Voor gebruikers die vaak standaardovereenkomsten verzenden, kan het maken van een sjabloon betekenen dat overeenkomsten veel sneller kunnen worden gemaakt, en bovendien kan de consistentie van de resulterende overeenkomst na toepassing van de handtekeningen hierdoor aanzienlijk verbeteren.

Met sjablonen kan een gebruiker de velden en de plaatsing van de handtekening vooraf definiëren, waardoor er minder (of helemaal geen) tijd nodig is om een overeenkomst voor elke klant aan te passen.

Als u de tijd neemt om een sjabloon volledig te definiëren met correct benoemde en gevalideerde velden, heeft dat meerdere voordelen, vooral als gegevensexport wordt gebruikt om gegevenstrends in de formulieren te begrijpen.

Beschikbaarheid:

Bibliotheeksjablonen zijn standaard ingeschakeld voor individuele accounts en accounts met een teamlicentie

Met een Enterprise-licentieplan kunt u gebruikers de mogelijkheid geven om sjablonen zichtbaar te maken, of deze mogelijkheid beperken tot beheerders.

Configuratiescope:

De functie kan op account- en op groepsniveau worden ingeschakeld.

Gebruik

Als een gebruiker toegang heeft om bibliotheeksjablonen te maken, staat er een tegel Een herbruikbare sjabloon maken op het tabblad Start.

Deze tegel start het configuratieproces door toegang te bieden tot de interface die de kernbestanden accepteert waarop de sjabloon moet worden gebaseerd.

De startpagina met markering van de tegel 'Een herbruikbare sjabloon maken'

Aanbevolen methoden

Voor accounts waarvoor Gebruikers in meerdere groepen is ingeschakeld, kunt u overwegen één groep te maken die is ontworpen voor het maken van sjablonen. Stel vervolgens een beperkt aantal gebruikers met een lidmaatschap voor die groep in, die bibliotheekdocumenten kunnen ontwerpen die de andere groepen nodig hebben.

Als iedereen zelf sjablonen kan maken, ontstaat er een gebruikersgestuurde variatie van standaarddocumenten en een gebrek aan versiebeheer.
Bovendien, als te veel gebruikers sjablonen kunnen maken en delen, bestaat het risico dat er meerdere versies van hetzelfde document zijn en dat de bibliotheek overbelast raakt.
Met een kleinere, specifieke groep gebruikers die alle sjablonen ontwerpen, wordt uiteindelijk consistentie bereikt in de opbouw van sjablonen wat betreft veldconfiguratie, wat de rapportage downstream aanzienlijk verbetert

Configuratie

De besturingselementen voor deze functie kunnen worden geopend via Algemene instellingen > Bibliotheekdocumenten

Het menu Algemene instellingen waarop de besturingselementen voor Bibliotheekdocumenten zijn gemarkeerd

De volgende configureerbare opties zijn beschikbaar:

Wanneer deze optie voor een groep is ingeschakeld, moeten de gebruikers in die

Als gebruikers hun sjablonen met het account mogen delen, kunt u geïnvesteerde gebruikersactiviteiten inzetten om hun eigen sjablonen voor de hele organisatie te maken.

Als dit is uitgeschakeld, kunnen niet-beheerders alleen overeenkomsten maken voor zichzelf, hun primaire groep of de organisatie.

Als dit is ingeschakeld, hebben beheerders de mogelijkheid om een sjabloon met meerdere groepen tegelijkertijd te delen. De gedeelde sjabloon is één bovenliggende sjabloon die toegankelijk is voor de toegewezen groepen, en als de sjabloon wordt gewijzigd, wordt deze voor alle groepen gewijzigd.

Als dit is uitgeschakeld, kunnen beheerders alleen overeenkomsten maken voor zichzelf, hun primaire groep of de organisatie.

Een voorbeeld van een sjabloon op de pagina Beheren met de sjablooneigenschappen geopend en de optie voor meerdere selecties voor groepen gemarkeerd.

Als dit is ingeschakeld, kunnen niet-beheerders de sjablonen die ze maken, delen met een of meer groepen waarvoor de gebruiker een lidmaatschap heeft.

Als dit is uitgeschakeld, kunnen niet-beheerders alleen overeenkomsten maken voor zichzelf, hun primaire groep of de organisatie.

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?

Toegang configureren om herbruikbare bibliotheeksjablonen te maken

Configureer toegang voor gebruikers om herbruikbare bibliotheeksjablonen te maken en deze te delen met hun groep of account.

Overzicht