Soddisfare i requisiti HMLR per gli atti firmati elettronicamente

• Tutte le parti concordano sull'uso delle firme elettroniche e di una piattaforma di firma elettronica (piattaforma) in relazione all'atto.
• Tutte le parti hanno notai che agiscono per loro conto (salvo limitazioni specifiche).
• Un notaio è responsabile della configurazione e del controllo del processo di firma tramite la piattaforma.

Il processo di firma e datazione illustrato nella sezione 13 della Guida pratica 8 è il seguente:

Il notaio che presenta la domanda a HMLR lo fa elettronicamente, solitamente tramite il portale HMLR, e include nella domanda un PDF dell'atto completato. Tuttavia, quando la domanda è per la prima registrazione, è possibile presentare una stampa del PDF, certificata come copia conforme dell'atto completato.

Il notaio che presenta la domanda (inclusa una domanda per la prima registrazione) fornisce il seguente certificato: "Certifico che, per quanto di mia conoscenza e convinzione, i requisiti stabiliti nella guida pratica 8 per l'esecuzione di atti utilizzando firme elettroniche sono stati soddisfatti."

Qualsiasi notaio con un account Acrobat Sign può avviare questo processo per tutte le parti. Non è necessario che il firmatario e il testimone abbiano il proprio account Acrobat Sign.

L'amministratore Acrobat Sign per il notaio può modificare le impostazioni in Acrobat Sign per abilitare flussi di lavoro che soddisfano i passaggi 1-6 nella sezione Panoramica del flusso di lavoro HMLR sopra. Queste impostazioni sono presentate di seguito nella sezione Configurazione dell'account Acrobat Sign.

La sezione su Preparazione dell'atto per la firma fornisce indicazioni importanti su:

• preparazione dell'atto per la firma prima di avviare il processo di firma;
• inclusione delle clausole di esecuzione e attestazione prescritte nell'atto; e
• protezione della riservatezza utilizzando una funzionalità unica in Acrobat Sign chiamata "Visibilità del documento limitata"

Acrobat Sign consente a un amministratore dell'account di modificare le impostazioni per garantire che il flusso di lavoro sia conforme ai requisiti della sezione 13.3 della Guida pratica 8. Prima di inviare atti per la firma elettronica utilizzando Acrobat Sign, consigliamo di apportare le seguenti modifiche:

• Richiedi il consenso esplicito per firmare utilizzando Acrobat Sign.Gli amministratori dell'account possono configurare le Condizioni d'uso e la divulgazione per il consumatore per richiedere il consenso esplicito (tramite una casella di controllo) all'uso di Acrobat Sign. Questo può essere richiesto prima di visualizzare l'atto o prima di firmarlo.
  • Vai alla sezione Gruppo del menu di amministrazione
  • Fai clic sul gruppo da configurare (esponendo le azioni disponibili nella parte superiore dell'elenco)
  • Fai clic su Impostazioni gruppo
    

• Seleziona la scheda Preferenze firma
• Seleziona l'opzione Sostituisci impostazioni account per questa pagina
  
• Scorri verso il basso fino alla sezione Condizioni d'uso e fai clic sul collegamento per Firmatari
  
• Seleziona un'opzione diversa da quella predefinita per abilitare il consenso esplicito
• Salva le modifiche.

• Attiva Visibilità limitata del documento: Visibilità limitata del documento (LDV) consente al notaio di proteggere la riservatezza garantendo che il testimone possa visualizzare solo la pagina di esecuzione o firma (non l'intero atto) e possa ricevere solo una copia della cronologia di controllo relativa al processo di firma; il testimone non ottiene una copia dell'atto firmato stesso. Gli amministratori dell'account possono abilitare le impostazioni LDV come segue:
  • Vai alla sezione Gruppo del menu amministratore
  • Fai clic sul gruppo da configurare (in modo da visualizzare le azioni disponibili nella parte superiore dell'elenco)
  • Fai clic sull'azione Impostazioni gruppo
    
  • Fai clic sull'opzione Impostazioni gruppo nel menu del gruppo
  • Seleziona l'opzione Sostituisci impostazioni account per questa pagina
    
