Der Inhaltsschutz ermöglicht authentifizierungsbasierte Sicherheit für das Anzeigen des Inhalts von abgeschlossenen Vereinbarungen.
Übersicht
Der Inhaltsschutz wendet eine authentifizierungsbasierte Sicherheitsebene für die Anzeige von Vereinbarungen nach deren Abschluss an. Dieser Schutz gilt für alle Vereinbarungen, unabhängig von deren Erstellung (über die Benutzungsoberfläche, die REST-API, die SOAP-API, den Massenversand, selbstdefinierte Workflows usw. Jede Vereinbarung liegt im Anwendungsbereich.)
Der Schutz kann passiv angewendet werden, indem die geerbte Schutzmethode aktiviert wird. Ist dies aktiviert, müssen Benutzende bei allen Vereinbarungen, die von der Gruppe mit Aktivierung gesendet werden, erst eine Authentifizierungsabfrage beantworten, bevor sie sie ansehen können.
Darüber hinaus kann absendenden Personen die Möglichkeit gegeben werden, ihre Vereinbarung explizit so zu konfigurieren, dass ein Schutz angewendet wird oder nicht. Mit dieser Methode wird die Konfiguration in die Metadaten der Vereinbarung eingebettet und kann nach dem Senden der Vereinbarung nicht mehr geändert werden.
Bei dem Versuch, eine Vereinbarung mit aktiviertem Schutz anzusehen, werden Teilnehmende zur Authentifizierung aufgefordert, entweder mit der ursprünglichen Authentifizierungsmethode oder optional mit einem Einmalkennwort, das an die E-Mail-Adresse der teilnehmenden Person gesendet wird.
Unterstützte Authentifizierungstypen:
- Adobe Acrobat Sign-Authentifizierung
- Passwort
- Authentifizierung mit Telefonnummer
- OTP per E-Mail (OTPvEM)
- Wissensbasierte Authentifizierung (Knowledge-Based Authentication, KBA) (erforderlicher Name aktiviert)
Nicht unterstützte Authentifizierungstypen:
- Keine (E-Mail)
- Wissensbasierte Authentifizierung (Knowledge-Based Authentication, KBA) (ohne Aktivierung des erforderliche Namens)
- Amtl. Lichtbildausweis
- Digital Identity
Wenn nicht unterstützte Authentifizierungsmethoden aktiviert sind, wird die OTP-Methode (One Time Password; Einmalkennwort) über E-Mail als Ausweichmethode verwendet.
Verwendung
Es gibt zwei Methoden, mit denen der Inhaltsschutz auf eine Vereinbarung angewendet werden kann:
- Vererbter Schutz ermöglicht die Einstellung auf Gruppenebene (unabhängig davon, ob explizit festgelegt oder vom Konto geerbt) auf einen Wert für den Inhaltsschutz für alle Vereinbarungen, die von der Gruppe gesendet werden. Wenn für das Anzeigen der Vereinbarung eine Authentifizierungsaufforderung aufgrund des Inhaltsschutzes erzwungen ist, wirkt sich die Änderung der Einstellung umgehend aus.
- Eingebetteter Schutz erfordert, dass Benutzende explizit auswählen, ob Inhaltsschutz in die Transaktionsmetadaten eingebettet werden soll. Nachdem die Vereinbarung gesendet wurde, sind die Werte für den Schutz unveränderlich. Werte für geerbten Schutz wirken sich nicht auf Vereinbarungen aus, in denen der definierte Inhaltsschutz eingebettet ist.
Bei beiden Anwendungsmethoden gibt es Steuerelemente zum diskreten Aktivieren oder Deaktivieren interner und externer Teilnehmender.
- Interne Teilnehmende sind definiert als beliebige Teilnehmende (wie anhand ihrer E-Mail identifizierbar), die eine Berechtigung für das Acrobat Sign-Konto besitzen. Wenn die E-Mail-Adresse in deiner Benutzerliste aufgeführt ist, handelt es sich um eine interne teilnehmende Person.
- Externe Teilnehmende umfassen alle E-Mail-Adressen, deren Besitzer keine internen Teilnehmenden sind.
Welche Authentifizierungsmethode für den Zugriff auf die Vereinbarung verwendet wird, basiert auf der ursprünglichen Authentifizierungsmethode, die während des Signaturprozesses verwendet wurde.
