ursprünglich erstellt hat, um die Vereinbarung zu löschen.

Acrobat Sign löscht als Datenverarbeitungsanbieter des Kunden generell keine Vereinbarungen auf Anfrage einer empfangenden Person.

Acrobat Standard- und Acrobat Pro -Konten enthalten zusätzlichen Text mit Informationen über eine Wiederherstellungsmethode, die nur über die Acrobat-Oberfläche verfügbar ist:

In Adobe Acrobat Sign wird eine Haltefrist verwendet, wodurch die endgültige Löschung einer Vereinbarung aus deinem Konto verzögert wird. In den meisten Fällen beträgt diese Frist 14 Tage, doch möglicherweise wurde sie von deiner bzw. deinem Admin verkürzt. Gelöschte Vereinbarungen können während der 14-tägigen Haltefrist auf der Verwaltungsseite eingesehen werden. Die Vereinbarung kann während der Haltefrist durch die Auswahl von „Wiederherstellen“ in einen nicht gelöschten Zustand zurückversetzt werden. Durch diese Aktion wird die Vereinbarung wieder für den Dienst und die Benutzenden verfügbar. Nach Ablauf der Haltefrist wird die Vereinbarung dauerhaft entfernt und kann nicht wieder wiederhergestellt werden.

So stellst du eine gelöschte Vereinbarung oder Vorlage wieder her:

1. Navigiere zu der Seite Dokumente.

2. Wähle in der Liste der Filter im linken Bereich Gelöscht aus.

3. Wähle die Vereinbarung oder die Vorlage aus, die du wiederherstellen möchtest.

4. Wähle im rechten Bereich unter Aktionen die Option Wiederherstellen aus.

Die Vereinbarung wird in der Liste der Vereinbarungen wiederhergestellt und es wird eine Erfolgsmeldung angezeigt.

Löschen von Benutzern

Gilt nur für Benutzer, die unter die Autorität des Datenschutzadministrators fallen.

Wenn Mitarbeitende das Löschen ihrer Informationen aus dem System anfordern, löscht dieses Tool alle Informationen der Benutzenden vollständig von den Acrobat Sign-Servern. 

Benutzer müssen diese Anfrage direkt an den Datenschutzadministrator des Kontos stellen. Nur der Datenschutzadministrator verfügt über die Berechtigung zum Löschen von Benutzern.

Der Acrobat Sign-Support kann Benutzende nicht aus einem Konto löschen. Wenn er dennoch dazu aufgefordert wird, werden die Benutzenden an die Kontoadministrierenden verwiesen.

Anfordern des Entfernens ihrer Daten aus Acrobat Sign durch Benutzer

Um persönliche Informationen vom Acrobat Sign-System löschen zu lassen, müssen die Elemente der Benutzenden ordnungsgemäß aufgelöst werden.  Dieser Vorgang variiert je nach Typ der beteiligten Benutzenden bzw. des entsprechenden Kontos. Diese können in vier Kategorien zusammengefasst werden:

Adobe-Datenschutzzentrum

Handlungsaufforderungen, die nicht von den Tools auf der Bedienoberfläche unterstützt werden, sowie Fragen bezüglich der DSGVO-Konformität müssen an das Adobe-Datenschutzcenter gesendet werden.

Support- und Erfolgsagenten haben keinen Zugriff auf die Tools zum Löschen von Inhalten von den Servern.