  • Scorri verso il basso fino alla sezione Visibilità limitata del documento
    
  • Abilita:
    • I firmatari visualizzeranno solo i file contenenti campi per firma, iniziali o inserimento dati a loro assegnati
    • I firmatari e le parti in Cc nel mio account potranno vedere tutti i file
  • Salva le modifiche
    

• Crea un modello di messaggio (facoltativo): Puoi creare un modello di messaggio per aiutare i notai a risparmiare tempo quando inviano un documento per la firma. Il modello può popolare automaticamente il corpo dell'e-mail con un messaggio standard e una riga dell'oggetto.
  • Vai alla sezione Gruppo del menu di amministrazione
  • Fai clic sul gruppo da configurare (espone le azioni disponibili nella parte superiore dell'elenco)
  • Fai clic sull'azione Impostazioni gruppo
    
  • Fai clic sull'opzione Message Templates nel menu del gruppo
  • Fai clic su + per creare un nuovo messaggio e segui le istruzioni per creare un nuovo modello

La versione finale dell'atto dovrebbe essere caricata su Acrobat Sign dal conveyancer in modo che le parti possano firmare secondo i passaggi prescritti indicati nella sezione 13 della Practice Guide 8.

La sezione 13 prevede che il firmatario firmi in presenza fisica di un testimone che attesti la firma.L'ora e la data di ogni firma vengono registrate nella traccia di auditing digitale di Acrobat Sign.Al termine del processo di firma, il conveyancer è tenuto a datare l'atto all'interno della piattaforma Acrobat Sign con la data in cui entra in vigore.La datazione dell'atto costituirà la consegna del documento come atto da parte delle parti.

Ci sono tre valutazioni importanti per un conveyancer che controlla il processo di firma:

• Per sfruttare le impostazioni LDV, la versione finale dell'atto e la relativa pagina di esecuzione dovrebbero essere preparate come file separati e caricate insieme su Acrobat Sign.Acrobat Sign combina automaticamente più file in un singolo documento durante il processo di firma.Le Impostazioni LDV consentono ai conveyancer di presentare diverse parti del documento ai firmatari e testimoni durante il processo di firma.
• La sezione 2.2 della Practice Guide 8 prescrive la forma delle clausole di esecuzione e attestazione per l'esecuzione manuale degli atti da parte di individui.Queste clausole dovrebbero essere adottate anche quando l'atto viene eseguito elettronicamente.Per garantire che il testimone fosse fisicamente presente al momento della firma del firmatario, il conveyancer dovrebbe includere direttamente sotto i dettagli del testimone nell'atto stesso la seguente dichiarazione del testimone: «Ero fisicamente presente come testimone quando il firmatario ha apposto la propria firma a questo atto».
• La sezione 13 della Practice Guide 8 obbliga anche il conveyancer a certificare che i requisiti HLMR siano stati debitamente soddisfatti.Il certificato del conveyancer viene depositato insieme alla domanda di registrazione dell'atto presso HMLR.Nella sezione 16 della Practice Guide 8, HMLR ha indicato che il seguente certificato sarebbe "appropriato":

"Certifico che, per quanto a mia conoscenza e secondo le mie convinzioni, i requisiti indicati nella practice guide 8 per l'esecuzione di atti utilizzando firme elettroniche sono stati soddisfatti."

Seguendo il processo di firma descritto di seguito - e basandosi sulla traccia di auditing digitale di Acrobat Sign - un conveyancer può sentirsi sicuro nel fornire il proprio certificato a HMLR.

Orchestrare il processo di firma

La cerimonia di firma può svolgersi con tutte le parti nello stesso ufficio oppure con il firmatario e il testimone in una sede remota. La sezione seguente sul Audit Report descrive come Acrobat Sign può convalidare che il testimone fosse fisicamente presente quando il firmatario ha firmato l'atto.

Quando il firmatario e il testimone si trovano in una sede remota (ovvero non nella stessa sede del notaio), Acrobat Sign è configurato per fornire al notaio le garanzie necessarie che il processo di firma rispetti i requisiti della Guida pratica 8.

Apri l'e-mail
Il primo firmatario riceve un'e-mail nella casella in entrata.