Um Probleme wie Teilnehmende ohne Authentifizierungsmethode, nicht unterstützte Authentifizierungsmethoden oder CC-Parteien zu überwinden, gibt es eine Option zum Aktivieren der Authentifizierungsmethode Einmalkennwort per E-Mail als alternativen Weg zur Zugriffserlaubnis. Bei dieser Option müssen Teilnehmende ihre E-Mail öffnen, einen Kenncode abrufen und diesen in das Aufforderungsfeld eingeben.
Wenn Inhaltsschutz aktiviert ist und die Alternativmethode Einmalkennwort per E-Mail ist nicht aktiviert, erhalten Teilnehmende, die KBA oder einen amtlichen Lichtbildausweis oder keine Authentifizierungsmethode verwenden, eine Nachricht, dass sie nicht auf die Vereinbarung zugreifen können.
Dazu gehören auf CC gesetzte Parteien und alle Personen, für die die Vereinbarung freigegeben wurde.
Bei Empfangenden mit einer definierten Signatur-Authentifizierungsmethode ändert sich der Vorgang in Abhängigkeit von dieser Methode:
- Die Vorgänge mit Kennwort, Telefonnummer und Acrobat Sign-Authentifizierung verwenden dieselbe Methode (unter Nutzung desselben Kennworts und derselben Telefonnummer).
- Die Vorgänge mit OTP per E-Mail, Wissensbasierte Authentifizierung und Amtlicher Lichtbildausweis nutzen die Methode OTP per E-Mail (sofern aktiviert).
- Wenn OTP per E-Mail deaktiviert ist, wird ein Fehler angezeigt und die teilnehmende Person kann die Vereinbarung nicht ansehen.
Konfiguration
Verfügbarkeit:
Inhaltsschutz ist nur für Enterprise-Lizenz-Abos verfügbar.
Konfigurationsumfang:
Diese Funktion kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.
Du kannst auf die Steuerelemente für diese Funktion zugreifen, indem du zu Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Inhaltsschutz navigierst.
Die konfigurierbaren Optionen sind:
Die übernommenen Steuerelemente für den Schutz werden auf Gruppenebene definiert und gelten für alle Vereinbarungen, für die von der absendenden Person kein eingebetteter Inhaltsschutz definiert wurde.
Ein Steuerelement ist für interne Benutzende vorgesehen, ein anderes für externe Benutzende. Je nach Vereinbarungsstrategie können ein, beide oder kein Steuerelement aktiviert sein.
Bei der Konfiguration der Steuerelemente erscheint ein Aufforderungsfenster, in dem du bestätigen musst, dass der Inhaltsschutz erzwungen werden soll. Diese Art von Schutz basiert darauf, dass das Steuerelement aktiviert ist. Sobald es deaktiviert wird, ist der Schutz nicht mehr gegeben.
Nach der Aktivierung gilt der übernommene Inhaltsschutz für alle neuen und vorhandenen Vereinbarungen.
Wenn Teilnehmende versuchen, eine Vereinbarung ohne eingebetteten Schutz anzuzeigen, wird in Echtzeit anhand des entsprechenden Steuerelements (intern oder extern) ermittelt, ob eine Authentifizierungsaufforderung erforderlich ist. Ist eine Authentifizierung erforderlich, so erhält die teilnehmende Person die Aufforderung, sich zu authentifizieren. Sobald die Authentifizierung erfolgt ist, wird die Vereinbarung geöffnet.
Kann die Authentifizierungsaufforderung nicht beantwortet werden, so kann es die teilnehmende Person bis zur zulässigen Anzahl von Fehlversuchen erneut versuchen.
Überschreiten die Authentifizierungsversuche die zulässige Anzahl von Fehlversuchen, wird eine Fehlermeldung angezeigt und für die folgenden 24 Stunden werden die Versuche blockiert.
Die erfolgreiche Authentifizierung zum Öffnen der Vereinbarung ist ebenfalls auf eine konfigurierbare Anzahl von Versuchen pro 24-Stunden-Zeitraum beschränkt.
