Rispetta IVES

Panoramica

Il documento principale dell'IRS relativo alla conformità IVES si trova qui: https://www.irs.gov/individuals/income-verification-express-services-ives-electronic-signature-requirements

Adobe Acrobat Sign è una soluzione completamente conforme all'ESIGN Act.Tutte le definizioni IRS e i requisiti della legge ESIGN sono soddisfatti dalla soluzione di base per tutti gli accordi inviati tramite il servizio.

IVES ha requisiti aggiuntivi che devono essere seguiti per garantire la conformità con i moduli 4506-T e 4506T-EZ e la partecipazione al loro utilizzo.

Di seguito trovi i requisiti stabiliti dal documento dei requisiti IRS e le relative configurazioni dell'applicazione Acrobat Sign che garantiscono la conformità.

L'accesso alle impostazioni di configurazione riportate di seguito richiede un livello di servizio Acrobat Sign business o enterprise.

Autenticazione

La conformità IVES richiede l'autenticazione a due fattori durante la firma dei documenti.Acrobat Sign invia tutte le richieste di firma come collegamento univoco per ogni firmatario a un indirizzo e-mail.L'URL di firma univoco e l'accesso alla casella in entrata e-mail costituiscono l'autenticazione del primo fattore.Per soddisfare il requisito per l'autenticazione a due fattori, l'account Adobe Acrobat Sign può essere configurato per richiedere al firmatario di fornire il secondo livello di autenticazione prima di poter firmare il documento.Acrobat Sign supporta tre opzioni per il secondo fattore:

1. Autenticazione telefonica (SMS)
2. Autenticazione basata su conoscenza (KBA)
3. Documento di identità
   

Si consiglia che il gruppo o l'account che invia un documento che richiede la conformità IVES configuri le seguenti impostazioni:

1. Identifica metodi di autenticazione – Seleziona uno dei metodi di verifica del secondo fattore identificati sopra e stabiliscilo come predefinito.
2. Per limitare il rischio di errore umano, puoi disabilitare l'opzione per i mittenti di modificare il metodo di verifica predefinito.
3. Se hai transazioni che non richiedono una controfirma conforme a IVES, Abilita metodi di autenticazione dell'identità diversi per i destinatari interni.
4. Abilita metodi diversi per i firmatari interni e imposta il predefinito su uno standard accettabile internamente.

Consenso

IVES richiede che i firmatari acconsentano esplicitamente a condurre attività commerciali elettronicamente.

• Il consenso esplicito può essere configurato con revisione forzata delle Condizioni d'uso e dell'Informativa per il Consumatore.Consulta qui per i dettagli completi
• I dettagli del consenso vengono acquisiti nel registro di controllo per l'accordo di firma.

Firma elettronica

I documenti IVES richiedono che una firma elettronica sia convalidata rispetto al nome sul modulo.

• Tutte le firme applicate dal sistema Acrobat Sign sono signature completamente conformi all'ESIGN Act.
• Il testo esplicito che suggerisce di confrontare la firma con il nome sul modulo indica che utilizzare una firma basata su carattere è superiore a un tipo di firma più stilizzato (ad es.: firme biometriche o Timbro Hanko).Pertanto, si consiglia di limitare il tipo di firma a Digitare il nome e le iniziali

Sigillo antimanomissione

I documenti IVES devono essere resi a prova di manomissione dopo l'applicazione delle firme.

• Acrobat Sign applica la protezione antimanomissione su tutti i documenti completati
• Il sigillo antimanomissione è evidente quando il PDF viene aperto con Adobe Acrobat o Adobe Reader e appare come una barra blu nella parte superiore della finestra.

Non ripudio / Registro di controllo

Un registro di controllo dell'intero processo di firma deve accompagnare il documento.Il registro di controllo deve contenere tutte le informazioni del ciclo di vita del documento.

• Ogni transazione in Adobe Acrobat Sign ha un registro di controllo completamente conforme che può essere scaricato dal record della transazione (nella pagina Gestisci).
• Si consiglia che il gruppo o l'Account che deve essere conforme IVES abbia le Impostazioni configurate per:

i. Allega rapporto di controllo ai documenti completati → Sempre

ii. Invia una copia aggiuntiva di ogni contratto firmato a questi indirizzi e-mail → Un indirizzo e-mail di archiviazione interno

Il registro di controllo stesso contiene tutti gli elementi richiesti da IVES:

A. Data e ora della creazione

B. Indirizzo IP del firmatario

C. Notifiche del ciclo di vita del documento

D. Risultato dell'autenticazione

E. Risultato del consenso

F. Risultato di ogni firma elettronica

Conservazione documenti

Tutti i moduli 4506-T e 4506T-EZ, inclusi i relativi rapporti di audit, devono essere conservati per due anni.

• Acrobat Sign conserva tutti i documenti firmati e i registri di controllo sui nostri Server per tutta la durata del servizio fornito. Solo tramite azione diretta del cliente un documento può essere eliminato, e anche in quel caso, il registro di controllo persiste.
• Si consiglia che qualsiasi gruppo o Account che cerchi di essere conforme stabilisca una CC automatica a un indirizzo e-mail di archiviazione (ad es.: AcrobatSignContracts@myDomain.dom)

Revisione della qualità

Tutti i partecipanti che utilizzano una soluzione di firma elettronica devono ricorrere a una terza parte indipendente per effettuare l'audit delle firme annualmente.

• Tale requisito esula dall'ambito di ciò che Acrobat Sign può fornire, poiché richiede specificamente che una parte indipendente esegua l'audit.

Flussi di lavoro personalizzati

I clienti di livello enterprise possono creare flussi di lavoro discreti utilizzando il workflow designer.

Questa opzione consente un flusso di lavoro specifico per documento, inclusi metodi di verifica utente e processi di notifica, senza dover utilizzare impostazioni a livello di gruppo o account.

Considerati i requisiti IVES piuttosto rigidi e che non ammettono errori umani, questa opzione è fortemente consigliata.