• Il firmatario fa clic sul pulsante Rivedi e firma

• Se il notaio ha selezionato l'autenticazione telefonica durante la fase di preparazione dell'atto, facendo clic sul pulsante Rivedi e firma si avvia il processo di autenticazione con codice monouso
• Il firmatario fa clic su Invia codice

Adobe Acrobat Sign invia un codice OTP a sei cifre al numero di telefono designato dal notaio durante il processo di preparazione dell'atto.

• Il firmatario inserisce il codice e fa clic su OK

• Il firmatario completa tutti i campi assegnati nel documento e appone la propria firma elettronica utilizzando una delle opzioni fornite da Acrobat Sign:
  
  • Digitazione del nome
    
  • Disegno sullo schermo tattile del dispositivo che sta utilizzando
  • Caricamento di un'immagine della firma
    
• Dopo aver firmato, fa clic sul pulsante Applica

• Se è stato applicato un criterio di consenso esplicito, al firmatario viene richiesto di accettare le Condizioni d'uso che possono essere personalizzate dal professionista.

• Il firmatario viene reindirizzato a una nuova pagina web che lo informa dell'apposizione della firma e indica chi firmerà successivamente.

• Un firmatario, che designerà il testimone, riceve quindi una seconda e-mail che lo invita a delegare un campo firma al testimone
  
  • Fa clic sul pulsante Rivedi e delega per la firma per avviare il processo di delega

• Il firmatario delegante fornisce quindi:
  • Un'e-mail per il testimone
    
  • Un numero di telefono per il testimone
  • Un messaggio facoltativo per il testimone
• Una volta configurata la delega, fai clic su Delega
  

• Il testimone riceve un'e-mail da Acrobat Sign all'indirizzo e-mail fornito dal firmatario, che lo invita a rivedere e firmare l'atto.

• Al testimone viene richiesto di identificarsi utilizzando un OTP di sei cifre inviato al numero inserito dal firmatario

• L'atto si apre direttamente alla pagina di esecuzione e il resto dell'atto non è visibile al testimone.

• Infine, l'atto viene quindi indirizzato al notaio che aggiunge la data nel campo a lui assegnato con la data in cui entra in vigore.
• Quando tutte le parti hanno completato il processo di firma, ricevono un'e-mail che le invita a scaricare una copia dell'atto finale firmato elettronicamente e la traccia di auditing digitale associata.
• Al contrario, il testimone ha diritto solo a scaricare la pagina di esecuzione e la traccia di auditing associata alla pagina di esecuzione.

Il rapporto di auditing è una registrazione completa di ogni evento relativo al processo di firma.Contiene prove importanti per i notai riguardo, tra l'altro, l'identità dei firmatari e dei testimoni, l'ora di esecuzione, le e-mail e gli indirizzi IP.

Mostra:

• A chi è stato inviato il documento (atto) via e-mail e l'ora in cui è stato inviato.
• Chi ha visualizzato il documento e quando.
• Il fatto che sia stata abilitata la modalità «Visibilità limitata».
• Il fatto che il firmatario (ed eventuali testimoni) abbia avuto accesso al documento tramite autenticazione del telefono cellulare (il numero di telefono è parzialmente oscurato per conformità GDPR)
• Il fatto che il firmatario abbia acconsentito alle Condizioni d'uso.
• L'ora e l'indirizzo IP utilizzati al momento della firma del documento.
• L'indirizzo e-mail del testimone e l'uso dell'autenticazione del telefono cellulare.
• L'ora in cui il documento finale (atto) è stato inviato via e-mail alle rispettive parti.

I procuratori dovrebbero tenere presente che un indirizzo IP non può sempre essere considerato prova conclusiva che le persone fossero fisicamente presenti nello stesso luogo al momento della firma se, ad esempio, il firmatario utilizza una connessione mobile e il testimone utilizza una rete Wi-Fi.

Potrebbe quindi essere preferibile orchestrare il processo di firma su un singolo dispositivo o richiedere che tutti i dispositivi siano collegati alla stessa rete Wi-Fi e che non venga utilizzata alcuna funzionalità VPN.