De functie Ontvanger vervangen is ontworpen om verzenders te helpen een overeenkomst om te leiden wanneer de huidige ontvanger niet beschikbaar is of wanneer een verkeerde e-mailwaarde is gebruikt.

De huidige ontvanger vervangen

Het vervangen van de huidige ontvanger begint op de pagina Beheren en kan alleen door de oorspronkelijke afzender van de overeenkomst worden uitgevoerd.

  1. Klik op het tabblad Beheren op de overeenkomst die u wilt bewerken

    • De overeenkomstrecord wordt blauw gemarkeerd wanneer u deze selecteert
  2. Houd de muis boven de huidige ontvanger (rechts)

    • Links komt een informatieballon tevoorschijn
  3. Afhankelijk van de ingeschakelde instellingen worden één of meer instellingen in de ballon weergegeven:

    • Ontvanger vervangen: deze optie vervangt de huidige ontvanger, waardoor deze geen toegang meer heeft tot de overeenkomst
    • Alternatieve ontvanger toevoegen: hiermee voegt u een nieuwe ontvanger toe, maar blijft de oorspronkelijke ontvanger behouden en kan deze de overeenkomst alsnog zelf voltooien
    Interface voor het vervangen van de ontvanger
  4. De ballon verandert en u wordt gevraagd om het e-mailadres van de nieuwe ontvanger.

    • Voer het nieuwe e-mailadres in en klik op Vervangen
    nieuwe e-mail

    U keert terug naar de startpagina en boven aan de pagina verschijnt een banner om aan te geven dat de bewerking is gelukt

  5. success_banner


Activiteitenlijst en controlerapport

 

De lijst Activiteiten laat zien dat het document is gedelegeerd aan een andere ontvanger.

Activiteitenlijst

 

 

Ook in het Controlerapport wordt aangegeven dat de ontvanger is vervangen

replace_recipientauditreport


De instelling configureren

Opmerking:

De functie Ontvanger vervangen is een soort interne delegatie.

Voor deze functie moet u uw interne gebruikers machtigen om aan iedereen te delegeren.

De standaardinstelling voor de functie Ontvanger vervangen is dat de huidige ontvanger volledig wordt vervangen door de nieuwe ontvanger.

Gebruikers met een individueel abonnement kunnen deze standaardinstelling niet wijzigen.

Gebruikers van accounts met meerdere licenties kunnen het standaardgedrag op account- of groepsniveau wijzigen en de afzender van een overeenkomst toestaan om de optie te kiezen die het geschiktst is voor de huidige situatie.

Navigeer naar Account > Accountinstellingen > Internationale instellingen

  • Verifieer dat Delegatie voor gebruikers in mijn account is ingesteld op Ja, kan aan iedereen delegeren
Beheerdersinterface van de ontvanger vervangen

Beheerders moeten twee vragen beantwoorden:

Wat moet het standaardgedrag van het account of de groep zijn?

  • Alleen de nieuwe ontvanger kan deelnemen – Dit is de oorspronkelijke standaardhandeling
    • Hiermee wordt de optie Ontvanger vervangen toegevoegd aan de pagina Beheren van de gebruiker
    • Dit is de beste keuze als u bang bent dat de overeenkomst naar de verkeerde ontvanger is verzonden.
  • Zowel de oorspronkelijke ontvanger als de nieuwe ontvanger kan deelnemen – Deze optie omvat de handeling Opnemen
    • Hiermee wordt de optie Alternatieve ontvanger toevoegen beschikbaar op de pagina Beheren van de gebruiker
    • Dit is de beste optie als de grootste zorg is dat het ondertekeningsproces vertraging oploopt omdat ontvangers niet op kantoor zijn of lastig te vinden zijn.

Mag de afzender van de overeenkomst de standaardinstelling wijzigen?

  • Als u het selectievakje Gebruikers in mijn account kunnen selecteren of de oorspronkelijke ontvanger wel of niet kan deelnemen nadat deze is vervangen inschakelt, voegt u zowel de opties Ontvanger vervangen als Alternatieve ontvanger toevoegen toe aan de pagina Beheren van de gebruiker


Zaken om rekening mee te houden

Delegatiebevoegdheid voor gebruikers in uw account moet zijn ingeschakeld.

U kunt alleen de huidige ontvanger vervangen.

Ontvangers met de rol van delegerende partij kunnen niet worden vervangen

Overeenkomsten die zijn verzonden via Mega Sign kunnen de functie Ontvanger vervangen niet gebruiken.

U kunt dezelfde ontvangersindex meerdere keren vervangen

  • Als u de optie Opnemen gebruikt, neemt het aantal mogelijke ontvangers toe
  • Als u de handeling Vervangen gebruikt, wordt de volledige lijst huidige ontvangers vervangen door het ene adres dat net is genomineerd

Ontvangers in een Ontvangersgroep kunnen individueel worden vervangen en nieuwe ontvangers kunnen worden toegevoegd

  • Er is geen optie om één ontvanger eenvoudigweg te verwijderen zonder deze te vervangen

De ontvangers in een parallelle deelnamevolgorde kunnen afzonderlijk worden vervangen.

Ontvangers die zijn gedefinieerd in een Hybride routeringsvolgorde kunnen afzonderlijk worden vervangen.