Wenn versucht wird, eine Vereinbarung häufiger als die festgelegte Anzahl von Malen anzuzeigen, wird eine Fehlermeldung angezeigt:
Die Fehlermeldung entspricht dem Schwellenwert für die Anzahl der erfolgreichen Ansichten der Vereinbarung. Dies ist eine beabsichtigte Sicherheitsmaßnahme.
Der eingebettete Schutz muss von der absendenden Person im Zuge der Konfiguration der Vereinbarung mit konfiguriert werden. Ein Steuerelement ist für interne Benutzende vorgesehen, ein anderes für externe Benutzende. Je nach Vereinbarungsstrategie können ein, beide oder kein Steuerelement aktiviert sein.
Wenn du den eingebetteten Schutz für interne oder externe Teilnehmende aktivierst, erscheint eine Aufforderungsmeldung, um sicherzustellen, dass du diese Konfiguration tatsächlich zum Erstellprozess der absendenden Person hinzufügen möchtest, mit dem Hinweis, dass die von der absendenden Person gewählte Konfiguration über die gesamte Lebensdauer der Vereinbarung bestehen bleibt. Es gibt keine Möglichkeit, diesen Schutz zu einem späteren Zeitpunkt hinzuzufügen oder zu entfernen.
Wenn der eingebettete Inhaltsschutz aktiviert ist, wird in die klassische Seite Senden für jedes aktivierte Steuerelement ein erforderliches Dropdown-Feld eingefügt. Absendende müssen für jedes Dropdown-Menü entweder Aktiviert oder Deaktiviert wählen.
Wenn keine Option ausgewählt wird, wird ein Fehler ausgelöst, sobald die absendende Person versucht, die Vereinbarung zu senden.
Wenn in einer Vereinbarung der eingebettete Schutz als „Deaktiviert“ definiert wurde, wird der Inhaltsschutz verweigert, selbst wenn der geerbte Schutz aktiviert wird.
Die in den Metadaten der Vereinbarung definierte Einstellung ist die „absolute Wahrheit“.
Wenn Teilnehmende versuchen, eine Vereinbarung zu öffnen, wird anhand der Metadaten der Vereinbarung festgestellt, ob eine Authentifizierungsprüfung erforderlich ist. Ist eine Authentifizierung erforderlich, erscheint eine Seite mit einer Aufforderung, den Authentifizierungsprozess durchzuführen. Nach erfolgreicher Authentifizierung wird die Vereinbarung geöffnet.
Kann die Authentifizierungsaufforderung nicht beantwortet werden, so kann es die teilnehmende Person bis zur zulässigen Anzahl von Fehlversuchen erneut versuchen.
Überschreiten die Authentifizierungsversuche die zulässige Anzahl von Fehlversuchen, wird eine Fehlermeldung angezeigt und für die folgenden 24 Stunden werden die Versuche blockiert.
Die erfolgreiche Authentifizierung zum Öffnen der Vereinbarung ist ebenfalls auf eine konfigurierbare Anzahl von Versuchen pro 24-Stunden-Zeitraum beschränkt.
Wenn versucht wird, eine Vereinbarung häufiger als die festgelegte Anzahl von Malen anzuzeigen, wird eine Fehlermeldung angezeigt:
Die Fehlermeldung entspricht dem Schwellenwert für die Anzahl der erfolgreichen Ansichten der Vereinbarung. Dies ist eine beabsichtigte Sicherheitsmaßnahme.
Die Verwendung einer alternativen Authentifizierungsmethode wird dringend empfohlen, es sei denn, du möchtest CC-Parteien vollständig aus dem Spiel halten und bist davon überzeugt, dass es keine Vereinbarungen ohne Authentifizierung gibt.
Durch die Aktivierung des Inhaltsschutzes werden alle Versuche zum Öffnen der Vereinbarung von allen Personen abgelehnt, denen keine Authentifizierungsmethode zur Verfügung steht (auch von solchen, die E-Mail als Authentifizierungstyp verwenden).
E-Mail-OTP ist ein kostenloser Dienst ohne erkennbaren Nachteil, wenn es aktiviert ist.
Wenn E-Mail-OTP nicht aktiviert ist und Teilnehmende ohne einen Authentifizierungsversuch versuchen, die Vereinbarung zu öffnen, wird ein Fehler zurückgegeben:
Diese Schwelleneinstellung gilt nur für die Authentifizierungsmethoden Einmalkennwort per E-Mail, Wissensbasierte Authentifizierung und Telefonnummer.
