Bekijk, filter en beheer hoe retentieregels worden toegepast en onderhouden in de loop van de tijd.
Retentieregels bepalen wanneer overeenkomsten en bijbehorende gegevens worden verwijderd.Het beheren van deze regels zorgt ervoor dat actieve beleidsregels correct worden toegepast en dat eerder toegepaste regels overeenkomsten blijven regelen zoals verwacht.
Voordat u begint
- Je moet een beheerder op account- of groepsniveau zijn om retentieregels te beheren.
Configuratie
Beschikbaarheid
- Acrobat Sign Solutions: Ondersteund.
- Acrobat Sign for Government: Ondersteund.
- Acrobat Standard en Acrobat Pro: Niet ondersteund.
Configuratiebereik
Retentieregels kunnen worden beheerd op account- en groepsniveau.
Instellingen op groepsniveau heffen accountinstellingen tijdelijk op.
Om toegang te krijgen tot deze instelling
Accountniveau:
- Navigeer naar Accountinstellingen > Datagovernance.
Groepsniveau:
- Navigeer naar Beheer > Groepen.
- Selecteer een groep.
- Selecteer Groepsinstellingen > Datagovernance.
Hoe retentieregels werken
Retentieregels volgen een gedefinieerde levenscyclus:
- Er is slechts één retentieregel tegelijk actief voor nieuw beëindigde overeenkomsten.Wanneer een nieuwe regel wordt gemaakt, wordt deze de actieve regel en is van toepassing op alle overeenkomsten die voortaan in een beëindigde status worden vastgelegd.Eerder actieve regels blijven van toepassing op overeenkomsten die al daaraan waren toegewezen en hoeven niet te worden uitgeschakeld.
- Elke overeenkomst krijgt een retentieregel toegewezen wanneer deze wordt vastgelegd in een beëindigde status.
- Overeenkomsten behouden hun toegewezen regel, zelfs als er later nieuwere regels worden gemaakt.
- Het uitschakelen van een regel voorkomt verwijdering voor alle overeenkomsten die nog niet zijn verwijderd onder die regel.
Regelstatussen
Retentieregels kunnen een van de volgende statussen hebben:
- Ingeschakeld – De regel wordt momenteel toegepast op nieuw beëindigde overeenkomsten of regelt nog steeds overeenkomsten die zijn gepland voor verwijdering.
- Uitgeschakeld – De regel wordt niet langer toegepast.Overeenkomsten die aan de regel zijn gekoppeld, worden niet verwijderd.
- Verlopen – Alle overeenkomsten die eerder onder de regel vielen, zijn al verwijderd.
- Verouderd – Vertegenwoordigt bewaarbeleid dat is geconfigureerd via eerdere systeeminstellingen.Overeenkomsten die al zijn toegewezen aan verouderde regels blijven die verwijderingsschema's respecteren.
Bewaarregels filteren
Gebruik het filter om regel te bekijken op status:
- Alle regels (standaard).
- Ingeschakelde regels.
- Uitgeschakelde regels.
- Verlopen regels.
Je kunt het aantal weergegeven record per pagina configureren, inclusief options zoals vijftien, dertig of vijftig regel.
Een bewaartermijnregel uitschakelen
Het uitschakelen van een regel stopt het verwijderen voor alle overeenkomsten die aan die regel zijn gekoppeld.
- Selecteer de regel die je wilt uitschakelen.
- Selecteer Uitschakelen.
Het uitschakelen van een regel kan niet ongedaan worden gemaakt.
Overeenkomsten die aan een uitgeschakelde regel zijn gekoppeld, hebben geen verwijderactie meer en moeten worden verwijderd met andere methoden, zoals GDPR-tools.
Regels op groepsniveau weergeven vanaf het accountniveau
Je kunt bewaartermijnregels op groepsniveau openen vanuit de interface op accountniveau:
- Navigeer naar Accountinstellingen > Datagovernance.
- Selecteer het tabblad Groepen met retentieregels.
- Selecteer een groep.
- Selecteer Bewaartermijnregels groep weergeven.
Handige weetjes
- Slechts één bewaartermijnregel is tegelijk actief voor nieuw beëindigde overeenkomsten.
- Bewaartermijnregels kunnen niet worden gewijzigd nadat ze zijn gemaakt. Er moeten nieuwe regels worden gemaakt om het bewaartermijngedrag in de toekomst te wijzigen.
- Eerder toegepaste regels blijven van toepassing op overeenkomsten die er al aan waren toegewezen.
- Bewaartermijnregels kunnen niet worden bewerkt nadat ze zijn toegepast op een overeenkomst.
- De verwerking van de eindstatus kan tijdens piekperiodes tot twaalf uur worden uitgesteld, waardoor het begin van de bewaartermijn wordt uitgesteld.
- Uitgeschakelde regels kunnen niet opnieuw worden ingeschakeld.
- Bewaartermijnregels die zijn gekoppeld aan verwijderde groepen blijven toegankelijk om de controlegeschiedenis te behouden. Groepsinstellingen kunnen nog steeds worden gecontroleerd en beheerd via de interface op accountniveau.
