Überblick
Bei Unternehmenskonten können einzelne Vereinbarungsempfänger*innen so konfiguriert werden, dass sie eine oder mehrere CC-Parteien enthalten, die parallel zum/zur Empfänger*in über die Vereinbarung benachrichtigt werden.
Diese an Empfänger*innen gebundene CC-Kopie kann in folgenden Fällen hilfreich sein:
- Eine interne Partei muss die Vereinbarung als unbeteiligte Teilnehmende überprüfen.
- Ein*e Empfänger*in möchte per Assistent benachrichtigt werden, wenn die Vereinbarung seine/ihre Aufmerksamkeit erfordert.
- Ein bestimmter Schritt im Signiervorgang erfordert eine erhöhte Aufmerksamkeit.
Die CC-Partei muss nicht dieselbe Domain wie der/die Empfänger*in haben, sodass breitere Benachrichtigungen über den Fortschritt der Vereinbarung möglich sind.
Verfügbarkeit:
Die Funktion zum Einfügen von CC-Parteien bei Benachrichtigungen an eine*n Empfänger*in ist nur bei Lizenz-Abonnements für Acrobat Sign Solutions in kommerziellen Umgebungen verfügbar.
Konfigurationsumfang:
Diese Funktion kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.
Wenn die Funktion aktiviert ist, enthält der Empfänger*innendatensatz (auf der Seite Senden) die Option CC-Parteien im konfigurierbaren Abschnitt Einstellungen für Empfänger*innen des Empfänger*innendatensatzes.
- Wenn das Feld CC-Parteien nicht konfiguriert ist, wird der Wert Keine angezeigt.
- Wenn ein E-Mail-Wert als CC-Partei für den/die Empfänger*in hinzugefügt wird, zeigt das System die E-Mail-Adresse der CC-Partei an.
- Wenn mehrere E-Mail-Werte für den/die Empfänger*in konfiguriert sind, ist der CC-Wert ein numerischer Wert für die Anzahl der konfigurierten CC-Parteien.
Wenn die Funktion nicht aktiviert ist, wird im Abschnitt Einstellungen für Empfänger*innen die Option CC-Partei nicht angezeigt.
Das Hinzufügen von CC-Parteien zu einem Empfänger*innendatensatz ersetzt nicht die Funktion des globalen CC-Felds. Beides kann konfiguriert werden.
Der Unterschied besteht in der Benachrichtigung der CC-Partei.
- Wenn Nur globale CC-Parteien aktiviert ist, werden CC-Parteien nur bei Abschluss der Vereinbarung benachrichtigt.
- Die empfänger*innenbezogene CC-Partei wird benachrichtigt, wenn der/die Empfänger*in im Rahmen des Signaturzyklus benachrichtigt wird.
- Die empfänger*innenbezogene CC-Partei ist nur mit einem einzelnen Empfänger*innendatensatz verknüpft. Wenn eine Person laut ihrer Konfiguration mehrfach mit der Vereinbarung interagiert (durch Verwendung mehrerer Empfänger*innendatensätze), muss jeder Empfänger*innendatensatz für diese Person konfiguriert werden (oder ggf. auch nicht). Acrobat Sign geht nicht davon aus, dass bei der Verwendung derselben E-Mail-Adresse in mehreren Empfänger*innendatensätzen dieselben CC-Benachrichtigungsregeln für alle Datensätze gelten.
Wenn der Signaturzyklus der Vereinbarung an eine*n neue*n Empfänger*in weiterläuft, werden alle empfänger*innenbezogenen CC-Parteien gleichzeitig mit dem/der Empfänger*in benachrichtigt.
Die CC-Partei erhält eine E-Mail, in der angegeben wird, dass sie als CC-Partei in eine Vereinbarung aufgenommen wurde. Es wird ein Link bereitgestellt, mit dem die CC-Partei die Vereinbarung über ihr Acrobat Sign-Konto aufrufen kann. Der Zugriff für CC-Parteien ist schreibgeschützt.
Unterstützung für Custom Workflow Designer
Mit dem Custom Workflow Designer kannst du CC-Parteien einschließen, die mit bestimmten Empfangenden verknüpft sind. In den Einstellungen für Empfangende kannst du mithilfe des Felds Empfangende auf CC eine oder mehrere Personen in CC hinzufügen.
Weitere zu berücksichtigende Einstellungen
Ändern/Delegieren des/der Empfänger*innen
Es gibt derzeit keine Methode, um die empfänger*innenbezogene CC-Partei zu ändern, nachdem die Vereinbarung gesendet wurde. Wenn du den/die Empfänger*in auf der Seite Verwalten änderst oder die Signaturberechtigung über die Aktion des/der Empfänger*in delegierst, kann die empfänger*innenbezogene CC-Partei nicht geändert werden.
Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit (LDV) funktioniert wie erwartet.
LDV zeigt nur Dateien einer Vereinbarung an, die mindestens ein Feld enthalten, mit dem Empfänger*innen interagieren können.
Da die CC-Partei nicht der/die Empfänger*in ist und ihr keine Felder zugewiesen werden können, werden keine Seiten für die CC-Partei angezeigt. Es wird ein Fehler ausgelöst, der diesen Zustand meldet.
Eine Ausnahme besteht, wenn durch die LDV-Einstellungen die Option für CC-Parteien im Konto der Sendepartei zum Anzeigen aller Dateien aktiviert wird.
Audit-Bericht und Aktivitätsprotokoll
Wenn Audit-Berichte gemäß ihrer Konfiguration die Vereinbarungs-E-Mails anzeigen, werden die Anzeigeereignisse für die CC-Partei sowohl im Audit-Bericht als auch im Aktivitätsprotokoll protokolliert, selbst wenn der Zugriff auf die Vereinbarung selbst verweigert wird.
Optimieren von Workflows mit Acrobat Sign
Verwalte und signiere Dokumente schnell und einfach online.