Diese Einstellung definiert, wie oft eine einzelne teilnehmende Person auf die Vereinbarung zugreifen kann, bevor sie 24 Stunden lang dafür gesperrt wird.
Nach 24 Stunden kann die teilnehmende Person bis zu der definierten Anzahl erfolgreicher Authentifizierungen wieder auf den Inhalt zugreifen.
Wenn eine benutzende Person den Schwellenwert für die Anzahl der Ansichten überschreitet, wird ein Fehlerbanner angezeigt:
Diese Schwelleneinstellung gilt nur für die Authentifizierungsmethoden Einmalkennwort per E-Mail, Wissensbasierte Authentifizierung und Telefonnummer.
Diese Einstellung definiert die Anzahl fehlgeschlagener Authentifizierungsversuche einer einzelnen teilnehmenden Person, bevor sie 24 Stunden lang dafür gesperrt wird.
Nach 24 Stunden kann die teilnehmende Person bis zu der definierten Anzahl von Fehlversuchen erneut versuchen, auf den Inhalt zuzugreifen.
Wenn eine benutzende Person den Schwellenwert für Fehlversuche überschreitet, wird ein Fehlerbanner angezeigt:
Die Fehlermeldung entspricht dem Schwellenwert für die Anzahl der erfolgreichen Ansichten der Vereinbarung. Dies ist eine beabsichtigte Sicherheitsmaßnahme.
Best Practices
Es wird dringend empfohlen, die Authentifizierungsmethode Einmalkennwort per E-Mail zu aktivieren, wenn du den Inhaltsschutz verwenden möchtest. Es gibt Teilnehmende an der Vereinbarung, für die keine Authentifizierungsmethoden verfügbar sind. Dieser kostenlose Dienst ermöglicht es ihnen, die Vereinbarung mit sehr geringem Zeitaufwand oder Kenntnissen des Prozesses einzusehen.
Die meisten Unternehmenskunden können wahrscheinlich von der Methode von geerbtem Inhaltsschutz profitieren.
- Im Allgemeinen ist es empfehlenswert, den Zugriff der teilnehmenden Person auf die Vereinbarung auch dann zu überprüfen, wenn ursprünglich keine Authentifizierung erforderlich war. Der Schutz erzeugt wenig Reibung für die Teilnehmenden und bietet Sicherheit, wenn ein Anzeigelink versehentlich mit einer E-Mail weitergeleitet wird.
- Der geerbte Schutz hat auch den Vorteil, dass er dynamisch angewendet wird. Wenn also etwas einen nachgelagerten Prozess unterbricht, kann die Einstellung deaktiviert werden, ohne dass ein dauerhafter Schaden entsteht.
- Kunden, die Authentifizierungsmethoden wie Kennwort- und Telefonauthentifizierung verwenden, müssen dies auch langfristig tun. Die Möglichkeit, den Inhaltsschutz zu deaktivieren, bietet eine Zugriffsmethode, wenn sich Telefonnummern ändern oder Kennwörter vergessen werden.
Ob erzwungen werden soll, dass eine absendende Person den eingebetteten Inhaltsschutz konfiguriert, sollte sorgfältig bedacht werden. Es gibt sicherlich einige Prozesse, die diese präzise Kontrolle erfordern, aber beachte auch Folgendes:
- Jede von der Gruppe gesendete Vereinbarung muss explizit von der absendenden Person konfiguriert werden. Dies fügt einen Prozess hinzu und lädt zu eventuellen menschlichen Fehlern ein.
- Es gibt keine Option, die Standardwerte zu definieren. Absendende müssen die aktivierten Dropdown-Listen explizit konfigurieren.
- Es gibt keine Methode, mit der ein eingebetteter Inhaltsschutz nach dem Versenden der Vereinbarung noch geändert werden kann.
- Die Verwendung von Authentifizierungsmethoden mit Telefonnummer und Kennwort beinhaltet die Möglichkeit, dass Teilnehmende von der Anzeige der Vereinbarung ausgeschlossen werden, wenn das Kennwort verloren geht oder die Telefonnummer geändert wird.
Optimieren von Workflows mit Acrobat Sign
Verwalte und signiere Dokumente schnell und einfach online.
