Verwende Berechtigungen zur Kontofreigabe, um festzulegen, wie Benutzende in deinem Unternehmen Inhalte freigeben und Vereinbarungen im Namen anderer managen können.
Diese Gruppe von Steuerungselementen ist im Administrator-Menü nur sichtbar, wenn Advanced Account Sharing aktiviert ist.
Berechtigungen zur Kontofreigabe ermöglichen Admin-Benutzenden Folgendes:
- Zu kontrollieren, ob Benutzende Inhalte für interne oder externe Teilnehmende freigeben können.
- Zu definieren, was freigegebene Benutzende tun können, wie z. B. Vereinbarungen senden oder ändern.
- Den freigegebenen Zugriff auf Vereinbarungen zu beschränken, die von einer Gruppe gesendet wurden (ausgenommen jene, die an die Gruppe gesendet wurden).
Diese Einstellungen gelten für Freigaben, die von Benutzenden oder Admins initiiert werden.
Im Gegensatz zur Vereinbarungsfreigabe, die immer aktiviert ist und verwendet wird, um einzelne Vereinbarungen per E-Mail-Adresse freizugeben, steuert die Kontofreigabe den Zugriff auf freigegebene Inhalte auf Benutzer- und Gruppenebene.
Konfiguration
Verfügbarkeit:
- Acrobat Standard und Acrobat Pro: nicht verfügbar
- Acrobat Sign Solutions: Unterstützt; Verfügbar, wenn Advanced Account Sharing aktiviert ist
- Acrobat Sign for Government: Unterstützt; Verfügbar, wenn Advanced Account Sharing aktiviert ist
Konfigurationsumfang:
Admin-Benutzende können die Berechtigungen für die Kontofreigabe auf Konto- und Gruppenebene konfigurieren.
Die Einstellungen werden über die primäre Gruppe jedes Benutzenden angewendet.
Diese Funktion kann über das Admin-Konfigurationsmenü aufgerufen werden, und zwar über Sicherheitseinstellungen > Berechtigungen zur Kontofreigabe.
Freigabe-Berechtigungen
Lege fest, für wen Benutzende freigeben können
Admins können die Freigabe für Folgende erlauben oder einschränken:
- Interne Benutzende oder Gruppen – Mitglieder desselben Acrobat Sign-Kontos.
- Externe Benutzende – Alle Personen außerhalb des Kontos, einschließlich Personen mit derselben Domain, die nicht Teil des Unternehmens sind.
Diese Optionen sind unabhängig voneinander und können separat aktiviert oder deaktiviert werden.
Definiere, was freigegebene Benutzende tun können (nur intern)
Wenn die interne Freigabe aktiviert ist, können Admins die Option für freigegebene Benutzende aktivieren, um:
- Vereinbarungen zu senden – Neue Vereinbarungen im Namen der Eigentümerin bzw. des Eigentümers anlegen und senden.
- Bestehende Vereinbarungen zu ändern – Laufende Vereinbarungen bearbeiten, als wären sie die ursprüngliche Absenderin bzw. der ursprüngliche Absender.
Um Zugriff auf diese Aktionen zu gewähren:
- Muss die Freigabebeziehung diese explizit erlauben.
- Muss der bzw. die freigegebene Benutzende in Acrobat Sign zum Profil des Besitzenden wechseln.
Nach dem Wechsel erhalten freigegebene Benutzende Zugriff auf die Registerkarten Startseite, Senden und Verwalten der Eigentümerin bzw. des Eigentümers.
Die Berechtigung Vorhandene Transaktionen anpassen erlaubt es freigegebenen Anwendern nicht, Empfänger aus laufenden Vereinbarungen zu entfernen. Das Entfernen von Empfängern aus einer laufenden Vereinbarung ist nur dem ursprünglichen Absender möglich.
Benutzende mit gemeinsamem Zugriff können keine Empfangenden aus einer laufenden Vereinbarung entfernen. Dies gilt auch dann, wenn sie über die Berechtigung zum Ändern verfügen, zum Profil der absendenden Partei wechseln oder die Vereinbarung anderweitig über den gemeinsamen Zugriff verwalten können.
Sichtbarkeit von Vereinbarungen für freigegebene Gruppen einschränken
Standardmäßig können freigegebene Benutzende oder Gruppen bei einer Freigabe Folgendes sehen:
- Vereinbarungen, die von der Gruppe gesendet wurden
- Vereinbarungen, die an die Gruppe von anderen Benutzenden gesendet wurden
Admins können diese Ansicht auf ausgehende Vereinbarungen (von der Gruppe gesendet) beschränken, um die Privatsphäre für sensible eingehende Vereinbarungen, z B. persönliche Angebote oder HR-Kommunikation, zu verbessern.
Diese Einstellung gilt nur beim Freigeben einer Gruppe. Wenn Benutzende ihr Benutzerkonto ausdrücklich mit einer anderen Person oder Gruppe teilen, wird die Vereinbarungsliste nicht gefiltert.
Anwendererlebnis
- Wenn die Freigabe erlaubt ist, erhalten Empfangende eine E-Mail-Einladung.
- Wenn die Freigabe blockiert ist, sehen Absendende einen Fehler, der erklärt, dass die Freigabe deaktiviert ist.
- Freigegebene Benutzende müssen Profile wechseln, um im Namen von Inhabenden zu handeln.
- Das Entfernen von Empfangenden aus laufenden Vereinbarungen ist nur der absendenden Partei möglich. Freigegebene Anwender können keine Empfänger aus einer laufenden Vereinbarung entfernen, unabhängig von ihren Berechtigungen zur Kontofreigabe.
Best Practices
- Schränke externe Freigabe ein. Die meisten Unternehmen müssen nicht außerhalb ihres Kontos freigeben. Gehe wie folgt vor:
- Aktiviere die externe Freigabe vorübergehend.
- Richte die Freigabe ein.
- Deaktiviere sie wieder, wenn du fertig bist.
- Gib nur vertrauenswürdigen internen Benutzenden Sende- oder Änderungsberechtigungen.
- Gib nur Vereinbarungen frei, die von der Gruppe gesendet wurden, es sei denn, du hast einen zwingenden Anwendungsfall, bei dem eingehende Vereinbarungen verfolgt werden müssen.
Optimieren von Workflows mit Acrobat Sign
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