e-Vaulting met eOriginal

Adobe Acrobat Sign-documenten archiveren via de eOriginal-archiveringsdiensten

Beheer en beveilig documenten digitaal.

Adobe Acrobat Sign helpt organisaties in samenwerking met eOriginal te voldoen aan vereisten op het gebied van compatibiliteit en regelgeving door belangrijke ondertekende documenten te archiveren in een veilig digitaal archief. Nadat een document is ondertekend, kan eOriginal het veilig archiveren in een volledig digitale omgeving met de hoogste niveaus van beveiliging en compatibiliteit. Ondernemingen kunnen kiezen voor archivering van alle documenten in een bepaald account, alle documenten die door een specifieke groep (of subset van gebruikers) in gang zijn gezet, of afzonderlijke documenten.

Wanneer een document wordt gemaakt, wordt het originele document dat naar Acrobat Sign is geüpload, beschouwd als de gezaghebbende versie van het contract. De gezaghebbende kopie blijft tijdens de volledige ondertekeningscyclus op de Adobe-servers staan. Zodra deze cyclus is voltooid, wordt de gezaghebbende kopie gearchiveerd in het eOriginal-archief en wordt het document een rechtsinstrument. Er blijft een PDF-kopie van het document behouden in Acrobat Sign, maar die wordt voorzien van een watermerk met de tekst Kopie van het origineel om aan te geven dat het document dat door eOriginal is gearchiveerd, de enige authentieke versie is:

Hoe werkt archivering?

Na voltooiing van de ondertekeningscyclus activeren alle transacties die voor archivering zijn ingeschakeld, de eOriginal-archiveringsdienst om de overdracht van de gezaghebbende versie in gang te zetten. Dit is een asynchroon aanroep-en-antwoordproces waarin de archiveringsdienst na het ontvangen van een kennisgeving informatie opvraagt bij Acrobat Sign en Acrobat Sign de gevraagde inhoud levert.

Deze opeenvolgende aanvragen vinden vrijwel in real time plaats, zodat de gezaghebbende versie bij de archiveringsdienst wordt opgeslagen zodra het ondertekeningsproces is voltooid.

Nadat de laatste handtekening is geplaatst, worden de volgende stappen in de onderstaande volgorde uitgevoerd:

1. Het controlerapport wordt bijgewerkt met de gebeurtenis Document klaar voor archivering
   
   • Aangezien het controlerapport moet worden voltooid wanneer een overeenkomst een eindstatus bereikt, en aangezien het archiveringsproces pas start nadat het ondertekeningsproces is afgerond, kan het controlerapport niet worden bijgewerkt voor het aangeven van een afgerond archiveringsproces. De geschiedenis van de transactiegebeurtenissen (opgeslagen op Acrobat Sign-servers) geeft aan dat het archiveringsproces is voltooid.
     
2. Het document en alle gerelateerde afbeeldingen worden voorzien van een watermerk. 
   • Eén exemplaar zonder watermerk van het einddocument blijft bewaard om eventueel te worden geüpload naar de eVaulting-provider.
     
   • Op dit punt kan alleen de eVaulting-provider de versie zonder watermerk ophalen met behulp van een geverifieerd toegangstoken
3. De archiveringsdienst wordt via een ping-melding naar de Vault-callback op de hoogte gebracht dat het document klaar is voor archivering. 
   • Acrobat Sign verzendt een unieke identificatiecode voor het document naar de archiveringsdienst, de zogenaamde sleutel voor documentcapaciteit.
     
4. Vervolgens vraagt de archiveringsdienst het controlespoor van het document aan om een profiel voor het document te maken.
5. Acrobat Sign verschaft het controlespoor
   
   • De audittrail omvat de volledige record van het ondertekeningsproces, met inbegrip van de identiteit van de ondertekenaars, de datum en tijd van elke gebeurtenis, het IP-adres en locatiegegevens (indien beschikbaar).
     
6. De archiveringsdienst vraagt hierna om het document zonder watermerk.
7. Acrobat Sign verschaft het document zonder watermerk aan de archiveringsdienst.
   
8. De archiveringsdienst bevestigt de ontvangst van het document en informeert Acrobat Sign dat het archiveringsproces is voltooid.
   
9. Het exemplaar zonder watermerk van het uiteindelijke contract wordt verwijderd uit het Acrobat Sign-systeem.

Op dit punt slaat Acrobat Sign alleen een exemplaar met watermerk van het uiteindelijke document op. Miniaturen (zoals weergegeven in Acrobat Sign) worden ook voorzien van een watermerk. Zo wordt gegarandeerd dat er slechts één versie zonder watermerk is en dat deze in handen is van de archiveringsdienst.

Nadat het document is gearchiveerd, heeft Adobe alleen maar exemplaren van het einddocument die zijn voorzien van een watermerk.

Hoe gebruikers een overeenkomst configureren voor archivering

De optie om een overeenkomst te configureren voor wel of niet archiveren is alleen zichtbaar voor de gebruikers nadat de configuratie van de service binnen het account is voltooid.

Gebruikers kunnen bepalen of een overeenkomst moet worden gearchiveerd door de optie Deze overeenkomst archiveren in de sectie Overeenkomstinstellingen van de overeenkomstconfiguratie-interface te selecteren of te deselecteren (Opties in de klassieke ervaring).

De standaardwaarde voor de optie Deze overeenkomst archiveren wordt gedefinieerd in de configuratie van de service. Acrobat Sign-ondersteuning kan helpen om de waarde te wijzigen als dat nodig is.